Delphi ортасында «Бухгалтерия» ақпараттық жүйені құру

Қазақстан Республикасының  білім және ғылым министрлігі

 

Е.А.Бөкетов атындағы Карағанды Мемлекетік Университетінің  колледжі

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС

 

Тақырыбы: Delphi ортасында «Бухгалтерия» ақпараттық жүйені құру

 

Мамандығы: 3707002 «Ақпараттық жүйелер (салалар бойынша)»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                            Орындаған: ИС-31-тобының оқушысы

                 Альжанов Р.

                         Тексерген: ғылыми  жетекші:

                          Жұмағулова С.К.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Қарағанды  2009

МАЗМҰНЫ

 

Кіріспе

 

1 Деректер қорын басқару жүйесі..................................................................3

1.1 Деректер қоры...........................................................................................5

1.2 Реляциялық деректер қоры......................................................................7

 

2 Деректер қорын жасау................................................................................10

2.1 MS Access деректер қорын құру.............................................................10

2.2 MS Access деректер қорында «Бухгалтерия» мәліметтер

базасын құру үлгісі........................................................................................15

3. Delphi программалау ортасына MS Access деректер

қорын шығару................................................................................................16

 

Қорытынды......................................................................................................22

 

Қолданылған әдебиеттер тізімі......................................................................23

 

Қосымша

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КІРІСПЕ

 

Қазіргі заманды тиімді басқарусыз елестету мүмкін емес. Басты категория болып кез келген кәсіпорын жұмысының тиімділігі көбінесе осыған байланысты ақпаратты өңдеу жүйелері табылады. Мұндай жүйе:

- жұмыс   қорытындысы   бойынша  жалпы   немесе   детальданған   есеп алуды қамтамасыз ету;

- басты   көрсеткіштердің   өзгеру   тенденцияларын   жеңіл   анықтауға мүмкіндік беру;

- еш    кедергісіз,    уақыт   бойынша    критикалық    ақпаратты    алуды қамтамасыз ету;

-  мәліметтердің нақты және толық анализін орындау керек.

Қазіргі заманғы МҚБЖ негізінен Windows қосымшалары болып  табылады, себебі, берілген орта дербес ЭЕМ мүмкіндіктерін DOS ортасына қарағанда толық қолдануға мүмкіндік береді. Жоғаргы өнімді ДК бағасының төмендеуі бағдарламалық қамтамасыз етуді құрушы ресурстарды тарату туралы аз ойлайтын Windows ортасына көшуге себеп бола отырып, сонымен қатар ДК бағдарламалық қамтамасыз етуін жалпы МҚБЖ ЭАМ аппаратты ресурстарына аз критикалы етті.

Мәліметтер қорын басқару жүйелерінің өкілдерінің арасынан: Lotus Approach, Місrоsoft Ассеss, Вогland dВаsе, Вогland Рагаdoх, Місrоsoft Visual FoxPro, Місrоsoft Visual Ваsіс, сонымен қатар «клиент-сервер» технологиясымен құрылған қосымшаларда қолданылатын Місrоsoft SQL Server жэне Огасle мәліметтер қорын атап айтуға болады. Жалпы қабылданған болып сонымен қатар басқа қосымшалар мүмкіндіктерін, мысалы, мәтіндік процестердің, графиктерді құру пакеттерін және т.б. және жоғары деңгейлі тілдердің орнатылған версияларын (көбінесе - SQL және/немесе VВА диалектерін) және құрылатын қосымшалардың визуалды бағдарламалау интерфейсінің қүралдарын қолдануға мүмкіндік беретін технологиялар болып табылады. Сондықтан, нақты қосымша қай тілде, қай пакеттің негізінде және онда мәліметтердің қандай форматтары қолданылатыны аса мәнді емес. Сонымен қоса, «де-факто» стандарты болып «ашық эдіс» әдебиетінде ең декларацияланатын, «қосымшаларды тез қүру» немесе RAD) яғни, мәліметтерді өңдеудің одан да ыңғайлы және қуатты жүйелерін құру үшін әртүрлі қолданбалы бағдарламалар мен технологияларды қолданудың мүмкіндігі мен қажеттілігі болды. Сондықтан, «классикалық» МҚБЖ-мен бір қатарда қосымшалардың қажетті компоненттерін тез құруға мүмкіндік беретін, «классикалық» МҚБЖ құралдарымен құруға қиын, кейде мүмкін емес болатын жұмыс жылдамдығы бойынша критикалық болып табылатын Visual Ваsіс 4.0 және Visual С++ бағдарламалау тілдері көп кездеседі. Мәліметтер қорын басқарудың қазіргі заманғы әдісі «клиент-сервер» технологиясын кең қолдануды талап етеді.

Осылайша, қазіргі  таңда бағдарламалаушы нақты  бір пакеттің рамкаларымен байланысты емес, ал қойылған тапсырмаға байланысты ол әртүрлі қосымшаларды қолданылуы мүмкін.

Delphi  бағдарламасы  қазіргі кезде ең көп тараған бағдарлама құру жүйесіне жатады. Оның басты ерекшеліктерінің бірі – ол арқылы құрылған бағдарламалар  Windows басқаруында жұмыс істеп қана қоймай, оның өзі бағдарламаларды  жылдам құратын аспаптық құрал (Rapid Application Development, RAD) тобына  жататындығында.

Кіріспеде компьютерге  Delphi  бағдарламасының орнатылуы  айтылады. Қарапайым мысалдар арқылы бағдарлама құрудың алғашқы қадамы  жасалынады,  бағдарламаның негізі мен Delphi тілінің терминдері оқытылады. Пішін,  құралас, сипаттар мен оқиға, тілдеу  терезелерінің қалай құрылатының және әр терминнің мән-маңызын түсіну арқылы Delphi бағдарламалау ортасымен танысасыз.

Delphi 7 Studio пакеті компьютерге  Windows 98, Windows 2000, Windows XP  амалдық жүйелерге  орнатылады. Егер Сіздің жасаған  бағдарламаларынызға қазақша жазу керек болса,  SanaSoft  компаниясының амалдық жүйелерді қазақшалайтын Wintranslate  пакетін қолдануға болады.

Delphi  бағдарламасының   барлық нұсқаларында құрылатын  бағдарламаларда қазақ  қаріптерін  пайдалану  қарастырылмаған. Мәзір, құралдар  жолағы, түсіндірме сөздерде, хабарларда, қазақша дерек базаларында қазақ қаріптерін пайдалану мүмкіндігі үшін SanaSoft компаниясының жасаған қазақша драйверін немесе  осы компанияның WinTranslate  пакетін пайдалану керек. Бұл жағдайда сіздің құрған бағдарламаныз Windows амалдық жүйенің барлық нұсқаларында жұмыс істейтін болады.

Менің курстық жұмысымның мақсаты бухгалтердың жұмысын аутаматтандыру болды. Мәліметтер қорыны мен MS Access-те жасап, интерфейсті Delphi-да орындадым.

 

 

1 Деректер қорын басқару жүйесі

 

1. Деректер қоры.

 

 

Ақпарат бұл адамдардың бір – біріне ауызша, жазбаша немесе тағы басқа тәсілдермен берілетін мәліметтер.

Компьютер соңғы жылдарда құжаттарды өңдеу жүйелерін құруда жиі қолданылады. Құжаттарды ақпаратқа  байланысты жүйелеуді әдетте ақпараттық жүйе деп атайды. Ақпараттық жүйе ақпаратты жинау және сақтау үшін оларды әр түрлі мақсаттарда пайдалану тиімді болу үшін қолданылады. Ақпараттық жүйені пайдалану барысының келесі ерекшеліктері бар:

1. олардың жұмысын қамтамасыз ету үшінсалыстырмалы аз есептеу қуаттары қажет;
2. қолданылатын мәліметтердің құрылымы күрделі болып келеді;
3. жүйені қосқанда алдыңғы мәліметтерді сақтайтын құрал қажет.

Басқаша сипаттағанда ақпараттық жүйе ЭЕМ жадысында динамикалық  түрде жаңартылып отыратын бір қойманы  пайдаланатын сыртқы әлем моделін, яғни мәліметтер базасын құруды талап етеді.

Деректер (мәліметтер) қоры бұл кейбір пән облысы объектілері туралы ақпараттың үлкен массивтерін жинау және ұйымдастыру құралы.

Пән облысы басқаруды ұйымдастыру мақсатында, яғни автоматизациялау үшін зерттеуге арналған нақты әлемнің бөлігі. Пән облысы фрагменттер жиыны арқылы көрсетіледі. Мысалы, цехтары, дирекциясы, бухгалтериясы бар өнеркәсіптер.

Деректер қоры пән  облысы туралы ағымдардағы берілгендерді  көрсету, жинақтау, сақтау керек және де әр түрлі категориялы қолданушыларына берілгендеріне жылдам қатынау мүмкіндігін қамтамасыз ету керек. Бұл үшін мәліметтер қорында берілгендер қандай да бір модельге сәйкес құрылым бойынша сақталуы тиіс.

Берілгендер моделі пән облысына негізгі объектілердің қасиеттерін және олардың арасындағы байланыстарды сипаттайды.

Деркетер қорының тарихи даму процесінде мәліметтердің келесі моделі қолданылады:

- иерархиялық;

- желілік;

- реляциялық;

- объектті – бағытталған.

Айырмашылы олардың  құрылымында: иерархиялық – ағаш түрінде, желілік – кез – келген граф түрінде, реляциялық – кесте түрінде, объектті – бағытталған – объект түрінде болады.

Деректер қоры деректер қоры жүйесі деп аталатынкүрделі жүйенің бөлімі болып табылады. Бұл жүйе құрамында деректер қоры және программаның техникалық, тілдік, ұйымдастырғыш - әдістемелік құралдары бар. Деректер қоры жүйесінің компоненттерінің бірі деректер қорын басқару жүйелері (ДҚБЖ).

Деректер қорын құру үшін және олармен жұмыс істеу  үшін программалық және тілдік құралдар қолданылады.

Қолдану түрі бойынша  ДҚБЖ персональдық және көпқолданушылық  ДҚБЖ – ға бөлінеді. Персональдық ДҚБЖ бір компьютерде жұмыс істейтін жергілікті (локальды) деректер қорын  құруға мүмкіндік береді.

Персональдық ДҚБЖ –  лар: Paradox, dbase, FoxPro, Access және т.б.

Көпқолданушылық ДҚБЖ –  лар «клиент - сервер» архитектурасында жұмыс істейтін ақпараттық жүйелерді  құруға мүмкіндік береді. Кең таралған көпқолданушылық ДҚБЖ – лар: Oracle, Informix, SyBase, Microsoft SQL Server, InterBase.

Деректер қорын құру және пайдалану барысында оған келесідей талаптар қойылады:

1. пән облысының сипатталуы шынайы болуы тиіс;
2. әр түрлі категориялардың қолданушылары өзара әрекеттесу мүмкіндігін қамтамасыз ету;
3. интерфейстің түсініктілігі. Интерфейс жұмыс істеу ортасы;
4. құпиялылықты, конфендициялдылықты қамтамасыз ету;
5. берілгендердің және программаның өзара тәуелсіздігін қамтамасыз ету;
6. деректер қорының сенімділігін қамтамасыз ету, я берілгендерді кездейсоқ, әдейі бұзудан қорғау және жүйенің істен шыққан жағдайда берілгендерді жылдам және толық қалпына келтіру сенімділігі.

Мәліметтер құру және пайдалану, жұмысын қамтамасыз ету  үшін жауап беретін тұлға мәліметтер администраторы деп аталады.

Администратордың қызметтері:

1. пән облысын зерттеу, оны сипаттау, бүтіндік шектеулерін тұжырымдау;
2. мәліметтер қорының құрылымын проектілеу: деректер қорының файлдарының құрылымы арасындағы байланысты анықтау;
3. деректер қоры құрылымын сипаттау барысында бүтіндік шектемелерін беру және берілгендерді өңдеу процесін анықтау;
4. деректер қорын алғашқы жүктеу;
5. мәліметтерді қорғау: жүйеге кіру ретін қамтамасыз ету. Қолданушылардың деректер қорына қатынасу құқықтарын анықтау. Берілгендерді анықтау. Берілгендерді қорғаудың программалық, техникалық құралдарын таңдау және құру. Мәліметтер құралдарын тестілеу, мәліметтерді жинау. Мәліметтердің қорғанысының бұзылу жағдайларын зерттеу. Деректер қорының қалпына келтірілуін қамтамасыз ету, жүйелік журналдар тіркеуін ұйымдастыру;
6. қолданушылардың деркетер қорына қатынасуын зерттеу;
7. қолданушылармен жұмыс істеу;
8. деректер қорын динамикалық дамыту және жетілдіру.

 

 

2.  Реляциялық деректер қоры

 

 

Реляциялық деркетер қоры – деректер қорында сақталған  барлық ақпараттан тұратын қатыгастар жиыны болып табылады. Объектілер және олардың қасиеттері арасындағы кез – келген байланыс қатынас деп аталады.

Объектілер арасындағы бір объектінің қасиеті мен әртүрлі  объектінің қасиеті мен объектінің қасиеттері арасындағы байланыстар  қарастырылады.

Қатынас өз атауымен және атрибуттар тізімімен анықталады. Қатынас  атауы қатынастың арасындағы байланыс мағынасын ашатындай беріледі.

Объектінің кейбір қасиеттерін  немесе байланыстарын сипаттау үшін қарапайым, бөлінбейтін атрибут  деп аталатын элемент қолданылады.

Атрибут атауымен, типімен, мәнімен және басқа қасиеттерімен  сипатталады. Қатынасттардың атрибуттар атауы, тізімі және олардың сипаттамалары – қатынас схемасы деп аталады. Атрибуттар сипаттамалары қатынастардың әрбір аргументі үшін мүмкін болатын мәндер облысын анықтайды. Қатынастардың нақты экземпляры кортеж деп аталады. Нақты кортежді бір мәнді анықтау үшін қолданылатын атрибуттар немесе атрибуттар жиыны қатынастың алғашқы кілті немесе кілт деп аталады.

Реляциялық берілгендердің бүтіндігі.

Берілгендерге қойылатын  логикалық шектеулер бүтіндік шектеулері деп аталады. Шектеулер берілгендер  моделінде жүйе жұмыс істеу барысында берілгендердің бүтіндігін сақтау үшін қолданылады.

Шектеулердің негізгі  екі түрі бар: ішкі шектеулер және айқын шектеулер.

Ішкі шектеулер берілгендер  моделіне тән шектеулер. Олар қатынастың құрылымына, байланыстарға берілгендер  жиынының мүмкін болатын мәндеріне қойылады.

Айқын шектеулер программалық жабдықтың семантикасы қоятын шектеулер. Олар атрибуттардың мүмкін болатын  мәндер облысын, атрибуттар арасындағы қатынастарды, олардың өзгеру динамикасын  сипаттайды.

Келесідей байланыс түрлері бар:

- бірі – біріне

- бірі – көбіне

- көбісі – біріне

- көбісі – көбіне

Транзакция – операциялар  тізбегін орындау. Транзакция ДҚ бір  бүтіндік күйден екінші бүтінідік күйге  ауыстырады.

Қатынастарға қолданылатын операциялар

Берілгендердің реляциялық моделінде қатынастарға қолданылатын негізгі операциялар келесілер:

• біріктіру
• қиылысу
• айырым алу
• декарт көбейтіндісі
• таңдау

Реляциялық  термині (relation латын сөзі - қатынас) деректер сақталу моделінің қалай  құрылғанын көрсетеді. Қарапайым жағдайда ол екі өлшемді массив немесе екі өлшемді таблица, ал күрделі ақпараттық модель таблицалар жиынтығынан тұрады. Ол таблицалардың жолы жазба, бағаны аймақ болады.

Реляциялық модель келесі қасиеттерден тұрады:

1. Таблицаның әрбір элементі – деректің бір элементі.
2. Таблицадағы барлық аймақ бір типке ие.
3. Әрбір аймақтың бірегей аты болады.
4. Таблицада бірдей жазбалар болмайды. 

Иерархиялық модель

Иерархиялық мәліметтер қорлары 60 жылдардың басында қолданылды. Олар қарапайым ағаш түрінде құрылған. Осы жердегі мәліметтер екі категорияға бөлінеді: басты және бағынышты. Осылайша, объектінің типі басты, ал иерархияның төменірек сатыларында орналасқан объектілер – бағынышты болады. Иерархиядағы ең жоғарғы объект – түбірлі, ал басқалар тәуелді объектілер деп аталады. Иеарархиялық модель МҚ – да элементтер жиынтығын құрайды, көпшіліктен жекеге қатынасы орындалып, төңкерілген ағашты құрайды. Бұл модель деңгейлер, түйіндер, байланыстар параметрлері қасиеттерімен сипатталады. Бұл модельдің жұмыс істеу принципі былай сипатталады, төменгі дәрежедегі бірнеше түйіндер жоғарғы дәрежедегі бір түйінмен қосылады.Түйін – ақпараттық модель элементі, ол берілген иеарархия дәрежесінде болады.

Иерархиялық модель қасиеттері:

1. төменгі дәрежедегі бірнеше түйіндер жоғарғы дәрежедегі бір түйінмен     қосылады.
2. иерархиялық ағаштың бір ғана басы (түбір) болады .
3. түбірлік жазбаның бір ғана жолы болады.

Жүйелік модель. МҚ- дағы жүйелік модель иерархиялық модельге ұқсас. Бір артықшылығы,   бұл модельде әртүрлі элементтер арасында еркін байланыс орнатылған. Бұл қорларда кез келген объект басты да, бағынышты да бола алады.

Пәндік аймақтың моделі

 

Пәндік аймақ (облыс) – бұл шындық өмірдің бөлігі. Бұл жерде мәліметтер қорынан  мәліметтерді көретін орта. Мысалы, пәндік аймақ ретінде бухгалтерияны  таңдау керек, кадрлар бөлімі, банк, дүкен және т.б. Пәндік аймақ шексіз және мәлімет сияқты негізгі түсінік болып табылады.

Пәндік аймақтың моделі – пәндік аймақ туралы жинақталған  білім. Білім ол жинақталған қалыпты  түрде сақталауы мүмкін құралдың мысалы ретінде пәндік аймақтың мәтіндік сипатталуы мүмкін, істі дұрыс жүргізу ережесі, қызмет орнындағы жиындар және т.б. Бірақ тәжірибе көрсеткендей мәтіндік тәсіл пәндік аймақтың моделі ретінде тиімді емес. Оған қарағанда пәндік аймақты сипаттаудың ақпараттық және графикалық натацияның орындалуы арқылы іске асады. Қазіргі уақытта пәндік аймақтан сипаттаудың бірнеше тәсілі бар. Осы тәсілдердің ең ірісі ретінде SADD  құрылымдық қолдауын қолдануға болады. Сонымен қатар ОБ UML анализін қолдануға болады.

Мәліметтердің логикалық моделі

 

Мәліметтердің логикалық моделі пәндік аймақтың төменгі  деңгейінде орналасады. Логикалық моделі ол пәндік аймақты сипаттай отырып, олардың арасындағы өзара байланысты орнатады және мәліметтердің шектелуін басқарады.

Логикалық моделі ақпараттық бірлік терминінде құрылады. Бірақ нақтылы мәліметтер қорын басқару жүйесіне байланысы жоқ.  Мәліметтердің логикалық моделін өңдеудің негізгі құралы болып қазіргі уақытта ER- диаграммаларының әртүрі жатады. Бір ER модельді реляциялық мәліметтер моделіне түрлендіруге болады. Мәліметтердің логикалық моделін өңдеу кезінде бірнеше сұрақтар тұрады.

 

 

2 Деректер қорын жасау

 

2.1 MS Access. Деркетер қорын құру

 

 

Access – ті іске қосу  үшін Windows жұмыс үстелі арқылы  Іске қосу→ Программалар→ Microsoft Access командасын беру жеткілікті. ДҚ құруға не оны ашуға арналған сұхбаттық терезе көрінеді. Жаңа ДҚ құру үшін «Жаңа ДҚ» жолын шерту керек. Оның «Бума» өрісіне енгізілген тізімнен ДҚ орналастырылатын буманы таңдау және «Файл аты» өрісіне құрылатын БҚ атауын енгізу керек. Одан әрі «Құру» батырмасы шертілуі тиіс.

Қор терезесінде ДҚ құрамындағы  алты объектімен жұмысты бастауға арналған жеті қондырма бет бар: Кестелер, Сұраныстар, Формалар, Есептер, Беттер, Макростар, Модульдер. Олардың алғашқы төртеуі  негізгі объектілер.

Кесте – бұл деркетерді сақтауға арналған объект. әрбір кесте нақты өмірдің қандай да бір объектісі жөнінде ақпараттан тұрады, мысалы университет студенттері туралы ақпарат. Кесте тақырып жолынан және кесте денесінен тұрады. Тақырып объект атрибуттарының атынан (бағандардан) және олардың қасиеттерінен құралады, мысалы студенттің тегінен, курсынан және мамандықтың кодынан тұруы мүмкін. Кесте денесі кортреждерден (жолдардан) құралады, әрбір жол бағандардың бірнеше мәндерін береді, онда объектінің нақты экземпляры туралы деректер сақталынады.

Әрбір кесте үшін бастапқы кілтті анықтауға болады, ол әрбір  жолдың, жазбалардың реттелуін қадағалайтын бір немесе бірнеше индекстердің ерекшеліктерін және басқа қасиеттерді  қамтамасыз етеді.

Сұраныс – бұл қолданушыға  қажетті деректерді бір немесе бірнеше базалық кестелерден және басқа сұраныстардан алуға мүмкіндік беретін объект. Сұраныста деректер қанағаттандыратындай белгілі бір шарттарды көрсетуге болады. Соның нәтижесінде сұраныс ДҚ – да сақталған үлкен ақпарат ағынынан тек қажеттілерін ғана алуға мүмкіндік береді. Сұранысты құру үшін үлгі бойынша сұранысты (QBE) немесе SQL инструкцияларын қолданады. Деректерді жаңартуға, таңдауға, жоюға және қосуға арналған сұраныстарды құруға болады. ДҚ – да бар кестелерге және олардағы мәліметтерге сүйене отырып сұраныс көмегімен басқа да жаңа кестелер құруға болады.

Форма – негізінен  деректерді енгізуге, оларды экранда  бейнелеуге немесе қосымша басқаруға  арналған объект. Формалар тапсырушының қажетті деректерді кестелерден  және сұраныстардын беру талаптарын жүзеге асыруда қолданылады. Формаларды баспаға шығаруға болады. Форманың көмегімен қандай да бір іс – қимылға жауап ретінде деректердің нақты өңдеуін орындайтын макрос немесе процедураны қосуға болады.

Есеп – бұл басқа  бір құжаттың қосымшасына қосылатын немесе баспаға шығарылатын құжатты құруға арналған объект. Есепті баспаға шығармас бұрын оны алдын ала қарап алу керек.

Макростар – макрокомандалар (бірнеше командаларды біріктіріп орындайтын команда). Мысалы, Quit (шығу) – Access – тен  шығу, Delete (жою) – макрокомандалар. «Макрос» қондырмасын пайдаланып ашылған терезеге макросты енгізуге болады.

Модульдар – Visual Basic программалау тілінде жазылған ішкі программалар (процедуралар). «Модульдер» қондырмасы осы программалармен жұмыс істеуге  арналған. Access – тің стандартты құралдары жеткіліксіз болған жағдайда программалаушы осы тілде программалық модульдерді жазып, жүйенің жұмыс істеу мүмкіндіктерін арттыруына болады.

Деркетер қоры терезесінің  жоғарғы жағында үш командалық батырма  орналасқан: Ашу, Конструктор,Құру.

Ашу батырмасы қондырмадан  таңдалған объектіні ашады. Егер объект кесте болса, оны көріп  шығуға, жаңа жазу қосуға және кесте  берілгендерін өзгертуге болады.

Конструктор батырмасы  қондырмадан таңдалған объект құрылымын  ашып, оны түзету, бапқа келтіру үшін пайдаланылады. Егер объект кесте болса, оған жаңа өрістер не бар өрістерінің қасиеттерін (типін, өріс ұзындығын, т.б.) өзгертуге не жаңа кесте құруға да болады.

Құру батырмасының іс әрекеті : жаңа объект құру үшін пайдаланылатын сұхбаттық терезені ашу.

 

Деректер қорын ашу  және жабу

 

Деректер қорын жабу үшін оның терезесінің «Жабу» батырмасын шерту не Файл – Жабу командасын беру жеткілікті.

ДҚ – ны ашу үшін Access – ті іске қосқан кезде көрінетін  терезеден Файлы жолын шертсе болғаны. «Деректер қоры файлын ашу» сұхбаттық терезесі көрінеді. (терезені ашу үшін Файл – Деректер қорын ашу командасын беру не Ctrl+0 пернелерін басуда мүмкін).

Терезеде орындалуы  мүмкін іс - әрекеттер:

- «файлдар типі» өрісінен ДҚ типін («Базы данных») таңдау;

- «Бума» өрісінен ДҚ файлы енгізілген диск/буманы таңдау;

- терезеде көрінген файл атауын іске қосу.

Кестелермен жұмыс істеу. Кестелер арасында байланыс орнату.

Кестені қолдан құру. Кестені  сақтау

Кесте – деректер қорының  негізгі объектісі. Кесте құру үшін ДҚ терезесін ашып, Кестелер – Құру командасын беру керек (кестелер қондырмасын, одан әрі Құру батырмасын шерту). Жаңа кесте сұхбаттық терезесі көрінеді (1 - сурет). Онда кесте құрудың үш режимі бар:

• кесте режимі (кестені қолдан құру)
• кестелер шебері (кестені автоматты түрде құру)
• конструктор.

 

 

 

 

 

 

 

                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

1 – сурет. Жаңа кесте терезесі

 

Кестені қолдан құру технологиясы:

1. «Жаңа кесте» терезесінен «Кесте режимі» қатарын таңдап, OK батырмасын шерту (режим қатарын екі рет шертуге де болады). 2 суретте кескінделген «Кесте1» атаулы бос терезе көрінеді. («Кесте1» - Access тағайындаған кестенің уақытша атауы.)
2. Ретімен оның Өріс1, Өріс2,... тақырыптарын екі рет шертіп, олардың орнына құрылатын кестенің өріс тақырыптарын (атауларын) енгізу.
3. Ұяшықтарға жазу элементтерін (өріс мәндерін) енгізу. Мысалы, кесте элементтерінің енгізілген түрі 4 суретте көрсетілген. Ұяшыққа ендірілген элемент оған сыймаса, оны ескерудің қажеті жоқ. Көрінісін көргіңіз келсе, көрсеткішті өріс тақырыбының шетіне әкеліп, баған сызығын әдеттегідей әрі – бері жылжытуға болады. Қатені түзету үшін BS не Del перенлерін пайдалану жеткілікті.

2 – сурет. Кесте режимінде  ашылған кесте құрылымы 

 

4. Терезенің жабу батырмасын  шертіп, терезені жабу. Access кесте құрылымын сақтау сұралатын сұхбаттық терезе шығарады. Оның Иә батырмасын шерту.

5. Кесте атауы сұралатын сұхбаттық  терезе көрінеді. Access – тің уақытша  тағайындаған атауын өзгерткіңіз  келсе, жаңа атау еңгізіп, OK батырмасын  шерту керек.

6. Кілттік өріс құру сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді (3 сурет). Егер Иә батырмасын шертсеңіз, Access автоматты түрде кестеге Код атаулы есептегіш өрісті қосып қояды. Бұл өріс келешекте қажет болмаса, Жоқ ба    тырмасын шерту (өрісті қолдан кілттік ету тәсілі төменде көрсетілген).

 

 

 

 

 

 

3 - сурет. Кілттік өріс құру сұралатын терезе

 

Құрылған кесте ДҚ – ның Кестелер бөліміне жазылып  қойылады.

Дайындалған кесте мазмұнын көріп шығу үшін ДҚ терезесінің Кестелер қондырмасын ашып, кесте атауын, одан әрі Ашу батырмасын шертсе болғаны.

Access кесте өрістері  типтерін оларға енгізілген мәндер  бойынша автоматты түрде анықтап  қояды. Бірақ кейде өріске енгізілген  бүтін сандық деректер типін  мәндік деп белгілейді, т.б. кесте  құрылымын өзгертуге қажет болса,  «Конструктор» режимін пайдалану керек.

Конструктор режимі. Өрісті кілттік ету. Өріс қасиеттері.

Кесте конструкторын  түрлі әрекеттер үшін пайдалануға  болады:

- өріс атауын өзгерту; өріс типін өзгерту;

- өріс өлшемі мен форматын қайта орнату;

- жаңа өріс қосу; өрісті кілттік ету;

- жаңа кесте құру; өрісті индекстік ету және т.б. конструктор терезесін ашу үшін ДҚ терезесінің Кестелер қондырмасыннан кесте атауын таңдап, Конструктор батырмасын шерту керек.

Куесте өріс типін  өзгерту үшін осы терезенің «Деректер  типі» бағанынан өріс қатарында орналасқан ұяшықты таңдау керек. Оның оң жағында тілсызық батырмасы пайда болады. Оны шертіп, ашылған тізімнен (4 сурет) қажетті типтер таңдамасы болғаны.

 

 

 

 

 

 

 

 

4 - сурет. Өріс типтері тізімі

Өрісті кілттік ету  үшін көрсеткішті атауынаң үстіне әкеліп, тышқанның оң батырмасыншерту керек. Көрінген жанама мәзірден Кілттік өріс қатарын шерту жеткілікті. Кілттік етілген өріс атауының сол жағына (шеттік бағанаға) кілт белгісі орнатылып қойылады.

Өріс қасиеттері

Әр кестенің өз құрылымы бар. Құрылым оның өрістер құрамы мен олардың қасиеттерінен тұрады. Өістің негізгі қасиеттерінің – оның типі мен өлшемі.

Access құрылған кестенің  өріс қасиеттерін автоматты түрде  орнатып қояды. Қажет болса,  оны қолдан өзгерту де, ал жаңа  кесте үшін қолдан орнату да мүмкін. Түрлі типті өрістердің қасиеттері түрлі – түрлі. Өріс типі таңдалған кезде оның қасиеттері Конструктор режимі терезесінің төменгі бөлімінде көрінетін Жалпы қондырмасына енгізіліп қойылады. Өлшемді 1 мен 255 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын етіп алуға болады.

Мәтіндік типті өріс үшін басқа қасиеттерді орнату міндетті емес. Мұнда ескеретін жайт –  қасиеттер құрамында «Қолтаңба (подпись)»  жолы да бар. Ол – формамен жұмыс  істеу кезінде Access автоматты түрде  меншіктейтін өрістің екінші атауы.

Кестелер арасында байланыс орнату. Деректер схемасы.

Бастапқы және сыртқы кілттік өрістер. Деректер қорының  бірдей атаулы өрістері бар кестелерді байланыстыру және олардың кілттік  етілген кейбір өрістерін пайдаланып, басқа кесте құру – Access – тің  негізгі ерекшеліктерінің бірі. Негіздік кестені басқалармен байланыстыру үшін оның мәндері қайталанбайтын бірегей кілттік өрісі болуы және басқа кестенің осы атаулы өрісі болуы тиіс. Ол ұзын сандық типті кілттік өріс болуы міндетті. Егер кестеде мұндай өріс болмаса, оны құрып алуға болады.