Автоматизированная информационная система документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………...6

1. Общая характеристика Липецкого отделения Сбербанка России №3773……………………………………………………………………………...8 1.1 Характеристика Липецкого отделения Сбербанка России №3773…….8

1.2  Организация  документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц Моршанского отделения Сбербанка России №3773……………………10

1.3 Организация  деятельности Отдела по обслуживанию  юридических лиц Липецкого отделения Сбербанка России №3773…………………………..14

2. Обзор современных средств автоматизации документооборота в коммерческих банках……………………………………………………………17

2.1 Общие сведения  об автоматизированных информационных  системах в коммерческих банках……………………………………………………………17

2.2 Обзор российского  рынка программных средств автоматизации  документооборота в организациях……………………………………………..20

2.3 Обзор технического, математического, программного и  информационного обеспечения автоматизированных  систем документооборота……………….29

3. Обоснование  проектных решений по автоматизации  документооборота в Отделе по  обслуживанию юридических лиц Липецкого отделения Сбербанка России №3773……………………………………………………….33

3.1 Обоснование  требований  к автоматизированной  информационной системе документооборота  Отдела по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка  России №3773…………………………..33

3.2 Сравнение  и выбор средств автоматизации………………………………..35

3.3 Организация  деятельности Отдела по обслуживанию  юридических лиц Моршанского  отделения Сбербанка России №  3773 в условиях автоматизированной  обработки данных с помощью  системы DocsVision…..37

3.4 Обоснование  эффективности применения системы  электронного документооборота DocsVision в Отделе по обслуживанию юридических  лиц Липецкого отделения Сбербанка России № 3773………………………….39

Заключение………………………………………………………………………41

Список используемых источников……………………………………………..42

Приложение  А……………………………………………………………………43

Приложение  Б……………………………………………………………………44

Приложение  В……………………………………………………………………45

Приложение  Г……………………………………………………………………46

Приложение  Д……………………………………………………………………47

Приложение Ж…………………………………………………………………...48

Приложение  К……………………………………………………………………49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

         Автоматизированная информационная  система представляет собой совокупность  информации, экономико-математических  методов и моделей, технических, программных, технологических средств и штата специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

         В настоящее время все более  развивающаяся система рыночных  отношений в нашей стране требует  российский бизнес искать новые способы, чтобы  «удержаться на плаву» в условиях усиленной конкуренции, получить максимальную прибыль и выйти на лидирующие позиции. Достичь определенных успехов можно путем сокращения времени и четкой организации выполнения рутинных повседневных операций, развития путей взаимодействия клиента и организации, заменой бумажного документооборота на электронный. Осуществить все это можно с помощью внедрения в систему различных программных средств автоматизации той или иной деятельности.

         Тема данной курсовой работы является актуальной, так как банковский бизнес как никакой другой нуждается в автоматизации своих операций. Российские банки достигли достаточно высокого уровня развития по сравнению  со многими другими коммерческими организациями: за день они совершают огромное количество операций и обслуживают множество клиентов. Отдел по обслуживанию юридических лиц осуществляет обслуживание крупных, средних и малых государственных и коммерческих организаций, а также индивидуальных предпринимателей. Документация по операциям, осуществляемым с участием юридических лиц, является гораздо более объемной, чем по операциям с физическими лицами, поэтому введение автоматизированной  информационной системы документооборота значительно упростит и ускорит работу отдела, а, следовательно, и банка в целом, а оперативность в настоящее время – один из важнейших факторов успешного бизнеса.

       Объект исследования – организация  документооборота Отдела по обслуживанию  юридических лиц Моршанского  отделения Сбербанка России № 3773.

       Предметом исследования выступает   автоматизация документооборота  Отдела по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка  России № 3773.

       Целью данной курсовой работы  является определение программного  средства с помощью, которого может быть автоматизирован документооборот Отдела по обслуживанию юридических лиц Моршанского отделения Сбербанка России № 3773.

       Для достижения поставленной  цели в рамках данной курсовой  работы решаются следующие задачи:

1. Изучение технологии и организации деятельности Отдела по обслуживанию юридических лиц Моршанского ОСБ № 3773.
2. Обзор современных средств автоматизации документооборота, представленных на российском рынке.
3. Сравнение программных средств и выбор из них наиболее подходящего для Отдела по обслуживанию юридических лиц Моршанского ОСБ № 3773.
4. Обоснование эффективности проектных решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Общая  характеристика Моршанского отделения  Сбербанка России №3773

 

1. Характеристика Моршанского отделения Сбербанка России №3773

 

Отделение Сбербанка  России № 3773 является филиалом акционерного коммерческого Сберегательного  банка РФ.

Филиал не является юридическим лицом. Он создан на основании  решения общего собрания акционеров и приказа Сбербанка России от 22. 03. 91 г. и 28. 03. 91 г. Данный филиал расположен по адресу: 393920, Тамбовская область, г. Моршанск, ул. Интернациональная,85.

Филиал входит в единую систему Сбербанка России, организационно подчиняется Тамбовскому  банку Сбербанка РФ и непосредственно  руководит работой подразделений системы Сбербанка России, расположенных на обслуживаемой им территории (таких подразделений 49 шт.).

В своей деятельности филиал руководствуется законодательством  Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, в том числе  нормативными актами Банка России, Уставом Сбербанка, его нормативными и распорядительными документами, «Положением о филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка (Сбербанка России) открытого акционерного общества Моршанском отделении № 3773».

Данный филиал осуществляет следующие банковские операции:

- привлечение  денежных средств юридических  и физических лиц во вклады (до востребования и на определённый  срок);

- размещение  этих денежных средств от имени  Сбербанка России;

- открытие и  ведение банковских счетов юридических и физических лиц;

- осуществление  расчётов по поручению физических  и юридических лиц, в том  числе банков-корреспондентов, по  их банковским счетам;

- привлечение  во вклады и размещение драгоценных  металлов, а также осуществление  иных операций с драгоценными металлами в соответствии с законодательством РФ и правилами Сбербанка.

- инкассацию  денежных средств, векселей, платёжных  и расчётных документов и кассовое  обслуживание юридических и физических  лиц;

- куплю - продажу  иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

- приобретение  права требования от 3-х лиц  исполнения обязательств в денежной  форме;

- доверительное  управление денежными средствами  и иным имуществом по договору  с юридическими и физическими  средствами;

- осуществление лизинговых операций;

- оказание консультационных  и информационных услуг;

- распространение  и обслуживание пластиковых карточек  международных и российских платёжных  систем, членом которых является  Сбербанк или с которыми Сбербанком  подписаны соглашения о сотрудничестве;

- осуществляет  покупку, продажу, учёт хранения  и иные операции с ценными  бумагами, выполняющими функции  платёжного документа, с ценными  бумагами, подтверждающими привлечение  денежных средств во вклады  и на банковские счета, с  иными ценными бумагами, осуществление операций по которым не требует получения специальной лицензии, в соответствие с законодательством РФ.

- предоставление  в аренду физическим и юридическим  лицам специальных помещений  или находящихся в них сейфов  для хранения документов и ценностей.

Банковские  операции и сделки осуществляются в  рублях и иностранной валюте.

Отношения филиала  с клиентами строятся на основе договоров, заключаемых в порядке и на условиях, установленных Сбербанком, с обязательным использованием типовых  форм договоров, утверждённых Сбербанком, в соответствии с законодательством РФ.

Руководство текущей  деятельностью филиала осуществляет Совет и управляющий отделением.

 

 

            1.2  Организация документооборота  в Отделе по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка России №3773

 

           Операционный   отдел  коммерческого  банка организует работу по  ведению расчетных счетов юридических  лиц и предпринимателей и выполнению  расчетов. Главная его функция  - оперативное и качественное  осуществление операций по счетам клиентов.

           Документооборот — это система  оформления, использования и движения  расчетных документов и денежных  средств, куда входят: выписка  грузоотправителем счета-фактуры  и передача его другим участникам  расчетов; содержание расчетного документа и его реквизиты; сроки составления расчетного документа и порядок предъявления его в банк, а также другим участникам расчетов; движение расчетного документа между учреждениями банков; порядок и сроки оплаты расчетного документа, перевода и получения денежных средств; порядок использования расчетного документа для взаимного контроля участников расчета и осуществления мер экономического воздействия.

       Движение документов осуществляется  посредством выполнения ряда  делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота:

1. приём и  первоначальная обработка документов;

2. исполнение  документов;

3. отправка документов;

4. хранение документов.

         Расчетные операции – приказы-поручения  клиентов на оплату, работ, услуг, товаров, полученных от поставщиков, или погашение задолженностей бюджету, Пенсионному и прочим фондам, органам социальной защиты и другим организациям, а также зачисление на расчетные, текущие и прочие счета клиентов поступающих денежных средств от покупателей их продукции, работ, услуг. Кроме того, осуществляются расчетные операции по ведению хозяйственной деятельности, в том числе межбанковские расчеты.

          Расчетный документ – это оформленное  в виде документа на бумажном  носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

- распоряжение  плательщика (клиента или банка)  о списании денежных средств  со своего счета и их перечислении  на счет получателя средств;

- распоряжение  получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств.

         При осуществлении расчетов используются  следующие расчетные документы:

а) платежные  поручения;

б) аккредитивы;

в) чеки;

г) платежные  требования;

д) инкассовые поручения.

         Безналичные расчеты в Моршанском  ОСБ № 3773 осуществляются преимущественно  с использованием платежных поручений.

         Платёжное поручение представляет  собой письменное распоряжение  владельца счета банку о перечислении  определенной денежной суммы с его счета (расчетного, текущего, бюджетного, ссудного) на счет другого предприятия — получателя средств в том же или другом одногороднем или иногороднем учреждении банка.

         Возможности применения в расчетах  платёжных поручений многообразны. С их помощью совершаются расчеты в хозяйстве, как по товарным, так и по нетоварным операциям. При этом все нетоварные платежи совершаются исключительно платежными поручениями.

         Платежное поручение выписывается  плательщиком на бланке установленной формы, содержащем все необходимые реквизиты для совершения платежа, и представляется в банк, как правило, в 4 экземплярах, каждый из которых имеет свое определенное назначение:

- 1-й экземпляр  используется в банке плательщика  для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;

- 4-й экземпляр  возвращается плательщику со  штампом банка в качестве расписки  о приеме платежного поручения  к исполнению;

- 2-й и 3-й  экземпляры платежного поручения  отсылаются в банк получателя платежа; при этом 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах для этого банка, а 3-й экземпляр прилагается к выписке со счета получателя как основание для подтверждения банковской проводки.

       Платежное поручение принимается банком к исполнению только при наличии достаточных средств на счете плательщика. Для совершения платежа может использоваться также ссуда банка при наличии у хозоргана права на ее получение.

        При постоянных и равномерных  поставках товаров и оказании услуг покупатели могут рассчитываться с поставщиками платёжными поручениями в порядке плановых платежей. В этом случае расчеты осуществляются не по каждой отдельной отгрузке или услуге, а путем периодического перечисления средств со счета покупателя на счет поставщика в конкретные сроки и в определенной сумме на основе плана отпуска товаров и услуг на предстоящий месяц, квартал. Таким путем могут производиться расчеты между торговыми организациями и их поставщиками (мясокомбинатами, хлебозаводами, молокозаводами), между торфопредприятиями и электростанциями, производственными предприятиями - за уголь, газ, электроэнергию, металл и т. д.

         Расчеты плановыми платежами  — прогрессивная форма перечисления  платежей, так как в своей основе имеет встречное движение денег и товаров. Это ведет к ускорению расчетов, снижению взаимной дебиторско-кредиторской задолженности, упрощает технику расчетов, дает возможность предприятиям и организациям заранее планировать свой платежный оборот.

         На каждый плановый платеж  банку представляется отдельное  платежное поручение, в котором  в графе «Вид платежа» покупатель  указывает плановый платеж по  сроку (число, месяц) в соответствии  с вышеназванным Указом.

          После проверки банком правильности оформления поручения производится списание средств со счета плательщика. При отсутствии средств на счете покупателя в день наступления срока планового платежа платежное поручение принимается банком в картотеку неоплаченных расчетных документов с оприходованием по внебалансовому счету  9929 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». Оплата его производится по мере поступления средств на счет плательщика после первоочередных платежей в бюджет, Пенсионный фонд, Фонд занятости населения и Фонд обязательного медицинского страхования.

          Плательщик может заблаговременно  передавать банку платежные поручения  на плановые платежи за предстоящий  месяц. В этом случае платежные  поручения регистрируются в специальном  журнале и оплачиваются в день  наступления срока платежа. Поручения по плановым платежам, сроки, оплаты которых не наступили, могут быть отозваны плательщиком, но при соблюдении вышеназванного указа.

          Расчеты платежными поручениями  имеют ряд достоинств по сравнению  с другими формами расчетов: относительно простой и быстрый документооборот, ускорение движения денежных средств, возможность предварительной проверки плательщиком качества оплачиваемых товаров или услуг, возможность использовать данную форму расчетов при нетоварных платежах, что делает расчеты платежными поручениями наиболее перспективной формой расчетов.

 

             1.3 Организация деятельности Отдела  по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка  России №3773

 

             В состав Отдела по обслуживанию  юридических лиц входят начальник отдела, операционист 1 линии и операционист 2 линии.

         В обязанности начальника отдела  входят:

1.  осуществление  руководства деятельностью отдела;

2.  представление  отдела во взаимоотношениях с  другими отделами ОСБ;

3.  внесение на рассмотрение руководства ОСБ предложений по улучшению работы подразделения, а также иных предложений по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4.  представление  в установленном порядке предложений  о структуре и штате отдела, перемещении и увольнении работников подразделения, поощрении отличившихся работников, наложении взыскания на работников за нарушение трудовой дисциплины или упущения в работе;

5.  организация  работы, направленной на повышение  квалификации специалистов отдела.

         Основными задачами Отдела по обслуживанию юридических лиц являются:

- оформление  платежных документов;

- выдача клиентам  выписок из лицевых счетов  и приложений к ним;

- прием и  обработка платежных поручений;

- ввод платежных  документов в систему;

- обработка заявлений на получение чековых книжек;

- работа по  системе «Клиент-банк»;

- проверка остатков  по счетам.

           К обязанностям операциониста  1 линии относятся:

- консультирование  клиентов в отношении банковских  продуктов, включая распространение  рекламно-информационных и прочих сопутствующих материалов;

- прием, проверка  правильности оформления клиентами  банка расчетных документов, чеков  и объявлений на взнос наличными  в соответствии с действующими  инструкциями.

        Операционист 2 линии выполняет следующие обязанности:

- совершение  операций в автоматизированных  системах в пределах соответствующего  доступа и ведение учета картотек;

- работа с  документами, поступившими на  инкассо;

- консультирование  клиентов (юридических лиц) и взаимодействие  со специалистами структурных подразделений по вопросам банковских услуг.

        Всю деятельность Отдела по  обслуживанию юридических лиц  можно разделить на 4 этапа:

1.  Сбор документов  и проверка правильности их  оформления.

2.  Подбор  документов дня.

3.  Выведение итогов по счетам.

4.  Подшивка  документов дня. 

          Ежедневно Моршанское ОСБ №  3773 совершат большое количество  расчетных операций в наличной  и безналичной формах. Каждую  операцию работники отдела оформляют  расчетными документами. Операции, совершаемые в наличной форме, оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Безналичные расчеты осуществляются по счетам, открытым на основании договора банковского счета. При этом работники ОСБ списывают денежные средства со счета на основании расчетных документов – платежное поручение, аккредитив, чек, инкассо.

            В конце каждого операционного  дня в отдел поступают все  расчетные документы (документы  дня), свидетельствующие об операциях,  совершенных ОСБ и его дополнительными  офисами с юридическими лицами.

            При закрытии каждого операционного  дня осуществляется проверка  итогов по счетам, и подшиваются  документы дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          2. Обзор современных средств автоматизации  документооборота в коммерческих  банках

 

2.1 Общие сведения  об автоматизированных информационных  системах в коммерческих банках

 

          Автоматизация документооборота, на  сегодняшний день, стала не просто  средством оптимизации внутренних  процессов организации, а насущной  необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

         Так уж сложилось, что в России банки  уверенно лидируют в области применения новых технических средств и новых методологий, находясь на шаг впереди остальных коммерческих предприятий. Финансовое состояние успешных банков позволяло им выделять средства на развитие, а более высокие зарплаты позволяли привлекать лучшие отечественные и зарубежные кадры. Устойчивая иерархическая структура, четко прописанные функции отдельных подразделений и даже сотрудников, высокий образовательный уровень персонала позволяли банкам применять передовые «западные» технологии: управленческий учет, финансовое планирование и моделирование, бюджетирование, электронный документооборот. Соответственно, банки приняли самое непосредственное участие в формировании спроса на информационные продукты, реализующие эти технологии.

        Если есть спрос, есть и предложение.  Отечественные ИТ-компании выходили  на рынок со своими предложениями:  это были как решения от  мировых производителей, так и  собственные разработки и решения  на различных промышленных платформах. Если говорить о классах систем, то в первую очередь сформировался рынок автоматизированных банковских систем (АБС). Для человека, не знакомого со спецификой банковской деятельности, АБС — это единая «монстроидальная» информационная  система, но на самом же деле, АБС - это совокупность информационных систем (не всегда от одного производителя), автоматизирующих различные сферы деятельности банка: бухгалтерия, расчетно-кассовое обслуживание, розничная деятельность (retail), выдача кредитов, управление активами, деятельность на рынке ценных бумаг, отчетность для инвесторов и контролирующих органов. Повышение конкуренции на рынке банковских услуг способствовало широкому применению CRM-систем, потребность в информации о доходности отдельных продуктов, направлений и подразделений, желание контролировать хозяйственные расходы сформировало рынок BPMS (Business Performance Management Systems).  Ужесточение требований со стороны Центробанка, уже упомянутая конкуренция, концентрация капитала, проявляющаяся в виде непрекращающегося процесса слияний и поглощений, выдвинули в число первоочередных требований повышение эффективности и конкурентоспособности. Требований, наличием которых можно объяснить спрос на ECM-системы.

          Автоматизация операционного документооборота  сначала сводилась к  обмену электронными платежными и служебно-информационными документами, осуществляемого в процессе дистанционного банковского обслуживания (система «клиент-банк»). Нельзя не отметить, что банки и здесь были впереди: первые системы «клиент-банк» появились задолго до принятия закона «Об электронной цифровой подписи» - в середине 90-х годов прошлого века. Услуги системы «клиент-банк» были доступны как юридическим, так и физическим лицам. Другие системы обмена юридически значимыми электронными документами, например сдачи налоговой отчетности в электронном виде, появились значительно позже.

         Вообще, говоря об автоматизации  документооборота, стоит сказать,  что внедрение систем электронного  документооборота целесообразно  и эффективно, когда обмениваемые документы в большинстве своей массы электронные. Несмотря на то, что автоматизация бумажного документооборота позволит организовать контроль местонахождения документов и повысить  исполнительскую дисциплину, для конечного пользователя такая автоматизация будет означать необходимость совершения дополнительных действий. Так, например, после наложения на бумажный документ резолюции необходимо будет продублировать эту информацию в ECM-системе, и, соответственно, после выполнения поручения результат также должен быть занесен в систему.

          Ситуация меняется на противоположную,  когда обмениваемые документы  представлены в электронном виде. В  этой ситуации СЭД позволяет  реализовать все преимущества  электронного документооборота: постоянный  доступ к информации, единые политики хранения документов, контроль прав доступа, быстрый и прозрачный процесс согласования документов, возможность удаленной работы с документами.

           Говоря о текущем моменте, нельзя  обойти вниманием тот факт, что  сложившаяся на мировом уровне экономическая ситуация заставила банки внести коррективы в свои планы. Большинство банков приостановило свои активные программы и оставило необходимый минимум, достаточный, чтобы пережить этот период. В то же время, по мнению отдельных руководителей банков  -  это время что-то изменить: нарастить активы за счет поглощения менее успешных конкурентов, выйти на новые сегменты, предложить новые продукты.

           Подводя итог, можно смело констатировать, что банки прошли значительный  путь в деле освоения ECM-технологий, от точечной автоматизации административного документооборота и отдельных бизнес-процессов до использования систем электронного документооборота для  автоматизации основной деятельности. Сложившаяся экономическая ситуация в мире внесла свои коррективы в планы развития, что соответственно нашло свое отражение в смене приоритетов. Но вне зависимости от того, какую стратегию выбрали банки, будь то приостановка активных программ и стремление сократить издержки или активное освоение новых сегментов и продуктов, можно найти предложение от производителей ECM-систем, удовлетворяющее текущие потребности банка и позволяющее ему реализовать выбранную стратегию и выиграть.