Бюрократическая теория организации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования 

«Российская таможенная академия»

Санкт-Петербургский  имени В. Б. Бобкова филиал

Российской  таможенной академии

Кафедра управления

Курсовая работа по дисциплине

«Теория организации»

Тема: Бюрократическая  теория организации

Выполнил: студент 1 курса

Очно-заочной (вечерней)

формы обучения

экономического факультета

группы 1321-в

Степанова Ю. В.

Проверил: Завьялова О. В.

Санкт-Петербург

2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В последние десятилетия  изучения организаций и их поведения  стало важной задачей исследований, которые проводятся совместно представителями нескольких научных направлений. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область - теорию организации.

Косвенным путем вклад в теорию организации внесли специалисты, которые работают в таких областях знаний, как биология, математика, психология, логика и философия.

Непосредственно оказывали воздействие на создание теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальной психологии человека, политических наук и истории. Кроме того, оказывала содействие ее развитию практическая деятельность организаций и связанные с ней специальные теории: общая теория менеджмента, теория человеческих отношений, исследование операций и теория управления, теория принятия решений, а также промышленная социология.

В данные время существует несколько моделей построения организаций.

Темой представленной курсовой работы является бюрократическая теория организации. Задачами работы есть рассмотрение общих понятий про организацию и ее структуру, анализ существующих моделей и теорий построения организационных структур.

Детальное рассмотрение бюрократической теории организации Макса Вебера с определением ее роли в существовании современных организаций, анализ моделей и теорий построения, которые получили развитие из бюрократической теории организации.

1 ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ  И ЕЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ

1.1 Понятие организации и ее основные принципы

Определение «организация» в источниках [1, 2] дано от лат. organіzo - предоставлять стройный вид, устраивать. Организация определяет:

1) внутреннюю благоустроенность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, которое обусловлено ее строением;

2) совокупность процессов  или действий, которые ведут к  образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями целого;

3) объединение людей,  которые совместно реализуют  некоторую программу или цель и действуют на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

Таким образом, в общем смысле под понятием организация (социальная организация) понимаются способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком понимании «организация» - это относительно независимая группа людей, ориентированная на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует общих координированных действий.

Одна из трудности  в определении этого понятия (в курсовой работе нас интересуют именно социальные организации) заключается в том, что организация (процесс организации) не представляет собой конкретной, осязаемой сущности, но, вместе с тем, она имеет ряд свойств, как материальных, так и нематериальных. Так, любая производственная организация имеет много специальной техники, производственных мощностей, имущества, но она также имеет достаточное количество социальных факторов (аспектов), которые нельзя увидеть или которых нельзя затронуть, например, человеческие отношения.

Еще одной дополнительной трудностью в определении этого понятия есть обстоятельство, что существует достаточное количество разновидностей организаций, начиная из организации в семье и заканчивая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах, таких, как, например, предпринимательская организация, профсоюз шахтеров, министерство образования или Международный Валютный фонд.

Можно представить себе множество разновидностей организаций, начиная с тех, которые охватывают деятельность отдельной личности, и заканчивая организацией строго формализованного типа, например, правительство Российской Федерации, а также большое количество разнообразных социальных организаций, которые находятся между этими двумя крайними примерами.

Однако все организации имеют некоторые общие элементы:

1) это социальные системы, т.е. люди, которые объединены в группы;

2) это интегрированная деятельность людей, которые работают вместе, совместно; 

3) это целенаправленные действия людей, которые имеют определенные цели, намерения.

В работе предлагается рассмотреть формализованные организации, которые можно в общем определить как систему средств и методов, с помощью которых большое количество занятых сложными задачами людей (настолько большое количество, которое исключается возможность личных контактов каждого лица с каждой) связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного, систематического установления и следующего достижения взаимно согласованных целей [3, 4].

Этим определением подчеркивается постоянная взаимосвязь между людьми, которые совместно работают для достижения определенных целей. Но социальную организацию можно определить как беспрерывную систему дифференцированных и координированных видов человеческой деятельности, которая состоит в использовании, преобразовании и объединении совокупности трудовых, финансовых, материальных, когнитивных и природных ресурсов в некоторое уникальное целое для решения поставленной цели организации (проблемы ее функционирования). Функция этого целого заключается в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, которые включают разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении [4].

Схожесть между определением социальной, т.е. человеческой, организации и открытой системы с нечетко очерченной структурой является весьма очевидной, потому что открытой называют именно ту систему, которая постоянно осуществляет обмен веществом, энергией и информацией со средой. Поведение организации, в противоположность поведения личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способная их достичь.

Существуют две противоречащие одна относительно другой точки зрения относительно природы организаций.

Для одной из них характерным  есть рациональный или целевой подход к анализу природы организации. Такая точка зрения высказана  в традиционной литературе по методам  управления, где организацию рассматривают  как рациональное средство достижения определенных целей. Такая точка зрения является механистической, т.е. каждый функциональный элемент организации внедрен в нее так, чтобы наиболее эффективно достигались общие цели.

С другой стороны, существует подход к организации как к естественной системе; этот подход концентрирует внимание на таких свойствах, процессах и механизмах адаптации организации, которые делают ее динамической, деятельной единицей. Эта точка зрения, в основном, ориентированная на открытую модель, которая предусматривает деятельность организации в условиях неопределенности разной степени со свойствами приспособления к изменяющейся среде.

Во многих современных  роботах по проблемам организации в основу анализа полагается подход к организации как к естественной системе [3, 4]. Одна из характерных особенностей современного общества состоит в увеличении размеров и сложности организаций.

По мере того как человек создавал свои все больше сложные культурные, технические и общественные институты, усложнялись и организационные отношения.

Во взаимоотношениях людей внутри организации существует иерархия ([1, 2], греч. - священная власть) - принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, которая заключается в упорядочении взаимодействий между уровнями от высшего до низшего.

  Каждый из двух или более уровней выступает и как управляющий относительно всех подчиненных, и как управляемый, - подчиненный относительно старших уровней управления. В иерархически построенной системе каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественно отдается функциям согласования, интеграции. Иерархия в организации систем необходима в связи с тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. На нижних уровнях используется конкретная информация, которая охватывает лишь отдельные стороны функционирования системы, а на более высокие равные управления поступает обобщенная информация, которая характеризует условия существования всей системы.

Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура отвечала целям и задачам ее деятельности и была приспособлена к ним. Организационная  структура создает некоторый  каркас, что является основой для  формирования отдельных административных функций. Структура обнаруживает и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации. Т.е., структура организации устанавливает некоторый общий набор предыдущих положений и предпосылок, которые определяют, какие члены организации отвечают за те или другие виды решений [5, 6].

Структура организации определяет также структуру подцелей, которые позволяют принимать определенные решения на разных уровнях управления. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим уровням информации о событиях, которые требуют особого внимания.

С понятием структуры организации  тесно связанное понятие об иерархических  взаимосвязях. Все большее количество организаций имеют иерархическую природу. В классической теории организации понятию иерархической структуры отвечает так называемый принцип ступенек. Данный принцип позволяет производить распределение власти, а также ответственности по вертикали иерархии и распределение обязанностей между подразделениями.

Отметим, что иерархическая структура организации имеет особое значение для общей теории систем. Можно сказать, что практически каждая система в общественных отношениях и природе имеет строгую иерархическую структуру. Данный факт применим и в космологии, ведь наша Вселенная состоит из множества сложных подсистем – например, Земля является подсистемой Галактики, которая, в свою очередь, является подсистемой в бесконечной последовательности других надсистем. Мелкие элементы иерархии, такие, как атом, являются также комбинацией ряда подсистем, организованных в системную единицу большей иерархии. Отсюда напрашивается вывод, что иерархия представляет собой общую закономерность природы.

Один из основополагающих принципов теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.

Основой классической теории организации  есть принцип узаконивания власти за некоторым главным либо центральным органом власти. При этом начальник имеет право отдавать распоряжения, а подчиненные обязаны им подчиняться. Под властью в данном случае понимается способность заставить выполнять свои решения подчиненных. Основой власти является формальное положение руководителя и руководства, согласно  которым они имеют право стимулировать процессы деятельности в организации с помощью, например, поощрений и взысканий. Власть связана не с личными качествами руководителя, а с его положением в организации. Природа административной власти существенным образом отличается от природы власти вождя, которая основана на его личных качествах и таланте.

Такой взгляд на административную власть оказывал содействие решению многих вопросов традиционной теории организации. Рассмотренное положение является основой для узаконивания организационной иерархии и системы управления, а также для установления многих других принципов, таких, как "объем" контроля или взаимоотношения начальства и подчиненных.

Власть служит средством интеграции деятельности отдельных элементов организации и их направление на достижение общей цели. Она дает основу для проведения централизованного управления и контроля по результатам деятельности организации.

Но рассматривать власть только в этом аспекте было бы неверно  потому, что формальная власть важная для того, чтобы обеспечить удовлетворение минимальных требований к трудоспособности сложной организации, но недостаточная для достижения высокой эффективности ее деятельности. Она требует подчинения приказам и дисциплине, однако не стимулирует подчиненных прикладывать максимум усилий, не вызывает у них желание брать на себя ответственность и проявлять инициативу.

Узкая сфера формальной власти вынуждает руководство в интересах эффективной деятельности организации стремиться к расширению своего влияния на подчиненных за пределами своих формальных полномочий, которые установлены юридическими документами.

Традиционное представление об административной власти, как и раньше, занимает значительное место в специальной литературе по проблемам построения организационных структур. Однако применение этих взглядов ограничивается другими концепциями. Примером является принцип признания авторитета, когда степень распространения власти определяется готовностью подчиненного признать распоряжения и приказы руководителя. Этот принцип признания авторитета стал важным элементом модели "человеческих отношений".

Принцип функциональной специализации  является тоже важным элементом теории организации. Часто он встречается в виде теорий или принципов административного деления организации на специализированные единицы, которые призваны выполнять отдельные функции.

Принцип функциональной специализации  тесно связан с так называемым "принципом ступенек" и касается вертикальной связи начальника и  подчиненного, а принцип функциональной специализации связан с расхождениями в обязанностях, закрепленных за разными подразделениями или лицами в пределах организаций.

Принцип объема контроля, или сферы наблюдения, связанный с количеством подчиненных, действия которых может эффективно контролировать один начальник. Эта концепция тесно примыкает к концепции иерархической структуры организации и ее деление на подразделения. Принцип объема контроля обращает внимание на необходимость координации начальником деятельности своих подчиненных. Понятие объема контроля подчеркивает необходимость установления таких отношений между начальником и подчиненным, которые разрешают проводить систематическую интеграцию деятельности подчиненных. В теории формальной организации по принципу объема контроля рекомендуется суживать круг подчиненных для одного начальника, чтобы он смог обеспечить эффективную интеграцию деятельности. Однако уменьшение объема контроля ведет к увеличению количества "начальников" в организации и затрудняет системную интеграцию деятельности на горизонтальном уровне.

В классической теории организации  линейная структура организации  является носителем и непосредственным источником административной власти. Но для предоставления помощи в управлении линейными подразделениями создаются центральные службы. Функции центральных служб состоят в том, чтобы помогать линейным подразделениям. Согласно  традиционному взгляду центральные службы оказывают содействие расширению возможностей руководителя. Благодаря использованию таких специальных центральных служб можно увеличить объем функций контроля этого начальника, не сокращая этим возможности относительно координации им эффективной деятельности подчиненных.

Однако с развитием специализации  и осложнением организаций это  представление о центральных службах приобрело серьезные изменения. Они стали отыгрывать более важную роль, обеспечивая руководству сервис, информацию и даже управление подразделениями организации. С увеличением роли центральных служб взаимоотношения между линейными и центральными службами стали более сложными и функциональными.

Рассмотренные принципы структуры, иерархии, административной власти, специализации, объема контроля и взаимоотношений  линейных подразделений и центральных служб в значительной мере отвечают требованиям традиционной теории организации, согласно  которой главное внимание отводилось наиболее эффективному распределению работы в организации. Рассмотрим обзорно существующие модели и теории построения организации.

1.2 Модели и теории построения организаций

Классическая теория организации сформировалась как  общий теоретический подход к  определению организационных параметров, который базируется на:

- изученные анатомии  организации;

- ее формальной структуре;

- разделении труда  и специализации;

- использовании иерархии в построении организации.

К неоклассической модели относится модель поведения организации, построения ее с учетом возможностей человека; данная модель появилась как реакция на концепции классической школы, которые вводили в построение организации сугубо механистический (обезличенный) подход [7]. Основное внимание новых взглядов отводилось уже не рациональной модели, характерной классической теории организации, а, бихевиористический модели, рассматривающую человека таким, какой он есть. Новая школа, в основном, восприняла рассмотренные раньше структурные аспекты организации, но изменила те принципы, которые относятся к человеческим ресурсам и отношениям, которые возникают в неформальных группах внутри организации. Вероятно, наибольший вклад этой школы состоит в учете именно таких взаимоотношений в рамках формальной структуры организации. Основные положения новой школы сводились к тому, что неформальные организации развиваются вследствие определенных общественных потребностей - потребностей людей в общении и объединении с другими людьми. Все это положительно повлияло на поведение всей организации в целом.

Основные отличия теории, которая  учитывает человеческие взаимоотношения, от классической теории организации такие:

1) в подготовке решений чаще всего принимает участие широкий круг сотрудников организации, а не только узкая группа на старшей ступени управления;

2) не только административная власть, а и взаимное доверие служит объединяющей силой организации;

3) основной единицей организации есть не индивидуум, а группа, члены которой взаимодействуют с помощью личных контактов;

4) руководитель - это скорее посредник  для связи внутри группы и  между группами, а не только  представитель высшей власти;

5) необходимость увеличения ответственности  членов организации, а не внешний контроль по результатам их работы.

Подход к организации с позиции человеческих отношений выдвинул на первый план концепцию организации как единой системы, которая охватывает отдельные личности и неформальные группы и учитывает отношения внутри групп и формальные взаимосвязи между членами организации. В сущности, эта школа возвратила человеку то место в организации, которая традиционная школа так старательно старалась у него отнять.

Рассмотрим особенности построения профессиональной модели организации.

Неоклассическая модель, к сожалению, не имеет универсальности и не касается проблем, которые возникают в организациях определенного вида - в тех, которые предназначены для производства знаний, применения, сохранение и распространение их в специально созданных для этих целей системах. Это - профессиональные организации, которые характеризуются не только целями, но и высокой долей специалистов в составе коллектива (не меньше 50%), а также таким распределением власти между специалистами и неспециалистами, при котором специалисты имеют большую власть в вопросах, касаемых основной цели деятельности организации. К организациям такого типа относятся научные институты и университеты, военные части и большие лечебные учреждения.

Существуют другие виды организаций, которые обобщенно можно назвать как полупрофессиональные, поскольку они содержат значительный процент специалистов.

Профессиональные организации  довольно часто сталкиваются с противоречивыми требованиями. С одной стороны, они должны применять традиционный бюрократический механизм для обеспечения повседневных операций, но, с другой стороны, они обязаны иметь некоторую систему, которая разрешает действовать в непривычных обстоятельствах и что есть благоприятной к изменениям. Модель такой организации должна характеризоваться тем, как часто организация встречается с обычными и непривычными обстоятельствами, или с роботами, которые требуют или высокой квалификации, или только применение обычных знаний.

Такая профессиональная модель отличается от традиционной. Традиционная модель допускает, что есть одно главный источник власти (линейная организация), которая является основой для принятия окончательных решений и контроля. В организациях, которые наследуют профессиональную модель, контроль осуществляется с помощью профессиональных норм и взаимодействия между коллегами по работе.

Современная теория организации  и общая теория систем довольно тесно связаны друг с другом, причем теорию организации можно определить как самостоятельный элемент общей теории систем.

Как теория систем, так  и теория организации изучает  общие свойства организации как  единого целого.

Современная теория организации с различных позиций рассматривает как каждую подсистему отдельно, так и их взаимоотношения. Традиционная теория управления организацией уделяла основное внимание ее иерархическому построению, в том числе за иерархией работ, задач, подчеркивая вертикальные связи в этой пирамиде.

Современная теория управления рассматривает всю систему как  совокупность составляющих ее подсистем и разных элементов, которые взаимодействуют и связываются между собой. В системе учитываются не только вертикальные, но и горизонтальные связи. В современной организации именно эти связи становятся исключительно важными.

Функция горизонтальных связей заключается в упрощении решения проблем, которые возникают вследствие деления задач. Природа и особенности связей определяются именно членами организации, которые имеют разные организационные подцели, но взаимозависимая деятельность элементов организации требует взаимодействия.

Традиционный подход к административной власти уделяет  большое внимание некоторым видам  отношений внутри организации, но не учитывает других, не менее важных. Современное представление о  сущности административной власти, взаимоотношений между руководителями и подчиненными является результатом интеграции формальной структуры и процессов, которые изменяют организацию.

Взаимоотношения власти есть "интегрированными", поскольку  они содержат в себе "традиционные", "функциональные" и "поведенческие" взаимозависимые элементы. Для практического применения указанного принципа "интегрированной" власти критическим моментом являются улучшения степени согласования разных составных элементов так, чтобы они существенным образом усиливали друг друга.

Таким образом, современная  теория организации рассматривает  систему и ее компоненты с разных точек зрения, уделяя особое внимание интеграции подсистем и процессов, которые изменяют организацию.

Отдельные компоненты объединяются в жизнеспособную, эффективно действующую систему с помощью функции организации. Более сложные взаимоотношения людей упорядочиваются в систему в результате процесса организации. Таким образом, принципы организации приобретают жизненно важное значение именно с применением системного подхода. Функция организации является основным средством, с помощью которого отдельные трудовые и материальные ресурсы объединяются, чтобы образовать интегрированную трудоспособную систему.

В данном анализе умышленно  была опущена бюрократическая модель организации М.Вебера, поскольку именно ее положениям посвящен второй раздел курсовой работы.

2 БЮРОКРАТИЧЕСКАЯ ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Традиционная бюрократическая теория организации М. Вебера

Макс Вебер первым разработал систематическое обоснование роста роли современных организаций и сформулировал понятие "организация", которое стало традиционным для ученых, исследующих общественные отношения, но в меньшей степени поддерживаемое специалистами, рассматривающих все с точки зрения управления организацией.

Вебер подчеркивал, что  развитие организаций зависит от контроля информации, и отводил особую роль в этом процессе письменной фиксации. Для того чтобы функционировать, организация нуждается в писаных  правилах, а также документах, в которых сохранялась бы ее "память". Вебер рассматривал организации как жесткие иерархии, где власть сосредотачивается преимущественно наверху организационной структуры. В этом разделе курсовой работы мы попытаемся убедиться был ли М. Вебер прав в своих суждениях . Если имел, то это много будет значить для всех нас. Ведь Вебер заметил разногласие, равно как  и связь, между современными организациями и демократией, которая, по его мнению, имело дальновидные последствия для общественной жизни.

Рассмотрим взгляды Вебера на бюрократию. Согласно  Веберу, все крупномасштабные организации по своей природе тяготеют к бюрократизации. Слово "бюрократия" ввел 1745 года Мосье де Гурне, который прибавил к слову "бюро", что означает "контора" и "письменный стол", термин, образованный от греческого глагола "руководить". Итак, БЮРОКРАТИЯ является правлением чиновников. Сначала "бюрократия" как термин применялся только относительно государственных чиновников, однако постепенно распространил свое значение вообще на большие организации.

Это понятие с самого начала употреблялось как пренебрежительное. де Гурне говорил о возрастающей власти чиновников как "болезнь под названием бюромания". Французский писатель Бальзак рассматривал бюрократию как "гигантскую власть, которую имеют пигмеи". Такие взгляды существуют и сегодня: бюрократия часто ассоциируется с волокитой, неэффективностью и расточительностью. Однако другие авторы рассматривали бюрократию в другом свете - как образец усердия, точности и эффективного управления. По их мнению, бюрократия на самом деле является наиболее эффективной формой организации, изобретенной людьми, поскольку все задачи регулируются четкими процедурными правилами. Взгляд Вебера (рис. 2.1) на бюрократию является мостиком между этими двумя крайними позициями.