Деловая корреспонденция. 2

 

 

 

 

d Деловая корреспонденция

2006 год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение 3

1. Общая характеристика деловой корреспонденции 4

1.1. История формирования деловых документов на Руси 4

1.2. Понятие деловой корреспонденции 7

2. Особенности делового письма в условиях унификации 11

2.1. Правила оформления и реквизиты делового письма 11

2.2. Классификация деловых писем 15

Заключение 25

Список использованной литературы 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деловая корреспонденция очень многообразна. Она обладает рядом отличительных признаков, которые характеризуют их как документы. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официальный посланий.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

В настоящее время лингвисты, а также люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация, поскольку в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом.

Актуальность данной темы заключается в том, что деловая корреспонденция является важным средством обмена информацией и оперативного управления, разнообразными процессами деятельности предприятий, организаций и учреждений, а также каналом связи с внешним миром, поскольку, например, через деловые письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, сопровождаются материальные ценности в пути и т.д.

Цель: раскрыть особенности деловой корреспонденции. Задачи:

- дать общую характеристику деловой корреспонденции, т.е. раскрыть историю формирования деловых документов на Руси и дать понятие деловой корреспонденции;

- рассмотреть особенности делового письма в условиях унификации - правила оформления и реквизиты делового письма, а также провести классификацию деловых писем.

 

1. Общая характеристика деловой корреспонденции

1.1. История формирования деловых документов на Руси

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками: в  907 г. Олегом, в 911 г. им же, в 945 г. Игорем, в 972 г. Светославом.

Первый  договор. В 907 г.  Олег  пошел  на  греков, собравши  множество  воряг, славян (ильменских), чуди, кривичей, полян, северян, древлян, родимичей, хорватов, дулебов и тиверцев. Дойдя до Константинополя, он  заставил  греков  заплатить  единовременный выкуп по числу его воинов и затем, несколько отступив от города, заключил  мир  с царями Львом  и  Александром  через  посредство пяти своих послов. Главные  пункты  договора  заключались в следующих  обязательствах  греков:  1) платить  дань русским на каждый из старших городов, в которых сидели князья - подручники  Олега (Киев, Чернигов, Переяславль, Полоцк, Ростов, Любеч и др.); 2) давать корм тем  русским, которые приходят в Византию, а гостям - русским  месячное  содержание. Греки  только  прибавили необходимую оговорку, чтобы русские, приходящие в Византию, не  разбойничали на улицах и в окрестностях Византии¹.

Бедное содержание договора 907 г. казалось, однако, на первых порах  достаточным; но в следующие годы сами греки должны были внушить русским мысль о  необходимости  более  подробных условий, и  в  911 г. был  заключен второй договор в Византии через послов Олега. Этот договор гораздо богаче первого юридическим содержанием; он касается отношений (уголовных и гражданских) между греками и русскими, находившимися в Византии, международных обязательств русских возвращать имущество греков, потерпевших кораблекрушение, взаимного выкупа, и возвращения в отечество рабов пленников. В 945 г. был  заключен новый, третий  договор с греками, в  который  включены статьи из договоров 907 и 911 г.г. с некоторыми  изменениями не в пользу  русских и с добавлением о пограничных странах. В  войне 971 г. Святослав был побежден греками и заключил договор (четвертый), дошедший до нас так же в полном виде, но весьма бедный содержанием (ограничивается только клятвой Святослава быть в вечном мире с греками).

Таким образом, перечисленные договоры, не устанавливая норм для  отечественного русского права, имеют важное значение для внутренней истории  источников русского права: под  влиянием  народа  высшей  культуры  русские в первый раз пробуют выразить нормы своего права в объективной (письменной) форме и потом  сделать их для себя обязательными по силе внешнего принуждения и клятвы.

А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» -- оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «а», «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще -- если): «Аще будет свободный человек убит 10 гривен серебра за голову». «Аще кто купець купцю даст в куплю куны, то купцю пред послухи кун не имати, послухи ему на надобе. Но ити ему самому роте, аще ся начнет запирати».

Перевод: «Если будет свободный человек убит, плата -- 10 гривен за голову». «Если же купец купцу даст деньги для торговли, то ему для возвращения долга свидетели заключения сделки не нужны, а для получения долга, если должник начнет отпираться, достаточно принести клятву»².

В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникь (убийца), послухь (свидетель), вира (штраф), добытьк (имущество), вено вотское (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» ... («вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати...» (из «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»).

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью: «К сей даной аз Сава печать приложил. А послух (свидетель) даной мой духовный протопоп светлого Архангела Федор Фомин. А даную писал человек мой Игнат Мосеев» (Данная грамота С.Д. Сюзова Нижегородскому Благовещенскому монастырю).

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII-XVIII вв. -- обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык XV-XVII вв. при всей лексической пестроте -- это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, быть в опале, отдать под суд, учинить расправу и т.п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности -- стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов.

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

1.2. Понятие деловой корреспонденции

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справка, сводка, служебное и сопроводительное письма и т.д. Их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, а также телеграмма, телефонограмма. Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Языковая модель выражает то или иное речевое действие и состоит, как правило, из двух частей - мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас…

Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) …

Инициатору общения необходимо только поставить цель, которая и определит выбор языковой модели и функциональный тип деловой бумаги (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Цель, языковая модель и функциональный тип деловой корреспонденции

Цель	Тип деловой корреспонденции	Языковые модели
Информирование	Служебная записка   Сопроводительное письмо   Письмо-сообщение и т.д.	Довожу до Вашего сведения …   Высылаем запрошенные Вами…   Извещаем Вас о том, что…   Информируем Вас о том, что…   Сообщаем, что…   Уведомляем, что…
Побуждение	Приказ   Распоряжение   Указание и т.д.	Назначить расследование по факту…   Ввести в эксплуатацию…   Изыскать дополнительные возможности для…   Обязываю всех начальников отделов предприятия …
Придание юридического статуса чему-либо	Договор	(Наименования сторон)   Заключили настоящий договор о нижеследующем…   Настоящий договор составлен в том, что…   Организация в лице администрации обязуется…
	Доверенность	Я, нижеподписавшийся, … доверяю…   …настоящей доверенностью уполномочиваю …
	Справка	Дана … в том, что…действительно работает…
Инициирование, поддержание отношений	Гарантийное письмо	Гарантируем, что…   Фирма … гарантирует…
	Письмо-просьба	Просим Вас…   Убедительно прошу Вас решить вопрос…   Нам хотелось бы привлечь вас…   Сообщите нам, пожалуйста …
Выражение предупреждения, требования, отказа	Письмо-приглашение и т.д.	Примите наше приглашение…   Позвольте пригласить Вас…   Мы будем весьма признательны за участие в …
	Письмо-напоминание	Напоминаем, что…   Вторично ставим Вас в известность…
	Письмо-требование (рекламация)	Мы предъявляем претензию к (качеству товара)   Мы официально заявляем Вам рекламацию на…
	Письмо-ответ	Ваше предложение отклонено по следующим причинам…   К сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …

 

Таким образом, все смысловые аспекты деловой корреспонденции реализуются в виде устойчивых логических форм. Тем самым процедура создания официальной бумаги упрощается настолько, что инициатору общения остается соединить в определенной последовательности стандартные языковые модели. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

- Подтверждаем получение вашего заказа.

- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Рассмотрим языковые формулы, выражающие мотивы создания деловой корреспонденции:

- В подтверждение нашей договоренности…

- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

- В соответствии с письмом заказчика…

- В порядке оказания помощи прошу Вас…

- В ответ на запрос сообщаем…

- Согласно постановлению…

- На основании нашего телефонного разговора…

Языковые формулы, выражающие причины создания деловой корреспонденции:

- Ввиду задержки получения груза…

- По причине задержки оплаты…

- В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

- В связи с нарушением сроков поставки…

- Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на…

- Учитывая увеличение спроса на продукцию…

- Ввиду особых обстоятельств…

- В связи с завершением работ…

- В связи с проведением совместных работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания деловой корреспонденции:

- В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…

- В целях увеличения товарооборота…

- В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

- В целях расширения спектра образовательной деятельности университета…

- Во исполнение постановления Ученого совета университета…

- Во избежание конфликтных ситуаций…

- Для согласования спорных вопросов…

- Для согласования вопросов участия…

- С целью ознакомления с… просим выслать…

Типы речевых действий письменного делового общения:

Сообщение: сообщаем, ставим в известность, извещаем, уведомляем.

Предложение: предлагаем.

Просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю.

Подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем.

Обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем.

Напоминание, предупреждение: напоминаем.

Отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу.

Выражение отношения: с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

 

2. Особенности делового письма в условиях унификации

С 1 июля 2003 года введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 03.03.2003 № 65-ст. Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Государственный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

В настоящее время во многих странах, в том числе и в России активно идет процесс унификации делового письма.

2.1. Правила оформления и реквизиты делового письма

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами³.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, -- реквизиты. Реквизит -- это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте -- первые три в верхней части, а последний -- в нижней части листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии

 

Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов.

1) Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (с изм. от 30.06.2003).

2) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3) Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

4) Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

5) Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

6) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

7) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

8) Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

9) Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупки кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк; если же строк две, то употребляется абзац.

10) Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.

В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на _____ л. в ______ экз. Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

11) Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается.

12) Фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

2.2. Классификация деловых писем

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку -- они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения⁴.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например, о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация);

• письмо-просьба;
• письмо-приглашение;

и не требующие обязательного ответа: