Деловое общение и его особенности. 2

Содержание

Введение 3

1. Основные психологические аспекты делового общения 5

2. Принципы делового общения 7

3. Контексты делового общения 9

4. Нравственные нормы делового общения 11

5. Общие правила делового общения 14

Заключение 17

Введение

Деловое общение — это  процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или  реализацию определенной цели.

Деловое общение можно  условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между  партнерами существует пространственно-временная  дистанция).

Прямое деловое общение  обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия  и внушения, чем косвенное, в нем   непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение  отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые  требуют своего решения. В деловом  общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без  потерь для обеих сторон). В обычном  дружеском общении чаще всего  не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение  можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение реализуется  в различных формах:

1. деловая беседа;
2. деловые переписка;
3. деловое совещание
4. деловой разговор по телефону
5. Деловые переговоры
6. Публичное выступление

Цель исследования состоит в изучении основных особенностей и правил делового общения.

Достижение поставленной цели обуславливает необходимость 

решения следующих задач:

1.  определить теоретические аспекты делового общения;

2.  выявить основные виды и формы делового общения;

3. проанализировать основные  особенности делового общения;

4. сформировать общие  правила делового общения.

1. Основные психологические аспекты делового общения

Деловое общение – это общение, при котором происходящий обмен  информацией направлен на достижение определенного результата. Деловое  общение играет большую роль в  управленческой деятельности.

Специфика делового общения заключается в  том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в  правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или  иной сфере. Идеальным результатом  взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские  отношения, построенные на основах  взаимного уважения и доверия.¹

    Другой специфической особенностью  делового общения является его  регламентированность, т. е. подчиненность  установленным правилам и ограничениям.

    Эти правила определяются типом  делового общения, его формой, степенью официальности и теми  конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.

    Они фиксируются, оформляются  в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых  норм социального поведения, в  виде этикетных требований, ограничений  времен ной рамки общения.

    Важная особенность делового  общения — это строгое соблюдение  его участниками ролевого амплуа. В жизни мы постоянно исполняем, играем различные роли: жены, мужа, сына, дочери, гражданина, начальника, продавца, покупателя и т.д. В течение дня наши роли могут несколько раз меняться. То же происходит и в деловом общении. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т. п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.

    К особенностям делового общения  относится и повышенная ответственность  участников за его результат.  Ведь успешное деловое взаимодействие  во многом определяется выбранной  стратегией и тактикой общения,  т. е. умением правильно сформулировать  цели разговора, определить интересы  партнеров, выстроить обоснование  собственной позиции и т. д.  Если деловое общение проходит  неэффективно, это может привести  к провалу самого дела.

    Поэтому в деловом общении  особую значимость приобретают  такие важные качества деловых  людей, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение  нравственно-этических норм и  принципов.²

    Деловое общение требует и  более строгого отношения к  использованшо его участниками  речевых средств. В деловом  общении не допускаются бранные  слова и нецензурные выражения,  просторечие, нежелательным является  использование слов ограниченной  сферы употребления (жаргонизмов,  диалектизмов, архаизмов и др.).

Выделяют игровое, учебное, досуговое, интимное, духовное общение, включая общение с самим собой. По-видимому, деловое общение еще одна его разновидность.

Как уже отмечалось, сутью делового общения является то, что оно имеет регламентированный (целевой) характер и ограничивается рамками определенной темы или круга вопросов. Оно осуществляется, как правило, в ходе делового взаимодействия, в официальной, рабочей обстановке как в форме непосредственного личного контакта, так и через технические средства.

Можно назвать такие формы делового общения, как деловая беседа, совещание, заседание, собрание, переговоры, презентация, конференции и телеконференции, деловая переписка (теперь, все чаще — по электронной почте). Консультация эксперта (врача, юриста) по конкретному вопросу, консилиум, интервью журналисту, задания подчиненным, их отчеты перед руководством, выступление студента на семинаре, сдача экзамена, зачета, собеседование с преподавателем — все это примеры делового общения.

Исследователями отмечаются некоторые  современные тенденции в изменении  роли, содержания и качества делового общения.

Во-первых, наблюдается значительное усиление в современной жизни как в нашей стране, так и за рубежом роли общения, причем как делового, так и межличностного. В настоящее время расширились контакты между людьми, особенно в сфере международных отношений. В России существенно усилилась роль общения в процессе создания и оказания различных услуг.

Во-вторых, происходит заметное ослабление роли непосредственного общения  в связи с развитием электронных  коммуникационных систем и виртуальной  организации труда.

В-третьих, на характер общения оказывает  существенное влияние социально-экономическое  и политическое расслоение современного российского общества.

2. Принципы делового общения

К общим принципам, регулирующим протекание процессов делового общения, относят  его межличностность, целенаправленность, непрерывность и многомерность.³

Межличностность. Межличностное общение характеризуется открытостью и многоплановостью взаимодействия людей, основанного на их личном интересе друг к другу. Несмотря на преимущественно деловую направленность, деловое общение неминуемо имеет характер межличностного контакта, содержит некий межличностный радикал. Осуществление делового общения в любом случае обусловлено не только конкретным делом или обсуждаемым деловым вопросом, но и личностными качествами партнеров, их отношением друг к другу. Поэтому деловое общение неотделимо от межличностного контакта.

Целенаправленность. Понятно, что любой акт делового общения целенаправлен. При этом направленность делового общения многоцелевая. В процессе общения наряду с осознаваемой целью информационную нагрузку несет и неосознаваемая (подспудная) цель. Так, докладчик, сообщая аудитории статистические данные, хочет обрисовать объективную ситуацию в проблемной области. Вместе с этим, может быть на неосознаваемом уровне у него есть стремление продемонстрировать присутствующим свой интеллект, эрудицию и красноречие. В этом же эпизоде можно обнаружить и другие цели.

Непрерывность. Попав в поле зрения делового партнера, мы инициируем непрерывный деловой и межличностный контакт с ним. Поскольку общение включает как вербальные, так и невербальные элементы, мы постоянно посылаем поведенческие сообщения, которым собеседник придает определенный смысл и делает соответствующие выводы. Даже молчание партнера или его физическое отсутствие в данный момент включены в акт общения, если они значимы для другого человека. Это происходит потому что любое наше поведение информирует о чем-либо. Оно представляет собой реакцию на ситуацию и на окружающих людей. Опытные участники коммуникации обязаны знать о постоянно передаваемых явных и неявных сообщениях.

Многомерность. В любой ситуации делового взаимодействия люди не только обмениваются информацией, но так или иначе регулируют свои взаимоотношения. Например, когда, собираясь в поездку, Леонид говорит Денису: «Нам надо взять с собой карту», он не только передает информацию. Важно, как Леонид говорит — в зависимости от тона его сообщение может подразумевать: «я главнее тебя — если бы не я, мы бы забыли важную вещь для нашей поездки».

В ходе делового общения могут реализовываться, по крайней мере, два аспекта взаимоотношений. Один аспект — это поддержание  делового контакта, передача деловой  информации. Другой — трансляция эмоционального отношения партнеру (позитивного или негативного), присутствующего в любом взаимодействии. Например, некто говорит кому-то: «Я рад видеть тебя». Мимика, сопровождающая эти слова, покажет, действительно ли говорящий искренне рад видеть собеседника. Если он улыбается, говорит искренне, смотрит в глаза и похлопывает собеседника по спине или уверенно пожимает ему руку, последний расценивает это как знаки расположения. А если слова приветствия произносятся быстро, без проникновенной интонации, с бесстрастным выражением лица, тот, к кому они обращены, воспримет их лишь как ритуальные знаки этикета.

3. Контексты делового общения

На процесс делового общения  существенное влияние оказывают  физический, социально-ролевой и  эмоционально-нравственный контексты, в которых оно происходит.⁴

Физический контекст делового общения составляют место, время, экологические условия окружающей среды (температура, освещение, уровень шума), физическое расстояние между участниками и т.п. Каждый из этих факторов может положительно или отрицательно повлиять на общение. Например, когда руководитель сидит за столом в кабинете и говорит со своими подчиненными — это один контекст, когда он разговаривает с теми же людьми за круглым столом в конференц-зале — уже другой контекст.

Социально-ролевой контекст определяется целью общения и тем, в какой ситуации оно происходит — в офисе, на церемонии официального приема, на деловой встрече, в учебной аудитории, полицейском участке, в ресторане, среди членов трудового коллектива или же при посещении конкурирующей организации. На протекание делового общения также воздействуют межличностные отношения и социальные позиции его участников.

Все это влияет на содержание общения  и на то, как формируются, передаются и понимаются различные сообщения. Так, секретарь руководителя фирмы  по-разному разговаривает со своим  шефом и с клиентами. Молодой  сотрудник, недавно принятый в компанию, будет вести себя неодинаково  при беседе со своим ровесником и  с гораздо более опытным и  титулованным специалистом.

Эмоционально-нравственный контекст создает настроения и чувства, которые каждый из собеседников привносит в общение. Имеют значение и связи, сформировавшиеся между участниками в предыдущих коммуникационных эпизодах и влияющие на понимание происходящего в текущей ситуации.⁵

Эмоционально-нравственный аспект представляет собой основное психологическое  содержание делового общения, его внутреннюю сторону. Дать психологическую оценку деловому общению — это сказать, как выглядит отношение между  деловыми партнерами в «человеческом» измерении (уважение-неуважение, высокомерие-подобострастие и т.п.).

С психологической точки зрения важно, какие эмоции и чувства, сопровождают процесс общения: радость, подъем, воодушевление  или страх, гнев, тревога, неуверенность. На какой морально-этической основе выстраивается позиция, занятая в общении партнером, а также какие нравственные качества он проявляет в деловых отношениях: честность, порядочность, обязательность или им противоположные.

4. Нравственные нормы делового общения

Каждый из участников делового общения  руководствуется определенными  нравственными нормами: честностью и порядочностью, справедливостью, уважением, ответственностью и другими.

Честность вынуждает людей воздерживаться от обмана и лживых поступков. Но надо иметь в виду, что иногда приходится лгать даже тем людям, которые принимают честность в качестве непреложной нормы делового поведения. Чаще всего люди прибегают ко лжи, когда попадают в ловушку моральной дилеммы и вынуждены делать выбор между неудовлетворяющими альтернативами.

Основное правило морали состоит  в том, что «нужно говорить правду всегда, когда это возможно. Фундаментальное  требование этого правила означает, что не следует намеренно обманывать или пытаться обмануть других и самих  себя. Лишь если мы сталкиваемся с настоящей  моральной дилеммой и должны сделать  выбор, оправданный обстоятельствами (например, не оповещать врага о  планирующейся атаке с целью  сохранения человеческих жизней), или  выбрать из двух зол меньшее (защита конфиденциальности посредством лжи), только тогда возможна ложь».

Порядочность человека выражается в единстве его убеждений и действий. Порядочное поведение противоположно лицемерию и двуличию. Порядочный человек всегда выполняет данные кому-либо обещания. Например, сотрудник, пообещавший помощь коллеге при выполнении служебного задания, обязательно поможет ему, даже если это будет связано для него с серьезными трудностями.

Принцип справедливости в деловом общении предполагает объективность или отсутствие предвзятости в оценках других людей и их поступков. Проявление внимания или предупредительности к деловому партнеру и соблюдение его прав указывает на уважение к его личности. Уважение проявляется в том, слушаем ли мы и пытаемся ли понять точку зрения нашего делового партнера, даже в том случае, когда она существенно отличается от нашей.

Ответственность проявляется в том, в какой мере участники делового взаимодействия отвечают за свои слова и выполняют взятые на себя обязательства, насколько они соблюдают моральные нормы, а также обязанности друг перед другом.

В зависимости от самооценки, а также  от восприятия и оценки партнера мы осознанно или неосознанно избираем различные подходы к построению деловых отношений. Отношения могут  выстраиваться на: партнерстве (равном участии в деле); соперничестве (стремление во что бы то ни стало навязать или отстоять свою позицию); доминировании (стремлении подчинить себе партнера).

Партнерство означает отношение к  другому человеку как равному  себе самому. При партнерстве собеседник воспринимается как равноценный  субъект, имеющий право быть таким, какой он есть, с которым надо считаться. Основные способы воздействия  друг на друга строятся на гласном  или негласном договоре, который  служит и средством объединения, и средством взаимного контроля.⁶

При соперничестве другая сторона представляется опасной и непредсказуемой. В отношениях с ней берет верх стремление переиграть ее, добиться одностороннего преимущества. Интересы другой стороны учитываются в той мере, в какой это определяется логикой конкурентной борьбы.

Подход, ориентированный на доминирование, определяет отношение к партнеру как к средству достижения своих целей, игнорирование его интересов и намерений. У того, кто склонен к доминированию, превалирует стремление распоряжаться, получить одностороннее преимущество.

Доминирование в отношениях рассматривается  как комплиментарное или симметричное.

В комплиментарных взаимоотношениях один партнер позволяет другому определять, кто будет иметь большее влияние. Так, один участник общения играет лидирующую роль, а другой добровольно берет на себя роль ведомого. Например, отношения между работодателем и служащими комплиментарны и хозяин занимает контролирующую позицию. Обычно комплиментарны и взаимоотношения в ситуации публичной лекции, поскольку аудитория собирается, чтобы послушать лектора и признает преподносимую им информацию как заслуживающую доверия.⁷

В симметричных взаимоотношениях люди специально заранее «не договариваются» о том, кто будет контролировать ситуацию. Допустим, один человек претендует на то, чтобы контролировать ситуацию, но другими это воспринимается как вызов и побуждает их заявить собственное право на лидерство. Или, наоборот, некто отказывается от власти, но другие не желают принимать это. Например, муж говорит жене: «Я считаю, что мы на пару месяцев должны сократить наши расходы». Жена может возразить на это: «Ни в коем случае! Мне нужен новый костюм, нужно купить новые покрышки для машины. Кроме того, ты обещал мне, что мы поменяем диван». В этом случае оба супруга претендуют на то, чтобы контролировать ситуацию.

Комплиментарные взаимоотношения  реже приводят к открытому конфликту, а в симметричных взаимоотношениях чаще наблюдается равномерное разделение власти.

Достоинства и недостатки некоторых  из указанных вариантов делового и межличностного общения можно  охарактеризовать следующим образом.

Положительной стороной партнерства является то, что обе стороны, как правило, получают значительный выигрыш. Недостаток заключен в том, что может потребоваться очень много времени для его достижения, если партнер, например, ориентирован на соперничество.

Соперничество требует немного времени, приводит к победе, но только в том случае, когда вы располагаете очевидными преимуществами. Если же партнер не признает ваших преимуществ и так же, как и вы склонен к соперничеству, то дело может закончиться конфликтом или полным разрывом отношений.

Доминирование исключает затрату времени на дискуссии, столкновение мнений. Однако оно парализует волю подчиняемого партнера, тем самым обедняет общий интеллектуальный ресурс.

5. Общие правила делового общения⁸

Правило номер один:

Говорите  четко, разборчиво, чтобы слушатель  понимал, о чем вы говорите, ведь это наверняка что-нибудь интересное.

Правило номер два:

Избегайте такого явления как монотонность. Монотонная речь нагоняет тоску, от нее  клонит в сон и хочется убежать  куда-нибудь и не возвращаться! Человеку от природы дана возможность управлять  своим голосом – так используйте  ее!

Правило номер три:

Следите за тем, чтобы ваша речь была среднего темпа, избегайте крайностей! Слишком  медленная речь заставляет помимо воли отвлекаться от слов говорящего, а если вы говорите слишком быстро – собеседник не успевает за вашими мыслями, и хорошей коммуникации в этом случае не получится.

Правило номер четыре:

Чередуйте короткие и длинные фразы. Если вы говорите длинными предложениями, с  большим количеством грамматических конструкций – собеседнику не просто их воспринять на слух. Речь, состоящая  из коротких фраз, тоже не производит хорошего впечатления.

Правило номер пять:

Правильно задавайте вопросы. В диалоге  одинаково важную роль играют и открытые вопросы (предполагающие развернутого ответа), и закрытые (предполагающие однозначного ответа: либо «да», либо «нет»).

Правило номер шесть:

Умейте  слышать, слушая собеседника. Перебивать собеседника считается неприличным, избегайте этого. Вникайте в то, что  он говорит. Показывайте свою заинтересованность жестами, взглядом.

Правило номер семь:

Ключ  успешной беседы – это взаимопонимание. 
«Настройтесь» на собеседника, почувствуйте своего визави. Общайтесь с ним на понятном ему языке.

Правило номер восемь:

Продумайте  свою речь. Если вам предстоит выступать  на планерке, на презентации, перед  своим начальником. Составьте план своей речи. Он должен содержать  вступление ,основную часть и обязательно – итоги.

Правило номер девять:

Не задавайте  прямых вопросов. Постарайтесь при  беседе задавать непрямые вопросы. Избегайте  вопросов на подобие «Чем ты зарабатываешь  себе на жизнь?» или «Ты хочешь быть богатым и успешным?»

Правило номер десять:

Поощряйте самостоятельное размышление собеседника  над проблемой. Давайте собеседнику  пищу для размышления. Используйте  в своей речи такие обороты  как «А что вы думает по этому  поводу?», «как вы видите этот вопрос?».

Правило номер одиннадцать:

Не обрушивайте  на собеседника поток предложений, если вы уже находитесь на стадии обсуждения конкретной услуги ,бизнеса или товара. Подходите к этому мягко и плавно, по восходящей. Используйте словесные замки на пике вашего диалога. Они могут быть следующие: «Так ведь?», «правда?» «я же правильно говорю?»

В правила  делового общения входит еще и  такое понятие как этика делового общения.

Этика делового общения является частным случаем этики в целом, и содержит в себе все основные характеристики этики.

Заключение

    Итак, деловое общение — это межличностное  общение с целью организации  и оптимизации того или иного  вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой, управленческой  и т. д. 

    В  этом определении подчеркивается  цель делового общения — организация  плодотворного сотрудничества, а  также отмечается, что оно неразрывно  связано с самыми различными  сферами деятельности людей. Ведь  постоянно приходится обсуждать  вопросы, связанные с организациёй  производства, с жизнью трудового  коллектива, выполнением должностных  и служебных обязанностей, заключением  различного рода сделок, договоров,  принятием решений, оформлением  документов и т.д. Участники  делового общения — это, как  правило, официальные должностные  лица, исполняющие свои служебные  обязанности.

    Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Оно играет важную роль в различных видах профессиональной деятельности, определяет их успех.

  Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в    нашей профессиональной деятельности.

Список использованной литературы

1. Колтунова  М.В. Язык и деловое общение:  нормы, риторика, этикет. М.: «Экономическая  литература», 2012.

2. Баева  О.А. Ораторское искусство и  деловое общение. Мн.: ООО «Новое  знание», 2010.

3. Введенская  Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика. Ростов н/Д: «МарТ», 2012.

4. Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 2013.

¹ Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. М.: «Экономическая литература», 2012.

² Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика. Ростов н/Д: «МарТ», 2012.

³ Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 2013.

⁴ Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. М.: «Экономическая литература», 2012.

⁵ Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение. Мн.: ООО «Новое знание», 2010.

⁶ Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение. Мн.: ООО «Новое знание», 2010.

⁷ Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 2013.

⁸ Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. М.: «Экономическая литература», 2012.