Автоматизация складского учета. 3

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний  день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В  связи с этим большинство развивающихся предприятий используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, в том числе и предприятий АПК, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения предприятия информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Учет в  компьютерных информационных системах имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер  не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет  столько времени, что они уже  не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно  больше, чем будет получено прибыли. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение  самой схемы построения торговли.

Но со временем все меняется, и требования к информационным системам меняется. Сегодня сотрудники компании, там, где уже введена  определенная информационная система, хотят полностью получать данные в этой системе и в ней же строить все необходимые отчеты.

Актуальность  данной курсовой работы заключается  в обоснованности требованиями повышением производительности труда работников, возрастание требований количества и качества обслуживания клиентов.

Целью данной курсовой работы является автоматизированное ведение складского учета товарно-материальных ценностей на предприятии АПК.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• спроектировать информационную базу по складскому учету товарно - материальных ценностей;
• изучить рынок бухгалтерских программ;
• изучить рынок компьютеров и выбрать наиболее подходящий из них;
• рассчитать экономическую эффективность внедрения автоматизированной системы обработки информации.

Глава 1. Теоретические основы экономических информационных систем

1. . Основные понятия и сущность экономических информационных систем

Неотъемлемой частью жизни  современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя. Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировки результатов.

Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. С позиции кибернетики, однако, термин «информация» трактуется гораздо шире, ибо «кибернетика занимается изучением систем любой природы, способных воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать ее для управления и регулирования»[7]. Во всех этих системах происходят процессы передачи, хранения и переработки информации. С помощью кибернетики установлено, что управление по схеме обратных связей является одним из наиболее общих и важных принципов, объединяющих технические устройства, живые организмы и экономические системы. Информация является видом причинной связи, которая возникает в процессе управления. Благодаря ей осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую и обратно.

Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных  и отчетных документах, чертежах, номенклатурах-ценниках, книгах, газетах и журналах, содержится в радио- и телепередачах, телефонных разговорах, в показаниях контрольно-измерительных приборов, счетчиков, датчиков, электронных табло, передается по телетайпам и диспетчерской связи, возникает в ходе переписки, совещаний и бесед.

Она характеризуется двумя  основными признаками - качественным и количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный дает возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.

Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Информационные системы  создаются для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Экономические информационные системы предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку  и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или  по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск  представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных  сфер использования найденной информации.[4]

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в экономических информационных системах, системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

 Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений. 

Для экономических информационных систем соблюдаются следующие принципы их построения и функционирования.

1. Соответствие. Экономическая информационная система должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью. Критерием эффективности должен быть количественным.
2. Экономичность. Затраты на обработку информации в экономических информационных системах должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации.
3. Регламентность. Большая часть информации в экономических информационных системах поступает и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью.
4. Самоконтроль. Непрерывная работа экономических информационных систем по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки.
5. Интегральность. Однократный ввод информации в экономических информационных системах и её многократное, многоцелевое использование.
6. Адаптивность. Способность экономических информационных систем изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.[9]
2. Анализ складского учета

Основное назначение склада – концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и  ритмичного выполнения заказов потребителей.

К основным функциям склада можно отнести следующие:

• Преобразование производственного ассортимента в потребительский в соответствии со спросом – создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов.
• Складирование и хранение позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением и дает возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также и в связи с сезонным потреблением некоторых товаров.
• Унитизация и транспортировка грузов.
• Предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них:

Практически каждая организация  в процессе осуществления своей  хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных  видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации должны быть оборудованы  склады и кладовые.

Складские помещения можно  подразделить на складские помещения  основного производственного и  подсобного назначения.

Складское помещение основного  производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и  отгрузки товарно - материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения – это помещения для  хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных  машин, отходов упаковки.

Контроль движения и сохранности  материальных ценностей в организации  осуществляется путем составления  и утверждения:

• схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица   

(с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно – суммовой);

• реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;
• единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;
• порядка и сроков проведения инвентаризации материально – производственных запасов;
• рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Входная информация разделяется на условно-постоянную  и оперативно-учетную  информацию.

• Условно-постоянная информация включает в себя справочные данные о номенклатуре изделий, их наименовании, единицах измерения, а также справочники «Поставщики» и «Получатели».
• Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя данные об остатке товаров на складе на начало периода (оборотные ведомости), данные о поступлении товаров на склад по накладным, данные об отгрузке согласно товаро-транспортным накладным (документ об отгрузке всегда привязан к одному договору и, соответственно заказчику), данные об остатке товаров на складе на конец месяца (оборотные ведомости).

     Выходной информацией  для пользователя являются два  документа:

• отчет по остаткам, содержащий сведения о коде товара, его наименовании, единице измерения, количестве прихода, количестве расхода, цене за единицу и общей стоимости;
• отчет о расходе товара, содержащий сведения о коде товара, его наименовании, единице измерения, о получателе товара, количестве расхода, дате получения и номере платежного документа.

Оперативность процесса обработки  большого непрерывного потока документации – является важнейшей задачей органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что повышает уровень контроля над деятельностью на складе и позволяет в любой момент получить реальную картинку о ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

К задачам склада, традиционно  решаемым нами с использованием информационных технологий, относятся:

1. Правильное и своевременное документальное оформление всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости (ТЗР) по направлениям затрат;
2. Базовый складской учет (приход, расход, остатки и обороты);
3. Настройка специфических разрезов складского учета (по партиям, срокам годности, разбиваемые упаковки, учет в разных единицах, сложные артикулы и т.п.);
4. Учет мест хранения (стеллажи, ячейки и т.п.), элементы складской логистики;
5. Обеспечение материальной ответственности на складе (разграничение доступа, персонализация ответственности и т.п.);
6. Использование штрих кодов – от считывания чужих до маркировки своими;
7. Поддержка инвентаризаций, восстановления учета, регистрации начальных остатков, выявление отклонений и т.п.;
8. Построение складских и торговых отчетов, их анализ для оптимизации торговли или логистики;
9. Обеспечение взаимодействия склада с партнерами по принципу;
10. Учет результатов работы менеджеров по продажам или продавцов на основе складских данных.
11. Мобильность (создание новых складских точек, масштабирование учета, доступность данных из любой точки мира)

Для выполнения этих задач  необходимо обеспечить, надлежащую организацию материально-технического снабжения на предприятии; наличие прогрессивных норм расходов сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей, топлива и других ценностей на единицу продукции. В целях повышения роли учета и контроля в этом деле надо на каждом предприятии иметь научно разработанную номенклатуру-ценник, установить четкий документооборот, своевременно проводить контрольные проверки и инвентаризации ценностей, не допускать значительных отклонений от норм запасов материалов, механизировать и автоматизировать учетно-вычислительные работы. Все службы предприятия следует обеспечить списком должностных лиц, имеющих право подписывать документы на получение и отпуск со складов товарно-материальных ценностей, а также выдавать разрешения (пропуска) на их вывоз с предприятия. Для каждого склада может быть назначено материально-ответственное лицо. [6] В приложении 1 указаны задачи, периодичность их решения и взаимосвязь с другими задачами и участками учета.

3. Документооборот складского учета

Бухгалтерский документ –  это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

На участке складского учета, в полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерии или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию организации. Карточки выдаются начальнику складом под расписку в реестре.

Учет движения материально производственных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется материально ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открываются  второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работниками бухгалтерии при очередной проверке.

На основании оформленных в  установленном порядке и исполненных  первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

Работники бухгалтерии организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные  организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять на складах в присутствии кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении карточек учета в  бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерии  со складскими карточками. Материально  ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерии предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные  в организации графиком кругооборота, кладовщики обязаны сдавать, а работники бухгалтерии или иного подразделения организации - принимать от них все первичные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных  документов оформляется составлением реестра, на котором работник бухгалтерии  расписывается в получении документов.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерии, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей в карточках  складского учета без оформления расходных документов карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу по реестру и после обработки возвращаются на склад.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета  в книгах складского учета. В этих книгах на каждый номенклатурный номер  открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие  от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  данными накладной и фактическими данными).

Если будет установлено несоответствие поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины и т.п.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее соответствующим актом.

В случае составления приемного  акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт служит основанием для  предъявления претензий и исков  к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По единицам измерения устанавливается учетная цена.

Когда материал поступает в одной  единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение  движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в  другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерии, специалистами  других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Одновременно определяется учетная  цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения  поставщика, а также в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято на предприятии (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята на предприятии.

Если в интересах производства целесообразно направить материалы  непосредственно в подразделения организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделения организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут  завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, оформляется распорядительным документом организации.

Складской учет материальных запасов  может вестись при помощи средств  вычислительной техники. В этом случае оператором вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей. Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты.[10]

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета  могут не вестись.

Схема 1 – Схема документооборота складского учета ТМЦ

Таблица 1 - Перечень  документов складского учета ТМЦ