Автоматизированная информационная система государственных заказов Санкт-Петербурга

Введение 

      Прозрачность  процесса государственных закупок, начиная от планирования (формирования) до исполнения государственных контрактов, является главным условием справедливых и объективных отношений бизнеса и власти в отношении распределения бюджетных средств, отсутствия предвзятости и предпочтения в размещении государственных заказов.

      Так, для государственного заказчика размещенная информация о его намерении приобрести определенную продукцию гарантирует привлечение для этой цели широкого круга потенциальных поставщиков, что, в свою очередь, помимо собственно обеспечения публичности, может привести к изменениям в лучшую сторону описания продукции, условий поставки, комплектации, гарантий, эксплуатации. Кроме того, не следует забывать, что размещенная информация для заказчика служит своего рода страховкой от «интриги» закупки, особенно в современных условиях ажиотажного спроса различных СМИ на псевдоскандальные темы размещения государственных заказов. Как потребитель информации заказчик нуждается в сведениях о требуемой продукции, состоянии рынка, форс-мажорных обстоятельствах, инфляционных тенденциях.

      Поставщику  информация чрезвычайно необходима как исходные условия его бизнеса  – для финансового и ресурсного планирования, определения условий  договоров с контрагентами и субподрядчиками, оценки и страховки рисков, расчетов дополнительных скидок и преимуществ от интеграции потенциальной поставки в долговременный бизнес-процесс. Отчасти поставщик, ориентирующийся на рынок продукции для государственных нужд, может использовать ретроспективную информацию о закупках для оценки сегментов рынка и возможности версификации бизнеса.

      До  выхода Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон) информационное обеспечения не выделялось в отдельное направление обеспечения государственных закупок, и ограничивалось лишь публикацией извещений о конкурсах и результатов их проведения. При этом объем данных о результатах закупок не устанавливался, и ограничивался указанием заказчика, наименованием конкурса, лота и победителя. Никаких промежуточных сведений о ходе принятия решений заказчиками и комиссиями, причинах и обстоятельствах, влияющих на оценку предложений поставщиков, не публиковалось. Технологически в информационном обеспечении закупок использовались только печатные СМИ, вследствие своей инерционности не позволяющие всесторонне и оперативно информировать участников процесса закупок.

      Направления информационного обеспечения:

      1) обеспечение фактическими данными  управленческих структур;

      2) использование информационных данных для автоматизированных систем управления;

      3) использование информации для обеспечения деятельности различных потребителей (организаций, ученых, художников, писателей, журналистов и т. д.).

      Вторым  важным направлением информационного  обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (АСУ). Вводимая в систему АСУ информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно-правовое ее функционирование. Информация, вводимая в систему, ее предмашинная обработка - основа современных автоматизированных информационных систем.

      Автоматизированная  информационная система - совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или  управления данными и информацией и производства вычислений.

     В данной работе будем рассматривать автоматизированную информационную систему государственного заказа Санкт-Петербурга.

     Автоматизированная  информационная система государственного заказа Санкт-Петербурга (далее – АИСГЗ) предназначена для автоматизации  документооборота, возникающего при формировании, размещении и исполнении государственного заказа Санкт-Петербурга. 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 1. Информационное обеспечение  государственных  закупок Санкт-Петербурга

1. Принципы построения структуры информационного обеспечения.

      Сложившаяся в Санкт-Петербурге система государственного заказа задолго до выхода Закона потребовала для своего нормального функционирования создания полноценного информационного обеспечения. Причем в строительстве информационного обеспечения государственных закупок изначально доминировал системный подход.

      Так принципами построения структуры информационного  обеспечения стали:

1. последовательное информационное отражение, прежде всего с использованием Интернет, всех стадий и процедур государственных закупок, от формирования до исполнения государственного заказа;
2. публикация максимального количества информации о закупке и порядке принятия решения о поставщике, за исключением сведений, отнесенных действующим законодательством к сведениям ограниченного доступа или персональным данным;
3. получение в онлайновом режиме сведений о состоянии бюджета государственных закупок;
4. использование общепринятых стандартов в построении информационных массивов, последовательность алгоритмов генерации документов о закупках и их преемственности, обеспечивающих связь информационных блоков;
5. направленность публикуемой информации как на поставщика, так и на заказчика;
6. структурированность информации по реестрам, классификаторам и справочникам, при этом преимущественное использование общедоступных справочников и классификаторов;
7. распределенность источников информации по своей зоне нормативной ответственности;
8. бесплатность и общедоступность информации;
9. взаимосвязанность и последовательность элементов и мероприятий информационного обеспечения;
10. разнородность «носителей» выходной информации – корпоративная автоматизированная информационная система, Интернет-сайт, печатное издание;
11. открытость импорта-экспорта информационных массивов;
12. и высокая степень актуализации сведений о закупках, практически до режима реального времени.

      Комплексность и последовательность такого подхода  к созданию информационного обеспечения  государственных закупок в Санкт-Петербурге позволили добиться практически  алгоритмического и высокотехнологичного его построения. Основой информационного обеспечения с 2001 года стала Автоматизированная информационная система государственного заказа Санкт-Петербурга.

      Формируемые в ходе проведения государственных  закупок информационные массивы  являются государственными информационными  ресурсами и подлежат соответствующему учету и защите. Отчасти это по умолчанию продиктовано составом исходных данных для документирования закупок, но большей частью – требованиями нормативных правовых актов.

      Основным  правовым актом, регулирующим информационное обеспечение государственных закупок является Закон, где напрямую, статьей 16, устанавливаются требования к его структуре и порядку публикации (размещения) информации о закупках. Требования к составу документируемых и публикуемых данных, а также сроки их публикации указаны в статьях Закона, регулирующих проведение закупок соответствующими способами. Кроме того, Закон устанавливает перечень обязательных к ведению реестров, - реестра государственных контрактов и реестра недобросовестных поставщиков.

      Закон опосредованно, требованиями по составу публикуемой информации и сведениям реестров предполагает использование множества справочников и классификаторов (кодификаторов), формирования на их основе дополнительных реестров для структурирования информационных массивов, вывода справочно-аналитической информации, поддержки связи с иными информационными ресурсами. Создание этих реестров и классификаторов (справочников) предусматривается целой системой подзаконных нормативных правовых актов, первая очередь которых предусмотрена распоряжением Правительства Российской Федерации от 08.12.2005 № 2154-р «О плане мероприятий по реализации положений Федерального закона "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и по повышению эффективности проведения закупок продукции для государственных нужд». В частности, создание или импорт таких справочников необходим для идентификации субъектов малого предпринимательства, учреждений уголовно-исполнительной системы, организаций инвалидов, субъектов естественных монополий, подведомственных органам государственной власти учреждений и предприятий.

      Отдельные аспекты информационного обеспечения   в части состава обязательных к публикации данных о государственных закупках и порядке их публикации, составе ведущихся государственными заказчиками информационных ресурсов и порядке их ведения регулируют следующие Федеральные законы: Бюджетный и Гражданский кодексы Российской Федерации, законы «Об электронной цифровой подписи», «О связи», «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Нормативно-правовые акты, прямо или косвенно регулирующие эту сферу.

      В развитие напрямую указанных Законом  норм относительно состава информационного  обеспечения в Санкт-Петербурге принят ряд нормативных правовых актов, прямо или косвенно регулирующих эту сферу. К ним относятся:

      1. Постановление Правительства Санкт-Петербурга  от 30.11.2005 №1829 «О мерах по совершенствованию системы государственного заказа Санкт-Петербурга».

      Постановлением  определяется:

      - официальная информационная система, обеспечивающая автоматизацию процессов формирования, размещения и исполнения государственного заказа Санкт-Петербурга;

      - перечень реестров системы государственного заказа Санкт-Петербурга и их статус;

      - официальное печатное издание для опубликования информации о размещении государственного заказа Санкт-Петербурга;

      - официальный сайт Санкт-Петербурга в сети Интернет для размещения информации о размещении государственного заказа Санкт-Петербурга.

      2. Распоряжение Комитета экономического  развития, промышленной политики  и торговли (КЭРППиТ) от 27.12.2005 № 97-р «Об утверждении методических требований к документации о размещении государственного заказа Санкт-Петербурга».

      Распоряжением устанавливается формализованный  вид документации о размещении государственного заказа с перечнем обязательных сведений, порядок опубликования этой информации на официальном сайте и в официальном печатном издании.

      3. Распоряжение КЭРППиТ от 30.12.2005 № 99-р «Об утверждении Положения об организации работы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, уполномоченного на осуществление функций по размещению заказа Санкт-Петербурга на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд для государственных заказчиков Санкт-Петербурга».

      Распоряжением устанавливается порядок документооборота уполномоченного органа в АИСГЗ, состав сведений документов уполномоченного органа, порядок опубликования уполномоченным органом информации о размещении государственного заказа.

      4. Приказ Комитета финансового  контроля Санкт-Петербурга (КФК)  от 26.01.2006 № 2 «Об организации работы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, уполномоченного на осуществление контроля в сфере размещения государственного заказа Санкт-Петербурга»

      Приказом  определяется порядок документооборота контрольного органа при осуществлении  контроля, состав сведений предписаний  и предложений, порядок рассмотрения жалоб на действия (бездействие) государственного заказчика (уполномоченного органа).

      5. Приказ КФК от 18.04.2006 № 20 «Об организации работы по согласованию возможности размещения государственного заказа Санкт-Петербурга способом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика)».

      Приказом  определяется порядок документооборота контрольного органа при размещении заказа способом у единственного  поставщика, состав сведений направляемых государственным заказчиком в контрольный орган, порядок публикации решений о закупке.

      Помимо  указанных нормативных актов  КЭРППиТ направлен ряд методических писем, уточняющих порядок публикаций сведений о закупках в нестандартных  ситуациях, разъясняющих ведение документооборота в таких ситуациях в АИСГЗ. Письма содержат ряд рекомендаций государственным заказчикам относительно порядка документирования закупок в АИСГЗ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Эффективная структура информационного  обеспечения закупок.

      На  основе требований нормативных правовых актов, опыта осуществления закупок за счет средств бюджета, в Санкт-Петербурге сложилась эффективная структура информационного обеспечения закупок. Ее основные компоненты:

      - АИСГЗ – программно-технический комплекс для осуществления государственных закупок, система электронного документооборота;

      - официальный сайт для опубликования информации о размещении государственного заказа - www.gz-spb.ru;

      - официальное печатное издание для опубликования информации о размещении государственного заказа – журнал «Государственный заказ Санкт-Петербурга».

      Вспомогательной инфраструктурой информационного  обеспечения являются:

      - удостоверяющие центры, предоставляющие сертификаты электронной цифровой подписи, использующиеся в АИСГЗ;

      - информационно-методические центры, предоставляющие поставщикам условия для участия в электронных процедурах размещения государственного заказа;

      - информационные киоски для доступа на сайт www.gz-spb.ru.

      Для обеспечения открытости и прозрачности, в целях разъяснения бизнес-сообществу правил участия в процедурах размещения государственного заказа, обмена опытом государственных заказчиков в проведении закупок в Санкт-Петербурге проводятся следующие мероприятия информационного обеспечения:

      - выставки по государственному заказу, выставки промышленной и потребительской тематики;

      - семинары, конференции, круглые столы, открытые совещания;

      - обмен ссылками и баннерами с сайтами сходной тематики;

      - рассылки информационных и методических материалов.

      В целях обеспечения государственных  заказчиков и поставщиков нормативно-правовыми и методическими материалами, практическими рекомендациями и инструкциями по проведению закупок и участию в них, а также в целях PR-мероприятий по заказу КЭРППиТ выпускается следующая печатная и видеопродукция:

      - сборники нормативных правовых актов, аналитические сборники, специальные выпуски журнала «Государственный заказ Санкт-Петербурга»;

      - выставочные плакаты, брошюры и буклеты;

      - раздаточный материал для мероприятий информационного обеспечения;

      - компьютерные презентации и документальные видеофильмы;

      - учебно-методические материалы.

      Платформой  информационного обеспечения системы  государственного заказа Санкт-Петербурга является АИСГЗ. Вследствие достаточно сложной задачи автоматизации существующего  управленческого процесса закупок, иерархической логики документооборота, многообразия документов и информационных ресурсов, применяющихся при проведении закупок и порождаемых ими процессов, АИСГЗ сочетает в себе основные черты автоматизированных систем таких типов как система электронного документооборота, электронная торговая площадка и система поддержки принятия управленческих решений.

      Процесс государственных закупок в Санкт-Петербурге автоматизируется с 2001 года, и в настоящее  время документооборот государственных  закупок в среде государственных  заказчиков большей частью является электронным. Причем, при ежегодном числе закупок, приближающемся к двумстам тысячам, количество документов, регистрирующих их обстоятельства, в несколько раз превышает это число.

      Документооборот в системе государственного заказа имеет три уровня иерархии, различающихся, прежде всего, полномочиями в создании различных типов документов и проводимых над ними операций. Верхним уровнем иерархии является модуль документооборота уполномоченных органов, - органа, уполномоченного на размещение государственного заказа и органа, уполномоченного на осуществление контроля в сфере размещения государственного заказа. Основными функциями этого уровня АИСГЗ являются регистрация всех документов по закупкам и, соответственно, блокировка их регистрации, реализующая контрольные полномочия этих органов в блокировке закупки.

      На  втором уровне иерархии находятся главные  распорядители средств бюджета, которые, согласно своим полномочиям, обладают контрольными функциями по отношению к своим подведомственным, полномочиями распределения бюджета между подведомственными, функцией консолидации закупок, а также множеством служебных функций обеспечивающего и аналитического характера. На третьем уровне иерархии находятся подведомственные государственные заказчики, непосредственно реализующие функции закупок.

      Вне отношений, вызванных иерархическим  построением АИСГЗ, находятся поставщики. Тем не менее и они имеют  ряд реализуемых АИСГЗ функций, позволяющих считать их полноценными участниками электронного документооборота системы.

      Для пользователей АИСГЗ автоматизация  документооборота не является простым  вводом в электронные формы сведений, которые содержатся или должны содержаться  в бумажных документах. Часть полей  форм заполняется автоматически  сведениями исходных документов, часть выбирается из соответствующих справочников и классификаторов, в том числе – формирующихся пользователем самостоятельно, по мере документирования закупок. Реестровые номера документам также присваиваются автоматически.

      Для поставщиков возможность обмена электронными документами с заказчиком стала существовать с 2003 года, после внедрения технологии электронных котировок, открытия web-сайта государственного заказа и организации выдачи удостоверяющим центром АИСГЗ сертификатов ключей электронных цифровых подписей. Именно в этот период, с утратой признака приватной корпоративности и появлением открытой части в виде Интернет-сайта, АИСГЗ стала полноценной электронной торговой площадкой.

      В настоящее время все процедуры  запросов котировок в Санкт-Петербурге являются электронными, а точнее смешанными, – электронно-бумажными. Поставщики ежемесячно направляют государственным заказчикам сотни электронных заявок.

      Упрощенно, алгоритм процедуры электронных  котировок следующий:

      - сервером обработки принимаются электронные заявки и сортируются по каждой процедуре;

      - после окончания срока приема заявок оператор рабочего места АИСГЗ заказчика по запросу на сервер получает отчет по всем заявкам, поданным на определенную карту закупки, с сортировкой заявок по стоимости;

      - отчет представляется комиссии по размещению заказа для оценки и сравнения электронных заявок и бумажных заявок участников.

      Как электронная торговая площадка АИСГЗ  кроме «витрины» в виде сайта  имеет свою обеспечивающую инфраструктуру. Ее создание предопределено условиями взаимоотношений и документооборота государственных заказчиков и участников процедур закупок. В этом смысле, для обеспечения юридической значимости конкурсных (котировочных) заявок и аукционных предложений используется совокупность удостоверяющих центров, имеющих доверительные отношения с удостоверяющим центром АИСГЗ, обеспечивающих сертификатами ЭЦП участников процедур закупок.

      Как правило, на базе удостоверяющих центров  функционируют информационно-методические центры (ИМЦ), предоставляющие поставщикам следующий комплекс услуг:

      - предварительная регистрация в Реестре поставщиков продукции для государственных нужд Санкт-Петербурга с оформлением электронной учетной карты;

      - ознакомление с перечнем нужд и планом процедур государственных закупок, вывод отчетов из этих документов, предоставление их на внешнем носителе информации;

      - ознакомление с Реестром запланированных закупок;

      - выдача системного имени и пароля для работы в АИСГЗ через Интернет;

      - выдача полного пакета общего и специального программного обеспечения, необходимого для подачи электронных заявок;

      - ввод электронных заявок на рабочем месте в ИМЦ поставщиком самостоятельно или оператором ИМЦ от имени поставщика.

      В целях обеспечения бесплатного доступа на сайт государственного заказа Санкт-Петербурга для ознакомления с объявленными закупками и подачи электронных заявок в КЭРППиТ установлены сенсорные информационные киоски. Киоск в эргономичном исполнении является простым в эксплуатации средством, позволяющим даже неподготовленному пользователю оперативно получить информацию о проводимых закупках за счет средств бюджета Санкт-Петербурга и их результатах.

      Официальный сайт для размещения информации о  размещении заказов «Государственный заказ Санкт-Петербурга» www.gz-spb.ru, является частью АИСГЗ и автономен только в части размещения на нем статичной информации нормативно-правового, методического и информационно-справочного характера.

      Главная страница сайта является «витриной» АИСГЗ, где в реальном масштабе времени отображаются основные показатели системы государственного заказа, - количество и объем закупок в разрезе различных способов, а также объем закупок по различным категориям поставщиков, у которых Законом предусмотрен особый порядок участия в процедурах закупок. Разделы «Органы управления» и «Правовая база» соответственно своему назначению содержат статичную информацию об уполномоченных органах и подразделениях государственного заказа главных распорядителей средств бюджета, а также нормативно-правовую и методическую основу их деятельности.

      Справочная  информация направленно разделяется  по разделам «Заказчикам» и «Поставщикам». В этих разделах сосредоточены справочники, шаблоны документов и инструкции соответственно для организации процедур закупок и участия в них. В справочниках реализован удобный интерфейс поиска информации по различным параметрам. В разделе «Поставщикам» реализован авторизованный вход для участия в электронных торгах.

      Дальнейшая  последовательность разделов сайта соответствует логике закупок. Так, в разделе «Планирование» находятся Сводный реестр государственных нужд Санкт-Петербурга» на текущий год и Реестр планов государственных закупок Санкт-Петербурга, актуализируемый ежеквартально. Публикация этих ресурсов, созданных в подсистеме формирования (планирования) заказа АИСГЗ, является анонсом намерений государственных заказчиков распределить выделенные бюджетные средства на определенные виды продукции, в определенные сроки, одним из способов закупок.

      Разделы «Аукционы», «Конкурсы» и «Котировки» являются частями Реестра запланированных закупок согласно способу размещения заказа, и содержат закупки, процедуры по которым начаты (объявлены). В разделах «Повестки», «Рассмотрение» и «Решение» находятся предусмотренные Законом документы, отражающие ход закупок и обстоятельства рассмотрения и оценки заявок участников процедур закупок комиссиями по размещению государственного заказа. В разделе «Контракты» находится Реестр государственных контрактов текущего года, а в разделе «Архив» с удобной системой поиска размещена информация по закупкам прошлых лет со ссылками на электронные документы по всей «истории» закупки.

      С точки зрения аналитики достаточно интересным является раздел «Отчеты», где, помимо периодических презентационных статических отчетов по эффективности всей системы государственного заказа содержатся динамические отчеты о состоянии государственного заказа каждого главного распорядителя средств бюджета на текущую дату. Форма этих отчетов совпадает с формой «витрины» сайта на его главной странице.

      Официальным печатным изданием для публикации информации о размещении государственного заказа Санкт-Петербурга является журнал «Государственный заказ Санкт-Петербурга». Журнал выпускается СПб ГУП «Петроцентр» (www.ipc.spb.ru) с 2000 года. В настоящее время журнал выходит 1 раз в неделю по понедельникам тиражом не менее 2500 экземпляров. Помимо сведений, предусмотренных Законом, в журнале публикуются нормативно-правовые и методические материалы, публицистические и аналитические статьи. Для удобства поиска извещений и результатов закупок предусмотрен тематический рубрикатор.

      Журнал  распространяется по подписке и существует в свободной продаже. Для обеспечения  оперативности получения очередного номера журнала предлагается подписка на его электронную версию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 2. Автоматизированная информационная система  государственных  заказов Санкт-Петербурга

1. Формирование, размещение и исполнение государственного заказа Санкт-Петербурга.

      Формирование  государственного заказа Санкт-Петербурга осуществляется следующим образом:

1. Заказчики в течение 30 дней со дня утверждения проекта бюджета Санкт-Петербурга на очередной финансовый год во втором чтении уточняют потребности Санкт-Петербурга в продукции и вносят соответствующие данные в ведомственные реестры государственного заказа Санкт-Петербурга, утверждают ведомственный план размещения государственного заказа Санкт-Петербурга на соответствующий финансовый год.
2. Ведомственные реестры государственного заказа Санкт-Петербурга и ведомственные планы размещения государственного заказа Санкт-Петербурга формируются государственными заказчиками Санкт-Петербурга в АИС ГЗ.
3. Государственные заказчики Санкт-Петербурга обязаны не менее чем за десять рабочих дней до начала соответствующего квартала соответствующего финансового года закончить корректировку ведомственных планов размещения государственного заказа Санкт-Петербурга и посредством АИС ГЗ направить данную информацию в Комитет экономического развития, промышленной политики и торговли (далее – Комитет).
4. Комитет экономического развития, промышленной политики и торговли на основании сведений ведомственных планов размещения государственного заказа Санкт-Петербурга в течение 40 рабочих дней с даты доведения до государственных заказчиков Санкт-Петербурга лимитов бюджетных обязательств формирует и утверждает сводный план размещения государственного заказа Санкт-Петербурга на очередной финансовый год.
5. Комитет экономического развития, промышленной политики и торговли обеспечивает размещение сводного плана размещения государственного заказа Санкт-Петербурга на официальном сайте.
6. Утвержденный ведомственный план размещения государственного заказа Санкт-Петербурга является обязательным для заказчиков. Закупки продукции осуществляются заказчиками только в соответствии с утвержденным ведомственным планом размещения государственного заказа Санкт-Петербурга.
7. При формировании государственного заказа Санкт-Петербурга заказчикам запрещается осуществлять декомпозицию.