Деловая корреспонденция

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………3
2. Назначение и состав распорядительной документации……………...4
3. Особенности подготовки распорядительных документов…………...6
4. Постановление, правила оформления…………………………………8
5. Приказ, требования к составлению и оформлению…………………10
6. Указание, правила оформления………………………………………12
7. Распоряжение, требования к оформлению…………………………..12
8. Решение, правила составления и оформления………………………14
9. Литература……………………………………………………………..15
10. Приложение……………………………………………………………16

Введение

В управлении, как и в  других областях человеческой деятельности,       существует разделение труда, которое  приводит к тому, что различные  специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения  выполняют разные управленческие функции.

Некоторые функции являются типовыми, присущими любому аппарату управления (например, организационно-распорядительную деятельность).

Все формы управленческой деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые  выступают способом и средством  реализации возложенных на аппарат  управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Типовые управленческие функции  в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций  неодинаково, так как зависит  от конкретной деятельности того или  иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации  используют документы, отражающие       организационную, распорядительную и  исполнительскую деятельность.      Их совокупность составляет систему  организационно-распорядительной        документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц.

Назначение и  состав распорядительной документации.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Основным назначением  распорядительных документов является регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут      касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем  органа управления или власти. Компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (коллегиально или единоначально).

В первом случае распорядительные документы издаются на основе      решений, принимаемых совместно  группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность  позволяет наиболее правильно и  эффективно решать наиболее важные вопросы  деятельности организации. На основе коллегиальности  действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства  субъектов федерации и органов  местного самоуправления, комитеты и  комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ  и др.

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при  руководителях и др.). Решения  совещательных органов носят  не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель      организации имеет право принять  собственное решение, вопреки решению  совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов  управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать  единоличные решения по определенному  кругу вопросов, как правило, касающемуся  внутренней деятельности организации  – ее кадрового состава, материального  и иного обеспечения и некоторых  других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются     приказы, распоряжения, указания.

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов  Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов  и районов – постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий –  приказы, распоряжения, указания.

Особенности подготовки распорядительных документов.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным  лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих  этапов:

• изучение управленческого вопроса;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование документа;
• подписание документа.

Изучение управленческого  вопроса начинается с обеспечения  правовой основы подготавливаемого  документа – с изучения действующих  законодательных актов, правительственных  постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного  документа начинается с определения  цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание  на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений  или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В  инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования – по составу  участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот  исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно  проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо. 

Постановление, правила оформления.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной  исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также  представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов  Российской Федерации в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными  органами, и установление стабильных норм, правил.

Постановления принимаются  также руководящими коллегиальными органами общественных организаций  по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных  актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных  нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним  или несколькими структурными подразделениями  федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Юридическими основаниями  для издания постановлений могут  быть законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы Российской Федерации, постановления  Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти – ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь  следующие реквизиты: Государственный  герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего  постановления, место издания, заголовок  к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости  констатирующая часть может содержать  ссылки на законы, ранее изданные постановления  и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения.

Постановления могут содержать  приложения – схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства 

Российской Федерации

от 27 января 2010 г. №18

Проект постановления  должен быть согласован со всеми заинтересованными  органами исполнительной власти и иметь  визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов  обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются  руководителем органа управления. Постановления  Правительства Российской Федерации  и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. (См. Приложение 1).

Приказ, требования к составлению и оформлению.

ПРИКАЗ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем  учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и  оперативных задач, стоящих перед  данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим  правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного  учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено  место для проставления индекса  документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть  приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами  с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указанием исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Пример оформления приказа  см. в Приложении 2.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа  с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим  нормативным, законодательным и  распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и  регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные  индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание, правила оформления.

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного  или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит  также руководителям организаций, учреждений и предприятий при  оформлении решения оперативных  производственных и административных вопросов.

Наиболее распространенный вариант оформления указаний – распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной деятельности. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа  введено в действие с 1970-х годов  вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. в Приложении 3.

Распоряжение, требования к оформлению.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый руководителем  коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также  заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным  вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как  правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжения организации  составляют в основном по вопросам:

– информационно-методического  характера;

– повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

– о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

– о передаче дел и  документов увольняемыми сотрудниками;

– о применении правил работы с конфиденциальными документами;

– о сроках предоставления авансовой отчетности;

– о порядке использования  служебного автотранспорта;

– о проведении ежегодной  диспансеризации работников и т. п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие  права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто  не содержит констатирующей части. В  таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания  распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». (См. Приложение 4).

Решение, правила  составления и оформления.

РЕШЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов  управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.)

Решения оформляются, как  правило, на бланках, включающих следующие  реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для  проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть  решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в  каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем  пункте решения называют лицо, на которое  возлагается контроль за исполнением. (См. в Приложении 5).

Юридическую силу решение  обретает после его подписания председателем  и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения  является дата проведения заседания  коллегиального органа, на котором  оно было принято.

Литература

1. Басаков М. И. Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р6.30-2003. – М., 2005.

2. ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления). Под. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М., 2003.