Автоматизированная информационная система автосалона

На современном  этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно  увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В  связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в  удобном для пользователя виде.

К таким информационным системам в первую очередь стоит  отнести автоматизированные системы  управления, главным элементом которых  являются прежде всего базы данных, которые позволяют хранить и  обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Предметом исследования данного дипломного проекта является анализ существующей информационной системы  автосалона «Питер-Лада», и улучшение  ее при помощи СУБД MySQL, а так же языков PHP и HTML.  

1.  Предпроектное исследование  

1.1 Изучение деятельности  компании 

Компания “Питер-Лада”  – официальный дилер АО АВТОВАЗ  на Северо-западе Российской Федерации. Данная компания предоставляет услуги в сфере продажи автомобилей, сервисного обслуживания, кредитования, страхования, лизинга, а так же одна из первых дилерских сетей АВТОВАЗ, которая откликнулась на Государственный  проект по утилизации автомобилей старше 10 лет, предоставляя весьма существенную скидку на приобретение нового авто. В  автосалоне компании предоставлен полный модельный ряд автомобилей Лада во всевозможных комплектациях. Так  же компания предоставляет своим  клиентам богатый выбор дополнительного  оборудования и различных аксессуаров, начиная с банальных “плечиков” для одежды и заканчивая современными мультимедийными системами, при  помощи которых можно осуществлять доступ в интернет.

В специализированном центре при автосалоне клиентам компании оказываются услуги по гарантийному и послегарантийному ремонту, диагностике  автомобилей, а так же кузовные и  малярные работы любой степени сложности.

Автосалон в  настоящее время очень динамично  развивается, соответственно возрастает необходимость более точного  отслеживания стадий, на которых находится  автомобиль. А благодаря новой  Государственной программе по утилизации старых автомобилей от 10 марта 2010 года, поток клиентов компании должен увеличиться  в несколько раз. В связи с  такими прогнозами, руководством компании было принято решение увеличить  количество находящихся автомобилей  на складе в 1.5 раза. В настоящее время  на складе автомобилей учет частично автоматизирован, за счет использования MS Excel, однако данная автоматизация  частична, и при прогнозируемом возрастании  как числа клиентов компании, так  и автомобилей на складе - уже  не будет справляться с возложенными на нее задачами, в связи с тем, что на своевременное редактирование и обновление данных уходит значительное количество времени и трудовых ресурсов.

Целью данного  дипломного проекта является построение автоматизированной информационной системы  при помощи СУБД MySQL, РНР и HTML, посредством  которой можно будет оперативно вносить, удалять и редактировать  сведения об автомобилях, проходящих через  отдел склада автосалона «Питер-Лада», а так же получать все необходимые  сведения для нужд менеджмента компании.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть  и решить ряд следующих задач:

1)  Изучить теоретический аспект внедрения автоматизированной системы;

2)  Проанализировать существующее программное обеспечение;

3)  Формализовать деятельность автосалона «Питер-Лада», выделив необходимые к отслеживанию процессы;

4)  Выбрать необходимую среду реализации ПО;

5)  Разработать действующее ПО, решающее задачи автоматизации учета автомобилей автосалона;

6)  Проанализировать экономическую эффективность внедрения данного программного продукта;

7)  А так же проанализировать безопасность труда на рабочем месте.

Актуальность  данной работы объясняется тем, что  единая информационная среда учета  автомобилей, в которой могли  бы работать сотрудники автосалона, повысила бы эффективность их труда, сократила  издержки компании. Помимо снижения трудозатрат, внедряемая система автоматизации, позволит получать руководству компании более точные сведения о ее функционировании, что позволит принимать более  взвешенные решения о дальнейшем развитии компании. 

1.2  Описание деятельности фирмы

Более 30 лет компания “Питер-Лада” представляет АО “АВТОВАЗ”  на северо-западе России. Качество, надежность и выработанный за многие годы успешной работы профессионализм позволили  компании войти в число лидеров  автомобильного рынка Северо-Запада. С 2003 года “Питер-Лада” становится так же официальным дилером ЗАО  “Джи Эм-АВТОВАЗ”, а с 2008 года ОАО  “Питер-Лада” входит в крупнейший в России дилерский холдинг “Лада-Сервис”.

Дилерский центр  компании представляет из себя больших  размеров выставочный зал, бокс для  проведения ремонтных и регламентных работ, складское помещение, стоянку  для автомобилей сотрудников  и клиентов компании.

Структура управления сети автосалонов “Питер-Лада”  выглядит следующим образом:

Как видно из данной схемы, главой компании является генеральный директор, который в  целом руководит всеми видами деятельности происходящими в фирме. В его задачи так же входит работа с поставщиками, решение стратегических задач по увеличению спроса на продукцию, контроль работы своих сотрудников.

В основные задачи руководителя отдела продаж входит управление коммерческой деятельностью автосалона, которая направлена на удовлетворение нужд клиентов компании, а так же получение прибыли за счет стабильного  функционирования, поддержания деловой  репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Назначение на данную должность производится строго решением генерального директора  компании.

Основной целью  руководителя отдела продаж является достижение максимального уровня продаж на высоком уровне обслуживания, а  так же полном удовлетворении потребностей клиентов в товарах и услугах  за счет слаженной работы всего персонала  магазина.

К основным должностным  обязанностям руководителя отдела продаж относится:

- осуществлять  управление деятельностью дилерского  центра;

- решать организационные,  кадровые проблемы;

- осуществлять  анализ спроса на продукцию,  тем самым обеспечивая рост  прибыльности и конкурентоспособности;

- периодически  предоставляет генеральному директору  компании отчеты о деятельности  автосалона.

К основным задачам  руководителя станции технического обслуживания относится создание и  поддержание системы, при которой  клиенты получают высококачественное обслуживание по приемлемым ценам; выполняются  все заявленные обязательства перед  партнерами и поставщиками; персонал получает достойную заработную плату  и иные блага; предприятие получает устойчивый доход.

В должностные  обязанности руководителя СТО входит:

- Составление  заявок на ремонт автомобилей;

- Распределение  работ по механикам (учитывая  квалификацию) после прихода заявки;

- Принятие решений  по гарантийным случаям;

- Контроль полноты  и своевременности выполняемых  работ; 

- Управление  складом автозапчастей; следить  за тем, чтобы все необходимые  запчасти всегда были в наличии;

- Контроль дисциплины  персонала на участке рем-зоны;

- Ведение документооборота, составление отчетности.

В задачи бухгалтерии  автосалона входит:

- Взаимодействие  с банками по документам, срокам  оплаты кредитов;

- Взаимодействие  с налоговыми органами;

- Решение организационных  и оперативных вопросов;

- Составление  бухгалтерской отчетности.

К основным задачам  менеджера по продажам относится  достижение максимальных продаж при  высочайшем уровне обслуживания. Деятельность менеджера по продажам целиком и  полностью согласовывается с  руководителем отдела продаж дилерского центра. К должностным обязанностям менеджера относятся:

- проверка и  контроль состояния продаваемых  автомобилей;

- проведение  презентаций клиентам компании  в шоу-руме;

- общение с  клиентами компании, умение их  заинтересовать;

- составление  договоров купли-продажи;

- консультирование  клиентов по вопросам кредитования  и страхования;

- информирование  клиентов о завершении работ  с их автомобилем;

- ведение телефонных  переговоров с возможными клиентами  автосалона;

- составление  и заполнение бланков об утилизации  старых автомобилей.

Основной же целью менеджера по продажам является наиболее полное удовлетворение потребностей клиента в товарах и услугах, а так же выполнение плана продаж. Менеджер должен знать ассортимент  автомобилей находящихся в дилерском  центре, а так же всевозможные дополнительные опции и комплектации к ним, гарантийные  обязательства предоставляемые  компанией а так же весь перечень технических и ремонтных работ, цены и сроки выполнения.

Так же под управление руководителя отдела продаж попадают администраторы склада автомобилей. В  их основные обязанности входит:

- прием поступающих  на склад товарных автомобилей;

- проверка наличия  и правильность оформления сопроводительных  документов на доставленные автомобили;

- сопоставление  фактических идентификационных  данных каждого автомобиля с  информацией, указанной в Паспорте  Транспортного Средства (ПТС);

- расстановка  принятых автомобилей на товарном  складе согласно схеме, утвержденной  руководителем отдела продаж;

- подготовка  документов по возмещению ущерба  от поступления некомплектных  или поврежденных автомобилей;

- поддержание  товарных автомобилей в надлежащем  техническом и эстетическом состоянии;

- обеспечивает  наличие необходимого количества  топлива в баках из расчета  5 литров на автомобиль и их  техническую готовность к запуску  двигателя, в этих целях: своевременно  подает заявки непосредственному  руководителю на получение денежных  средств для заправки товарных  автомобилей, с указанием VIN номера, даты прибытия, типа топлива, производит  периодическую подзарядку аккумуляторных  батарей.

В подчинении у  руководителя станции технического обслуживания находятся администратор  СТО и механики.

В задачи администратора СТО входит:

- прием заявок  от клиентов на техническое  обслуживание автомобилей или  их ремонт;

- открытие (закрытие) заказ-нарядов на заявленные работы;

- консультирование  клиентов по телефону;

- своевременное  уведомление клиентов о завершении  ремонтных работ;

- составление  отчетности.

Основной задачей  кассира является качественное и  безошибочное обслуживание покупателей, контроль за сохранностью денежных средств. К должностным обязанностям кассира  относятся:

- обеспечивать  бережный и тщательный уход  за кассовыми аппаратами;

- для каждого  покупателя определить общую  сумму покупки;

- получение денег  от покупателей, проверка подлинности  полученных купюр;

- сдача выручки  в конце рабочего дня в бухгалтерию.

Описанная структура  персонала дилерского центра “Питер-Лада”  является линейной. Всего в автосалоне задействовано порядка 50 человек, средний  возраст которых составляет 30 лет. Отбором кандидатов на должности  в дилерском центре занимается отдел  кадров, тесно сотрудничая с высшим руководством автосалона, а именно генеральным директором. В первую очередь обращается внимание на предыдущий опыт работы кандидата. Главным же критерием  отбора является опыт работы кандидата  в подобной должности.

1.3 Оценка функций  учета в дилерском  центре “Питер-Лада”

Основная деятельность дилерского центра “Питер-Лада” заключается  в продаже и сервисном обслуживании автомобилей марки Lada.

В настоящее  время автоматизация деятельности автосалона заключается в использовании  программного пакета MS Excel. Все счета  в процессе работы заполняются в  текстовом редакторе на основе готовых  бланков, а итоговая стоимость автомобилей  с учетом установки дополнительных опций, по специальному прайс-листу, подсчитывается на калькуляторе. В конце каждой рабочей недели сотрудники дилерского центра составляют отчеты о проделанной работе в MS Excel.

Сервисное обслуживание, выполнение ремонтных, диагностических  работ, связано с ведением заказ-нарядов, определением стоимости работ, а  так же поиском по электронным  каталогам наличия той или  иной запчасти на складе. Руководитель СТО в MS Excel ведет учет текущих  ремонтных работ, а так же учет рабочего времени сотрудников СТО. Еженедельно генеральному директору  компании поступают отчеты в виде сводных таблиц MS Excel состоящие из четырех страниц.

Первый лист содержит всю информацию о проданных  автомобилях и дополнительном оборудовании. Второй лист представляет собой сводную  информацию о всех принятых и выполненных  заказах по ремонту и сервисному обслуживанию автомобилей клиентов. На третьем листе содержится информация об отработанных часах сотрудников  компании. Четвертый лист содержит в себе информацию итоговых показателей  продаж дилерского центра по текущему месяцу с учетом прошедшего рабочего дня. На основе данной поступающей информации руководитель отдела продаж производит итоговую отчетность, строит диаграмму  показателей работы автосалона.

Главной проблемой  существующего учета в дилерском  центре “Питер-Лада” является отсутствие оперативности в обновлении данных, дублирование данных, и соответственно вызванная этим постоянная необходимость  перепроверки всей отчетности. Данная автоматизация хоть и справляется  с возложенными на нее обязанностями, однако из-за отсутствия унификации отнимает слишком много рабочего времени  у сотрудников автосалона.

Очевидным является тот факт, что для дальнейшего  успешного функционирования автосалону требуется построение более эффективной  системы автоматизации учета, позволяющей  сократить затрачиваемое время  на обработку сводной информации о деятельности дилерского центра за день.

Исходя из изложенных выше данных, требуется разработать  базу данных, где была бы собрана  и структурирована информация обо  всех процессах, происходящих в дилерском  центре. А именно: содержалась информация относительно стоимости автомобилей, дополнительного оборудования и  выполнение заказ-нарядов на их установку  или замену, а так же разработан новый раздел, связанный с поступлением автомобилей на утилизацию. Для руководства  компании необходимо иметь возможность  получать оперативные данные о выручке  и других статистических показателях  работы дилерского центра.

Данная система  автоматизации (создание единой базы данных для всех отделов салона) должна позволить осуществлять независимую  работу многих пользователей структурного подразделения с базой данных, внесение в нее изменений, получение  оперативных отчетов.

1.4 Подходы к проектированию  ИС

Проблема сложности  является главной проблемой, которую  приходится решать при создании больших  и сложных автоматизированных систем. На сегодняшний момент существует два  подхода к разработке автоматизированных информационных систем, которые обусловлены  разными принципами декомпозиции системы:

Функционально модульный или структурный –  в основу положен принцип функциональной декомпозиции, в котором система  описывается в терминах иерархии ее функций и передачи информации между отдельными функциональными  элементами.

Объектно-ориентированный  подход – использует объектную декомпозицию. Система описывается в терминах объектов и связей между ними, а  поведение системы в терминах обмена между ними.

Появление первых ЭВМ ознаменовало новый этап в  развитии техники вычислений. Появились  специальные языки программирования, позволяющие преобразовывать отдельные  вычислительные операции в программный  код. Со временем разработка больших  программ превратилась в серьезную  проблему, и потребовало разбиение  на более мелкие фрагменты. Основой  для такого разбиения стала процедурная  декомпозиция, при которой отдельные  части программ или модули представляли собой совокупность процедур для  решения некоторой совокупности задач.

Появилась методология  структурного программирования. Основой  данной методологии является процедурная  декомпозиция программной системы  и организация отдельных модулей  в виде совокупности выполняемых  процедур.

Во второй половине 80х годов появилось методология  объектно-ориентированного программирования

Главный недостаток структурного подхода заключается  в том, что процессы и данные существуют отдельно друг от друга, причем проектирование ведется от процессов к данным. Таким образом, помимо функциональной декомпозиции, существует также структура  данных, находящаяся на втором плане.

В объектно-ориентированном  подходе основная категория объектной  модели – класс – объединяет в себе как данные, так и операции. Данные по сравнению с процессами являются более стабильной и относительно редко изменяющейся частью системы. Один из основоположников объектно-ориентированного подхода сформулировал преимущества следующим образом:

“Объектно-ориентированные  системы более открыты и легче  поддаются внесению изменений, поскольку  их конструкция базируется на устойчивых формах. Это дает возможность системе  развиваться постепенно и не приводит к полной ее переработке даже в  случае существенных изменений исходных требований”.

Тем не менее, структурный  подход по-прежнему сохраняет свою значимость и достаточно широко используется на практике. Довольно часто при  проектировании информационных систем используются оба подхода. В частности  возможно использование структурного анализа как основы для объектно-ориентированного проектирования. При этом структурный  анализ следуют прекращать, как только диаграммы начнут отражать не только деятельность предприятия, но и саму систему.

В первом разделе  дипломного проекта использовалась методология структурного подхода  для описания бизнес процессов предприятия.   

1.5 Унифицированный  язык моделирования  UML

В настоящее  время унифицированный язык моделирования UML является визуальным языком моделирования, который позволяет системным  архитекторам представить свое видение  системы в стандартной и легкой для понимания форме. Кроме того, UML представляет эффективный механизм совместного использования проектных  решений и взаимодействия разработчиков  друг с другом.

Сформировать  видение системы – чрезвычайно  важный момент. До появления языка UML процесс разработки зачастую основывался  на сделанных наугад предположениях. Системный аналитик должен был оценить  потребности клиентов, сформулировать задачу в понятной для специалиста  форме, передать результаты своего анализа  программисту и надеяться, что конечный программный продукт будет представлять собой именно ту систему, которая  нужна клиенту.

Поскольку процесс  разработки системы во многом зависит  от человеческой деятельности, то на любой  стадии могут возникать ошибки. Аналитик может неправильно понять клиента  и создать непонятный для него документ. Результаты работы аналитика  могут оказаться неочевидными для  программистов, которые создадут сложную  в использовании программу, не позволяющую  клиенту решить исходную задачу.

В настоящее  время ключевым моментом процесса разработки является хорошо продуманный план. Клиент должен разобраться в том, что собирается делать группа разработчиков, и должен иметь возможность внести поправки, если его задачи решаются не в полном объеме. [5]

Окружающий мир  становится все более сложным. Поэтому  отражающие его компьютерные системы  также усложняются. Зачастую они  состоят из большого числа программных  аппаратных компонентов, взаимодействующих  друг с другом на больших расстояниях  и связанных с базами данных, в  которых содержится огромное количество информации.

Ключевым аспектом процесса проектирования является его  правильная организация, когда аналитики, клиенты, программисты и другие специалисты, участвующие в разработке системы, способны понять друг друга и придти к общему мнению. Язык UML и обеспечивает такую возможность.

Еще одной отличительной  чертой процесса разработки современных  систем является дефицит времени  для выполнения работ. Если предельные сроки сдачи подсистем нагромождаются друг на друга, то обеспечение непрерывности  процесса разработки становится жизненно важной необходимостью.

Потребность в  качестве процесса разработки обуславливает  необходимость создания стандартных  условных обозначений. Язык UML представляет собой именно такую систему обозначений.

Предварительные версии UML начали использоваться в области  создания программного обеспечения, а  на основании отзывов потребителей производились существенные доработки. Многие корпорации ощутили, что язык UML может оказаться полезным для  достижения их стратегических целей. Это  привело к возникновению консорциума UML, в который вошли такие компании, как DEC, Hewlett-Packard, Intellicorp, Microsoft, Oracle, Texas Instruments, Rational и другие. В 1997 году консорциум выработал первую версию UML и представил ее на рассмотрение группе OMG (Object Management Group), откликнувшись на ее запрос о подаче предложений по стандартному языку моделирования.

После расширения консорциума вышла версия 1.1 языка UML, которую группа OMG приняла в  конце 1997 года. После этого OMG приступила к сопровождению UML и выпустила  в 1998 году две его новые версии. Язык UML стал стандартом де-факто в  области разработки программного обеспечения. В настоящее время этот язык продолжает активно развиваться

Язык UML предназначен для решения следующих задач:

·  Предоставить пользователю легко воспринимаемый язык визуального моделирования, специально предназначенный для разработки и документирования моделей сложных систем самого различного целевого назначения.

·  Снабдить исходные понятия языка UML возможностью расширения и специализации для более точного представления моделей системы в объектно-ориентированном анализе и проектирования конкретной предметной области.

·  Ни одна из конструкций языка UML не должна зависеть от особенностей ее реализации в известных языках программирования.

·  Поощрять развитие рынка объектных инструментальных средств.

·  Способность совершенствоваться.

·  Интегрировать в себя новейшие и наилучшие достижения практики

В рамках языка UML все представления о модели сложной системы фиксируются  в виде специальных графических  конструкций, получивших название диаграмм. В терминах языка UML определены следующие  виды диаграмм:

·  Диаграмма вариантов или прецедентов использования (use case diagram)

·  Диаграмма классов (class diagram)

·  Диаграммы поведения (behavior diagrams)

·  Диаграмма состояний (statechart diagram)

·  Диаграмма деятельности (activity diagram)

·  Диаграммы взаимодействия (interaction diagrams)

·  Диаграмма последовательности (sequence diagram)

·  Диаграмма кооперации (collaboration diagram)

·  Диаграммы реализации (implementation diagrams)

·  Диаграмма компонентов (component diagram)

·  Диаграмма развертывания (deployment diagram)

Перечень этих диаграмм и их названия являются каноническими  в том смысле, что представляют неотъемлемую часть графической  нотации языка UML. Каждая из этих диаграмм детализирует и конкретизирует различные  представления о модели сложной  системы в терминах языка UML.

Также стоит  добавить, что не всегда обязательно  строить абсолютно все диаграммы, разработчик сам решает - устраивает ли его данный уровень детализации, нужно ли рассмотреть систему  или ее часть с «другого вида», достаточно ли подробно рассмотрены  самые «сложные и скользкие моменты». Т.е. инструменты, поддерживающие UML и  предназначенные для моделирования  программного обеспечения, позволяют  еще на этапе разработки проверить  архитектурные решения, полноту  модели, ее корректность, для того, чтобы, в том числе, уменьшить риск «провала»  проекта. Опишем некоторые из графических  диаграмм, построенных при разработке нашей автоматизированной системы. [5]

1.6 Построение модели  в Rational Rose

Rational Rose - мощное CASE-средство для проектирования  программных систем любой сложности.  Одним из достоинств этого  программного продукта будет  возможность использования диаграмм  на языке UML. Можно сказать,  что Rational Rose является графическим  редактором UML диаграмм.

CASE-средство Rational Rose со времени своего появления  претерпело серьезную эволюцию  и превратилось в современное  и мощное средство анализа,  моделирования и разработки программных  систем. Именно в Rational Rose 98/2000 язык UML стал базовой технологией визуализации  и разработки программ, что определило  популярность и стратегическую  перспективность этого инструментария. [6]