Деловая коммуникация. 5

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ЧУО «ИНСТИТУТ  СОВРЕМЕННЫХ ЗНАНИЙ ИМ.А.М. ШИРОКОВА»

КАФЕДРА КУЛЬТУРОЛОГИЯ 
 
 

Реферат

По дисциплине: « Коммуникативные процессы в  профессиональной сфере»

На тему: « Деловая коммуникация» 
 
 
 

Студентки гуманитарного  факультета

4 курс, гр.522             ___________           ________     Савич А.К.

                                           дата                                    подпись

Проверил

Старший преподаватель

Кафедры культурологи         __________      Рыбарева Е.В. 
 
 
 

Минск 2012 
Содержание 

Введение……………………………………………………………………….4

Глава 1. Теоретические аспекты изучения деловой коммуникации

1.1 Содержание делового общения…………………………………………6

1.2 Человеческая речь как источник информации…………………………9

1.3 Деловой  разговор………………………………………………………..15

Глава 2. Особенности различных видов  деловой коммуникации

2.1 Деловые переговоры…………………………………………………….20

2.2 Критика  в деловой коммуникации……………………………………..27

2.3 Возражение собеседника………………………………………………..36

Заключение…………………………………………………………………...40

Список  использованной литературы………………………………………42

      Введение

     Данная  работа посвящена теме деловой коммуникации. Коммуникация — это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. В то же время, — это одно из сложных явлений в менеджменте и управлении. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях. Велико значение коммуникаций не только в деятельности предприятия, но и в жизни людей, которые на этом предприятии трудятся. Хорошо организованная коммуникация позволяет людям комфортно чувствовать себя на работе, осознавать свою значимость и быть уверенными в завтрашнем дне. Если же рассматривать роль коммуникации в глобальных масштабах, то, можно сказать, что от эффективности коммуникации зависит и жизнедеятельность всего общества.

     Изучение  специфики использования технологий деловой коммуникации является актуальной на сегодняшний день темой. Эффективная работа по связям с общественностью создает благоприятные условия для достижения успеха в деловой сфере.

     Главным определяющим моментом, влияющим на эффективность  деловой коммуникации является психологический настрой группы. Поэтому создание благоприятного настроя в своем коллективе — это важная задача любого руководителя. На предприятии, где руководитель не может (или не хочет) грамотно управлять коммуникациями, как правило, наблюдается безынициативность работников, низкая производительность труда и высокая текучесть кадров. Рано или поздно эти факторы приводят предприятие к упадку, а подчас и к банкротству.

     Целью данной работы является изучение умелого и правильного делового общения.

     Для достижения цели необходимо решить ряд задач.

     1. Проанализировать основные теоретические  положения;

     2. Разработать рекомендации по  деловому общению.

     Объектом исследования моей работы является деловое общение. Предметом исследования — тактика общения в бизнесе.

     Сформулированные  выше задачи предопределили структуру настоящей работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

     В первой главе теоретически рассмотрена сама деловая коммуникация. Во второй главе рассмотрены методы разговора с сослуживцами, деловой беседы, переговоров и т. п, особенности поведения начальников и подчиненных.

     По  завершению исследования сделаны выводы, освещены проблемы и даны рекомендации практического характера.

      Глава 1. Теоретические  аспекты изучения деловой коммуникации

     1.1 Содержание делового общения

     Деловое общение — это предметно-целевая  деятельность, а, следовательно, содержание каждой коммуникативной формы (например лекции, доклада, дискуссии и т. п.), а также каждой речевой конструкции (вывод, мнение, реплика, критическое замечание и др.) зависит от коммуникативного намерения и ожидаемого результата. Каждая конкретная профессиональная цель требует того содержания коммуникации, которое позволяет ее осуществить и добиться необходимых результатов. Если цель коммуникации — разъяснить что-либо, то содержание информации будет инструктивным (инструктаж), повествующим (консультация) или рассуждающим (комментарий). При необходимости опровержения чьих-то аргументов будут использованы тезисы, доказательства, контраргументы, критические высказывания.

     Кроме того, на содержание деловой коммуникации могут влиять и особенности складывающейся ситуации и личностный потенциал  партнера. Например, для передачи информации вы хотели использовать метод дедукции — от общего к частному, но в ходе общения убедились, что для данного  делового партнера более целесообразен  метод индукции — от частных случаев, примеров к обобщению и выводам.

     Деловая коммуникация полноценна только тогда, когда в ней гармонично соединены  взаимосвязанные, но различающиеся  стороны:

• внешняя, поведенческая, операционально-техническая;
• внутренняя, затрагивающая ценностные особенности личности.

     Внешнюю сторону общения можно наблюдать, она выражается в коммуникативных  действиях и фиксируется участниками  общения с помощью таких показателей, как: речевая активность при взаимодействии, интенсивность действий, ведение  своей линии, напористость или уступчивость, техникокоммуникативное мастерство, особенности слушания и адекватность поведения.

     Внутренняя  сторона общения отражает субъективное восприятие ситуации делового взаимодействия. Оно выражается с помощью вербальных и невербальных сигналов и достаточно легко «считывается» даже тогда, когда партнер пытается скрыть реакцию, истинные мотивы и цели.

     Манера  общения и стиль зависят от индивидуально-типологических особенностей партнеров и их коммуникативных  намерений. Кроме того, на культуру делового взаимодействия влияют и такие  личностные факторы, как:

• особенности коммуникативных возможностей партнеров (особенности интеллектуальной деятельности, эрудиция и профессиональная компетентность, лексикон и тезаурус, речевая культура и умение слушать);
• сложившийся характер отношений с деловыми партнерами (уважение, зависимость, пренебрежение, сотрудничество);
• психотип и деловой статус партнеров — коммуникативные намерения в конкретной ситуации.

     В деловой коммуникации различают  следующие стили взаимодействия партнеров:

1. творчески-продуктивный;
2. подавляющий;
3. дистанционный;
4. прагматически-деловой;
5. популистский и заигрывающий, превентивный, а также дружеский.

     Выбор стиля зависит от нескольких факторов:

• статуса человека;
• целей, задач и коммуникативных намерений;
• особенностей складывающейся во время общения ситуации;
• индивидуальных особенностей участников взаимодействия;
• нравственно-этических и ценностных установок.¹

     Индивидуальный  стиль общения проявляется прежде всего в речевом этикете, а также демонстрируется через невербальные сигналы тела: рукопожатие, взгляд и постановка головы; тон голоса; дистанция и занимаемые позиции за столом переговоров; специфика используемых поз, жестов, телодвижений.

     Таким образом, эффективное общение требует  знания всех его компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность делового человека.

     Коммуникативная компетентность — это совокупность знаний, умений и навыков, включающих: функции общения и особенности  коммуникативного процесса; виды общения  и основные его характеристики; средства общения: вербальные и невербальные; репрезентативные системы и ключи  доступа к ним; виды слушания и  техники его использования; «обратную  связь» — вопросы и ответы; психологические  и коммуникативные типы партнеров, специфику взаимодействия с ними; формы и методы делового взаимодействия; технологии и приемы влияния на людей; методы генерирования идей и интеграции персонала для конструктивной коммуникации; самопрезентацию и стратегии успеха.

     Развитие  коммуникативной компетентности —  необходимое условие эффективной  профессиональной деятельности.

     Таким образом, общение является основной составляющей труда таких специалистов, как менеджеры, юристы, релайтеры, психологи, социальные педагоги, лингвисты, учителя, врачи и т. п. Один из самых ярких представителей делового мира США, президент крупнейшего в мире автогиганта, компании «Форд» и «Крайслер», Ли Якокка в своей популярной не только на западе, но и в Европе и, в частности, в нашей стране, книге «Карьера менеджера» подчеркивает, что «управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними». Владение общением, средствами вербальной и невербальной коммуникации необходимо для каждого делового человека.

     От  этого умения зависят не только эффективность  взаимодействия с другими людьми, конструктивность принимаемых решений, но и карьера специалиста, его  резюме и профессиональный имидж.

     1.2 Человеческая речь как источник информации

     К вербальным средствам общения относится  человеческая речь. Именно с ее помощью  люди передают и получают информацию, «упакованную» в тот или иной текст. Не случайно нашу эру называют эрой «человека говорящего». В реальной практике взаимодействия миллионы людей  ежедневно занимаются созданием  текстов и их передачей, а миллиарды  — их восприятием.

     Специалистами по общению подсчитано, что современный  деловой человек за день произносит примерно 30 тысяч слов, или более 3 тысяч слов в час. Речевое (словесное) сообщение, как правило, сопровождается несловесным, помогающим осмыслить речевой текст. Как уже отмечалось, несловесные средства коммуникации называются невербальными, или языком телодвижений.

     Различают четыре вида речевой деятельности. Два из них участвуют в производстве текста (передача информации) — это  говорение и написание, а другие два — в восприятии текста, заложенной в нем информации — это слушание и чтение.

     В речевом общении участвуют двое и более людей. Общение в одиночестве, с самим собой называется аутокоммуникацией и считается неадекватным, так как общение всегда предполагает партнера, это процесс взаимодействия, взаимопонимания, обмен информацией.²

     В зависимости от намерений коммуникантов (выразить оценку, отношение, побудить к чему-либо, сделать что-то приятное, оказать услугу, договориться по какому-то вопросу и пр.) возникают разнообразные речевые тексты, речевые конструкты.

     В любом тексте (письменном или устном) реализуется система языки. Любой национальный язык (то есть язык всей нации) представляет собой совокупность разнообразных явлений, таких, как:

• литературный язык;
• просторечные слова и выражения;
• территориальные и социальные диалекты;
• жаргоны.

     Литературный  язык — это язык образцовый, его  нормы считаются обязательными  для носителей языка.

     Просторечие может быть охарактеризовано как  отклонение от литературной нормы. Указанные  отклонения могут возникать по разным причинам, но главным образом определяются недостаточным владением литературным языком. Это язык малообразованных людей.

     Территориальные диалекты (местные говоры) — устная разновидность языка ограниченного  числа людей, живущих на одной  территории.

     Социальные  диалекты — диалекты отдельных групп, порождаемые социальной, сословной, профессионально-производственной, возрастной неоднородностью общества.

     Жаргон  включает сленг и язык арго.

     Как средство общения язык обслуживает  все сферы общественно-политической, профессионально-деловой, научной и  культурной жизни.

     Язык  — это система фонетических, лексических, грамматических единиц, являющаяся средством  общения людей и выражения  ими своих мыслей, чувств, желаний  и намерений. В деловом взаимодействии используется официально-деловой стиль  языка.

     К основным функциям языка в общении  относятся:

     а) конструктивная (формулирование мыслей);

     б) коммуникативная (функция обмена информацией);

     в) эмотивная (выражение отношения говорящего к предмету речи и непосредственная эмоциональная реакция на ситуацию);

     г) воздействие на адресата (делового партнера).

     Язык  реализуется в речи и только через нее выполняет свое коммуникативное предназначение. Речь — это внешнее проявление языка, это последовательность единиц языка, организованная и структурированная по его законам и в соответствии с потребностями выражаемой информации. В отличие от языка речь можно оценивать как хорошую или плохую, ясную или непонятную, экспрессивную или невыразительную и т. п.

     Так, например, правовые нормы не могут  существовать иначе как в определенных языковых формах. В праве язык несет  особую, специфическую функцию, которая  определяется назначением права  регулировать общественные отношения. Доводя волю законодателя до сведения юридических и физических лиц, право  через язык целенаправленно воздействует на сознание людей, побуждает их вести  себя должным образом. И это главное. Следовательно, основная функция языка  права — это функция долженствования. Юрист использует языковые средства при выполнении профессиональных обязанностей, например, при подготовке различных постановлений и обвинительных заключений, договоров и соглашений, при вынесении решений и приговоров («производство уголовного дела прекратить», «суд приговорил», «признать невиновным»). Функция долженствования проявляется и в таких юридических документах, как завещание, уведомление, повестка, запрос, отношение, поручительство, представление, подписка о невыезде, определение и др.

     В устной речи (например, в диалоге  следователя и допрашиваемого, судьи  и допрашиваемого, а также в  обвинительной речи прокурора и  защитительной речи адвоката при  оценке доказательств, при юридической  квалификации действий подсудимого  и выборе меры наказания), так же как и в письменной, функция  долженствования является ведущей.

     Речевое мастерство проявляется не только в  культуре речи специалиста, но и в  умении найти наиболее точное, а, следовательно, и наиболее подходящее для конкретного случая и стилистически оправданное средство языка. Речевое мастерство предполагает также искусное владение всеми речевыми жанрами: от реплики или комментария до лекции, доклада, информационного сообщения, публичной речи.

     М. Моитень в своих «Опытах» отмечает: «Дар речи — одна из самых удивительных и самых человеческих способностей. Мы настолько привыкли постоянно пользоваться этим чудесным даром природы, что даже не замечаем, насколько он совершенен, сложен и загадочен. У человека рождается мысль. Чтобы передать ее другому, он произносит слова. Не удивительно ли, что акустическая волна, рожденная голосом человека, несет в себе все оттенки его мыслей и чувств, достигает слуха другого человека, и тотчас все мысли и чувства становятся доступными этому человеку, он постигает их потаенный смысл и значение!»

     Репрезентативная  система (сенсорный канал) — это  система, посредством которой субъектом  воспринимается и утилизируется  информация, поступающая из внешнего мира. Каждый человек, обладая всеми  сенсорными каналами, предпочитает с  максимальной нагрузкой использовать, как правило, лишь один. Этот наиболее предпочитаемый канал называется основным.

     Для успешной деловой коммуникации необходимо уметь диагностировать ведущий  сенсорный канал партнера и владеть  вербальными и невербальными  ключами доступа к нему, что  поможет не только определить тип  собеседника, но и соответствующим  образом адаптировать свое коммуникативное  поведение.

     В зависимости от доминирования того или иного способа поступления и переработки информации основная репрезентативная система может быть представлена в трех категориях:

     ВИЗУАЛЬНАЯ (оптическая) — восприятие посредством зрительных образов, типичное выражение такого типа: «как видите».

     АУДИАЛЬНАЯ (акустическая) — восприятие посредством слуховых впечатлений, типичные слова: «как слышно...» или «что-то подсказывает мне...».

     КИНЕСТЕТИЧЕСКАЯ (двигательно-эмоциональная) — восприятие посредством ощущений, типичное выражение: «атмосфера невыносимая».

     Кроме основной существует ведущая репрезентативная система. Она отражает деятельность мозга в данный момент, в деловой коммуникации это ситуация «здесь и сейчас». Для ее определения используются НЕВЕРБАЛЬНЫЕ (несловесные) ключи доступа, которые представляют собой наблюдение за движениями глаз.

     «Его  взгляд сказал о многом» — эта  фраза достаточно часто звучит в  деловом общении. Взгляд человека подает сигнал партнеру, в каком направлении  двигаются его мысли в данный момент, и каждый, по-видимому, не однажды  замечал, что в общении взгляд собеседника постоянно перемещается и никогда не остается неподвижным. Такие перемещения, как отмечает Э. Цветков в книге «Тайные  пружины человеческой психики, или  как расширить сферу своего влияния» получили название паттерн (от англ. pattern — сетка), они не являются хаотическими, а с четкой закономерностью отражают информационные взаимодействия, происходящие в нейронных цепях.

     Вид мышления человека влияет на движение его глаз. Сидя напротив партнера и  наблюдая за ним, можно заметить, например, что его взгляд движется влево (от себя). Это показывает, что партнер  «включил» левую половину мозга. Что дает такого рода информация? Она  сообщает вам, что ваш оппонент (партнер, коллега, собеседник) хорошо осведомлен об обсуждаемой проблеме и постарается  привести веские факты и доказательства для своих доводов, будет останавливаться  на деталях, постарается резюмировать сказанное. Вы, несомненно, увидите в его действиях определенную систему и технологию.

     Если  партнер смотрит (со стороны наблюдающего) направо, то тогда «включена» правая половина мозга. Эта область мозга  управляет эмоциями, здесь сосредоточены  все воспоминания и собираются конкретные впечатления. Чтобы проникнуть в  правую половину мозга партнера, необходимо в деловой коммуникации широко использовать при передаче информации различного рода иллюстрации: примеры, аналоги, исторические сведения.

     В каждой из шести позиций глаз направляет информацию по различным каналам  в мозг. Например, визуальный тип  человека с активной правой рукой, прежде чем высказать возражение или  мнение, перемещает взгляд вверх: налево и направо, вертикально вверх (как  бы под лоб). Аудиальный — смотрит вниз налево и прямо: налево или направо, тогда как кинестетический - вниз и направо.

     В реальной практике делового взаимодействия партнеры зачастую нарушают конгруэнтность тем, что буквально разговаривают  «на разных языках». Это происходит по причине отсутствия или игнорирования  информации о ведущих репрезентативных системах.

     К примеру, менеджер, принадлежащий к  визуальному типу, предлагает подчиненному с кинестетической ориентацией: «Давайте рассмотрим данную проблему. Как вы ее видите?» И сразу же создается тупиковая ситуация с точки зрения адекватности понимания, так как подчиненный предпочитает не «видеть», а «чувствовать». Для того чтобы достичь взаимопонимания и мотивировать подчиненного на эффективную работу, целесообразно использовать в разговоре его основную и ведущую репрезентативные системы. Учитывая сказанное, лучше вопрос поставить следующим образом: «Как вы подойдете к данной проблеме?». Такой подход позволит подчиненному сразу же сообразить, что от него требуется, и включиться в процесс поиска идей и решений.

     Ошибки, подобные рассмотренной, допускают  разные специалисты. Так, например, врачи, задающие традиционный вопрос: «Что вы чувствуете?», не всегда получают необходимую для правильной постановки диагноза информацию. Если пациент не кинестетик, а визуалист или аудиалист, он сообщит о себе только часть данных.

     К примеру, следователю, ведущему дело об автомобильной катастрофе, необходимо опросить как можно больше свидетелей, так как каждый из расспрашиваемых будет выдавать лишь ту информацию, которую он «схватил» с помощью своего ведущего сенсорного канала. В результате один расскажет, что он видел: столкновение, разбросанные осколки стекол, помятый кузов автомобиля и пр. Другой сообщит о криках и стонах раненых, скрежете искореженного металла. А третий будет все время повторять, какой это был ужас и как ему жалко людей и машины.

     Таким образом, Если вы хотите эффективно общаться с разными людьми, научитесь быть конгруэнтным и научитесь подстраиваться. Быть конгруэнтным — значит стараться  быть равным партнеру, вовлеченным, созвучным  ему, синхронно участвовать во взаимодействии. Если вы конгруэнтны, вас лучше понимают и с вами чаще соглашаются, даже если вы говорите довольно-таки спорные  вещи. Это связано с тем, что  конгруэнтность вызывает симпатию, расположение и «доверие» подсознания того, с кем вы общаетесь. Психологи  утверждают, что людям, умеющим вызвать  к себе симпатию, часто верят на слово, в то же время, людям, к которым  испытывают неприязнь, не верят даже тогда, когда они говорят правду или сообщают очень важную информацию.

     1.3 Деловой разговор

     Самым распространенным контактным методом  является разговор. В деловом разговоре  варьируются ясно осмысленные цели, интуитивные резоны и бессознательные мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного контакта.

     Цель  такой коммуникации — обмен информацией  по конкретному вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит  от степени важности предмета и зависит  не от жанра, а от возможностей участников разговора. Коммуникативные средства, как правило, типичные для любой  беседы: обмен репликами, вопросами  и ответами, мнениями и оценками.

     Ситуационный  контакт обычно включает следующие  элементы:

     а) обращение;

     б) запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации);

     в) ответ (представление информации или  описание ситуации);

     г) согласованные действия (взаимодействие);

     д) ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения). Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все

     компоненты  разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность (без свидетелей).

     Для правильной организации делового разговора  целесообразно выделить две сферы: когнитивную и аффективную.

     Когнитивная сфера — это сфера познания и осознания. Первая ее часть говорит о том, что необходимо владеть информацией по поводу: «Кто я?», «Где я?», «Каково мое место в данной ситуации?». Вторая часть связана с прагматическими намерениями, она отвечает на вопросы: «Чего я хочу?», «Каким образом этого можно достичь?», «Что необходимо сделать, чтобы достичь желаемого?».

     Аффективная сфера — это психологические особенности контакта, поэтому здесь уместны такие вопросы, как: «Кто он (она)?^», «Какое место в деловом мире

     он (она) занимает?», «Каково мое отношение  к нему (к ней)?» Ответ на последний  вопрос влияет на эмоционально-психологическое  оформление разговора. Продуктивность результата предстоящего разговора  зависит от того, насколько тщательно  продуманы и осмысленно использованы все его составляющие.