Аудит расчетов с подотчетными лицами. 49

      СОДЕРЖАНИЕ 
 

      ВВЕДЕНИЕ 
 
 

      Актуальность работы. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

      В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

      Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами — основываясь на действующих  нормативно-правовых актах, осуществить  аудиторскую проверку и выразить мнение о достоверности и порядке  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

      Объектами аудита расчетов с подотчетными лицами являются первичная информация, а  также регистры бухгалтерского учета  и отчетность.

      Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      Данная  работа основана на нормативно-правовой базе бухгалтерского учета, аудиторских  стандартах и использовании методологической и учебной литературы таких авторов, как Н.П. Кондраков, А.А. Терехов, А.Д. Шеремет и др.

      Таким образом, основной целью данной работы является на основании теоретических исследований системы аудиторской деятельности расчетов с подотчетными лицами рассмотреть условия их практического применения на примере ОАО «Якутский Гормолзавод» город Якутск.

      Цель  работы определяет постановку следующих задач:

      - рассмотреть организацию аудиторской  деятельности расчетов с подотчетными  лицами на примере ОАО «Якутский  Гормолзавод»;

      - выявить недостатки в организации  учета и контроля расчетов  с подотчетными лицами на предприятии  ОАО «Якутский Гормолзавод»;

      - разработать предложения по совершенствованию учета и внутрихозяйственного контроля за расчетами с подотчетными лицами.

      Работа  состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений. 

       1. ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 
 

1. Сущность  учета подотчетных сумм

      Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет [17.С.27].

      Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

      Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

      Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

      Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. [21.С.44]

      Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные,  на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции.

      Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена [24].

      Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер - бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги [29.С.18].

      Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются [26], [27].

      Таким образом, подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

      В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны [22.C.28]:

      - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

      - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      - расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

      - представительские расходы.

      Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

      Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [19.C.34].

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче [18.C.56], [21.C.67], [25.C.93].

      Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи.

      Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

      В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет  шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы  счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

      При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

      По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с  кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 90 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 90), отрицательную — на убыток (дебет счета 90, кредит счета 71) [28.C.82].

      Таким образом, система учета расчетов с подотчетными лицами представляет собой сложный и трудоемкий процесс, который требует большого внимания. 
 

1.2. Этапы  проведения аудиторской проверки. Методы проверки учета расчетов с подотчетными лицами 
 

      Для принятия обоснованного решения  необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным  клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата [20], [22.C.46].

      При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

      При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств [19.С. 128]: - наблюдение или участие  в инвентаризации; - наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов; анализ. Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

      Методы  контроля представлены в Приложении 1 [23.C.112]. Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

      В акте аудиторской проверки с достаточной  подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту  о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной.

      После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей  их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

      Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого  предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью [21.C.49].

      Возможны  четыре вида аудиторских заключений [27.C.91]: - заключение без замечаний (безоговорочное заключение); - заключение с замечаниями (заключение с оговорками); отрицательное заключение; заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

      Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. [22.C.87].

      Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются [26.C.73]: приказ об учетной политике; авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении работников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов.

      Заявления на выдачу денег из кассы.

      В целях сопоставления взаимосвязи  между регистрами бухгалтерского учета  и проверяемыми первичными документами необходимо [24.C.81]:

      1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из  кассы предприятия, путем сличения  данных ж/о № 1 и ж/о №  7 за каждый месяц.

      2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

      3. Сопоставляется месячный оборот  по возврату подотчетных сумм  в кассу по ж/о № 7 с соответствующим  итогом по ведомости к ж/о  № 1.

      4. Проверяется соответствие данных  о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.

      5. Сопоставляются месячные обороты  по кредиту счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", отражающие  расходы, отнесенные в дебет  счетов 08, 10, 26, 41,91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

      6. Проверяется соответствие сумм  в представленных оправдательных  документах суммам, отраженным в  авансовых отчетах.

      7. Проверяется соответствие аналитических  данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

      При проведении инвентаризации расчетов с  подотчетными лицами аудитору следует  ознакомиться с материалами инвентаризации.

      Таким образом, аудит проверки расчетов с  подотчетными лицами — аудиторская деятельность, направленная на установление достоверности этих расчетов и соответствия совершенных ими финансово-хозяйственных операций нормативным актам. 
 
 

      2. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ  ОАО «ГОРМОЛЗАВОД» ГОРОД ЯКУТСК 
 

      2.1. Организация аудиторской деятельности расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Якутский Гормолзавод» 
 

      ОАО «Якутский Гормолзавод» - главный поставщик молочных изделий по городу Якутску. ОАО «Якутский Гормолзавод» образовалось 25 июня 1996 года. ОАО «Якутский Гормолзавод» является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правом юридического лица, имеет самостоятельным баланс, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты.

      Устав ОАО «Якутский Гормолзавод» был  утвержден 24 июля 1996 г. Общее число занятых на предприятии - 120 человек.

      Дочерние  и зависимые общества у предприятия  отсутствуют.

      Основные  направления деятельности Общества: заготовка и переработка сельскохозяйственного  сырья; производство и реализация молочных и других пищевых продуктов; торговые услуги.

      В своей деятельности финансовая служба руководствуется: Нормативно-правовой базой; Уставом предприятия; Рабочим  планом счетов; Учетной политикой. Финансовая отчетность предприятия представлена следующими формами: бухгалтерский  баланс; отчет о прибылях и убытках; формы 2, 3, 4, 5. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете в РФ» предприятие осуществляет так же ведение статистической отчетности по формам П-3, П-2, П-4, 5-3, П-1.

      Целью аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Якутский Гормолзавод» является контроль за соблюдением целевого использования денежных средств подотчетными лицами.

      Перед аудитом в данной области стоят  следующие задачи:

      - проверка внутреннего контроля  за расходованием и целевым  использованием денежных средств из кассы предприятия;

      - нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ по  лицам, не отчитавшимся за полученные  ранее подотчетные суммы;

      - нарушения в сфере документального  оформления приказов о направлении  работников в командировку;

      - нарушения порядка ведения кассовых операций по суточным, возмещенным сверх норм работникам предприятия, не облагаемых подоходным налогом.

      - нарушения главы 23 НК РФ "Налог  на доходы физических лиц"  и Закона "О налоге на добавленную  стоимость" для целей налогообложения  по учету командировочных сумм в пределах норм и сверх норм;

      - нарушения главы 25 Налогового  Кодекса РФ по смете представительских  расходов;

      - нарушения Налогового Кодекса  РФ главы 25 «Налог на прибыль»  и главы 21 «НДС» для целей  налогообложения по учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

      - нарушения порядка ведения кассовых  операций при выдаче денег  под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

      Основными документами, которые необходимо изучить  при проверке расчетов с подотчетами лицами на ОАО «Якутский Гормолзавод» являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства. При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо принимать во внимание уровень существенности (табл. 2.1)

      Таблица 2.1

      Значение  уровня существенности

      Значение  уровня существенности для конкретной аудиторской проверки должно быть определено по завершении этапа планирования аудиторской  проверки. Полученное значение уровня существенности в обязательном порядке  фиксируется в общем плане  аудита.

      Показатель  «Балансовая прибыль» не находит  отражение в данной таблице, а  показывает убыток.

      Определяется  единый уровень существенности как  средняя величина значений, приведенных  в графе 4.

      (8893,9696 +9807,24 + (-16988) + 2418,8 )/ 4 == 1033 руб.

      Аудитор отбрасывает значение не сильно отклоняющее его и округляет значение.

      (1000/1033) * 100% = 96,8%

      Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор составляет программу и план изучения документов в зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии ОАО «Якутский Гормолзавод» (Приложение 2).

      Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами был  использован вопросник, приведенный  в Приложении 3.

      По  результатам опроса ответственных работников ОАО «Якутский Гормолзавод» по вышеназванному вопроснику аудитор делает следующие выводы: