Бухгалтерский учет денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах. 2

Введение

В современных условиях денежные средства являются неотъемлемым атрибутом хозяйственной  деятельности экономического субъекта и выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидными, т.е. способными легко и быстро преобразовываться  в любые виды материальных ценностей.

Рыночные отношения предусматривают  хозяйственные связи - это необходимое  условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность  снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность  отгрузки и реализации продукции. Оформляются  и закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которых одно предприятие выступает поставщиком  товарно-материальных ценностей, работ  или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. Такая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения  с персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Все сделки и расчеты завершаются  денежными расчетами. Последние могут принимать как наличную, так и безналичную форму.

Между предприятиями, учреждениями и  организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты  ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика  на счет получателя с помощью различных  банковских операций (кредитных и  расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником  при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Важная роль денежных средств в  обеспечении финансово- хозяйственной  деятельности обусловливает необходимость  организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению, контроля наличия, сохранности  и целевого использования денежных средств и денежных документов, контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Вообще рациональная организация  контроля за состоянием наличных и безналичных расчетов способствует укреплению и соблюдению платежной дисциплины, выполнению обязательств перед поставщиками и заказчиками, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятий.

Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности.

Целью написания данной курсовой работы является изучение действующего порядка документирования денежных средств и денежных документов в кассе, на расчетном и валютном счетах, а также обобщение учетной информации об отражении хозяйственных операций по движению денежных средств на счетах синтетического и аналитического учета.        

 Для достижения поставленной  цели необходимо рассмотреть  следующие вопросы:

- понятие кассовых операций, их учет и контроль;

- учет денежных средств на расчетных и валютных счетах организации, порядок открытия таких счетов, документальное оформление операций.

Методической основой  написания данной работы явилось  содержание учебников ведущих ученых в области бухгалтерского финансового  учета.

1. Учет денежных средств в кассе

Денежные средства организации  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых  книжках и т.д.

Организация имеет право  самостоятельно определять перечень субсчетов  к указанным счетам, исходя из особенностей своей деятельности.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей.

Лимит остатка наличных денег в кассе - максимально допустимая сумма наличных на конец рабочего дня. Он устанавливается ежегодно в начале года, но в случае серьёзных расхождений, может быть пересмотрен в течение года по дополнительному заявлению. 

Остаток  в кассе сверх установленного лимита допускается:

• в дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,
• в выходные, нерабочие и праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни операций по кассе.

Приказ об установлении лимита кассы издаёт руководитель.

С 2012 года лимит остатка  кассы не нужно утверждать в банке.

Нарушений нет, если организация  хранит в кассе с нулевым лимитом  средства на выдачу текущей зарплаты и других обязательных выплат сотрудникам (например, пособий). В этом случае главное  - выдать деньги в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

В кассе хранятся наличные денежные средства, чеки, проездные  билеты, бланки строгой отчетности и другие денежные документы.

Прием и выдача наличных денег через кассу производится на основании унифицированных кассовых документов:

• приходный кассовый ордер (ПКО)
• расходный кассовый ордер (РКО)
• кассовая книга
• платежная ведомость
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Поступление денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами - форма № КО-1 (Приложение 1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдают квитанцию к ПКО, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция является частью ПКО, заполняется одновременно с основной частью документа и выдается только после получения денег кассиром. ПКО и квитанция к нему заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются, а испорченные бланки следует уничтожать. Выдачу наличных денег из кассы организации оформляют расходными кассовыми ордерами - форма № КО-2 (Приложение 2). Документы на выдачу денег из кассы обязательно должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. РКО не должны содержать исправлений. Правильно заполненный РКО должен содержать расписку в получении денег с указанием полученной суммы прописью. Документы, прилагаемые к ПКО и РКО, следует гасить штампом «Получено» и «Оплачено» соответственно, с указанием даты («число, месяц, год»), для того чтобы исключить возможность их повторного использования. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день составления документов.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи их в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма № КО-3 (Приложение 3).

За денежные средства в  кассе отвечает кассир. Он несет  материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию  в результате каких-либо умышленных действий, а также небрежного или  недобросовестного отношения к  своим обязанностям. При поступлении  на работу кассир должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить договор с администрацией предприятия о полной, индивидуальной и материальной ответственности.

В небольших организациях, не имеющих в штате кассира, его  обязанности может исполнять  главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению  руководителя организации при условии  заключения договора о материальной ответственности.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу - форма № КО-4 (Приложение 4). Кассовая книга – регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации. Перед началом работы с кассовой книгой следует пересчитать и пронумеровать все листы, затем прошнуровать ее и опечатать. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. На  последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ______ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги – отрывной сдают в конце дня в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации (неправильная запись аккуратно зачеркивается). Записи в кассовую книгу производят сразу после завершения операции по получению или выдаче денег. Ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остатки денег в кассе.

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы распечатываются ежедневно и формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Компьютерная кассовая книга должна содержать все реквизиты, как и обычная. Распечатанные листы следует брошюровать в хронологическом порядке. Общее число листов за год заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия, и кассовая книга опечатывается.

При организации кассы  следует учитывать, с какой категорией покупателей планирует работать предприятие. В случае, когда клиенты и покупатели – юридические лица, производящие оптовые закупки, кассовый аппарат не потребуется. Если же деятельность подразумевает обслуживание физических лиц, то использование контрольно-кассовой техники обязательно, иначе организацию ожидают значительные штрафы.

Поступление и расходование наличных денег из кассы оформляют  в соответствии с нормативным  актом ЦБ РФ «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 № 373-П на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассира производится внезапная ревизия (инвентаризация) денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, которую проводят неожиданно, не менее одного раза в месяц (взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации). Она осуществляется комиссией, назначенной руководителем предприятия, в присутствии кассира, в которую обязательно должен входить бухгалтер. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (Приложение 5). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании.

В результате работы комиссии могут быть выявлены:

- недостача денежных средств,  выставляемая в начет кассиру,  который должен погасить ее  в трехдневный срок;

- излишек денежных средств в кассе, приходуемый в пользу организации и зачисляемый на ее финансовые результаты.

Пример отражения на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы. Допустим, поступил очередной платеж за аренду склада предприятия от индивидуального предпринимателя в размере 12.000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма по начислению записывается в д-т счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и к-т корреспондирующего счета 90 «Продажи» либо 91 «Прочие доходы и расходы», а поступившие денежные средства отражаются по д-ту счета 50 «Касса» и к-ту счета 76.

2. Учет операций по расчетному счету

На территории России большинство  платежей осуществляется в безналичной  форме. Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Текущие счета используют организации, не имеющие возможности  открытия расчетного счета (например, хозрасчетные подразделения, расположенные  вне местоположения организации). В  настоящее время действующим  законодательством организациям разрешается  открывать расчетные счета в  количестве, необходимом для осуществления  расчетных операций.

Расчетные счета имеют  право открывать фирмы, являющиеся юридическими лицами и имеющие самостоятельный  баланс. Для этого в банк представляют следующие документы:

• заявление на открытие расчетного счета;
• нотариально заверенные документы о государственной регистрации;
• нотариально заверенные копии устава и учредительного договора;
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции;
• копия справки Госкомстата России о присвоении организации статистических кодов;
• справки о регистрации в пенсионном фонде, фондах занятости, медицинского и социального страхования;
• карточки с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати, заверенные нотариально (2 экземпляра).

Об открытии расчетного счета  организация обязана сообщить в  налоговую инспекцию в течение 7 дней. Банк присваивает организации номер расчетного счета, на котором сосредотачиваются свободные денежные средства.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы  и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные  нужды.

Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с  него банк производит на основании  письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос  денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный  бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального  назначения, платежи за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

При наличных операциях по расчетному счету оформляют документы:

- объявление на взнос наличными (оформляют при сдаче денег из кассы организации на расчетный счет в банке следующих сумм: для уплаты налогов в бюджет и внебюджетные фонды; перерасход лимита в кассе организации; полученная выручка от реализации; депонированная заработная плата);

- чек из чековой книжки (документ, содержащий безусловный приказ владельца текущего счета (клиента) банку, о выплате указанной в нем суммы определенному лицу или организации).

Наличные деньги выдаются банком организации на нужды: заработная плата; хозяйственные потребности; бензин; представительские расходы; пенсии, стипендии; материальная помощь; пособия на социальные нужды; покупку сырья, материалов в пределах 100 000 руб. по одной сделке или одному договору¹.

Ежедневно, или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указываются:

- начальный и конечный  остатки на расчетном счете

- суммы операций, отраженных  на расчетном счете.

Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при  обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут  быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Банк может использовать имеющиеся на счете денежные средства, гарантируя право организации беспрепятственно распоряжаться этими средствами. Банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств организации и устанавливать  другие, не предусмотренные законом  или договором банковского счета  ограничения.

Банк обязан заключить  договор банковского счета с  организацией, обратившейся с предложением открыть счет, на объявленных банком условиях, соответствующих требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Организация может дать распоряжение банку о списании денежных средств  со счета по требованию третьих лиц, в том числе связанному с исполнением  ею своих обязательств перед этими  лицами. Банк принимает такие распоряжения при условии указания в них  в письменной форме необходимых  данных, позволяющих при предъявлении соответствующего требования идентифицировать лицо, имеющее право на его предъявление.

Без распоряжения организации  списание денежных средств, находящихся  на счете, допускается по решению  суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и организацией.

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в очередности определенной ГК РФ:

во-первых – по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета  для удовлетворения требования о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во-вторых – по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в т.ч. по контракту, по авторскому договору;

в-третьих – по платежным  документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту);

в-четвертых – по платежным  документам, предусматривающим платежи  в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в  третьей очереди;

в-пятых – по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

В случаях несвоевременного зачисления на счет поступивших организации денежных средств либо их необоснованного списания банком со счета, а также невыполнения указаний организации о перечислении денежных средств со счета либо об их выдаче со счета банк обязан уплатить на эту сумму проценты в порядке и в размере, предусмотренном ст. 395 ГК РФ.²

3. Учет операций по валютному счету

Порядок государственного регулирования  валютных операций определяется Федеральным  законом от 10.12.2003г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Учет валютных, экспортных и импортных операций регламентируется нормативными документами, которые  можно разделить на две группы. Первая группа - законодательные и  нормативные акты в области валютного  регулирования, внешнеэкономической  деятельности и валютного контроля на территории России. Вторую группу составляют документы, определяющие методологию  бухгалтерского учета валютных операций и внешнеэкономической деятельности.

Бухгалтерский учет валютных операций, с одной стороны, формирует  полную картину внешнеэкономической  деятельности организации, а с другой - отражает состояние активов, капитала и обязательств, выраженных в иностранной  валюте.

Уполномоченные российские банки, имеющие соответствующую  лицензию ЦБ РФ на ведение валютных операций, открывают юридическим  лицам по их заявлению валютный счет. Обычно банки открывают счета по отдельным видам иностранных валют.

Для открытия валютного счета предприятие  формирует тот же пакет документов, что и для открытия расчетного счета.

Рассмотрев представленные документы, учреждение банка оформляет открытие текущего балансового валютного  счета соответствующим распоряжением, один экземпляр которого передается клиенту-владельцу счета. В распоряжении указывается двадцатизначный номер  валютного счета, присвоенный учреждением  банка, а также требование соблюдения режима пользования счетом.

К валютным ценностям, кроме валюты, относятся кредитные, платежные  и другие коммерческие документы (векселя, чеки, банкноты и др.), выраженные в иностранных денежных единицах и применяемые в международных расчетах (иностранная валюта).

Открываемые банком клиентам валютные счета находятся в полном распоряжении их владельцев и в соответствии с  установленным порядком могут быть использованы по их первому требованию. За хранение денежных средств на валютных счетах банки начисляют и выплачивают  определенный процент в соответствующей  валюте.

Списание средств в иностранной  валюте в безналичном порядке  осуществляют по следующим направлениям:

- переводы валюты в порядке  расчетов в соответствии с  законодательством;

- продажа инвалюты (за исключением  обязательной);

- перевод инвалюты на счета  организации за рубежом.

В связи с тем, что бухгалтерский  учет в России ведется в едином денежном измерителе - рублях, возникает  необходимость в пересчете конкретных сумм иностранной валюты в рубли  при отражении в учете валютных операций, в результате которого возникают  суммовые и курсовые разницы.

Суммовая разница образуется тогда, когда по условиям договора денежное обязательство одной стороны  подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме  в иностранной валюте (или в  условных единицах). Таким образом, суммовые разницы связаны с рублевыми обязательствами, выраженными в иностранной валюте, а не с валютными обязательствами. Суммовые разницы могут возникать, например, на счетах расчетов, где отражаются денежные обязательства в рублях на дату их возникновения и затем показывается фактическая сумма в рублях, полученная или уплаченная на день платежа. Появившаяся суммовая разница корректирует или стоимость полученного имущества, или стоимость полученных средств за проданную продукцию (работы, услуги).

Курсовая разница, согласно ПБУ 3/2006, представляет собой разницу между рублевой оценкой валютного актива или обязательства по курсу на дату расчета либо дату составления отчетности и рублевой оценкой его на дату принятия к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Таким образом, курсовые разницы возникают в связи с изменением официального курса за период между датой совершения хозяйственной операции и датой расчетов по ней.

В отличие от денежных средств и  средств в расчетах, имущество организации (основные средства, товарно-материальные запасы, нематериальные активы и пр.), приобретенное за иностранную валюту, принимаются к учету в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции, и в дальнейшем не переоценивается.

В бухгалтерском учете  возникающие курсовые разницы относятся  на финансовые результаты организации. Возникающие курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов; положительные отражаются по кредиту этого счета, а отрицательные - по дебету. Исключение составляют курсовые разницы, возникающие при учете операций, связанных с формированием уставного капитала. Под курсовой разницей, связанной с такими операциями, признается разность между рублевой оценкой задолженности учредителя (участника) по вкладу в уставный капитал, оцененному в учредительных документах в иностранной валюте на дату подписания этих документов, и рублевой оценкой этой задолженности на дату поступления сумм вкладов. Такие курсовые разницы изменяют сумму добавочного капитала организации и учитываются на самостоятельном счете 83 «Добавочный капитал».

Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете в том  отчетном периоде, к которому относится  дата расчета или за который составлена бухгалтерская отчетность.

4. Корреспонденция счетов по операциям учета денежных средств

Таблица 1