Аудиторські робочі та підсумкові документи

     План

     Вступ

     Теоретична  частина: Аудиторські робочі та підсумкові документи 

     1. Поняття, класифікація робочої та підсумкової документації

     2. Зміст і форма робочих документів

     3. Зразки робочих документів аудитора для фіксації аудиторських процедур при реалізації програми аудиту товарів

     4. Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

     Практична частина: Задача

     Висновки

     Література 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вступ

     Хід аудиторської перевірки та її результати мають бути доку-ментально оформлені. З проблемою ведення робочих документів аудитор стикається з першої аудиторської перевірки. Належна організація аудиту, забезпечення можливості контролю роботи аудитора, поліпшення її якості вимагають глибокого дослідження цієї проблеми.

     Важливість  питання, що розглядається, пов’язане з низкою інших причин. Значні труднощі пов’язані з відсутністю не тільки в Україні, а й за рубежем єдиних загальноприйнятих стандартів ведення аудиторських документів, складу, форми, структури та змісту їх.

     В Україні проблема ускладнюється відсутністю в аудиторів достатнього досвіду складання документів під час перевірки підприємств з урахуванням конкретних умов їхньої діяльності, ситуації, що склалася.

     Зарубіжні аудиторські фірми до ведення  робочих документів аудитора підходять індивідуально. Такі документи є конфіденційними. Методика ведення їх становить комерційну таємницю аудиторської фірми. Отже, досвід їхньої роботи важкодоступний.

     Документальне оформлення аудиторської перевірки  складається з двох видів документації - робочої та підсумкової.

     Склад і кількість аудиторських документів аудитор визначає в кожному конкретному випадку. При цьому вирішальне значення має мета складання робочих документів а саме:

     - планування аудиторської перевірки;

     - документальне підтвердження виконаних аудитором процедур, робіт;

     - збирання матеріалів з перевірки фінансової звітності з на-ступним узагальненням їх;

     - складання аудиторського звіту і підготовка висновку про фінансову звітність;

     - здійснення поточного контролю самим аудитором за ходом виконання аудиту згідно з планом і програмою;

     - забезпечення юридичного обґрунтування проведення аудиту, законності його;

     - контроль робочого часу аудитора і обґрунтованості оплати його праці (гонорару);

     - контроль якості проведеної перевірки;

     - отримання за необхідності інформації про перевірку конкретного підприємства, здійснену кілька років тому, наприклад у разі судового розгляду, спорів, претензій, які виникли, тощо;

     - забезпечення можливості отримати відповіді на так звані зворотні питання (від клієнта, акціонерів та інших заінтересованих юридичних і фізичних осіб), тобто довести правоту аудитора чи внести додаткову ясність у деякі питання;

     - обґрунтований вибір методики, методів і прийомів проведення аудиту, напрямів і підходів перевірки;

     - документальне оформлення встановленого чи визначеного самим аудитором аудиторського ризику з зазначенням його величини;

     - формування уявлення про професіоналізм, кваліфікацію, компетентність аудитора і сприяння підвищенню їх;

     - отримання матеріалів для наступних аудиторських перевірок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Поняття та класифікація робочої та підсумкової документації

     У Законі України «Про аудиторську  діяльність» навіть не згадується про порядок складання робочих документів аудитора і ведення аудиторського досьє. Цю прогалину заповнив національний норматив аудиту № 6 «Документальне оформлення аудиторської перевірки». У міжнародних аудиторських стандартах також немає положення щодо ведення аудиторських робочих документів і методика їх складання зарубіжними аудиторськими фірмами має конфіденційний характер.

     Робочі  документи аудитора - це записи аудитора, здійснені ним під час планування, підготовки та проведення перевірок, узагальнення їх даних, а також документально  зафіксована інформація, отримана у  процесі аудиту від підприємства-клієнта, третіх осіб або усні повідомлення, задокументовані аудитором за допомогою тестування.

     У вищезгаданому нормативі № 6 дається  приблизний зміст та порядок оформлення і зберігання робочої документації аудитора.

     Завдання  аудитора - вести документацію зі справ, що стосуються прийнятих рішень за результатами здійсненої аудиторської перевірки, яка буде покладена в основу аудиторського висновку.

     До  робочої документації включається  інформація, яка на погляд аудитора є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка має підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча аудиторська документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації або на відеоплівці. Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль за процесом її здійснення. У робочій документації реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудиторських рішень.

     Підсумкова  документація складається з аудиторського  висновку та документації, яка передається  замовникові перевірки. Аудиторський висновок є обов'язковим компонентом підсумкової документації.

     Додаткова підсумкова документація не є обов'язковою і видається замовникові тільки в тому випадку, коли аудитор вважає це необхідним, або у випадку, коли це обумовлено в договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом.

     Додаткова документація оформлюється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

     Як  додаток до аудиторського висновку додаткова підсумкова до-кументація оформлюється, якщо аудитор у висновку посилається на неї. В іншому випадку  додаткова підсумкова документація є самостійним документом. Аудитор може не посилатися у висновку на додаткову документацію в тому разі, якщо викладене в ній не є настільки істотним, щоб вплинути на зміст аудиторського висновку. Зміст та форми додаткової підсумкової документації аудиту визначає сам аудитор.

     Додаткова підсумкова документація аудиту оформлюється під одною з таких назв: «Аудиторський  звіт», «Звіт про проведення аудиту», «Звіт про результати проведення аудиту», «Звіт про експрес-огляд», «Експертний огляд», «Зауваження  та рекомендації за результатами аудиторської перевірки», «Лист-інформування клієнта» тощо.

     Після завершення аудиту один примірник підсумкової  документації (аудиторського висновку та додаткової документації) залишається  в аудитора (аудиторської фірми). З  урахуванням забезпечення зберігання та конфіденційності аудиторська фірма (аудитор) встановлює порядок зберігання підсумкової документації. Заборонено її вимагати або вилучати в аудитора (аудиторської фірми), за винятком випадків, передбачених законодавством.

     Поділ робочих документів аудитора за терміном ведення і використання на довгострокові  та нетривалого використання, на нашу думку, відповідає вимозі однорідності класифікації відносно обраної ознаки. Проте зарубіжна практика і література подають робочі документи як довгострокові та поточні, що не зовсім відповідає ознаці класифікації.

     Виходячи з досвіду аудиторів німецької фірми КРМG, довгострокові документи (акти) являють собою систематизоване зібрання документів, що мають значення протягом тривалого періоду і слугують для швидкого отримання інформації про основні моменти діяльності підприємства. До довгострокових документів, наприклад, можна віднести довгостроковий договір на проведення аудиту (строк дії якого перевищує один рік), копії засновницьких документів підприємства-клієнта та його основних договорів щодо здійснення господарської діяльності, дані про керівництво і персонал підприємства, про системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, документи з довгострокового планування аудиту тощо.

     У практиці аудиторів США ці документи  називають такими, що ведуться безперервно.

     На  думку аудиторів німецької фірми КРМG, поточні робочі документи - це систематизоване зібрання документів, що стосуються річного звіту, який перевіряється, якщо їх не поміщено в довгострокові акти. Спеціалісти в галузі аудиту США вважають, що поточні документи складаються з документів двох категорій (аудиторські адміністративні документи і документи аудиторської інформації). На нашу думку, такий поділ поточних документів є не зовсім правильним, оскільки ці самі категорії можна виділити і в складі довгострокових документів.

     Виходячи  з обраної нами ознаки класифікації (терміну ведення і використання), так звані поточні документи  ми назвали документами нетривалого  використання. До них, наприклад, належать договір на проведення аудиту на один рік, поточний план і програма перевірки, затверджений склад групи аудиторів, робочі документи з перевірки окремих статей балансу за звітний період, оцінка аудиторського ризику, копії фінансової бухгалтерської звітності за період, що перевіряється, копії первинних документів і облікових регістрів, результати опитування, тестування, анкетування, запитів та інших виконаних аудиторських процедур.

     Робочі  документи аудитора тісно пов’язані з отриманням і відображенням аудиторських доказів (свідчень), оскільки перші документально фіксують останні. Виходячи з цього, маючи уявлення про способи і джерела отримання аудиторських доказів, можна за обраною нами ознакою класифікувати робочі документи: отримані від третіх незаінтересованих осіб (відповіді на запит аудитора в банк); отримані від підприємства-клієнта (оригінали або копії первинних документів, облікових реєстрів, звітів); складені самим аудитором (зафіксовані документально особисті спостереження, результати тестів, аналітичного огляду).

     Робочі  документи аудитора за характером інформації, що міститься в них, досить різноманітні:

     - такі, що містять інформацію правового  характеру, безпосередньо пов’язану  з діяльністю підприємства-клієнта  (копії договору про заснування, статуту, договорів підприємства  з клієнтами і постачальниками);

     - про керівництво і персонал підприємства (кількість персоналу, склад апарату управління, особливо про директора, його заступників, головного бухгалтера, менеджера, їх освіту, практичний cтаж роботи, функціональні обов’язки);

     - про структуру й організацію  підприємства-клієнта (розміщення  і склад підрозділів, організацію  діяльності та перспективи розвитку);

     - про економічні засади діяльності  підприємства (склад технічного  потенціалу, економічної сфери діяльності, продукції, що випускається, за асортиментом і обсягом, становище підприємства на ринку, збут продукції, конкуренти тощо);

     - про систему внутрішнього контролю. Необхідність таких документів  пояснюється тим, що перш ніж  приступити до планування і проведення перевірки аудитор повинен оцінити систему внутрішнього контролю, її ефективність і надійність, а отже, ступінь довіри до неї та можливості використання у своїй роботі даних внутрішнього аудиту. Такий висновок аудитора, а також слабкі сторони системи внутрішнього контролю, результати відповідних тестів мають бути документально оформлені;

     - про систему бухгалтерського  обліку підприємства-клієнта (облікову  політику, яку використовує підприємство, її постій-ність, доцільність  застосування її клієнтом, дотримання установлених облікових процедур, завдання, покладені на бухгалтерію, її структуру, рівень автоматизації (комп’ютеризації) бухгалтерського обліку, недоліки і помилки в системі бухгалтерського обліку, виявлені під час попередніх аудиторських перевірок);

     - аудиторські організаційно-функціональні  робочі документи, які дають  можливість на належному рівні,  дотримуючись вимог, що висуваються  до проведення аудиторської перевірки,  організувати, спланувати аудит,  підтримувати необхідні контакти з підприємством-клієнтом (договір, замовлення на проведення аудиту, призначення групи аудиторів для перевірки, план і програма аудиту, оформлені письмово бесіди аудитора з керівництвом підприємства-клієнта, декларація про повноту інформації);

     - документи оцінки аудиторського ризику. До початку перевірки та планування її аудитор має оцінити аудиторський ризик - власний ризик підприємства, ризик контролю і ризик невиявлен-ня. Причому загальний аудиторський ризик має бути на прийнятно низькому рівні, щоб аудиторська перевірка вважалась проведеною на належному рівні. Таке визначення загального аудиторського ризику і його складових має бути документально оформлене; слід також зафіксувати всі коригування, що виникли в ході перевірки;

     - аудиторські документи з перевірки окремих статей і показників річного звіту, складені чи отримані аудитором після завершення звітного періоду, що перевіряється, під час безпосередньої перевірки окремих активів і пасивів підприємства. Така документація становить найбільшу частину аудиторського досьє. Це, наприклад, копії первинної документації підприємства-клієнта чи облікових регістрів з помітками аудитора про перевірку; відповіді на запити від третіх осіб; результати тестів за конкретними видами активів і пасивів; опис і результати інших аудиторських послуг;

     - кореспонденція аудитора (письмові  звернення аудитора до керівництва  підприємства з проханням надати  йому ту чи іншу інформацію; листи з зазначенням недоліків,  виявлених аудитором у ході  перевірки, наприклад у системах внутрішнього контролю, бухгалтерського обліку, під час проведення інвентаризації, а також ре-комендації щодо усунення їх; повідомлення про виявлені суттєві помилки у фінансовій звітності та вимоги коригування її);

     - підсумковий аудиторський висновок  є невід’ємною частиною аудиторської документації, оскільки саме в ньому міститься інформація аудитора про те, чи підтверджує він бухгалтерську фінансову звітність підприємства-клієнта. У зв’язку з цим не виникає сумнівів у документальному оформленні його;

     - пропозиції та рекомендації на розгляд аудитора, крім оцінки фінансової звітності, а особливо якщо є угода на надання аудиторських послуг (супутніх аудитору робіт); аудитор висловлює керівництву підприємства свої побажання, пропозиції та рекомендації щодо подальшої роботи підприємства-клієнта, стратегії його розвитку, удосконалення систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, а також з ряду інших питань.  
 
 
 
 

     2. Зміст і форма  робочих документів 

     Робочі  документи виконують такі функції:

     - обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;

     - полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;

     - сприяють виробленню методологічного підходу до процесу ауди-торської перевірки;

     - допомагають у роботі аудитора.

     Робочі  документи покликані відображати  інформацію з питань, що підлягають перевірці:

     - методики проведеного аудиту;

     - проведених під час перевірки тестів;

     - зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.

     Зміст робочих документів розкриває професійні міркування аудитора, оскільки немає  можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

     Визначаючи  майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності.

     Переглянувши  цю робочу документацію, інший аудитор  мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих  рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, котрий підготував робочу документацію.

     Перед аудитором стоїть завдання: робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його доступність.

     Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фірми) визначають з  урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (наприклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

     Доцільно  використовувати матеріали робочих  документів, підготовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих  документів. Ці матеріали мають відповідати  дійсному стану справ. Бажано до початку  перевірки звернутися до клієнта  з проханням підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

     З огляду на це, робочі документи слід поділити на:

     - постійні: клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі документи мають містити інформацію, що стосується, насамперед, перевірки окремих питань, що виникають із року в рік (копії статутних та реєстраційних документів);

     - поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

     При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:

     - на першій сторінці кожного робочого документа вказуються назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;

     - кожному робочому документу дається назва, наприклад: «Аудит основних засобів», «Аудит порядку і проведення інвентаризації»;

     - для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр);

     на  кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.

     Робочі  документи включають:

     - інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;

     - необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

     - інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;

     - документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;

     - документацію про порядок планування аудиту;

     - аналіз важливих показників та тенденцій;

     - документацію, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат за кожною з них;

     - список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;

     - висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

     - листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про проведені бесіди та обговорення;

     - копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;

     - копії фінансових звітів клієнта;

     - опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

     - висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.

     Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації 
процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:

     - забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

     - підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

     - забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства;

     - служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

     На  вибір кількості, складу, змісту і форми подання аудиторських документів впливають також такі фактори: кваліфікація аудитора, його попередній досвід роботи (як загальний, так і на конкретному підприємстві-клієнті); умови договору на проведення аудиту; нормативи, правила і внутрішні стандарти, встановле-ні та використовувані аудиторською фірмою або приватним аудитором. Але при цьому робочі аудиторські документи мають відповідати ряду вимог:

     - містити достатньо повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі у цій перевірці, міг скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

     - документи мають бути складені в ході перевірки, складання їх після завершення перевірки і підготовки аудиторського висновку не допускається;

     - складаючи робочі документи, аудитор повинен враховувати не тільки інформацію, що стосується звітного періоду, який перевіряється, а й дані попереднього періоду (наприклад, сальдо за рахунками на кінець періоду, що передував звітному), а також відомості, отримані після складання бухгалтерської звітності, про події, що відбулися після завершення звітного періоду, які можуть суттєво вплинути на діяльність або фінансове становище підприємства;

     - документи мають відображати найсуттєвіші моменти, з яких аудитору слід висловити думку, охоплювати найважливіші напрями перевірки і завдання, поставлені й вирішені аудитором;

     - давати можливість оцінити фінансову звітність згідно з установленими критеріями й ознаками;

     - містити інформацію, необхідну чи корисну для наступних аудиторських перевірок;

     - відображати стан і оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до нього;

     - фіксувати проведені аудиторські процедури з перевірки та оцінки системи бухгалтерського обліку клієнта, дотримання прийнятої (встановленої) облікової політики і відповідність бухгалтерського обліку клієнта встановленим принципам, стандартам, вимогам і законам;

     - документи мають бути складені чітко, розбірливо;

     - скорочення або умовні позначення, що використовуються, мають бути пояснені на початку папки робочих документів;

     - слід обов’язково зазначати місце і дату складання документа, прізвище аудитора і його підпис, номер документа, порядковий номер сторінки в робочій документації;

     - мають бути наведені джерела інформації та дані про походження доданих документів, що фіксують господарсько-фінансову діяльність підприємства, а також про виконані аудитором процедури;

     -особливі вимоги висуваються до складання робочих документів у випадку, якщо до проведення аудиторської перевірки, крім аудитора, залучаються його асистенти. У цьому разі план аудиторської перевірки та її програма мають бути більш детальними, щоб вони могли бути використані як своєрідні інструкції для асистентів з доручених їм питань. Докази (свідчення), отримані асистентами, слід оформити документально так, щоб аудитор згодом зміг зробити на їх підставі однозначні чіткі висновки.  
Залежно від змісту, тривалості використання, охопленого проміжку часу і ряду інших параметрів робочі документи ауди-тора можна поділити на кілька видів.