Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета. 2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО  ТРАНСПОРТА

 

 

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

 УНИВЕРСИТЕТ  ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

(МИИТ)

 

Смоленский  филиал

 

 

Факультет «Экономический»

Кафедра «Бухгалтерский учет и экономическая информатика»

 

КУРСОВАЯ   РАБОТА 

 

по дисциплине  "Информационные технологии управления"

 

Тема:

«Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета»

 

 

 

Выполнил: Рахимов М.Х.

Группа: СММН-2,3

Шифр/1012315

 

 

 

 

Рецензент:         Фомченков В.П.

 

 

 

 

 

Смоленск     2012 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение 3

1. Системный подход  к информатизации бизнеса 6

1.1. Понятие информационной  системы 6

1.2. Информационная  стратегия как ключевой фактор  успеха 10

1.3. Внешнее и внутреннее  информационное окружение предприятия 12

2. Автоматизированная  информационная система бухгалтерского  учета 18

2.1. Техническое задание 18

2.2. Определение требований  к автоматизированной информационной  системе и их анализ 19

2.2.1. Структурный анализ предприятия 19

2.2.2. Характеристика комплекса решаемых задач 24

3. Проектирование элементов  информационной системы 28

3.1. Обоснование выбора  структуры базы данных 28

3.2. Описание схемы  базы данных, таблиц и связей  между ними 30

3.3. Ограничения на  информацию 32

4. Реализация проекта 34

4.1. Обеспечение логической  целостности базы данных 34

4.2. Определение средней  заработной платы сотрудников  заданного подразделения за заданный  интервал дат 36

4.3. Инструкция пользователю 38

Заключение 42

Список использованных источников 43

Приложения 44

Приложение А. 44

Должностная инструкция главного бухгалтера 44

Приложение Б. 48

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы 48

Приложение B. 51

Основные стандартные  типы данных MS Excel 51

 

Введение

Наиболее  характерная черта развития мировой  экономики начала XXI века – колоссальные успехи и достижения в области техники и технологий, появление наукоемких производств во многих её отраслях. Высокие темпы развития науки и технологий, а главное – масштабы и темпы их внедрения в производство и общественную жизнь, превратили научно-техническую революцию в естественный процесс – она стала перманентной. Благодаря глобализации знаний, росту уровня образования, прогрессу в вычислительной технике и развитию коммуникаций любые «ноу-хау» практически сразу после изобретения становятся сейчас общечеловеческим достоянием.

Во второй половине ХХ века на базе чрезвычайно  быстрого развития компьютерной техники на первые роли стали выдвигаться технологии, которые всё шире стали обслуживать информационные потребности общества – информационные технологии. Распределенные информационные системы и вычислительные комплексы большой мощности, глобальные, региональные и локальные компьютерные сети широко используются в различных областях науки, техники и бизнеса. Развивается электронная коммерция, в Интернете появляются всё новые социальные сети, которые охватывают всё более широкие слои общества. Появилось и стало всесторонне развиваться и наполняться новым содержанием понятие информационно-коммуникационные технологии (ИКТ).

В связи  с переходом на более мощную микропроцессорную  базу, созданием многоядерных и многопроцессорных  систем существенным изменениям подвергаются технические средства связи, средства бытового, культурного и прочего назначений. Постоянно растущие объемы данных и информации привели к созданию новых технологий поиска, обработки и анализа информации (Data Mining, OLAP) и информационно-поисковых систем широкого назначения (Yandex, Yahoo, Rambler, Google и др.).

Влияние информационных технологий на менеджмент в целом, на культуру управления, на общество трудно переоценить. Стремительное развитие вычислительной и телекоммуникационной техники, накопление колоссальных объемов информации и чрезвычайно высокая скорость информационного обмена сформировали к концу ХХ века новое понятие – глобальное информационное общество. Это привело к коренной ломке прежних социальных понятий: фокус деятельности компаний переместился с технологий на общество, на удовлетворение его материальных, духовных и информационных потребностей.

Информационные  технологии изменили не только способ работы – они изменили способ делового стратегического мышления.

Данная  курсовая работа посвящена разработке элементов системы электронного документооборота (СЭД) отдела бухгалтерии, а конкретно отдела расчетов с рабочими и служащими, ООО «Дюна-веста» – промышленного предприятия, занимающегося производством чулочной продукции.

Курсовая  работа изложена на 50 страницах, содержит 18 рисунков, 8 таблиц и состоит из введения, 2 разделов (теоретического и практического), заключения, списка литературы из 5 наименований и 3 приложений.

Во введении дана общая характеристика работы.

В первом теоретическом разделе проведена  исследовательская работа на тему «Системный подход к информатизации бизнеса. Понятие информационной системы. Информационная стратегия как ключевой фактор успеха. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия

Во втором (практическом) разделе работы проведен структурный анализ объекта автоматизации  – ООО «Дюна-Веста», обозначена проблемная область предприятия, сформулированы требования к функциональности системы электронного документооборота.

Также данный раздел посвящен вопросам проектирования элементов информационной системы, к которым относятся: обоснование  выбора структуры базы данных по планированию и получению необходимых ресурсов, проектирование схемы базы данных, таблиц и связей между ними, задание ограничений на вводимую информацию.

Далее мы рассмотрели вопросы обеспечения  логической целостности базы данных, реализации определенных техническим  заданием действий по обработке исходных данных, приведена инструкция пользователя.

В заключении изложены основные результаты выполнения курсовой работы.

В приложениях  приведены должностные инструкции работников отдела бухгалтерии и  основные стандартные типы данных MS Excel.

 

1. Системный подход к информатизации бизнеса

Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем насыщения политической, экономической и социальной деятельности современными информационными технологиями получил название информатизация. Информатизация в системе управления предприятием предполагает:

• создание правовых, экономических, технологических, социальных условий для того, чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была доступна в кратчайшие сроки, в любой точке, любому потенциальному пользователю;
• создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний;
• обеспечение первоочередного развития структур производства и воспроизводства информации и знаний;
• разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения информационных технологий в систему управления организацией.

1.1. Понятие информационной  системы

Информационная  система (ИС) – это система, реализующая информационную модель предметной области, чаще всего – какой-либо области человеческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информации.

Информационной  системой (или информационно-вычислительной системой) называют совокупность взаимосвязанных  аппаратно-программных средств для автоматизации накопления и обработки информации. В информационную систему данные поступают от источника информации. Эти данные отправляются на хранение либо претерпевают в системе некоторую обработку и затем передаются потребителю.

Между потребителем и собственно информационной системой может быть установлена обратная связь. В этом случае информационная система называется замкнутой. Канал  обратной связи необходим, когда  нужно учесть реакцию потребителя  на полученную информацию.

Информационная  система состоит из баз данных, в которых накапливается информация, источника информации, аппаратной части ИС, программной части ИС, потребителя информации.

По мнению одних авторов, ИС включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других – нет.

Состав  информационных систем:

• Данные
• Информация
• Знания
• Базы данных
• База знаний
• программное обеспечение
• экспертные системы
• локальные сети
• защита информации
• информационная безопасность

 

Классификация информационных систем по степени автоматизации

• Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.
• Автоматизированные информационные системы (АИС) — наиболее популярный класс ИС. Предполагают участие в процессе накопления, обработки информации баз данных, программного обеспечения, людей и технических средств.
• Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека, различные роботы. Примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет, например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска.

Обычно  термином ИС в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Классификация информационных систем по характеру  использования информации:

• Информационно-поисковые системы – система для накопления, обработки, поиска и выдачи интересующей пользователя информации.
• Информационно-аналитические системы – класс информационных систем, предназначенных для аналитической обработки данных с использованием баз знаний и экспертных систем.
• Информационно-решающие системы – системы, осуществляющие накопление, обработку и переработку информации с использованием прикладного программного обеспечения.
• управляющие информационные системы с использованием баз данных и прикладных пакетов программ.
• советующие экспертные информационные системы, использующие прикладные базы знаний,
• Ситуационные центры (информационно-аналитические комплексы)

Классификация информационных систем по архитектуре

• Локальные ИС (работающие на одном электронном устройстве, не взаимодействующем с сервером или другими устройствами)
• Клиент-серверные ИС (работающие в локальной или глобальной сети с единым сервером)
• Распределенные ИС (децентрализованные системы в гетерогенной многосерверной сети)

Классификация информационных систем по сфере применения:

• Информационные системы организационного управления – обеспечение автоматизации функций управленческого персонала.
• Информационные системы управления техническими процессами – обеспечение управления механизмами, технологическими режимами на автоматизированном производстве.
• Автоматизированные системы научных исследований — программно-аппаратные комплексы, предназначенные для научных исследований и испытаний.
• Информационные системы автоматизированного проектирования – программно-технические системы, предназначенные для выполнения проектных работ с применением математических методов.
• Автоматизированные обучающие системы – комплексы программно-технических, учебно-методической литературы и электронные учебники, обеспечивающих учебную деятельность.
• Интегрированные информационные системы – обеспечение автоматизации большинства функций предприятия.
• Экономическая информационная система – обеспечение автоматизации сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Классификация информационных систем по признаку структурированности  решаемых задач:

• Модельные информационные системы позволяют установить диалог с моделью в процессе ее исследования (предоставляя при этом недостающую для принятия решения информацию), а также обеспечивает широкий спектр математических, статистических, финансовых и других моделей, использование которых облегчает выработку стратегии и объективную оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем.
• Использование экспертных информационных систем связано с обработкой знаний для выработки и оценки возможных альтернатив принятия решения пользователем. Реализуется на двух уровнях:
• Первый уровень (концепция «типового набора альтернатив») – сведение проблемных ситуаций к некоторым однородным классам решений. Экспертная поддержка на этом уровне реализуется созданием информационного фонда хранения и анализа типовых альтернатив.
• Второй уровень – генерация альтернативы на основе правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив, используя базу имеющихся в информационном фонде данных.

Экспертные  системы представляют совокупность фактов, сведений и данных с системой правил логического вывода информации на основании логической модели баз  данных и баз знаний. Базы данных содержат совокупность конкретных данных, а базы знаний – совокупность конкретных и обобщенных сведений в рамках логической модели базы знаний.

1.2. Информационная стратегия  как ключевой фактор успеха

Известно, что руководство предприятия  и пользователи воспринимают ценность информационных технологий различным образом. Чем выше уровень в иерархии руководства, тем больше ослабляется внимание к информационным технологиям и растет внимание к деятельности предприятия.

Информационные  технологии требуется создавать  таким образом, чтобы они поддерживали все потребности предприятия с позиции улучшения временных и функциональных показателей, а инфраструктура информационных технологий обеспечивала бы рост всего предприятия за счет улучшения уровня удовлетворенности клиентов.

Для того чтобы реализовать эту цель, необходимо:

• обладать своевременной, пригодной к использованию и надежной информацией;
• использовать производительные и эффективные методы и средства (измерение характеристик, управление знаниями и т.д.);
• предусматривать возможность интеграции применяемых технологий.

Один  из способов достижения поставленных целей заключается в создании и реализации информационной стратегии (далее ИТ-стратегии) предприятия. ИТ-стратегия состоит из рационального использования имеющихся в организации информационных технологий, которые отвечают и поддерживают миссию предприятия.

Основные  цели ИТ-стратегии:

• соответствие задачам и стратегии предприятия;
• создание условий по использованию всех возможностей деятельности и, соответственно, получению максимальных преимуществ;
• использование ИТ-ресурсов должным образом;
• управление ИТ-рисками, связанными с использованием информационных технологий.

Основные составляющие ИТ-стратегии представлены на рисунке 1.

Рисунок 1.1 – Составляющие ИТ-стратегии

Создание  ИТ-стратегии

Процесс создания ИТ-стратегии начинается с установления целей для имеющихся на предприятии информационных технологий и определения начальных направлений развития. Затем выясняются измеримые показатели деятельности, значение которых сравнивается с желаемыми значениями. Итогом могут явиться изменения в деятельности предприятия. После установки целей и перечня измеряемых показателей основной задачей для правления становится достижение этих целей, а для дирекции – проведение изменений, способствующих их реализации.

1.3. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия

Развитие  информатизации бизнеса показало, что  ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие  между технологиями и бизнесом - сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение.

Менеджеры должны постоянно принимать эти  факторы во внимание, чтобы успешно  внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

Вычислительные  и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром  и важнейшим стратегическим ресурсом.

Организации создают ИС, чтобы повысить эффективность  и конкурентоспособность своего бизнеса. Это важнейшая, но не единственная причина для создания дорогостоящих  систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

Рисунок 1.2 – Внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании

На рисунке 2 отражены внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании в соответствии с моделью конкурентных сил Портера. Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании показан на рисунок 3.

Рисунок 1.3 – Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании

Разделение  систем ИТ на внешние и внутренние подсистемы необходимо для эффективной компенсации «давления» внешних и внутренних факторов. Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться к изменяющемуся окружению.

Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной – она должна успевать меняться, чтобы:

• удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей,
• не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции,
• совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг,
• ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач,
• развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента.

Для этого  недостаточно просто формулировать  и передавать руководящие указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании.

Компания  и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы  система управления помогала отслеживать  изменения во внешнем мире и формировать  соответствующие изменения в  стратегии и политике компании. Таким  образом, одной из главных задач  ИС предприятия является обеспечение  информационного взаимодействия между  внешним окружением и внутренней средой (рисунок 4).

Рисунок 1.4 – Внешняя и внутренняя среды предприятия

В компании имеется внешняя и внутренняя информация в зависимости от источника  ее возникновения. Она отражает взаимопроникающие  организационные, управленческие и  производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе  и информационные, перерабатывает их в продукты своей деятельности. При  этом оно порождает специфическую  внутреннюю среду, которая формируется  совокупностью структурных подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими процессами, экономическими и социальными отношениями.

Информация  внутренней среды отражает финансово-экономическое  состояние предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации осуществляется посредством  стандартных формализованных процедур.

Внутренняя  информация, как правило, точна и  адекватно отражает состояние предприятия.

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты, производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка персонала, сферы  применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта, техника продаж, заказы, поставки.

Источники внутренней информации: директорат и  администрация предприятия, планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные подразделения, юридические, эксплуатационные и ремонтные службы, отделы логистики, закупки и сбыта.

Внешняя среда – экономические, политические и социальные субъекты, действующие за пределами предприятия, связи и отношения с ними. Это, соответственно, экономические, политические, социальные, технические, технологические, научные и другие отношения с партнерами, потребителями, конкурентами, государственными органами и общественными организациями.

Информация  внешней среды часто неполна, противоречива, приблизительна, разнородна, неадекватно отражает состояние  внешней среды.

Примеры внешней информации: рынок и его  нестабильность, требования и ожидания потребителей, "происки" конкурентов, тенденции в деловой среде  и состояние мировых рынков, спрос  и предложения, изменения в законодательстве.

Источники внешней информации и формы ее подачи чрезвычайно разнообразны. Самыми важными из них такие:

1. Общая информация о состоянии экономики: информационно-аналитические обзоры, специализированные печатные издания, газеты, Интернет-сайты. Например, сервер «РосБизнесКонсалтинг» (www.rbc.ru) предоставляет следующую информацию:

• оперативные экономические новости;
• оперативную информацию с СЭЛТ/FOREX;
• биржевые индексы (Доу-Джонс, АК&М, NIKKEY);
• данные по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;
• аналитическую информацию по отраслям производства и банковским ресурсам.

2. Специализированная экономическая информация. На информационном сервере Центробанка (www.crb.ru) можно найти всю свободно распространяемую информацию по финансовому рынку – межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых и валютных депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, курсы валют на любую прошедшую дату, динамика валют, кросс-курсы и т. д.

3. Официальная информация из государственных органов и органов управления – законы, указы, постановления, нормативные документы, сообщения таможенных и налоговых органов.
4. Информация по ценам на товары: журналы и бюллетени, каталоги, сайты в Интернет. В российской части Всемирной паутины это в основном данные по компьютерной, аудио-, видеотехнике, цифровым устройствам, книжным и музыкальным новинкам.
5. Тематическая информация. Основной источник – российские и зарубежные информационные поисковые Internet-системы: Google, Yahoo!, AltaVista, Rambler, Яndex и многие другие. Системы выполняют поиск документов по ключевым словам с учетом морфологии языков. Поиск осуществляется по тематическим серверам и заявленным разделам.

Совокупность  внешней и внутренней информации, обслуживающие системы и технологии, ИТ-специалисты и персонал ИТ-подразделений составляют информационно-технологический ресурс (Information Technology Resource – ITR) современного предприятия.

2. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

2.1. Техническое задание

Разработать элементы информационных технологий управления комплекса задач предметной области организации.

Наименование организации:

ООО «Дюна-Веста».

Наименование комплекса задач:

Управление финансовыми и материальными  ресурсами.

Реализуемая функция:

Осуществление финансовых и учетных  операций (транзакций).

Реализуемая задача:

Выполнение оплаты труда персонала.

Реализуемые действия по обработке  информации:

• вывод списка начисленной зарплаты за заданный месяц заданного подразделения;
• - вывод списка начислений заработной платы заданного сотрудника за заданный интервал дат;
• - определение средней заработной платы сотрудников заданного подразделения за заданный интервал дат..