Автоматизация складских операций

                                        Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1 Анализ  бухгалтерской информационной системы  (БИС) организации….6

      1.1 Общая характеристика возможностей  используемой в организации компьютерной  бухгалтерской программы «Негоциант. Товародвижение» версия 1.99…………………………………………………………………………6

      1.2  Характеристика и технология  ведения справочников условно-постоянной  информации по складским операциям…………………………...8

      1.3  Формирование результатной информации ………………………..11

      2 Пути совершенствования организации автоматизированного бухгалтерского учета……………………………………………………………13

3 Экономическая  эффективность автоматизации учета…………………….27

Заключение……………………………………………………………………….32

Библиографический список……………………………………………………33

Приложение………………………………………………………………………34 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Введение

     В настоящее время ни одно предприятие (будь то производственное или торговое предприятие) не может нормально  функционировать без наличия  складского хозяйства. Такая большая потребность в складах объясняется тем, что они служат не только для хранения и накопления товарных запасов, но и для преодоления временной и пространственной разницы между производством и потреблением продукции, а также для обеспечения непрерывной, бесперебойной работы производственных цехов (в промышленном предприятии) и предприятия в целом.

     Работа  на складе включает комплекс работ, связанных  с подготовкой к приемке и  приемкой товаров, размещением их на хранение, организацией хранения, подготовкой к отпуску и отпуск товарополучателям. Все эти операции в совокупности и составляют складской технологический процесс.

     Актуальность  выбранной темы курсовой работы объясняется  тем, что складские операции имеют  большое значение для деятельности всего предприятия.

     Поэтому очень важно правильно и рационально  организовать складской технологический  процесс. А именно тщательная и внимательная приемка товаров по количеству и  качеству позволяет своевременно выявить  и предотвратить поступление  недостающего количества товаров, а также товаров, качество которых не соответствует стандартам. Применение при хранении рациональных способов укладки, соблюдение основных принципов хранения, поддержание оптимальных режимов хранения и организация постоянного контроля обеспечивают не только сохранность товаров и отсутствие их потерь, но также создают удобства для их правильной и быстрой отборки, способствуют более эффективному использованию складской площади. Соблюдение схемы отпуска товаров (получение заказов от покупателей; отборка товаров с мест хранения; перемещение в зону комплектования заказов; комплектование заказов и упаковка; помаршрутное комплектование партий; перемещение укомплектованных партий в зону погрузки; погрузка транспорта) и внимательность складских работников способствуют правильному, четкому и быстрому выполнению заказов покупателей, а значит и повышению престижа самого предприятия.

     Также следует отметить, большое значение механизации и автоматизации  всего складского технологического процесса, так как применение средств механизации и автоматизации при приемке, хранении и отпуске товаров способствует росту производительности труда складских работников, повышению эффективности использования площади и емкости складов, ускорению погрузочно-разгрузочных работ, сокращению простоев транспортных средств. Не меньшее значение имеет правильное и безошибочное оформление документов, так как ошибки в составлении документов отрицательно сказываются на всех операциях складского технологического процесса.

     Таким образом, эффективная складская работа ведет к успешному выполнению работ в других функциональных сферах.

      Цель  курсовой работы – изучение, анализ автоматизированного учета складских операций на складе   Богородского Райпо.

      Поставлены  следующие задачи:

• дать общую характеристику используемой в организации программы;
• рассмотреть технологию ведения справочников условно-постоянной информации по складскому учету;
• описать организацию первичного, аналитического и синтетического учета;
• предложить и описать пути совершенствования автоматизации рассматриваемого участка учета;
• рассчитать экономическую эффективность введения новой программы;
• сделать выводы.

     Предметом исследования в данной курсовой работе станет программа «Негоциант. Товародвижение»  версия 1.99.

     Объект  исследования – Богородское районное потребительское общество.

     Методической  и теоретической основой при  написании работы послужили: работы ученых, связанных с изучением  проблем по автоматизации складских операций, законодательные и нормативные акты, первичные документы организации и учетные регистры по учету товаров.

     При написании работы использовались монографический, аналитический, расчетно-конструктивный методы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Анализ бухгалтерской  информационной системы  (БИС) организации

      Для начала дадим краткую характеристику объекта исследования.

     Согласно  Уставу, Богородское районное потребительское общество – добровольное объединение граждан и юридических лиц – созданное по  территориальному признаку на основе членства путем объединения его членами (пайщиками) имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов. Также, Богородское районное потребительское общество является некоммерческой организацией, осуществляющей предпринимательскую деятельность постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых создано райпо. Райпо имеет самостоятельных баланс, расчетный и иные счета в банках, печать и другие реквизиты. Юридический адрес: 612470 п. Богородское Кировской области, ул. 1 Мая, д.2. Расстояние от г. Кирова составляет 132 км., все точки сбыта продукции, товаров, услуг находятся непосредственно в Богородском районе.

     Целью общества является удовлетворение материальных и иных потребностей пайщиков. Согласно устава, общество может осуществлять:

• оптовую, розничную торговлю, в том числе путем создания торговых баз, магазинов, ларьков, киосков;
• производство и реализацию продукции научного, промышленного, культурно – оздоровительного, сельскохозяйственного назначения, продовольственных, промышленных товаров;
• заготовительную деятельность, в том числе сбор и реализацию сырья из дикорастущих лекарственных растений;
• хранение нефти и продуктов её переработки;
• пассажирские и грузовые перевозки автомобильным транспортом;
• лизинговую деятельность;
• строительную деятельность;
• юридические услуги;
• реализацию изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней;
• также осуществление другой деятельности, не запрещенной законодательством РФ.

     На 1 января 2011 года в РАЙПО действуют 23 торговые точки, аптечный пункт, осуществляется обслуживание населения и заведений по общественному питанию (столовая).

      Совокупный  объем деятельности по РАЙПО за 2010 год составил 129 946 тыс. руб., увеличение по сравнению к уровню прошлого года составило 18,5%. Средняя заработная плата в 2010 году составила 10285 руб. Рост средней заработной платы к уровню прошлого года составил 17,7%.

      Розничный товарооборот за 2010 год составил 106 192 тыс. руб., это больше прошлого года на 20,5%. Прибыли за этот же период получена 3 015тыс.руб 18962 рубля составила продажа товаров на 1 человека в Богородском райпо, в том числе по сельским поселениям  продажа по с. Рождественское 25,7 тысяч рублей, в Чирковском поселении – 25,5 тысячи рублей и по п. Богородское – 23,5 тысячи рублей.. Самая низкая – по Ошланскому поселению – 8,2 тысячи рублей, Ухтымскому поселению – 10,8 тысячи рублей. Конечно, данный показатель зависит от наличия конкурентов. Если сеть магазинов райпо включает в себя 23 магазина, то магазинов-конкурентов в районе – 26.

      Так как организация занимается розничной  торговлей, то учет товаров для нее  является одним из главных участков учета и требует своевременности  и точности данных.

           Райпо имеют одну базу, на которой располагаются 5 складов  для временного хранения товаров, поступающих от поставщиков. Продовольственный  склад – для приема и временного хранения продуктов питания; промтоварный – для промышленных товаров; холодильный – для продуктов, которые хранятся в замороженном виде; тарный – хранение тары из – под товаров; строительный – хранение и распределение строительных материалов.

1.1 Общая характеристика  возможностей используемой  в организации  компьютерной бухгалтерской  программы «Негоциант. Товародвижение»  версия 1.99

           «Негоциант Товародвижение», версия 1.99 в своё время была специально разработана для организаций потребительской кооперации, среди которых и получила распространение. Схему движения бухгалтерской информации по учету товаров можно увидеть в приложении. (Приложение  А)

      Для того, чтобы охарактеризовать программу, рассмотрим основные пункты меню и применяемые в ней технологические операции.

      Меню  программы состоит из следующих  пунктов.

     Приход – позволяет вводить в программу поступление товаров. Для этого указывается дата, код поставщика наименования, количество и цена продажи поступивших товаров. Ввод осуществляется на основании товарных накладных. (Приложение  Б)

     Расход - оформляется при передаче товаров в розничные магазины или при возврате товара поставщику. При возврате поставщикам в программе формируется документ «Расходная накладная». В нем указывается склад-отправитель и данные поставщика, общая продажная стоимость товаров. Затем идет их подробное описание: наименование, количество, цена розничная, сумма, % наценки. Внизу ставятся подписи и печати Райпо и поставщика.

Отпуск  товаров в розничные магазины Райпо  оформляется товарно-транспортной накладной. (Приложение  В) Она также включает в себя наименование передающего склада, название магазина – получателя, наименование товаров, их количество, цену, сумму, % наценки. Внизу должны быть поставлены подписи: председателя правления Райпо, заведующего складом, водителя который осуществляется перевозку, и грузополучателя (как правило, продавца, принимающего товар).

      Внутреннее  перемещение – применяется при передаче товаров со склада на склад, оформляется также расходной накладной. (Приложение  Г) Она имеет тот же вид, что и накладная при возврате товаров поставщикам. Лишь вместо наименования поставщика, указывается склад-получатель. Обязательно наличие подписей заведующих обоими складами.

      Отчет – документ, формирующийся на определенную дату (раз в 7 дней) и показывающий движение товаров за этот период по каждому складу. (Приложение  Д) Вначале формируются сводные проводки по отчету и суммы, в разрезе счетов бухгалтерского учета. Сам отчет состоит из 2 разделов. Первый из них – это поступление, где указывается номер и дата приходного документа, от кого поступил товар, его стоимость. В конце раздела ставятся итоговые суммы, сколько товара поступило от поставщиков, и сколько в результате внутреннего перемещения со склада на склад. Второй раздел – выбытие, также содержит в себе номер и дату расходного документа, кому отпущено и стоимость. Итоговыми строками являются: итого выбыло, в том числе реализация в магазины поселка, внутреннее перемещение со склада на склад, возврат поставщику.

В конце  отчета указывают количество приложенных  к нему приходных и расходных  документов, подпись материально-ответственного лица и подпись проверяющего бухгалтера.

      Инвентаризационная  опись или другими словами инвентаризация. Отдельного документа в программе не составляется, остаток товаров по складам на начало периода указывается в Отчете о движении товаров и тары.

      Переоценка – производиться, когда меняется стоимость каких либо поступающих на базу товаров, или же изменяется торговая наценка.

      Количественно – суммовой учет – позволяется увидеть не только количество поступивших товаров, но и их стоимость.

      Справочник  товаров (партнеров) – создаются для облегчения ввода информации в программу, чтобы не набирать каждый раз все данные полностью. Справочник партнеров, а именно присвоение каждому поставщику кода производиться в бухгалтерии организации.

      Восстановление  информации – применяется при сбоях работы программы или компьютера.

      Архив/текущий  период -  позволяет выбрать, документы за какой промежуток времени мы хотим посмотреть.

      Меню  технологических операций выглядит следующим образом:

• ведение складов: позволяет выбрать склад, данные по которому мы хотим занести в программу;
• копирование информации: применяется при передаче данных в бухгалтерию, и непосредственно в программу «Сезам»;
• нумерация документов: позволяет редактировать номера создаваемых документов. В начале нового года нумерация обнуляется, и снова начинается с единицы;
• очистка справочников: используется при заполнении справочников новыми данными;
• уровни доступа – устанавливается доступ к программе разных пользователей, их возможность что то менять в формируемых документах;
• первоначальный ввод данных: в начале работы с программой вводятся все необходимые данные об организации, её учетная политика, материально-ответственные лица, руководители.

1.2  Характеристика и  технология ведения  справочников условно-постоянной  информации по  складским операциям

     Как было уже сказано ранее, в программе «Негоциант»   используются 2 вида справочников- партнеров и товаров. Занести информацию в справочник можно заранее и непосредственно в процессе регистрации хозяйственной операции в программе. Список справочников можно просмотреть и вызвать на экран через главное меню программы( Меню-Справочник товаров/Справочник партнеров). В перечне справочников нужно выбрать необходимый справочник и затем нажать кнопку. В справочниках могут создаваться новые группы с разными поставщиками, чтобы в дальнейшем при вводе информации было удобно найти нужного партнера. В справочник товаров тоже делиться на группы, в зависимости от вида товара (продовольственный, продукты питания, строительные материалы, бытовые приборы и так далее). 

1.3  Формирование результатной информации

      Результатная  информация формируется в программе каждые 7 дней по каждому складу в отдельности. Для этого создаётся документ «Отчет». Вначале формируются сводные проводки по отчету и суммы, в разрезе счетов бухгалтерского учета. Сам отчет состоит из 2 разделов. Первый из них – это поступление, где указывается номер и дата приходного документа, от кого поступил товар, его стоимость. В конце раздела ставятся итоговые суммы, сколько товара поступило от поставщиков, и сколько в результате внутреннего перемещения со склада на склад. Второй раздел – выбытие, также содержит в себе номер и дату расходного документа, кому отпущено и стоимость. Итоговыми строками являются: итого выбыло; в том числе реализация в магазины поселка; внутреннее перемещение со склада на склад; возврат поставщику.

В конце  отчета указывают количество приложенных  к нему приходных и расходных  документов, подпись материально-ответственного лица и подпись проверяющего бухгалтера. Таким образом, документ «Отчет»  является одновременно регистром аналитического и синтетического учета по учету товаров на базе Райпо.

      Делая общий вывод по рассматриваемой  программе можно отметить, что  она удовлетворяет требованиям  ведения бухгалтерского учета в  организации, но не имеет информационной поддержки (так как фирмы, которой она была разработана уже нет). К тому же, информационные технологии автоматизации учетной работы, ведения учета на складах давно продвинулись вперед, и в настоящий момент на рынке существует много программных продуктов, которые соответствуют параметрам работы Райпо. Среди таких можно отметить «1С: Бухгалтерию 8.1». 
 
 
 
 
 
 

2  Пути совершенствования  организации автоматизированного  бухгалтерского учета

      Богородское Райпо ведет учет товаров на базе с помощью программы  «Негоциант. Товародвижение» версия 1.99.  На протяжении нескольких лет эта программа не обеспечивается информационной поддержкой и не может конкурировать с теми программами, которые есть на рынке сейчас. И в качестве направления усовершенствования учета предлагается перейти на использование программы «1С: Бухгалтерию 8.1» как на базе организации, так и в бухгалтерии (так как если осуществить переход на данную программу только для базы организации, выходные данные нельзя будет выгружать в программу «Сезам»; а  поскольку и эта программа для ведения учета уже устарела, будет целесообразно перевести весь автоматизированный учет на 1С).

      Теперь  перечислим общие преимущества предлагаемой программы:

1. Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки товаров, статей затрат, контрагентов и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
2. За счет влияния отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль».
3. Появление в «1С: Бухгалтерия 8.1» партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и такого способа как ФИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.
4. Реализован опциональный аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой.
5. Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам.
6. В «1С: Бухгалтерия 8» поддерживается учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.
7. Расширены возможности настройки типовых операций – средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматически теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.
8. Современный эргономичный интерфейс «1С: Бухгалтерия 8.1» делает доступными сервисные возможности «1С: Бухгалтерия 8.1» даже для небольших организаций.

   Теперь  наглядно представим учет  товаров  на складах в программе «1С: Бухгалтерия 8.1».

     В этой программе для хранения условно-постоянной информации служат справочники. Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах – режим просмотра и редактирования и режим выбора элемента справочника. Переход к справочникам осуществляется через пункт меню «Операции» - «Справочники» или через реквизиты документов.

Рисунок 1 – Окно выбора объекта «Справочник»

   Для ведения учета на базе  должны быть установлены следующие настройки  учетной политики, подразделений  и складов:

Рисунок 2 – Экранная форма справочника  «Учетная политика».

Рисунок 3 – Экранная форма справочника  «Учетная политика», ЕНВД.

Рисунок 4 – Экранная форма справочника  «Подразделения организации»

      Для более точного учета перемещений  товаров по складам и розничным  магазинам создаются следующие  группы мест хранения:

Рисунок 5 – Экранная форма справочника «Склады. Места  хранения», группа «База Райпо».

Рисунок 6 - Экранная форма справочника «Склады. Места хранения», группа «Магазины Райпо».

      Далее нужно перейти к заполнению справочника  контрагенты и создать в нем новую группу «Поставщики Райпо»

Рисунок 7 – Экранная форма справочника «Контрагенты», группа «Поставщики Райпо».

      Также для удобной работы с программой необходимо создание справочника «Номенклатура», чтобы ускорить ввод данных по поступающим товарам в программу:

Рисунок 8 – Экранная форма справочника «Номенклатура», группа Товары для Райпо».

В группе «Товары для Райпо» может быть создано столько дополнительных групп товаров, сколько необходимо. Ведь перечень поставки их на базу очень разнообразен.

      Теперь  непосредственно перейдем к занесению  в программу поступления товаров  от поставщиков. Для этого открываем  пункт меню «Покупка» - «Поступление товаров и услуг». Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем «Покупка, комиссия». Затем откроется следующая экранная форма:

Рисунок 9 – Экранная форма документа «Поступление товаров  и услуг».

Далее выводиться на печать полученная товарная накладная:

Рисунок 10 –  Печатная форма товарной накладной.

      К основным операциям, происходящим с  товарами на базе Райпо также можно отнести перемещение со склада на склад и возврат поставщику.

Перемещение со склада на склад оформляется  «Склад»- «Перемещение товаров». Далее  кнопка «Добавить», и выбираем «товары, продукция».

В результате заполнения документа получаем:

Рисунок 11 – Экранная форма документа «Перемещение товаров».

При выводе на печать получиться следующее:

Рисунок 12 -  Печатная форма документа «Накладная на перемещение».

Возврат поставщику некачественного товара формируется следующим образом: «Покупка» - «Возврат товаров поставщику» - кнопка «добавить».

Далее заполняем следующую форму:

Рисунок 13 – Экранная форма документа  «Возврат товаров поставщику».

Информация  для заполнения полей «Склад», «Контрагент», «Договор» берется из уже заполненных  справочников. Формируем печатную форму документа:

Рисунок 14 – Печатная форма документа  «Возврат товара  поставщику».

      Так как база организации является временным  местом хранения товаров, пока их не отправят по розничным магазина, то в программе должен создаваться документ, регистрирующий данные перемещения. Он будет аналогичен документу «Перемещение со склада на склад».

Рисунок 15 –  Печатная форма документа «Накладная на перемещение».

      Для ведения синтетического учета движения товаров на складах в программе 1С можно сформировать отчет: «Отчеты» - «Сводные проводки». Для формирования выбирается период отчета и дальше кнопка «Сформировать»:

Рисунок 16 –  Экранная форма отчета «Сводные проводки».

Более подробным отчетом будет «Отчет по проводкам».  В нем добавлены такие столбцы как «Документ», «Аналитика Дт» и «Аналитика Кт». Это позволяет более широко проанализировать операции с товарами:

Рисунок 17 –  Экранная форма отчета по проводкам.

      Также в программе возможно составление  оборотно - сальдовой ведомости по счету 41. Он позволяет  видеть сразу номер и дату документа на поступление товара, наименование, и склад на котором этот товар храниться:

Рисунок 18 – Экранная форма документа  «Оборотно – сальдовая ведомость  по счету 41».

      Важнейшей операцией при учете товаров является проведение регулярных инвентаризаций, с целью своевременного выявления недостатка товаров на складах. Для этого в программе находим: «Склад» - «инвентаризация товаров на складе»- кнопка «добавить». Заполняется следующая экранная форма, причем заполнение происходит автоматически по остаткам на складе:

Рисунок 19 –  Экранная форма документа «Инвентаризация  товаров на складе».

Рисунок 20 –  Печатная форма документа «Инвентаризация  товаров на складе".

      Конечно, и у программы «1С: Предприятие 8» есть недостатки:

     1. Высокие системные требования. Даже  пустая база данных весит около  200 мегабайт. Поэтому и компьютер  должен быть соответствующий  – от 512 мегабайт оперативной  памяти (а для комфортной работы  лучше 1024 мегабайта), процессор от 1500 мегагерц.

     2. Низкая производительность платформы.  Даже если установить «1С: Предприятие  8» на очень шустрый компьютер,  то такой скорости работы, как  «1С: Предприятие 7.7» добиться  будет проблематично. 

     Делая общий вывод можно сказать, что хотя действующая в организации программа и удовлетворяет требованиям ведения бухгалтерского учета, но не смотря на это для развития организации в целом необходимо развивать и автоматизацию бухгалтерского учета, т.е. переходить на более современную версию 1с: 8.1, причем не только на базе, но и в бухгалтерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Экономическая эффективность автоматизации учета

    При определении экономической эффективности  от внедрения программы «1С: Бухгалтерия 8» (только для базы Райпо )следует рассчитать и проанализировать множество показателей. Данный процесс делится на несколько этапов.

    На  первом этапе необходимо рассчитать общие капитальные затраты, связанные  с автоматизацией задач управления (КЗ_а) по формуле 1:

    КЗ_а = Ц_по + К_тех + К_рм + К_пр + К_н = 10800+ 31370 + 12368 + 10000 + 4000 = 136280 руб.,                                                                                                           (1)

где Ц_по – капитальные затраты на покупку программного обеспечения,

    К_тех – капитальные затраты на покупку технического обеспечения,

    К_рм – капитальные затраты на создание рабочего места пользователя,

    К_пр – капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы,