Автоматизация складского учета

Введение.

Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности труда на предприятиях. Это связано с тем, что информационная техника может прямым образом улучшить процессы принятия решений на предприятии, позволяя менеджерам и руководству  использовать больший объем информации и устраняя некоторые наиболее трудоемкие операции при принятии управленческих решений

Как известно, все параметры, влияющие на работу организации, взаимосвязаны. Применение ЭВМ может привести к изменению структуры организации. Сейчас многие решения, ранее требовавшие участия специалистов, могут принимать руководители низшего звена. Если руководитель может принимать более качественное решение и перерабатывать больший объем информации, то можно либо увеличить объем вопросов, контролируемых этим руководителем, либо расширить область его ответственности. Вместе с тем внедрение техники позволяет снять ряд проблем, связанных с наличием географически удаленных друг от друга подразделений.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы. Разработка систем автоматизации для предприятий и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии.

Целью данной курсовой работы является изучение проблемы компьютеризации и автоматизации  складского учета ТМЦ на перерабатывающем предприятии.

На примере хлебозавода №5 города Ижевска.

Процесс автоматизации складского учета ТМЦ предприятия включает такие этапы как разработка технического задания, описание и проектирование, создание базы данных, кодирование пользовательского интерфейса, отладка системы автоматизации. Дальнейшее развитие системы автоматизации предусматривает анализ и сопровождение системы. На этапе эксплуатации системы также может  потребоваться произвести перепроектирование системы автоматизации в соответствии с изменениями производства предприятия.

Также необходимо будет рассчитать экономическую эффективность предприятия в условиях автоматизации непосредственно на складе предприятия. Так как интересно будет выяснить целесообразность полной автоматизации предприятия по отношению к учету ТМЦ.

В следствии того, что мы рассматриваем такое предприятие как хлебозавод, то примером ТМЦ на данном предприятии будут являться хлебобулочные изделия. Целью работы также является автоматизированный вывод остатков ТМЦ на начало и конец месяца. Данные будут рассмотрены за апрель 2003 года на примере проектирования результатных документов.

Обзор литературы

Данная курсовая работа построена на различных видах литературы. Дадим характеристику каждому источнику.

1. Боброва Л. А. «Бухгалтерски учет на перерабатывающих предприятиях» – учебник для ВУЗов. Здесь в главе «Учет материалов» даны сведения о построении складского учета на предприятиях определенного типа, при этом дается характеристика механизации и автоматизации учета ТМЦ. Приведен краткий перечень задач по проектированию складского учета, который ориентирован на реализацию в составе АСУ перерабатывающего предприятия.

2. Барановский Н. Т., Антипенский В. Е. «Организация машинной обработки экономической информации в сельском хозяйстве». Из этого учебника были взяты материалы по проектированию кодирования и справочной системы, так как пособие содержит развернутые примеры по данным разработкам, а так же авторами была дана конкретная информация по автоматизации складского учета ТМЦ. Хотя информация значительно устарела, но общие положения по некоторым параметрам учета остались прежними.

3. ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ № 01,99 "Третье поколение российских систем автоматизации бухгалтерского учета" И. Аглицкий. – данная статья рассматривает плюсы и минусы современных компьютерных технологий, а также приведены примеры перечня оборудования для автоматизации различных подразделений на предприятиях.

4. ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ №12,2001 "Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологических процессов" Лаури КАРХУ. – здесь приведен перечень ответов на вопросы о выборе оборудования для малых предприятий. Также даны краткие  характеристики некоторых бухгалтерских программ, которые наиболее распространены в России.

5. Терехова В.А. Аналитический учет: состояние и проблемы. Бухгалтерский учет. 2001 г. № 3 с.86-89. – в данном пособии дана характеристика программы 1С: «Бухгалтерия», а также приведены примеры первичных и результатных документов по ведению бухгалтерского учета на складах.

6. Инструкция о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности (в редакции Приказа Минфина РФ “О формировании годовой бухгалтерской отчетности” от 21.11.97 № 81 н). – этот источник применялся в данной работе для более точного проектирования и заполнения результатных документов, так как содержит информацию о точном их заполнении с установленными нормами.

1.     Автоматизация учета товароматериальных ценностей

Необходимость механизации и автоматизации учета материальных ценностей тесно связана с решением стратегической программы предприятия, направленной на получение прибыли, на привлечение инвестиционного комплекса для расширения производства.

Учет ТМЦ относится к самому трудоемкому участку. В условиях механизации первоначальное значение принадлежит решению вопроса организации первичного учета, унификации первичных документов и выбор средств автоматизации.

Основным направлением совершенствования учета ТМЦ является их автоматизация на основе широкого внедрения таблично автоматизированных форм в составе АСУ[1] перерабатывающих предприятий. Так как данная работа будет освещать учет ТМЦ именно на таком предприятии.

Важно отметить, что основной задачей автоматизированной системы является вовсе не уменьшение количества управленческого персонала (это задача вспомогательная и решается она не всегда). Основным достоинством подобной системы является то, что благодаря ей повышается качество функционирования управляемого объекта (примерно на 15-25%).

Независимо от вида информации, которая должна быть обработана, и типа оборудования, АСУ информационными процессами выполняет следующие основные операции:

1)                             прием исходной информации;

2)                             обработку информации;

3)                             получение и анализ результатов;

4)           выдачу управляющих воздействий.

1.1.           Содержание комплекса задач «учет ТМЦ»

Цель решения комплекса задач по учету материальных ценностей по учету ТМЦ на базе современных ЭВМ состоит в том, чтобы повысить уровень детализации и точности расчетов, оперативность и снизить трудоемкость выполнения учетных работ.

Комплекс задач ориентирован на реализацию в составе  АСУ предприятия как автономно, так и совместно (взаимосвязано) с другими комплексами задач подсистемы «Бухгалтерского учета».

Структура информационной базы комплекса задач построена на использовании типовых межведомственных форм первичного документального учета ТМЦ и общесистемных реквизитов, определяемых общероссийским классификатором технико-экономической информации.

Далее будет следовать перечень решаемых задач, причем для раздела учета наличия и движения ТМЦ будут даны и основные формы выходных документов, так как данный раздел непосредственно касается темы курсовой работы.

I.          Оперативный учет

1.1 Расчет по реализации ТМЦ с учетом комплектных поставок в сети магазинов

1.1         Формирование оперативной информации по приходу, расходу и внутренним перемещении на основании первичной учетной документации

II.       Формирование затрат на производство

2.1 Учет расхода ТМЦ по направлениям затрат в разрезе номенклатурных номеров материалов

2.2             Учет расходов ТМЦ по направлениям затрат для калькулирования себестоимости по статье «Материалы»  в разрезе цехов и бригад.

2.3             Расчет срока годности ТМЦ

2.4             Формирование выходной информации в условиях централизованной бухгалтерии

2.5             Расчет непроизводственных затрат по статье «Материалы» по сетям магазинов в разрезе причин и виновников отклонений

III.    Учет наличия и движения материалов

3.1  Учет поступления ТМЦ. Использование выходных документов –      ведомость поступления ТМЦ; карточки складского учета.

3.2             Учет движения и наличия ТМЦ в разрезе участка по номенклатурному номеру материала. Документы – Оборотная ведомость ТМЦ по экспедиции (участку); ведомость выявления неликвидных ТМЦ; справка о корректировке остатков

3.3             Контроль остатков материалов по складу, участку – сличительная ведомость результатов сверки бухгалтерского учета

3.4             Учет движения ТМЦ  в денежном выражении – ведомость движения материалов в денежном выражении по предприятию в целом.

IV. Учет расчетов с поставщиками

4.1    Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

4.2             Учет материалов в пути

4.3             Учет неотфактурованных поставок

Проект комплекса задач предусматривает:

-         ведение текущего учета ТМЦ по учетным ценам с автоматическим пересчетом их в зависимости от зоны нахождения объекта при помощи коэффициентов пересчета планово-расчетных цен в зависимости от зоны местонахождения объекта и класса груза;

-         автоматический анализ цены ТМЦ;

-         ведение учета и выдачу выходных документов в разрезе отдельных строительных участков  и материально-ответственных лиц;

-         автоматическое выявление материалов в пути и неотфактурованных поставок;

-         выявление неликвидных материалов, т.е. не имеющих движения в течение определенного периода времени;

-         контроль фактического расхода ТМЦ за месяц ;

-         учет операций по передаче ТМЦ между цехами. Например, торты кондитерского цеха с явным браком отправляют на переработку в пирожное;

-         получение оперативных сведений по поступлению, расходу  и реализации ТМЦ в стоимостном выражении в выходном документе «Реестр оттаксированных документов»;

-         выдачу сведений об остатках ТМЦ в количественном и стоимостном выражении на любую дату в межрасчетный период. Например, при смене материально-ответственных лиц, на дату начала инвентаризации и т. п.);

-         контроль за информацией на этапах подготовки вводимых данных (перенос на карточки складского учета) ввод данных на ЭВМ (соответствие кодов, реквизитов и контрольных чисел);

-         логический контроль данных на этапе технологического расчета при помощи программных средств и с выдачей «диагностических» протоколов.

Но следует также отметить, что на предприятии разработана учетная система складской логистики, которая позволяет автоматически рассчитать оптимальное количество заказываемой продукции с учетом прогноза продаж за предыдущие периоды и коэффициентов, определяющих влияние на стоимость затрат на хранение и затрат, связанных с заказами и поставками данных позиций. Так же эта система позволяет найти оптимальное резервирование позиций на складе с учетом  продаваемости продукции.

Таким образом, содержание комплекса задач по учету ТМЦ и автоматизированная технология их решения существенно повышает информативность и оперативность бухгалтерского учета.

1.2  Рабочий классификатор кодов

В обязанности работников бухгалтерии входят проверка и кодирование документов, их комплектовка в пачки для сдачи на обработку. Для обеспечения автоматизации учета материальных ценностей на складе применяются коды: синтетических счетов и субсчетов; номенклатурных номеров материалов; единиц измерения; коды организаций-поставщиков; структурных подразделений предприятия; видов операций по движению материалов; видов операций по расчетам с поставщиками.

Коды синтетических счетов и субсчетов построены на основе Плана счетов бухгалтерского учета. Коды материалов строятся по данным номенклатурных номеров с дополнением кодов синтетического счета и субсчета.

Единицы измерения имеют следующие коды:

Табл. 1

Коды организаций-поставщиков обозначаются четырьмя знаками: первые два знака - порядковый номер по алфавиту первой буквы в наименовании поставщика; последующие два знака - порядковый номер поставщика по договору.

Коды видов операций по движению материалов состоят из двух знаков: первый означает вид операции (остаток, приход, расход, сторно), второй знак-разновидность этих операций (остаток книжный, остаток фактический, поступление со стороны, поступление в порядке перемещения и т. д.).

Коды структурных подразделений состоят из двух знаков, которые устанавливаются самим предприятием соответственно организационной структуре.

Код видов операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками - шестизначный: первые два знака - код синтетического счета (60), третий - вид расчетов (1-по акцептованным счетам, 2-по неотфактурованным поставкам, З - за материалы в пути, 4-за услуги). Последние три знака соответствуют регистрационному номеру счета.

На первой стадии работы бухгалтер проверяет правильность оформления документов и заполняет коды (вид операции, корреспондирующий счет, субсчет, регистрационный номер счета),
на платежных требованиях проставляет дату и код корреспондирующего счета на оплату (51, 55, 90 и др.), и затем к приходным ордерам и приемным актам складов подбирает платежные требования, в которых проставляет регистрационный номер счета. После этого документы комплектуют в пачки по складам и кодам операций (не более 100-150 документострок в каждой пачке). На каждую пачку документов выписывают сопроводительный ярлык установленной формы с указанием постоянных для данной пачки признаков и количества документов. Подобранные в пачки документы регистрируют в книге.

  В результате обработки первичных документов на ПК бухгалтерия получает машинограммы: сальдово-сличительную ведомость и др.

Приведем еще несколько конкретных примеров кодирования на рассматриваемом предприятии, касающиеся учета ТМЦ на складе.

Табл. 2

Из выше приведенного классификатора кодов видов операций можно выявить следующие виды кодирования, применяемые на предприятии.

Табл. 3

Кодирование производственных  цехов

Основные производственные цеха кодируются буквами на которые начинаются их названия, а цеха, работающие не на полной мощности – цифрами.

Также неотъемлемой частью учета ТМЦ на складе является присвоение номенклатурных номеров конкретным видам продукции на складах.

Табл. 4

Коды номенклатурных номеров некоторых видов ТМЦ

Все выше перечисленные материальные ценности являются необходимым сырьем для производства продукции кондитерского цеха.

А те материалы, которые не являются производственным сырьем на предприятии кодируются по общепринятым стандартам, т.е. с применением Плана счетов. Например:

Табл.4.1

Где первые четыре знака означают номер счета и субсчета материала по рабочему плану счетов предприятия,[1] следующие два – группу материалов, предпоследний – номер склада, а последний говорит о принадлежности к производственному цеху.  Причем иногда допускается последующая приписка знаков к общепринятым номенклатурным номерам, например, номер производственной бригады, или закрепление материала за определенным материально ответственным лицом.