Автоматизация торговой деятельности

Оглавление. 

Введение.                                                                                                        Стр.4

Глава1. Автоматизация  торговой деятельности.                                        Стр.5

1.1Переход магазина к формату автоматизированного самообслуживания.

2.1Технологическое оборудование.                                                             Стр.10

Глава2. Применение автоматизированного комплекса  по расчетам с покупателями на примере  магазина «Наш Магазин».                               Стр.16

1.2Автоматизация контрольно-кассовых операций.

2.2Технико-экономическая характеристика магазина «Наш Магазин». Стр.19

Глава3. Совершенствование  автоматизированного комплекса  по расчетам с покупателями на примере  магазина «Наш Магазин».                               Стр. 29

1.3Пути совершенствования розничной торговли магазина .                   Стр.30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.                                                                                            Стр.32

Список литературы.                                                                                      Стр.33

Приложение                                                                                                   Стр.34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  В данный момент в России большое количество современных крупных магазинов самообслуживания, называемых супермаркетами, в которых автоматизирован процесс товародвижения, т.е. от  поступления в магазин товара до подготовки к продажи и конечного отпуска покупателю с помощью программно-аппаратного комплекса, включающего в себя POS-систему или ККМ, сканер штрих-кодов, чековый принтер и т.д. В данной работе я попытаюсь на основании теоретического материала провести практическую работу для освещения вопроса грамотной автоматизации комплекса по расчетам с покупателями в магазинах самообслуживания на примере конкретного предприятия.  

  Целью моей работы будет изучение состояния  данного предприятия с выявлением отрицательных и положительных  результатов, а также разработка конкретных предложений и рекомендаций по совершенствованию автоматизированного комплекса по расчету с покупателями. С помощью технико-экономических показателей я проведу расчеты эффективности использования магазина и рассмотрю организационно-экономическую характеристику предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава1. Автоматизация торговой деятельности.

1.1Переход магазина к формату автоматизированного самообслуживания. 

 Есть  мнение, что самообслуживание - это  формат, пригодный исключительно  для крупных гипер- и супермаркетов,  тогда как прилавочная торговля - извечный удел небольших торговых точек. Но так ли это на самом деле, и не пора ли владельцам независимых магазинов наконец-то выйти из за прилавка, полностью сменив интерьер и логику выкладки товара?

   Конкуренция в сегменте розничной торговли нарастает с каждым днем. Все более заметную роль играют крупные супермаркеты, так что стрелка покупательских предпочтений все чаще склоняется в их сторону. Супермаркеты способны предоставить более широкую линейку товаров, но значит ли это, что небольшие магазины, ориентированные, прежде всего, на жителей окрестных домов, перестают быть конкурентоспособными? Вовсе нет. Просто им тоже нужно уметь меняться.  

   Формат магазинов шаговой доступности  ("магазинов у дома", "магазинов  за углом"), если судить по опыту зарубежных стран, практически вечен. Признаем: крупные сети все активнее осваивают и этот формат, опираясь на мощную логистику и возможность выдавливать из поставщиков максимальные скидки. Но небольшие частные магазины до сих пор живы. И, мало того, сохраняют популярность у своих покупателей. Уходят же с рынка те, кто оказался не в состоянии выбрать правильную концепцию и приспособиться к новым условиям.  

   Покупательские предпочтения в  последнее время меняются очень  сильно. В частности, сейчас посетителю уже необходим комфорт при совершении покупки. Он интересуется не только наличием того или иного товара, но требует, чтобы ему предложили выбор из нескольких вариантов, и это автоматически приводит к краху закостенелых форматов торговли. В регионах России сложилось так, что цены в супермаркетах чаще всего выше, чем в "магазинах у дома", но несмотря на это больший ассортимент предлагаемых супермаркетами товаров привел к тому, что жители микрорайона стали ездить "затариваться на неделю" именно в супермаркеты, тратя деньги в "магазинах за углом" только на те товары, которыми нельзя запастись впрок. Сегодня мы имеем все больше и больше примеров, когда небольшие торговые точки разоряются из-за отсутствия проработанной концепции и использования устаревших форматов торговли.

  Давайте  оценим преимущества, которые мог  бы принести переход от обычной  прилавочной торговли к самообслуживанию  в условиях дефицита площадей.

  Начнем  с того, что формат самообслуживания  значительно привлекательнее для  покупателей. Клиентам магазина самообслуживания предоставлено гораздо больше свободы. Они могут сами отобрать наиболее качественные, с их точки зрения, образцы продукции, а не те, что положит им продавец "на свое усмотрение". Психологический фактор: людям нравится посмотреть на товар вблизи, пощупать его руками, прочитать информацию на упаковке (а ведь нынешняя упаковка сама по себе способна эффективно продавать!). Существует закон маркетинга: прямой контакт покупателя и товара повышает вероятность покупки. Если принять к сведению тот факт, что 75% решений о покупке продовольственных товаров принимается непосредственно в местах продаж, то выигрыш формата самообслуживания неоспорим.  

   Помимо этого покупателей привлекает  высокая скорость обслуживания. Подавляющее большинство населения нашей страны устало от очередей. Если в прилавочном магазине в вечерние часы можно простоять по 30-40 минут в каждом отделе, то в супермаркетах очередь, как правило, стоит только в кассу. Автоматизация магазина с переходом на штрих-кодирование товаров позволяет увеличить пропускную способность одного кассового места в несколько раз, при этом снижая вероятность ошибки кассиров в тысячи раз. Сегодня автоматизация, ставшая по цене доступной даже "магазину у дома", стала обычным делом при смене формата магазина любой площади.

  Среди  экономических преимуществ - резкий  прирост при переходе к самообслуживанию  полезной торговой площади, поскольку  витрины и прилавки располагаются  более рационально. В итоге  у владельцев появляется возможность  задействовать не только одноуровневый прилавок, где помещается ограниченное количество товара, а выставить продукцию от самого пола до примерно полутора-двухметровой высоты. Это, в свою очередь, позволяет сэкономить на складских помещениях, так как большая часть товара может находиться прямо в торговом зале на витринах, и вернуть своего клиента из супермаркета, предложив ему больший выбор товара у себя рядом с домом.

   Еще одно немаловажное преимущество  самообслуживания по сравнению  с прилавочной системой торговли состоит в том, что оно позволяет магазину сократить затраты на персонал. Если в прилавочном магазине в каждом отделе должен работать как минимум один продавец плюс несколько человек на кассах, то в мини- и супермаркете достаточно по одному кассиру на каждые 50-150 квадратных метров торговой площади. Круглосуточные магазины формата самообслуживания могут позволить себе продолжить торговать ночью полным ассортиментом без закрытия "неоперативных отделов" на ночь, как это принято сейчас в прилавочных магазинах, оставив в смене только двоих: дежурного кассира и продавца на весовом товаре. Никогда не пробовали подсчитать потери от несовершенных продаж из-за закрытых на ночь отделов? Учесть же психологический фактор "вижу, но купить не могу - отдел закрыт" вообще невозможно, а он очень существенен.

   Одно из наиболее важных преимуществ  для владельца магазина: грамотно  автоматизированное самообслуживание  в десятки раз сокращает возможность  махинаций персонала, сохраняя  вам ваши же деньги. Кроме того, появляется возможность автоматического расчета закупа товара для магазина на основании имеющейся статистики продаж, что значительно сокращает как потери от просроченных продуктов при избыточном закупе, так и неявные, но часто довольно большие потери от недозаказов товара. Более того, вы сможете управлять процессом на расстоянии и контролировать его через Интернет, имея в нужный момент перед глазами не только последние данные о продажах, но и кадры видеонаблюдения, причем, как текущие, так и архивные.

   Автоматизация также дает возможность без особых затрат ввести свою дисконтную систему для магазина. Каких-либо дополнительных вложений практически не требуется, зато лояльность вашего клиента к вам при творческом использовании дисконтной системы повысится в десятки раз.

   Преимущество перехода к новому  формату в прежнем помещении  состоит в том, что люди привыкают  ходить за покупками в конкретный  магазин и вряд ли легко  изменят свои обыкновения. Единственное  условие: между закрытием прежнего  магазина и открытием нового должно пройти как можно меньше времени, иначе покупатели успеют найти альтернативу и привыкнуть к ней.

  Самообслуживание  считается еще и куда более  прогрессивным форматом торговли, нежели прилавки. Потому-то к самообслуживанию  переходят даже небольшие магазины. Веяние моды? Отчасти. Но - умноженное на финансовый расчет. При переходе на формат самообслуживания ближайшего конкурента, находящегося в "зоне досягаемости" вашего покупателя, вы, как владелец "традиционного" магазина, быстро начнете ощущать, что, сохраняя прежний уровень цен и ассортимент, торговый объект начинает приносить меньше прибыли, поскольку покупательские потоки перемещаются к сопернику.  
 

   Возможные проблемы  перевода.

   С юридической точки зрения, перевести  магазин в новый формат нетрудно. Если не поменялся его профиль, то необходимо лишь согласовать установку нового оборудования. Оно должно проходить по нормам СЭС, пожарной безопасности и проч. Это простая процедура, к тому же, если вы - владелец магазина, то представители всех вышеперечисленных организаций вам уже знакомы, отношения налажены и нужные документы получены, осталось только сделать так, чтобы переоборудованный магазин стал не хуже, чем был. Возможно, что вам захочется расширить ассортимент, и чтобы получить на это право, необходимо подать документы в отдел торговли при администрации и получить новое разрешение, в которым этот шаг будет узаконен.

   Среди проблем, с которыми придется  столкнуться при переходе к  самообслуживанию, стоит отметить  затраты на переоборудование  стеллажей, прилавков и витрин. Однако в России уже неплохо развит рынок подержанного торгового оборудования, поэтому нет необходимости покупать все новое - при небольших площадях на этом удастся неплохо сэкономить. В ряде случаев перейти к формату самообслуживания можно, используя даже имеющееся оборудование. Просто расставить его нужно несколько иначе: обычно при перепрофилировании магазина площадью свыше 100 кв.м берут новое оборудование, а на 50 кв.м - уже б/у или вообще оставляют старое.

  Согласно  широко распространенному мнению, когда товар находится в свободном доступе, его гораздо проще пронести мимо кассы. Воровство - дело рук как покупателей, так и продавцов, причем потери от нечистого на руку персонала превышают ущерб, нанесенный магазину вороватыми клиентами. Вступив в сговор с кассиром и охранником, продавец легко может вынести дорогостоящую колбасу, оформив ее как дешевый творожный сырок. Справедливости ради следует отметить, что за прилавком воровать намного проще, поскольку для этого не требуется вступать в сговор с кем бы то ни было: чем больше людей участвует в преступлении, тем больше шансов, что кто нибудь из них сознается, попадется с поличным или просто откажется принимать дальнейшее участие в сговоре. Что касается потерь от воровства за прилавком, то в день "опытный" продавец может зарабатывать таким образом от сотни до нескольких тысяч рублей. А ведь кроме воровства еще существует другие способы махинаций - например, продажи "левого" товара, выручку за который вы просто не увидите, и многие другие. Автоматизация с переводом товара на штрих-кодирование и одновременным внедрением антикражного комплекса с согласованной системой видеонаблюдения делает невозможными либо легко раскрываемыми как кражи клиентов, так и махинации персонала, поскольку все манипуляции фиксируются на видео с соответствующими поисковыми метками, и случаи обмана раскрываются очень быстро.

2.1Технологическое оборудование.

  В  магазинах самообслуживания широко  используется новая торговая  техника, создаются условия для  комплексной механизации технологических операций и трудоёмких работ. Рациональная организация торгово-технологического процесса в магазинах самообслуживания обеспечивает увеличение пропускной способности торгового зала, более эффективное использование торгового оборудования и торговых площадей, рост товарооборота с одного квадратного метра площади.

  Рабочие  места кассиров оборудованы сканерами  штрих-кодов. Кассы соединены  в локальную сеть, на рабочее  место кассира устанавливается  кассовый терминал в состав  которого входят: кассовый аппарат, компьютер, считыватель штрих-кодов. Возможно подключение дополнительного оборудования. На компьютер устанавливается программа для работы с кассовым аппаратом и штрих-кодом товара, в функции которой входит регистрация покупки, печать чека и взаимодействие с внешними устройствами: сканером штрих-кодов, специализированной клавиатурой со считывателем магнитных карт и т.п. Электронные весы также находятся в зале самообслуживания. Работники магазина взвешивают товар, весы автоматически выдают этикетку со штрих-кодом, в котором содержится вся информация о данном товаре. При расчёте с покупателем кассир с помощью сканера сканирует штрих-код весового товара, касса распознаёт этот код и выдаёт его цену.

  В  месте приёмки товара находятся рабочие места операторов, которые приходуют товар. Товарам, пришедшим без штрих-кодов производителя, система присваивает уникальный код и распечатывает этикету на принтере этикеток. Со своего рабочего места оператор загружает данные о товарах и ценах через общий сервер во все кассы. При использовании электронных весов данные о товарах загружаются в весы. Продажа осуществляется только по кодам (штрих-кодам) товаров. При закрытии кассовой смены на компьютер оператора (сервер) по каналам связи от касс приходят отчёты о продажах по каждому коду товара. С помощью специальной программы они обрабатываются и сохраняются. Для автоматизации процесса инвентаризации в торговом зале и на складе применяется терминал сбора данных, который накапливает данные о наличии товаров, а затем через основной сервер передаёт их на компьютеры касс.

  Преимущества  использования компьютеров на  рабочем месте кассира огромны: 

· Неограниченное количество товаров;

· Работа со скидками;

· Использование оплаты по кредитным картам;

·Подробные отчёты о продажах, передаваемые в систему учёта.  
 

Какие кассовые аппараты и  другое специальное  торговое оборудование предназначено для  автоматизации торговых предприятий:

• Фискальный регистратор – Фискальным регистратором называется высокоскоростная контрольно-кассовая машина (ККМ) работающая только в составе кассового модуля, то есть подключаемая к кассовому компьютеру или POS-терминалу и управляемая любой кассовой программой, адаптированной для работы с ККМ.

Фискальный  регистратор – позволяет осуществлять регистрацию товаров и услуг, формировать различные виды чеков и отчетов, проводить оплаты за наличный и безналичный расчет, что обеспечивает качественную и правильную работу гипермаркетов, магазинов, бутиков, ресторанов, баров и прочих предприятий розничной торговли и общепита.

Все фискальные регистраторы оснащены блоком фискальной памяти, для хранения данных о продажах и ЭКЛЗ (электронная контрольная  лента защищенная). ЭКЛЗ - дополнительный блок памяти, размещенный внутри ККМ  и предназначенный для записи информации о продажах. Основное отличие ЭКЛЗ от фискальной памяти (ФП) в том, что ФП записывает только суточную выручку, а ЭКЛЗ хранит в своей памяти все операции произведенные на фискальном регистраторе (чеки, чеки возвратов и суточные отчеты).

(рис.1 Фискальный регистратор)

• Сканер штрих-кода. Основное предназначение штрих-кода - однозначная идентификация самого товара, либо какого-либо признака товара, например упаковки или серийного номера. Работа в системе розничной торговли с товарами, которые имеют штрих-коды, увеличивает скорость обработки данных, поступающих в систему учета, и резко снижает вероятность возникновения механических ошибок ввода данных в систему. Основное применение сканеров штрих - кодов в системе оптовой торговли - это прием и отпуск товаров на складе путем автоматизации заполнения документов через чтение штрих - кода товара. На этом этапе легко обрабатываются ситуации отсутствия позиции товара в общем справочнике номенклатуры, так как система, произведя поиск товара по его штрих - коду, - не находит его и сообщает об этом пользователю, который определяет причину невозможности найти штрих - код. Далее, сканер штрих-кодов помогает в заполнении реквизитов карточки товаров в справочнике номенклатуры, что так же ускоряет работу и снижает вероятность ошибки.

(рис. 2 Сканер  штрих-кодов)

• Принтер этикеток для печати самоклеящихся этикеток со штрих-кодом, например, для фасованного товара или товара, не обладающего таким кодом;

(рис. 3 Принтер  этикеток) 

• Электронные весы, в которые загружается база данных товара для возможности точной идентификации этого товара при взвешивании и автоматического вычисления всех параметров весового товара (вес, тара, цена) с одновременным нанесением на товар самоклеющейся этикетки со штрих-кодом или просто с кодом товара;

(рис. 4 Электронные  весы)

• Терминалы сбора данных - это специализированный микрокомпьютер, со встроенным сканером, необходимый для решения ряда задач автоматизации учёта. Прежде всего, это компактное, лёгкое и полностью автономное устройство.

Терминал  предназначен для продолжительного использования и, поэтому работает длительное время от обычных батареек или от перезаряжаемых аккумуляторов. Кроме этого к нему предъявляются  повышенные требования по эргономичности, пыле- и водонепроницаемости, долговечности и ударопрочности, т.к. зачастую условия эксплуатации такого типа устройств далеки от идеальных.

(рис. 5 Терминал сбора  данных)

- Считыватели магнитных  карт, ридеры магнитных  карт -

Выносные  и встраиваемые считыватели магнитных  карт и смарткарт предназначены для считывания информации с магнитных карт и смарткарт.

(рис. 6 Ридер  магнитных карт) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава2. Применение автоматизированного  комплекса по расчетам с покупателями на примере магазина «Наш Магазин».

1.2Автоматизация контрольно-кассовых операций.

  В  торговые предприятия поступают  большие суммы денежной выручки,  поэтому необходимо обеспечить  правильный учет денежных средств,  четкий контроль за их сохранностью  и своевременную сдачу их в  банк.

  Денежная  выручка торговых предприятий  является основным источником финансирования и кредитования различных отраслей народного хозяйства, выплаты заработной платы, пенсий, стипендий. Ссуды банка дают возможность организациям и предприятиям закупать товары для продажи населению, заготавливать сельскохозяйственную продукцию, развивать строительство и производство, т. е. осуществлять все необходимые торгово-хозяйственные операции. Своевременная и полная сдача выручки имеет большое значение не только для развития торговли, но и всей экономики страны.

  Правильно  организованный учет и контроль  денежной выручки – необходимое  условие соблюдения принципов  рационального хозяйствования в торговле и сохранности товарно-материальных ценностей. Расчеты с покупателями и учет поступающих от них денежных сумм осуществляет либо непосредственно продавец, либо специально выделенный для этой цели работник – кассир-контролер.

 Наиболее  эффективный способ расчета с  покупателями – автоматизированный  способ с применением контрольно-кассовых  машин (ККМ). Он обеспечивает точный учет денежной выручки и контроль продажи товаров, позволяет проверить правильность выполнение расчетно-кассовых операций, сокращает время, необходимое для расчетов, повышает производительность труда контролеров-кассиров, снижает до минимума возможность ошибок при расчетах, предоставляет сведения об объемах продаж товаров и количестве обслуженных покупателей по часам рабочей смены.

  ККМ  являются инструментом контроля  со стороны администрации, учредителя  и государства за денежным  оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

  Уровень  автоматизации расчетно-кассовых  операций характеризуется многообразием  автоматически выполняемых функций  и скоростью действия ККМ, оперативностью  и качеством выдаваемой информации  и пропускной способностью узла расчета. Современные электронные ККМ оснащены блоком памяти и выполняют функции поиска цен товаров, относящихся к различным торговым отделам, могут вести учет по товарным группам, видам, наименованиям.

    Электронно-регистрирующие  машины (ЭКРМ) имеют сканирующие устройства, позволяющие определить стоимость товара автоматически, без набора ее на клавиатуре. Новые модели ЭКРМ могут выполнять функцию кассового терминала в роли головного устройства, управляющего работой нескольких ККМ.

Все это дает возможность:

1. увеличить скорость обслуживания покупателей;
2. автоматизировать расчетные и учетные операции;
3. обеспечивать безошибочную работу контролеров-кассиров, оперативно контролировать торгово-технологический процесс;
4. передавать и воспринимать информацию с сервера, расположенного в центральном офисе фирмы.

  ЭКРМ  могут использоваться в составе  комплексов для межотраслевой  интегрированной автоматической  системы управления товародвижением.  На основе применения штрихового  кодирования, считывающих устройств – адаптеров, программного обеспечения, портативных терминалов, автоматизированных рабочих мест контролера-кассира, этикетирующих устройств осуществляется автоматизация торгово-технологического процесса в оптовом и розничном звеньях товародвижения.

  Разработка  автоматизированных рабочих мест  контролера-кассира для предприятий  розничной торговли позволяет: 

• считывать информацию, нанесенную в виде штриховых кодов на упаковку или ярлыки товаров, и записывать ее в определенном коде в запоминающее устройство или вводить в компьютер;
• выполнять расчетные операции с учетом скидок и надбавок;
• обеспечивать различные виды оплат – наличный, безналичный расчет, чеками, с помощью пластиковых карт;
• осуществлять контроль над операциями, выполняемыми контролером-кассиром;
• регистрировать покупку на уровне групп и наименований товаров;
• автоматически вызывать цены из запоминающего устройства;
• выдавать оперативные и итоговые статистические данные продажи товаров;
• отображать информацию для покупателя.

  В  настоящее время все большее  распространение получают компьютерные  кассы, что позволяет сократить  как минимум двух кладовщиков  и одного бухгалтера.

  Кассово-компьютерный  учет увеличивает не только  производительность труда, но  и прибыль предприятия. Это делается таким образом: товаровед-менеджер видит на экране всю хронологическую последовательность торгового процесса по товарным группам, в виде таблиц, графиков, диаграмм. Информация предстает перед ним в максимально наглядной форме от одного нажатия клавиши. Например, сидя за компьютером и занимаясь текущими делами, товаровед-менеджер видит на экране предупреждение о снижении товарных запасов ниже критического уровня. Тут же автоматически на мониторе появляется список поставщиков этих товаров, к которым нужно срочно обратиться, определяются колебания спроса, выявляются закономерности не только по сезонам, но и по дням месяца. Это помогает оперативно учитывать интересы покупателей и не тратить деньги на закупки товаров, не пользующихся спросом.

   В целях практического освоения  принципа работы автоматизированного комплекса по расчету с покупателями, мной был взят один из филиалов торговой марки «Наш Магазин» по улице Малиновского, 12.

2.2Технико-экономическая характеристика магазина «Наш Магазин».

   Общество с ограниченной ответственностью УК "Наш Магазин"  является  крупным предприятием.