Автоматизация бизнес процессов

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее  время торговля неотделимо связана  с системами автоматизации. Независимо от размера торговые фирмы, начиная  с маленьких магазинов и заканчивая оптовыми базами или крупными розничными сетями, ведут непрерывный поиск  возможностей, которые позволят увеличить  прибыльность бизнеса. Увеличение прибыльности производится за счет предоставления более высокого качества товаров  и услуг, оптимизации финансовых затрат. При этом упрощается ежедневный труд кассиров-операторов, сотрудников  оптовых баз, диспетчеров склада, менеджеров фирм и торговых представителей. Также наиболее своевременной и  необходимой становится проблема снижения затрат на исправление ошибок сотрудников, имеющих случайный характер. Появление  случайных ошибок может быть сведено  к нулю и учёт торговых операций налажен на более высоком уровне, если на торговых предприятиях внедрена система автоматизации. На современном этапе развития торговли существующие проблемы порождают соответствующие решения, что обусловлено большим количеством компаний, которые предлагают свои разработки на рынке систем автоматизации торговли. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ 1. Общие сведения о предприятии и месте объекта автоматизации.

Компания  «Таврия В» создана в 1992 году. Эволюция развития фирмы - от торгового павильона до современной сети супермаркетов с европейским уровнем сервиса. Ежедневно, привлекаемые отличным сервисом, высоким качеством товара и доступными ценами, покупки в магазинах«Таврия В» совершает более 120 000 человек. По результатам опроса общественного мнения торговая сеть «Таврия В» относится к наиболее популярным и посещаемым из торговых сетей, работающих на Юге Украины. Признание потребителей связано, в первую очередь, с высоким уровнем обслуживания и качеством предоставления сопутствующих услуг. Огромное внимание уделяется созданию уютной атмосферы для посетителей, удобству и простоте в обслуживании, предоставлении дополнительных бесплатных услуг, в том числе в виде транспортного обслуживания (организация автобусных маршрутов с бесплатным провозом посетителей к торговым центрам «Таврия В»).

Сегодня имя компании «Таврия В» говорит о многом. Безусловный лидер в области ритейла южного региона Украины. Крупнейшие проекты«Таврия В» – примеры идеального торгового центра: огромные торговые площади, выгодное месторасположение, лучшее торговое оборудование, новейшие строительные и компьютерные технологии, продовольственная и непродовольственная группы товаров, а также ряд сопутствующих услуг.

Компания «Таврия В» - обладатель специальной премии Европейской бизнес ассамблеи «Золотой Меркурий»® за внесение значительного вклада в развитие торговли, а также номинированная как «Самая динамично развивающаяся компания», является лучшей на сегодняшний день сетью розничной торговли Украины и объединяет тридцать торговых центров нового, европейского типа на территории Одессы, Белгород-Днестровска, Ильичёвска, Измаила, Николаева, Хмельницкого, а также столицы Восточного региона Украины – Харькова.

Структура сети супермаркетов «Таврия В» :

- торговые  центры - площадью от 5 до 20 тыс. м² — 12 объектов;

- супермаркеты, деликатес-маркеты, магазины «у дома» — 17 объектов;

- интернет-магазин  – виртуальный продовольственный  магазин.

А также  сеть кафе быстрого питания «Т-Спринт Кафе» — концепция «Т-Спринт Кафе» — Quick&Casual, занимающая промежуточное положение между предприятиями быстрого питания (Quick Service) и традиционными кафе-ресторанами (Casual Dining) - 13 объектов.

Головной  офис компании находится в Одессе. В Одессе представлено 26 торговых точек. Их можно классифицировать:

- ТРК  - торгово-развлекательный комплекс («Сады Победы»);

- ТК  – торговый комплекс («Греческий»);

- ТЦ  – торговые центры («Аэропортовский», «Вузовский», «Маршал», на площади Деревянко);

- ТО  – торговые объекты («Армейский»,  «Вега», «Героев», «Гетьман», «Гранит», «Континент», «Европа», «Люстдорф», «Махачкалинский», «Пироговская», «Рекордная», «Сахарова», «Свиточ», «Сергея Ядова», «Сталинка», «Фонтанский», «Юг», на ул. Ицхака Рабина, на ул. Колонтаевской, на ул. Космонавтов).

Самой большой точкой является торговый центр «Сады Победы» в фешенебельном районе Аркадия, на площади 10 Апреля, который был открыт в марте 2007 года. Общая площадь торгового центра — 27 тыс. м². Инфраструктура комплекса включает, помимо бутиков, продуктовый деликатес-маркет, рестораны, бары, концерт-холл, салон живописи и подиум для показа новых моделей.

Вторя по величине точка – ТЦ «Вузовский»  площадью более 20 тысяч квадратных метров, реализованный в 2004 году в  самом центре престижного района Одессы - Таировском жилмассиве, в одном из самых густонаселённых, быстро растущих и перспективных его микрорайонов – Вузовском. По мнению специалистов этот ТЦ является самым успешным оператором розничной торговли юга Украины. Здесь самое большое количество холодильников и охлаждённых витрин, самые длинные в Украине рыбные, гастрономические, кулинарные и цитрусовые ряды. Мясной, рыбный цеха, оборудованы по самому последнему мировому стандарту. Под стеклянным куполом расположен ресторан быстрого питания на 500 мест с великолепным дизайном, вкусной и здоровой пищей. Огромная парковка на 700 машин оснащена новейшей системой видеонаблюдения.

В октябре 2005 года «Таврия В» открыла новый торговый объект – торговый центр «Маршал». Месторасположение торгового центра удобно не только для жителей Киевского района, но и для жителей города Ильичёвска, Черноморки и Совиньона, работающих в Одессе. К услугам покупателей широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров, служба доставки и ряд других дополнительных услуг, традиционно присущих сети супермаркетов «Таврия В». Создан специальный отдел для пенсионеров, где все товары продаются со значительной скидкой. В день открытия сотни пенсионеров получили специальную карточку, по которой можно совершать покупки в «Уголке пенсионеров». На втором этаже размещено кафе с салат-баром, шведским столом и огромным выбором мясных, рыбных, овощных блюд.  Для посетителей, которые не переносят табачный дым, здесь оборудован зал для некурящих с кондиционированным воздухом. Имеется огромная парковка на 700 машин, оборудованная новейшей системой видеонаблюдения, логистическими выездами, также работают два бесплатных автобусных маршрута, которые берут свое начало на ул. Сегедской и в селе Прилиманском.

В марте 2002 года  открылся торговый центр «Аэропортовский» общей площадью 10 тысяч квадратных метров с огромным ассортиментом товаров, оборудованной бесплатной парковкой на 500 машин, оснащённого новейшим торговым оборудованием и самым большим холодильником в городе. Весь товар проверяется на качество и соответствие Украинским стандартам. Через 40 компьютерных расчётно-кассовых узлов ежедневно проходит около 10 тысяч покупателей. В день обслуживается до 10 тысяч покупателей.

В октябре 2004 года был открыт торговый центр  «Афина». Большую часть территории здесь занимает огромный ресторан быстрого питания. Каждое кафе выполнено в  индивидуальном стиле: fashion-кафе, спорт-кафе, кафе-винтаж, кафе с интерьером Средиземноморья, кафе в стиле старой Одессы. В ресторанах используется новейшая система самообслуживания free-floor. Это своего рода большой "шведский стол", где не придётся долго ждать официанта, а можно самостоятельно выбрать уже готовые блюда, удобно выставленные на множестве витрин. Подобная система широко используется в лучших кафе Лондона, Франции, и других стран Европы. Ежедневно торговый комплекс посещает около 9 тысяч человек.

Пятнадцатым по счету торговым объектом компании «Таврия В» стал торговый центр «Портал». Расположенный в оживленном микрорайоне Левада, на пересечении проспекта Гагарина и улицы Кирова. Торговый центр «Таврия В» в Харькове – это самые современные и прогрессивные направления, касающиеся торгового оборудования, огромное количество холодильников и охлаждённых витрин, рыбные, гастрономические, кулинарные и цитрусовые ряды, парковка на 300 мест, оснащённая новейшей системой видеонаблюдения. Под стеклянным куполом, на втором этаже, расположен ресторан быстрого питания на 300 мест. Мощные производственные цеха: кулинарный, кондитерский, мясной, рыбный готовы обеспечить своей продукцией сотни тысяч харьковчан. В торговом центре работает специальный отдел. Здесь представлено более ста наименований товаров первой необходимости: крупы, консервы, мука, сахар, сыр, молочные и мясные продукты, колбасные изделия, свежие овощи. И все это по самым низким в городе ценам. Для того, чтобы сделать покупку необходимо предъявить «карточку пенсионера», которую можно получить прямо здесь, же в торговом центре, предъявив пенсионное удостоверение. Ежедневно торговый центр «Таврия В» в Харькове посещает 9 000человек.

Компания «Таврия В» внедряет самые современные разработки в сфере складских и транспортных технологий. Ярким примером этому стало открытие в 2003 году логистического склада с вертикальным уровнем размещения складируемых товаров и европейской системой погрузки и разгрузки, обеспеченного новейшим подъёмно-транспортным оборудованием и программным продуктом, позволяющим в максимально краткое время обработать поступающий товар. Торговая логистика представляет собой единую, взаимосвязанную и взаимозависимую систему, соединяющую логистическими цепочками процессы закупок и  сбыта. Грамотно организованная логистическая система на торговом предприятии позволяет наладить процесс торговли с учетом особенностей всех ее этапов и процессов, происходящих с товаром от момента его закупки до момента сбыта конечному потребителю, и, как следствие, значительно сократить издержки и повысить эффективность работы торговой компании. Основной задачей торговой логистики является организация движения и взаимодействия потоков ресурсов и продуктов. 
Конечная цель системы логистики на торговом предприятии — это повышение эффективности и прибыльности работы компании за счет максимальной интеграции материальных, технических, информационных ресурсов в единую систему.

Организация торговой логистики помогает достичь  экономии издержек обращения товаров  в системе «закупки-сбыт» за счет минимизации складских запасов ресурсов, времени следования товаров в пути, сокращение статьи непредвиденных расходов, устранения из системы неэффективных операций.

Компания «Таврия В» уделяет серьёзное внимание интерактивному маркетингу, в частности, внедрению технологий электронной торговли. «Таврия В» - первая компания в южном регионе Украины, предоставившая своим покупателям возможность воспользоваться услугами виртуального продовольственного магазина (см. www.universam.com.ua). Ежедневно через Интернет и по телефону горячей линии в оптовый отдел поступают десятки заказов не только от частных лиц, но и от ресторанов и баров, развлекательных и оздоровительных комплексов, различных фирм и предприятий, школ и детских садов - виртуальная услуга от «Таврия В» является на сегодняшний день весьма востребованной.

Весьма актуальные сегодня социальные вопросы находят свое решение в компании «Таврия В». Так, в течение последних трех лет во всех торговых центрах и магазинах «Таврия В» работают специальные отделы по обслуживанию пенсионеров, в которых можно приобрести более 100 наименований товаров первой необходимости: крупы, консервы, мука, сахар, молочные продукты, свежие овощи и фрукты и многое другое. Необходимо только предъявить «карточку пенсионера», которую можно получить тут же по пенсионному удостоверению. В этой карточке пенсионера распечатан специальный штрихкод, при помощи которого происходит идентификация покупателя в кассовой программе. Товары, взятые в таком специальном отделе продаются по специальным «пенсионным» ценам.  
 
 
 

РАЗДЕЛ 2. Описание бизнес процессов.

2.1. Закупка.

«Таврия В» работает с брендовыми товарами и товарами собственного производства. Между «Таврия В» и производителями товаров, оптовыми поставщиками заключаются договоры на поставку той или иной продукции. Согласно заключенных договоров осуществляются поставки. Доставка продукции может производится как средствами поставщиков, так и собственными транспортными средствами компании «Таврия В». Отслеживанием поставок занимаются менеджеры в офисе компании. В зависимости от типа поставляемой продукции эти товары могут направляться либо на склады компании для длительного хранения и предпродажной подготовки товара, либо непосредственно в торговые центры и торговые объекты. Так, например, сыпучие продукты типа сахара и крупы, попадая на склад «Таврия В», развешиваются и фасуются в пакеты. Продукты типа муки, яиц и сахара попадают в мучные цеха, в которых производится выпечка готовой продукции. Продукты типа мяса, мука, соль, перец, картофель, попадая в кулинарию, превращаются в полуфабрикаты: вареники, пельмени.

Грамотное ведение  закупочных операций требует их точного  правового оформления. Документ, на основе которого осуществляется закупка  товаров, называется контрактом.

Контракт должен содержать:

1) Преамбула,  в ней указывается полное наименование  юридического лица или предпринимателей. Фамилии лиц уполномоченных подписывать контракт, основание, в силу которого данные лица могут подписывать контракт (доверенность). 
2) Существенные условия контракта: предмет контракта, наименование, количество, качество товара или услуги, условия поставки, цена, сроки поставки, оплаты, срок действия контракта, форс-мажорные обстоятельства, ответственность сторон, штрафные санкции, порядок разрешения споров и арбитраж. 
3) Юридический адрес и банковские реквизиты. 
4) Подписи сторон.

Документальное  оформление заказов.

В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм в хозяйственном  обороте устаревших документов введенных  в прежние годы часто не удовлетворяют  современным требованиям. Последнее  время распространяется новая форма  оформления заказов. В большинстве  зарубежных фирм используется 4 экземпляра заказа. Каждый из них разного цвета (1-белый для поставщика, 2-розовый  для финансового отдела, 3-голубой  для материально-технического отдела, по нему отдел проверяет количество и качество товара, затем уведомляет финансовый отдел и отдел закупок  о свершившейся поставке. 4-зеленый  хранится для контроля в архиве).

Получение поставляемой продукции.

Важное  значение имеет приемка продукции и документальное оформление поставок. Приемка необходимая для удостоверения в том, что товар получен: нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленные время, месте, за оговоренную цену. Меры по проверке качества при закупке товаров делятся на выборочный и сплошной. В целях экономии времени и финансов необходимо заботится о том, чтобы склады, места приема товаров были расположены рядом. Необходима разработка графиков поставок, реализация закупок и документальное оформление поставок, это необходимо для правильного оформления операций.

Часто для документального оформления используют следующие документы:

1) уведомление  об отгрузке;

2) сопроводительное  письмо;

3) копия  заказа;

4) спецификация;

5) подтверждение  получения поставки.

 В  книге заказов указывается номер  письма, дата, отправитель, способ  транспортировки, краткое описание  товаров.

Организация приемки товаров  в магазине.

Приемка товаров — важнейший элемент  торгово-технологического процесса, от которого во многом зависят качество товаров в торговом зале и культура обслуживания покупателей.

Различают приемку товаров по количеству и  качеству.

Приемка товаров по количеству - представляет собой проверку соответствия количества поступивших товаров (массы брутто, нетто, количества единиц, объема, площади) данным сопроводительных документов.

Приемка товаров по качеству — проверка соответствия качества поступивших товаров (физико-механических, химических свойств, внешнего вида и др.) данным сопроводительных документов (стандартам, ТУ, сертификатам, удостоверениям качества).

Приемка товаров в магазине осуществляется материально ответственными лицами в соответствии с:

• Положением о приемке товаров по количеству и качеству;
• Положением о поставках товаров;
• уставами железнодорожного, автомобильного, водного и воздушного транспорта и правилами перевозки грузов.

Нормы этих документов применяются во всех случаях, если стандартами, техническими условиями или договорами поставки не предусмотрен иной порядок приемки товаров.

Положение о приемке товаров по количеству и качеству — основной документ, регулирующий отношения юридических  лиц независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности  и физических лиц — предпринимателей без образования юридического лица.

В Положении  о приемке товаров оговариваются  обязанности продавца (поставщика) и покупателя (магазина).

Продавец  обязан:

• соблюдать правила и нормы упаковки, затаривания и маркировки товаров;
• обеспечивать поставку товаров, по качеству и комплектности соответствующих нормативно-технической документации;
• правильно оформить все отгрузочные документы (накладные, счета-фактуры, технический паспорт, сертификаты качества, ярлыки, кипные карты и т.д.);
• соблюдать действующие на транспорте условия погрузки, крепления и перевозки грузов.

При приемке  товаров от органов транспорта покупатель обязан:

• проверить исправность транспортного средства и тарного 
  места, наличие пломб отправителя, маркировку груза;
• проконтролировать соответствие товаров и их маркировки данным сопроводительных документов;
• осмотреть товар;
• проверить соблюдение сроков доставки и правил перевозки грузов;
• принять товар по количеству мест или весу;
• требовать от перевозчика отметки на документах, если груз принят без проверки веса и состояния товара, проверить, имеются ли повреждения или нарушения условий перевозки.

При окончательной  приемке покупатель обязан:

• правильно и своевременно произвести приемку, обеспечив сохранность товаров;
• обеспечить исправность средств измерений и испытаний;
• осуществлять контроль за работой лиц, осуществляющих приемку.

Общие условия приемки. Приемка товаров по количеству и качеству может осуществляться на складе покупателя, складе продавца или ином месте в соответствии:

• с требованиями нормативно-технической документации и правилами;
• данными маркировки;
• данными сопроводительных транспортных документов (счета-фактуры, спецификации, описи, сертификаты и удостоверения качества и др.).

О несоответствии количества и качества товара этим документам покупатель должен уведомить  продавца.

В уведомлении  указываются:

• наименование товара, даты отгрузки, номера товарно-транспортных документов;
• количество недостающих товаров, его стоимость и характер недостачи;
• состояние пломб;
• основные недостатки качества товаров;
• время двухсторонней (если необходимо) приемки.

Уведомление по любому средству срочной связи  направляется поставщику в течение 24 часов, а по скоропортящимся товарам  — безотлагательно после обнаружения  нарушений количества или качества товаров.

Представитель продавца должен явиться не позднее  следующего дня, а по скоропортящимся товарам — не позднее 4 часов после получения вызова, если не указан иной срок.

Продавцы  обязаны на следующий день после  получения уведомления дать ответ  о направлении представителя для приемки.

Представитель иногороднего поставщика должен явиться  в трехдневный срок (не считая дороги) или уполномочить для приемки  юридическое или физическое лицо, находящееся в месте получения  товара.

Представители поставщика должны иметь должным  образом оформленные удостоверение  или доверенность на право приемки.

При неявке представителя поставщика количественная приемка может осуществляться:

• с участием компетентного представителя органа государственного управления и иной государственной организации;
• с участием представителей органов контроля качества (центры стандартизации, сертификации, гигиены и т.д.);
• с участием представителей Торгово-промышленной палаты.

Представители, выделяемые для участия в приемке, должны иметь удостоверение, в котором  указываются:

• дата выдачи и номер;
• фамилия, имя, отчество, место работы и должность;
• наименование получателя;
• наименование товара.

Сроки приемки. Приемка товаров но количеству производится в следующем порядке:

• товары, поставляемые без тары, в открытой или поврежденной таре, по весу брутто в исправной таре; в момент приемки от продавца или перевозчика;
• товары в исправной таре по весу (нетто) и количеству товара в таре — со вскрытием тары в течение 10 дней, по скоропортящимся — не позднее 24 часов с момента доставки.

Приемка товаров по качеству производится на складе покупателя:

• при поступлении товара из другого населенного пункта — 
  не позднее 20 дней, а по скоропортящимся — не позднее 24 часов после получения;
• при поступлении товара из данного населенного пункта — 
  не позднее 10 дней, а по скоропортящимся — не позднее 24 часов после получения.

Особенности приемки товаров  по количеству. Приемка то варов по количеству зависит от способа доставки и упаковки.

При централизованной доставке без тары, в открытой или  поврежденной таре приемка осуществляется в момент доставки.

При поставке товара в исправной таре проверяются  вес брутто, количество тарных мест и маркировка. Покупатель имеет право  потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом тарном месте.

По весу нетто и количеству товарных единиц товары принимаются со вскрытием  тары на складе конечного покупателя.

При невозможности  взвесить товар без тары (масло  расти тельное, олифа, жиры и т.д.) при приемке определяется вес  брутто, а вес тары — при ее освобождении.

В случае обнаружения недостачи товара покупатель обязан:

• приостановить приемку;
• обеспечить сохранность товара и предотвращение его смешения с однородным товаром;
• вызвать для участия в приемке представителя продавца или иного незаинтересованного лица;
• оформить факт выявленной недостачи актом.

Особенности приемки товаров  по качеству. Приемка товаров но качеству осуществляется в соответствии со стандартами, договорами, сопроводительными документами (сертификаты, ветеринарные свидетельства, удостоверения о качестве и т.д.), образцами (эталонами).

При обнаружении  несоответствия качества товара, тары требованиям нормативных документов, образцов или договоров составляется акт, в котором указываются количество проверенного товара и характер выявленного  несоответствия качества.

При атом приемка приостанавливается, обеспечиваются условия для сохранения качества и уведомляется поставщик.

При неявке поставщика в состав комиссии по качеству приемки могут быть включены эксперт по качеству и представитель общественности своей или другой организации.

Сложнотехнические товары с гарантийным сроком проверяются но качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее гарантийного срока. При обнаружении скрытых недостатков в течение 24 часов с момента обнаружения составляется акт. При проверке качества товаров может быть произведен от бор образцов, о чем также составляется соответствующий акт.

Важным  элементом качественной приемки  является экспертиза, которая осуществляется на основе соответственного договора или гарантийного письма. Экспертиза может проводиться:

• Министерством здравоохранения;
• Министерством торговли;
• Торгово-промышленной палатой и ее структурами;
• санитарно-эпидемиологическими центрами;
• центрами стандартизации и метрологии.

Срок проведения экспертизы — 14 дней.

Ее результаты оформляются соответствующим актом  экспертизы.

При несогласии с оценкой экспертизы возможна повторная  экспертиза или решение вопросов в суде.

Порядок составления актов  приемки товаров. Если при приемке товаров по качеству или количеству выявлены недостача или излишки товара или ненадлежащее его качество, то результаты приемки оформляются актом, который составляется в день их выявления.

В акте должны быть указаны и приложены  развернутые характеристики всех сопроводительных документов, характер выявленных нарушений, адреса сторон и целый ряд другой документации (по Положению — 27 пунктов).

Акт подписывается  всеми должностными лицами, участвовавшими в проверке. Лицо, не согласное с  содержанием акта, обязано изложить свое мнение в письменной форме.