Автоматизация турфирмы

Введение

 

На современном этапе развития экономики становится очевидным, что ни одно предприятие не сможет успешно функционировать без применения автоматизированных систем управления.

Актуальность темы данной курсовой работы состоит в том, что  современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Общая тенденция внедрения информационных технологий в сфере туризма, активная работа ряда компьютерных фирм, специализирующихся в этой области, свидетельствуют о хороших перспективах этого направления. Все больше туристических фирм осваивают системы бронирования, большинство заявок и сделок осуществляется через сеть интернет, молодое поколение работников туриндустрии не имеет проблем с компьютерной грамотностью, компьютеризация туристических агентств приближена к 100%. Но все же развитие турбизнеса не должно останавливаться на данном этапе.

В данной курсовой работе на примере ЗАО туристско-экскурсионной фирмы «Тверской меридиан» будет рассмотрена  возможность внедрения автоматизированной системы управления предприятием для улучшения качества работы турфирмы, расширения ассортимента предоставляемых услуг и направлений, а также оптимизации технологического процесса оказания туристической услуги.

Целью данной работы является экономическая оценка внедрения  элементов АСУ на туристском предприятии.

 

В соответствии с целью  были поставлены следующие задачи:

• выявить основные элементы АСУ, применяемые на туристских предприятиях;
• провести экономическую оценку хозяйственной деятельности предприятия;
• разработать программу внедрения АСУ в турфирме;
• предложить мероприятия по оптимизации технологического процесса оказания услуг в турфирме;
• сделать вывод об экономической эффективности внедрения элементов АСУ на данное туристское предприятие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  основы использования средств информатизации и автоматизации туристским предприятием.

 

Индустрия туризма за последние десятилетия подверглась сильному влиянию компьютерных технологий. В настоящее время даже небольшие турфирмы используют компьютеры для автоматизации как основных, так и вспомогательных функций.

Туристская индустрия  идеально приспособлена для внедрения  компьютерных технологий. Для нее требуются системы, в кратчайшие сроки, предоставляющие сведения о доступности транспортных средств и возможностях номерного фонда гостиниц, обеспечивающие быстрое резервирование и внесение корректив, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг: формирование таких документов, как билеты, счета, путеводители, обеспечение справочной информацией и т.д.

 

1.  Понятие об информационных технологиях управления

 

Под информационными  технологиями управления (ИТУ) подразумевается система методов и приемов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники.

Понятие ИТУ неотделимо от технической и программной  среды. Однако уровень квалификации пользователей может быть разным, т.е. они могут быть как профессионалами в компьютерной области, так и непрофессионалами.

Цель применения ИТУ  заключается в повышении эффективности  всех видов ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.

В российской туристской отрасли разработка информационных технологий, как правило, ограничивается формированием программных продуктов по оформлению документов, их систематизацией на уровне секретарской работы и в лучшем случае автоматизацией рутинных процессов и созданием локальных баз данных для удовлетворения узких практических потребностей. Создание сквозной информационной технологии, позволяющей объединить работу всех звеньев организации, сформировать архивы с быстрым и гибким доступом к информационным ресурсам, является для многих турфирм лишь перспективой из-за того, что внедрение таких или аналогичных ИТУ несопоставимо с затраченными инвестициями.

 

2.  Классификация информационных технологий

 

Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует  таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Индустрия туризма многогранна  и требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей. Все информационные технологии управления, используемые в туристской индустрии, можно подразделить на классы, представленные на Схеме 1.

 

 

 

 

Схема 1 - Разделение ИТУ в туризме.

 

3. Автоматизация деятельности туристских фирм

 

Любая автоматизация  турфирмы предполагает внедрение в  ее деятельность автоматизированных рабочих  мест, благодаря которым будет  реализован комплекс обеспечивающих и  функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или  иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.

В большинстве случаев автоматизация  турфирмы касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа  которой сотрудник может принять решение. Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой турфирмы.

1. Применение стандартного программного обеспечения: системного (операционная система Windows) и прикладного:

• использование программ Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, готовых баз данных Access);

• программ-переводчиков, бухгалтерских, финансовых, систем управления документами, знаниями.

2. Применение специального программного обеспечения (туристского): отдельных программ – «ТурАнкета» и др.; типовых программных комплексов управления в туризме: «МАСТЕР-ТУР», «Мастер-Web», «САМО-Тур» «TurWin» и др.

3. Использование глобальных компьютерных систем бронирования гостиниц, авиа и ж/д билетов: «AMADEUS», «GALILEO», «SABRE» и др.
4. Сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования.
5. Участие в электронной торговле или электронном бизнесе.

 

 

 

 

 

4. Факторы внедрения и использования информационных технологий в туризме

 

Технологии управления влияют на внедрение и использование информационных технологий, а информационные технологии повышают эффективность технологий управления.

Кадровая политика фирмы  должна предусматривать организацию  не только систематической подготовки кадров, но и четкой технологической  дисциплины. Отлаженный рабочий процесс  и бессбойное функционирование всех операционных стадий зависит от грамотной работы системного администратора.

Основные условия развития информационных технологий в туристской фирме:

• Руководитель (топ-менеджер) – профессионал в туризме, новатор, хорошо информированный об успехах информационных технологий. Именно он играет ведущую роль и от него зависит приобретение оборудования (средств вычислительной техники) фирмы, повышение квалиикации персонала, используемые технологии и состав специалистов, определяющих стратегию автоматизации фирмы («ИТ-менеджеров»);
• Современные персональные компьютеры фирмы объединены в локальную сеть и имеют выход в интернет;
• Кадры – высококвалифицированные специалист; технологии управления – прогрессивные;
• В штате фирмы есть ИТ-менеджер.

Если все эти условия соблюдены, то эффективность ИТ зависит от тех программ, которые используются для накопления, обработки и передачи информации, и от того, на каком уровне этими программами владеет ИТ-менеджер.

 

 

 

Можно сделать вывод о том, что в настоящее время влияние информационных технологий огромно, так как напрямую связано с повышением эффективности работы как каждого менеджера в отдельности, так и компании в целом. Это напрямую влияет на конкурентоспособность компании на сегодняшнем рынке. Использование компьютерных сетей, Интернета и интернет-технологий, программные продукты сквозной автоматизации всех бизнес-процессов и т.д. сегодня не просто вопрос лидерства и создания конкурентных преимуществ, но и выживания на рынке в ближайшем будущем.

Необходимо отметить, что одним из важных факторов, который определяет успех деятельности любой организации индустрии туризма на туристском рынке, является время обслуживания клиентов. Учитывая это, в выигрыше остаётся та турфирма, которая в состоянии предоставить клиенту весь комплекс услуг в режиме реального времени. Возможность ведения бизнеса в подобном режиме напрямую связана с тем, каким образом и с помощью каких информационных технологий  организован обмен информацией между туроператором и поставщиками услуг, между туроператорами и турагентами.

Надо учесть, что на внедрение и использование информационных технологий влияет технология управления. А информационные технологии, в свою очередь, повышают её эффективность.

Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ использования элементов АСУ  в ЗАО туристско-экскурсионной  фирме «Тверской меридиан».

 

5. Организационно-экономическая характеристика ЗАО турфирмы «Тверской меридиан».

 

Туристическая фирма «Тверской меридиан» располагается  в центре города на улице Трехсвятская,17. Она имеет очень выгодное положение: располагается на главной пешеходной улице города, именуемой также Тверским Арбатом, неподалеку располагаются торговые центры «Олимп», «Парадиз», «Сретенка», также гостиница «Волга». В центре города сосредоточены многие деловые центры, что позволяет рассчитывать на большое количество потенциальных клиентов.

ЗАО туристско-экскурсионная  фирма «Тверской меридиан» была основана в 1992 году и имеет давнюю историю. С 1961 года в здании данной турфирмы располагалось  Калининское бюро путешествий, затем в связи с перестройкой было преобразовано в «Тверь турист», а с 1992, как уже было сказано выше, существует в современном виде.

Турфирма занимает не целое здание, а помещение из трех комнат.

Организационно-правовая форма базы прохождения практики - закрытое акционерное общество. Закрытое акционерное общество (ЗАО) - это тип акционерного общества, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц. Число акционеров ЗАО не может быть более 50-ти. Минимальный размер уставного капитала ЗАО составляет 100 МРОТ.

Положительной стороной данной формы предприятия является то, что акционеры не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Также в ЗАО помимо уставного капитала образуется эмиссионный доход, который не влияет на количество и номинальную стоимость принадлежащих акционерам акций;

На сегодняшний  день число акционеров достигает 6 человек, что соответствует Федеральному закону РФ «Об акционерных обществах» № 208 - ФЗ (согласно данному закону число участников не должно превышать 50 человек).

В настоящее  время в штате фирмы состоят 5 человек: директор, заместитель директора, менеджер, слесарь-сантехник, уборщица, дворник. Вне штата 30 экскурсоводов. Структура управления в ЗАО туристско-экскурсионной фирме «Тверской меридиан» линейная, то есть вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.

Организационная структура предприятия может  быть представлена следующим образом на схеме 2:

 

 

 

 

 

          

           

 

 

 

Схема 2 - Организационная структура управления ЗАО ТЭФ «Тверской меридиан».

Генеральному  директору непосредственно подчиняются заместитель директора, старший менеджер, главный бухгалтер. Они представляют средний уровень управления и обеспечивают реализацию политики функционирования предприятия, разработанной высшим руководством, отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение.

В прямом подчинении старшего менеджера находятся менеджеры  среднего звена (на данный момент эти рабочие места свободны в связи с решением директора - не нанимать работников на время низкого сезона) и экскурсоводы. Заместителю директора непосредственно подчиняются слесарь-сантехник, уборщица, дворник. Также в отсутствии директора зам. директор непосредственно выполняет функции директора. Руководители всех уровней управления выполняют также исполнительские функции.

Большинство работников, за исключением нескольких внештатных экскурсоводов,  старше 40 лет, с высшим специальным образованием. Опыт работы в сфере туризма большинство  персонала имеет более 20 лет. Экскурсоводы, работающие на предприятии, проходят тщательный отбор, поэтому даже сравнительно молодые работники имеют высокий профессионализм и обеспечивают качественное экскурсионное обслуживание. Текучесть кадров отсутствует. Причиной этого могут являться предоставляемые социальные гарантии и установленные дружеские отношения между звеном управления и подчиненными.

Связи с вышестоящими внешними организациями и партнерами находятся под контролем директора.

В обязанность  менеджеров входили следующие функции:

• отвечать на звонки. Большинство клиентов обращалось по телефону с просьбой рассказать о том или ином курорте с подробным описанием и ценами. Под рукой у менеджеров находились необходимые материалы: прайс–листы, каталоги, а также компьютер с выходом в интернет, который значительно облегчал задачу поиска необходимого отдыха для клиентов;
• подбирать необходимые путевки. В случае обращения клиента непосредственно в офис турфирмы осуществлялся поиск путевок непосредственно по пожеланиям клиента.

В ЗАО турфирме «Тверской меридиан» работает приходящий бухгалтер. Это обосновано тем, что фирма имеет малое количество штатных сотрудников и наем бухгалтера на полный рабочий день нецелесообразен.

ЗАО турфирма «Тверской  меридиан» осуществляет продажу путёвок на речные круизы по Волге и Волго-Балтийскому каналу с посещением Кижи и Валаама, продажа путёвок на отдых в пансионаты и санатории Крымского полуострова и Большого Сочи, но основным видом деятельности является экскурсионное обслуживание туристов, прибывающих в Тверь на теплоходах.

На предприятии применяется упрощенная система налогообложения. Сущность единого налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения организациями и индивидуальными предпринимателями, заключается в том, что он заменяет уплату целого ряда налогов, устанавливаемых общим налоговым режимом. Организации, применяющие данный налоговый режим, освобождаются от обязанности по уплате:

• налога на прибыль организаций;
• налога на добавленную стоимость;
• налога на имущество организаций;
• единого социального налога.

Предприниматель самостоятельно выбирает ставку единого налога при применении упрощенной системы налогообложения. В ЗАО «Тверской меридиан» эта ставка составляет 16% с разницы между доходами и расходами, то есть с прибыли, но не менее 1% с оборота в год.

Внешние связи  предприятия осуществляются через  директора. Партнерами  ЗАО туристско-экскурсионной фирмы «Тверской меридиан» являются многие предприятия размещения, транспортные компании и турфирмы. Самыми проверенными и надежными партнерами по направлениям деятельности (Юг России, Крым, круизы по Волго-Балту) можно считать: турфирму «Меридиан-Сочи», турфирму «Ялта-тревел», также компанию «Инфофлот», специализирующуюся на речных круизах.Также имеются связи с несколькими десятками аналогичных туристических и транспортных компаний.

Занимая такое  выгодное положение как территориально, так и в туристическом бизнесе  Твери ЗАО туристско-экскурсионная фирма «Тверской меридиан» имеет конкурентов на рынке. Изучение конкурентной среды является объектом маркетинговых исследовании. Этот анализ проводится с целью установления места данной туристической компании на рынке туристских услуг, определения на какую долю этого рынка она может рассчитывать в планируемом периоде.

Основных конкурентов  туристического агентства «Тверской меридиан» можно разделить на два вида:

• турагентства, расположенные в непосредственной территориальной близости, такие как: «Альтера Тревел», «Азбука отдыха», «Магазин путешествий», «ЛимоТур» и др.;
• турагентства, осуществляющие проведение экскурсионное обслуживание по Твери и Тверской области – «Заповедник времени», «Интерсервис тур», «Исток» и др.

ЗАО  ТЭФ «Тверской  меридиан» является единственной компанией  в Твери, которая может предоставить речные круизы по основным водным путям России, также ближнего и дальнего зарубежья по относительно приемлемым ценам. Как отмечалось ранее, данная турфирма имеет довольно долгую историю своего развития и в настоящем виде существует уже 20 лет, поэтому сформировался круг постоянных клиентов, проявляющих доверие к надежности оказываемых услуг.  Таким образом, предприятие заняло определённую и желаемую нишу на тверском рынке туристских предприятий, а также определённый круг своих клиентов.

Теперь рассмотрим экономическую характеристику турфирмы «Тверской меридиан».

Рассмотрим  более подробно статьи доходов и  расходов ЗАО ТЭФ «Тверской меридиан»  за период прохождения практики (со 02.08 по 29.08). За данный промежуток времени  вышеперечисленными услугами фирмы  воспользовалось 11 человек. Семеро из них выбрало отдых на Черноморском побережье за 30000 руб., 17500 руб., 24000 руб., 16900 руб. и 14090 руб. Примерная стоимость проживания в пансионате «СССР» представлена в Приложении А. Отправиться в круиз по Волге до Ярославля решила семья из 3-х человек на 5 дней за 20835 руб. Также круиз по Волге от Москвы до Плёса на 7 дней был приобретён клиентом за 8400 руб. Необходимо заметить, что только 10% от стоимости каждого проданного тура будет являться доходом «Тверского меридиана». Таким образом, доход предприятия от продажи путёвок составит:

3000+1750+2400+1690+1409+2083,5+840=13172,5 руб.

Как уже было сказано, основной статьёй дохода рассматриваемого предприятием является предоставление экскурсионного обслуживания теплоходам, пребывающим в Тверь. Данные по навигации за август 2010 года приведены в Приложении Б.

Экскурсовод может  обслужить группу при обзорной пешеходной экскурсии, состоящую не более чем  из 30 человек. За рассматриваемый период на работу для обзорной пешеходной экскурсии было приглашено 83 экскурсовода. Оплата труда составляет 444 руб. (без ЕСН) за экскурсию. Т.о. затраты турфирмы на оплату труда внештатных экскурсоводов составила:

444*26% = 156 (руб.) –  с ЕСН; 444+156 = 600 руб. 

83*600 = 49800 руб.

Необходимо  учесть, что некоторые обзорные пешеходные экскурсии включают в себя посещение Тверской Областной картинной галереи. Стоимость входного билета для экскурсанта из группы составляет 100 руб. Всего музей посетило 1550 человек и статья затрат по данной услуге составит 155000 руб.

При этом было осуществлено 4 экскурсии в Торжок. Оплата труда экскурсовода за проведение экскурсии по Торжку составляет 650 руб. (без ЕСН). Всего было задействовано 8 экскурсоводов, а значит затраты предприятия составят:

650*26,2% = 170,3 руб.  – ЕСН; 170,3 + 650 = 820,3 РУБ.

820,3*8 = 6563 руб.

Для экскурсий  в город Торжок арендуется автобус  за 12000 руб., а значит затраты «Тверского меридиана» включают ещё 12000*8 = 96000 руб.

Следующим этапом является подсчёт доходов предприятия  от экскурсионного обслуживания за период со 02.08 по 29.08. Все данные представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Доходы от экскурсионного обслуживания

Вид услуги	Стоимость на 1 человека,                руб.	Количество экскурсантов
Обзорная пешеходная Экскурсия по г. Твери	300	1000
Пешеходная + Музей	400	1550
Экскурсия по Торжку	750	380

 

Итого доход  ЗАО «Тверской меридиан» за экскурсионное  обслуживание теплоходов составляет:

300000 + 620000 + 285000 = 1205000 руб.

Совокупный  доход предприятия за экскурсионное  обслуживание и продажу путёвок  со 02.08 по 29.08 составляет:

1205000 + 6586 = 1211586 руб.

На следующем  этапе необходимо подсчитать общие  затраты предприятия. Они представлены в таблице 2.

 

Таблица 2 - Расходы турфирмы «Тверской меридиан»

Статья расходов	Сумма, руб.
Оплата коммунальных услуг	3000
Услуги ОАО  «Центр Телеком» (телефонная  связь, интернет)	2200
Аренда автобусов	96000
Расходы на оплату труда штатных работников с начислениями	73827
Расходы на оплату труда экскурсоводов С начислениями	43224
Расчёты с Областной  картинной галереей	155000
Итого	373251

 

Таким образом, прибыль до налогообложения ЗАО  ТЭФ «Тверской меридиан» составит:

1211586 – 373251 = 838335 руб.

Налог на прибыль  составляет 24%, следовательно, 24%*838335 = 201200

Чистая прибыль  предприятия = 838335 – 201200 = 637135 руб.

Теперь рассмотрим заработную плату штатного персонала, которая представлена в таблице 3. Текучесть кадров практически отсутствует. Причиной этого могут являться предоставляемые социальные гарантии и установленные дружеские отношения между звеном управления и подчинёнными.

 

Таблица 3 - Заработная плата штатного персонала турфирмы

Наименование должности	Начислено, руб.	ЕСН, 26,2%	Итого, руб.
Директор	25500	6681	32181
Зам. директора	12000	3144	15144
Менеджер	5500	1441	6941
Бухгалтер	6000	1572	7572
Слесарь-сантехник	4000	1048	5048
Уборщица	2500	524	3024
Итого			69910

В итоге, можно  сделать вывод, что предприятие  является полностью прибыльным. Однако эта прибыль не используется для  дальнейшего развития предприятия. Полученные денежные средства идут на содержание фирмы в «не сезон». Данная фирма очень зависит от показателя сезонности.

Из всего  перечисленного мы видим, что основной деятельностью, приносящий доход, является предоставление экскурсионного обслуживания группам туристов, прибывающих с теплоходов.

Сезон навигации  начинается с 20-х чисел апреля и  заканчивается 10-ми числами октября. Во всё остальное время турфирма занимается продажей путёвок. Большой  доход этот вид деятельности не может  принести турфирме, т.к. даже в самый  пиковый период года число проданных путёвок не превышает 15 за месяц.

Решить сложившуюся  ситуацию можно с помощью новой  маркетинговой политики предприятия. На сегодняшний день предприятие  не занимается рекламой своей деятельности, так как считает, что в этом нет необходимости.  Также нужно отметить, что в настоящее время в офисе работают только директор и его заместитель. Менеджера на работу брать не планируется, так как именно сейчас начинается «не сезон» и это не принесёт необходимой прибыли предприятию. Сейчас основная задача перед фирмой стоит – это постройка второго мансардного этажа.