Деловые приемы

     ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ. ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ 
 

     1.1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ  ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ 

     Приемы – как дипломатические, так и деловые – одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей.

     Деловые приемы – одна из общепринятых и распространенных форм делового общения. Они проводятся как поводу важных и знаменательных событий, так и в порядке повседневной деятельности деловых структур. При организации и проведении этих мероприятий следует иметь в виду прежде всего их деловую составляющую, а именно: их следует использовать для установления и поддержания полезных связей и контактов, получения интересующей информации, передачи информации деловым партнерам, оказания максимального внимания приглашенным гостям. Это ни в коей мере не умаляет той важности, которую имеют форма, стиль и качество угощения.[3]

     При подготовке приема следует решить ряд  организационных вопросов: определить вид приема, дату, время и место  его проведения; составить список приглашенных, выписать письменные приглашения и разослать их приглашенным; составить меню угощения и напитков, порядок обслуживания приема, смету расходов, план рассадки гостей, обеспечить гардероб и туалеты; продумать вопросы безопасности; предусмотреть оформление помещения (цветы, посуда, мебель), выделить ответственных за встречу и проводы гостей.

     Важно правильно составить приглашения, которые должны содержать следующие  данные: кто приглашает, по какому поводу, кого приглашает (фамилия, имя, должность  полностью и без искажений), на какое мероприятие (вид  приема), когда (дата и часы) и где (точный адрес) оно состоится. Кроме того на приглашение помещается номер телефона, по которому приглашенные должны позвонить и сообщить принимают они приглашение или нет. В приглашении так же указывается форма одежды (смокинг, фрак). Приглашения отправляются обязательно в конверте. Желательно, чтобы  они были отпечатаны я типографским способом.[3]

     Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере  деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде. Участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

     Если  же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются – на протяжении всего  приёма он должен следить за его  ходом и проводить представление  приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.    
 
 
 
 

     1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ 

     Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета. Этих же этикетных правил придерживаются и фирмы, организуя приемы в честь своих зарубежных коллег.[8]

     Приемы  подразделяются на дневные и вечерние, приемы с определенным рассаживанием и без рассаживания за столом.[3]

     К дневным относятся приемы типа завтрак, ланч, «бокал шампанского», «бокал вина»  и др. В международной практике принято считать, что дневные  приемы менее торжественны, чем вечерние.

     Завтрак - устраивается в промежутке времени  между 12.00 и 15.00 часами, чаще всего от 12.00 до 13.00 часов. Неофициальные деловые  приемы выходят за временные рамки  дипломатического протокола. Так, если официальные приемы устраиваются с 12 часов, то первый прием – завтрак - деловым человеком может быть организован и в 8 часов. Такое раннее время диктуется занятостью бизнесменов.[2]

     Меню  завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев и, как правило, состоит из одного - двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято, хотя подача их не будет являться ошибкой. После завтрака подается кофе или чай. Перед завтраком подается коктейль, сухое вино, соки, во время завтрака - минеральная вода, а иногда и соки. После того как все гости поели, хозяин (или хозяйка) первым встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе. Продолжительность завтрака 1—1,5 часа (примерно 45-60 минут за столом и 15-30 минут за кофе). Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем. Форма одежды для завтрака — в большинстве случаев повседневный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг. Обычно форма одежды указывается в приглашении. Деловой разговор начинают обычно после первой чашки чая или кофе.

     Второй  завтрак - ланч - совпадает по времени  с завтраком дипломатического протокола. Начинается он в период с 12 до 13.30 и  продолжается 1- 1,5 часа. Официальный  завтрак проводится с рассадкой гостей, т. е. каждому гостю отводится место за столом соответственно его должностному положению. О том, где сидеть, он узнает в плане рассадки, который вывешен или находится на отдельном столике в гостиной. Кувертная карточка с именем будет также находиться возле его прибора или лежать на самом высоком бокале.

     Меню  ланча обычно включает одну-две холодные закуски, два горячих блюда (мясное и рыбное), десерт. Первые блюда, как  правило, не подают. Перед ланчем в  отдельной комнате могут угостить аперитивом, т. е. напитками, возбуждающими аппетит. Это могут быть сок, минеральная вода и спиртное. В конце ланча в этом или отдельном помещении подаются десерт, чай или кофе.

     Прием «Бокал шампанского» - в деловом, в  том числе и дипломатическом  протоколе начинается, как правило, в 12.00 часов и продолжается около часа.[2] В отличие от завтрака этот прием более скромен. Поводом для такого приема может быть подписание контракта.

     С точки зрения организации это - наиболее простая форма приема, не требующая  большой и длительной подготовки. Проводится он стоя. К шампанскому или вину подают маленькие бутерброды, пирожные, орешки, а также кофе или чай, печенье, конфеты. Напитки и закуски разносят официанты. Приглашенные приходят в повседневной одежде. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

     Чай - устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как  правило, только для женщин. Например, жена министра иностранных дел устраивает чай для жен глав дипломатических представительств, а жена посла - для жен других послов. Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин. Для чая накрываются один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве.

     Продолжительность чая – 1-1,5 часа. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

     Приемы  типа «жур фикс» - устраиваются один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего  сезона (с осени до лета).[2] Приглашения на такие приемы (среды, четверги, пятницы) рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. По времени проведения, угощению и форме одежды этот прием не отличается от чая.

     Приемы типа коктейль или фуршет - устраиваются в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов и длятся 2 часа. Угощение на фуршете организуется по типу так называемого «шведского стола». Как правило, предлагаются различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. Гости, подойдя к столу, кладут на руку салфетку, на нее ставят тарелку с вилкой, накладывают в тарелку еду и, отойдя в сторону, едят стоя. Так же поступают и с напитками.

     Отличие коктейля от фуршета состоит в  том, что на последнем подается больше еды и напитков.

     На  фуршет можно опоздать или раньше уйти, за исключением тех, в чью честь организовывается прием. Кратковременное пребывание гостя на фуршете воспринимается как демонстрация холодных или натянутых отношений. Если на прием приглашены работники одной фирмы, то, согласно деловому этикету, положено, чтобы подчиненные не приходили позже руководителей. Однако рядовые служащие могут уйти с приема позже своих начальников. В процессе приема идет активное деловое и светское общение, осуществляются знакомства и налаживаются контакты. При этом необязательно проводить время с одним и тем же собеседником.

     К вечерним, более торжественным приемам  относятся обед, обед-буфет, ужин.

     Обед -  начинается в промежуток времени  от 20.00 до 21.00 часа. Меню обеда: одна-две  холодные закуски, суп, одно горячее  рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай. Перед обедом гостям предлагается коктейль. Меню обеда отличается от меню завтрака тем, что после холодных закусок подается суп.

     Обед  длится обычно 2-2,5 часа, при этом за столом примерно 50—60 минут, остальное время - в гостиных.[2]

     Форма одежды - темный костюм, смокинг или  фрак в зависимости от конкретного  случая и указания в приглашении; для женщин - вечернее платье. В некоторых  официальных случаях сразу же после обеда проводится прием  типа «а ля фуршет». Гости, присутствовавшие на обеде, по его окончании направляются на прием «а ля фуршет». Такое сочетание приемов организуется преимущественно в связи с пребыванием в стране иностранного государственного деятеля или иностранной делегации, в честь которых дается обед. Форма одежды такая же, как на обеде.

     Опаздывать  на обед нельзя. В случае опоздания  обязательно извиняются перед хозяевами.

     Ужин - начинается в 21.00 час и позднее. Меню ужина и вина — такие же, как на обеде. Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье. Ужин отличается от обеда только временем начала - не раньше 21.00.

     Вечерний  прием «а ля фуршет» - устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы или премьер-министра иностранного государства, иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т. п.). Начинается в 20.00 часов и позднее. Угощение - такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее. Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.[2]

     Обед-буфет  предполагает свободную рассадку за небольшими столиками по четыре-шесть  человек. Так же как на фуршетном  приеме, накрывают столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости  набирают закуски садятся по своему усмотрению за один из столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. Обед-буфет менее официален, чем обед. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПРОТОКОЛА  НА ДЕЛОВЫХ ПРИЕМАХ 
 

     2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА 

     Любой прием должен быть предварительно подготовлен  самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление  списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

     ПРИГЛАШЕНИЯ

     Говоря  о правилах этикета, учитываемых  в организации деловых приемов, следует прежде всего упомянуть о приглашениях. Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки.

     В приглашении не ставятся дата отправления  и подпись. Первые строки приглашения  дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

     Иногда  фирма-хозяйка отправляет приглашение  другой фирме без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю..." В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение).

     Во  второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится  и где.

     В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00-13.30.

     Приглашение, как правило, содержит просьбу о  подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу  обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s 'il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

     Ответить  на приглашение и подтвердить  свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

     Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой  или любого светлого оттенка. Неуместными  считаются различные украшательские элементы -виньетки, цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

     РАССАДКА  ЗА СТОЛОМ

     При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

     Если  же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен  человек, а крупные фирмы, как  правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

     Если  прием проводится в арендованном помещении, например в банкетном  зале ресторана, то персонал ресторана, учитывая специфику своей работы, предложит наиболее эффективную и одновременно удобную расстановку банкетных столов.

     Однако  современные организации часто  имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа гостей. В  небольшом зале неразумно устраивать приемы для большого числа гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно в большом, просторном зале.

     Что считать слишком большим или  слишком малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10м2 на человека, включая и место за столом.

     Если  прием рассчитан на достаточно большое  число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о  том, как довести информацию об этом до приглашенных.

     Классический, пришедший из глубин светского этикета  способ - карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или  фужер около каждого места. Такой  метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо вручается каждому приглашенному при входе в зал.

     Отметим, что если гость сел не там, где  ему предписывалось, его можно  попросить пересесть, сопроводив просьбу  словами: "Вам там будет гораздо  удобнее". Если гость возражает - настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул.

     Однако  воспитанный человек сядет там, где предписано устроителями приема, а, допустив ошибку, в ответ на мягкую просьбу пересесть - сделает это  с извинениями, не привлекая к  данному факту внимания.

     Столы для рассадки гостей могут быть поставлены в помещении различным образом: буквой "П", буквой "Ш", буквой "Т".

     Можно придумать и другие способы расстановки  столов, однако классические варианты предпочтительнее.

     При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться следующими правилами:

     1) Самые почетные места - это  те, которые расположены лицом  к свободному пространству, т.е.  к входной двери. Однако одновременно  с этим почетное место должно  быть максимально удалено от  входной двери.

     2) Если конфигурация помещения  такова, что затруднительно выполнить  два первых требования, почетные  места можно выбрать из тех,  которые расположены лицом или  хотя бы боком к окнам.

     3) Наименее почетные места - в  конце стола, спиной к входной  двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки; женщин и мужчин среднего и "более чем среднего" возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно - женщины должны быть в сопровождении мужчин.

     4) По возможности гостей - мужчин  и женщин - рассаживают, чередуя  представителей того и другого  пола. Но практика показывает, что  на деловых приемах мужчин  всегда больше.

     5) Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, - 60(70)х40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50x40 см, следует все же учитывать, что некоторые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

     УКРАШЕНИЕ СТОЛА И СЕРВИРОВКА

     Столы на современных деловых приемах  принято накрывать скатертью. Скатерть предпочтительно выбирать белую, но она может быть также любых  светлых оттенков (для торжественного обеда, т.е. сугубо вечернего приема - только белая скатерть). Рисунок  на скатерти и салфетках - одинаковый, купонного характера. Некоторые фирмы заказывают специальное столовое белье с логотипом (логотип - словесная форма эмблемы или товарного знака фирмы) или плоскостным символическим обозначением товарного знака фирмы. Заметим, что заказное столовое белье говорит о том, что протокольная группа (отдел) организации высоко ценит свою работу, придает большое значение деловому этикету, соблюдение норм которого отражается положительно на имидже фирмы. Скатерть должна быть ниже края стола на 20-30 см.

     Накрытые  столы выглядят изысканно, если посуда по цвету, рисунку гармонирует со скатертью и салфетками. Существует множество способов сворачивания салфеток, помещаемых на тарелки (отсылаем читателя к специальным справочным изданиям).

     В последние два-три десятилетия вместо скатерти иногда используют специальные салфетки, подкладываемые под каждый прибор, чтобы оставить видимой красивую полированную поверхность стола.

     Принято украшать стол цветами, свечами, причем хорошо, если вазы для цветов и подсвечники составляют часть сервиза или гармонируют с ним. Сервиз, как и скатерти, можно сделать на заказ, по желанию формируя состав сервиза (скажем, заказать вазы различной конфигурации, дополнительное количество пепельниц и т.п.), и, самое главное, поместить на всех предметах сервиза эмблему или логотип фирмы. Свечи по цвету должны соответствовать рисунку сервиза.

     Цветы размещают на столе таким образом, чтобы они не мешали общению: высокие  вазы с цветами лучше поставить  не на столе, а вдоль стен, разместив их на специальных подставках; можно, если помещение позволяет, использовать напольные вазы, которые будут служить уже не украшением стола, а украшением зала, в котором проходит прием. Помещение можно также украсить живыми (или искусственными) гирляндами и даже связками или цепями из воздушных шаров - в зависимости от характера приема, должностного ранга и возраста приглашенных и объекта празднования. Иногда на поверхности стола раскладывают живые цветы и(или) ставят фарфоровые фигурки в качестве украшения. Повторяем, выбор стиля и вида украшения стола зависит от многих факторов, некоторые из них названы выше.

     Расстановка приборов на столе производится с  учетом требований симметрии. От края стола следует отступить на 2-3 см.

     Первое, что ставится на стол при его сервировке, - подтарельник, он играет роль подставки, помогает защитить скатерть и сохранить пищу, поданную в горячем виде. Подтарельник - самая большая плоская тарелка в сервизе. Однако в качестве подтарельника может быть подан металлический поднос (например, жостовский поднос с авторской росписью), подставка также может быть деревянной, имеющей круглую форму, т.е. все зависит от средств фирмы-хозяйки и характера делового приема. Подтарельник (подставка) присутствует на столе на протяжении всего пребывания гостей за столом, а тарелки - закусочные, для горячего блюда, десертные и пр. - сменяются.

     Слева от основной тарелки ставится маленькая  плоская тарелочка для хлеба, справа (симметрично) - такая же для  отходов, если предполагается подавать виноград или другие фрукты с косточками. Иногда предполагается хлебную тарелку использовать и для отходов, чтобы не загромождать стол большим количеством посуды, однако это неэстетично.

     Вилки всегда кладутся у приборов зубцами  вверх, слева, ножи - острой частью к  тарелке, справа.

     Обычно  возле тарелки кладутся три пары приборов: вилка и нож обычных  размеров - для мясных горячих блюд, вилки чуть меньшего размера и  нож чуть меньше и шире - для рыбных блюд, маленькие вилки и нож - для  закусок. Близость или удаленность  от тарелки диктуется порядком подачи блюд: если закуски подаются первыми (что естественно), значит, закусочные вилка и нож кладутся снаружи, дальше от тарелки, чем другие приборы. После того как с закусками покончено, закусочную тарелку и приборы убирают, и самыми удобными для использования должны ока¬заться рыбные нож и вилки (или две вилка). Их тоже убирают после того, как рыбное блюдо съедено. Последними остаются нож и вилка обычного размера - для мясного блюда.

     Количество  приборов, придуманных человечеством для удобства питания, постоянно растет. Однако больше трех пар приборов, как уже указывалось, класть не принято, так как это может быть истолковано как претенциозность, которая сама по себе является дурным тоном.

     Если  какие-либо из блюд требуют специальных  приборов (например, устрицы), их следует  подавать с указанными блюдами.

     За  большой тарелкой-подставкой сверху кладутся приборы для десерта: ложка - ручкой вправо, нож - ручкой вправо, вилка - ручкой влево.

     Кушанья, предлагаемые к угощению, могут уже стоять на столе, например мясо - на большом блюде, закрытом специальной крышкой, чтобы предохранить от остывания. Однако блюда могут и разноситься персоналом, обслуживающим прием. В этом случае кушанья подаются гостю слева, тогда как жидкости - чай, вино, кофе - справа.

     Не  следует помогать официанту собирать грязную посуду и подавать ему  свою использованную тарелку.

     Следует иметь в виду, что на деловых  приемах одно из правил светского  этикета - обслужить сначала женщину, а потом мужчину - не действует. Главное - это должностной статус, поэтому начинают обслуживание с почетных гостей, а далее обслуживают всех по очереди.