Диагностика системы менеджмента организации. 2

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

 

 

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Основы менеджмента»

На тему: «Диагностика системы менеджмента организации»

 

 

Выполнил:

Студент 1 курса, 34 У группа,

Факультета: ФММ,

Специальность: менеджмент

заочной формы  обучения

Яшенков Михаил Валерьевич

Проверил:

Круглова  Ольга Валентиновна

 

 

Нижний Новгород

2013 год.

 

 

Содержане

Введение                                                                                                            3

1. Диагностика системы менеджмента организации

2. Цели и критерии организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Экономические преобразования в России, возбудившие  обновление всех областей жизни и  становление новейших рыночных взаимоотношений, призывают к коренному пересмотру стиля и методов управления организациями, ведущими коммерческое занятие. Это  в главную очередь определено трансформацией целевой установки  организаций. Если в свое время важнейшей  задачей менеджера каждого уровня было снабжение своевременного выполнения плана, то сейчас в ситуациях острой конкурентной войны главной задачей  является битва за выживание и  обеспечение стабильного поступательного  развития деловой организации целиком.

 

Актуальность  анализа диагностики системы  управления организацией заключается  в том, что модификация целевых  предписаний развития деловых организаций  в нынешних условиях вызвало улучшения  не только стиля и методов управления, а также самих систем управления. Система управления предприятиями  в данное время обязана обладать гибкостью производства, учитывать  основательную конкуренцию на рынке  товаров, учитывать требования к  степени качества обслуживания потребителей и фактор неясности внешней среды. Для осуществления этих условий  имеется беспристрастная необходимость  в исследованиях и анализе  имеющегося положения. Разнообразные  нововведения выражают себя на предприятиях в форме организационного улучшения  системы управления. Базой организационных  нововведений предназначается исследование деятельности организаций.

 

В связи с  этим появилась необходимость основательного исследования систем управления организациями. Исследование систем управления - это  вид деятельности, направленный на формирование и совершенствование  управления в соответствии с постоянно трансформирующимися внешними и внутренними условиями.

 

Совершенствование управления - это особо нужный элемент  развития всякой организации. Но улучшать управление можно различно - применяя опыт или решая наиболее актуальные проблемы, которые несомненно замедляют развитие, т.е. подлинным считается лишь то, что дает практически полезные итоги (прагматический подход). Тем не менее наибольший эффект может дать лишь научный подход, который предполагает исследование объективных тенденций развития, рассмотрение причин и факторов возникновения проблем, распознавание «слабых сигналов» модификации обстановки.

 

Диагностика системы управления - это основной фактор научного подхода к улучшению  управления. Нынешними приемами и  методами исследования в назначенной  мере обязан владеть любой менеджер. А для этого необходимо осваивать  данные методы. Высокое значение имеет  и осознание специфики управления как предмета исследования, как особенного вида деятельности, который соединен с искусством воздействия на людей. В условиях динамичности нынешнего  производства и социального устройства управление обязано постоянно развиваться. В наше время это невозможно обеспечить без исследования путей и вероятностей такого развития, без выбора альтернативных назначений. Исследование управления реализовывается в каждодневном занятии менеджеров и персонала  в работе специализированных аналитических  групп, лабораторий, и т. д. Необходимость  в диагностики систем управления продиктована довольно значительным кругом проблем, с которыми случается сталкиваться различным организациям. От верного  решения таких проблем зависит  успех работы данных организаций.

 

Поэтому цель данной работы - рассмотреть технологии, виды и методы диагностики систем управления, тем самым получив  ответы на многие вопросы, касающиеся этой темы, полностью разобраться  в ней и сделать правильные выводы.

1. Диагностика  системы менеджмента организации

1. Общество с ограниченной ответственностью  «Лента»; ООО «Лента».

2. Организационно-правовая форма  – частная.

3. Почтовый адрес – г. Нижний  Новгород, ул. Моссковское шоссе,д.30

4. Дата создания организации  –17 ноября 2007 года

5. Краткая история:

1993 года. Именно тогда был открыт  первый магазин-склад в торговом  формате cash & carry  где работали всего 2 кассовых аппарата. В первую очередь магазин-склад

1999 г.-Знаменательный год в истории компании. Руководство принимает решение о создании в Санкт-Петербурге сети принципиально новых торговых комплексов под брендом «ЛЕНТА»

2001  г.- начинает свою работу второй сетевой торговый комплекс «ЛЕНТА». Его общая площадь составляет уже 8 000 кв. метров, парковка рассчитана на 520 машин, а в торговом комплексе работает 28 касс.

2006 г.- В компании «ЛЕНТА» начал работу собственный Call-центр. В компании «ЛЕНТА» начал работу собственный Call-центр.

2007 г.- 17 ноября состоялось торжественное открытие двух торговых комплексов сети «ЛЕНТА» в Нижнем Новгороде.

 Магазины расположены на  улице Родионова, 200 и на Московском  шоссе, 30. Общая площадь каждого  магазина около 12 000 квадратных  метров, в ассортименте около  13 000 наименований продовольственных  и непродовольственных товаров.

6. Отрасль народного хозяйства  – розничная торговля.

7. Подотрасль (виды деятельности) -организации оптовых закупок и реализации различных регионах России.

8. Основные виды продукции и  услуг с указанием годового  объема выпуска, нат. ед. –(10 000 000 шт. в год).

9. Выручка от реализации товаров  и услуг, тыс. руб./год –более 70 млрд. руб.

10. Среднесписочная численность  персонала, чел. – на начало 2012 года в компании работает более 14 500 сотрудников.

11. Количество структурных подразделений  (цехов, отделов, служб) -8 отделов, 4 цеха.

12. Доля продаж на региональном (районном) рынке, % -35 %

2. Цели и критерии  организации

1.1 Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

2.2 Общество осуществляет  следующие виды деятельности:

строительство и предоставление в аренду объектов недвижимости;

Оптовая и розничная торговля;

Оптовая и розничная торговля, в том числе:

неспециализированная оптовая  торговля пищевыми продуктами, табачными  изделиями;

оптовая торговля чистящими  средствами;

оптовая торговля парфюмерными и косметическими товарами;

прочая оптовая торговля, включая торговлю через агентов;

издательская и полиграфическая  деятельность;

оказание дизайнерских услуг;

рекламная деятельность;

проведение социологических  исследований;

консультационные, маркетинговые, консалтинговые, инжиниринговые, внедренческие, информационные,  факторинговые услуги;

осуществление внешнеэкономической  деятельности в установленном законодательством  Российской Федерации порядке.

 

 

 

3. Миссия и философия 

НАША МИССИЯ

Мы работаем для того, чтобы люди в нашей стране жили лучше и богаче, сохраняя свои деньги каждый день.

НАШИ ЦЕННОСТИ

Ежедневное удовлетворение покупателя;

Наши сотрудники;

Уважение к каждому;

Только командная работа;

Ежедневно учиться и развиваться;

Новаторство и новые идеи;

Самые низкие цены;

Только высокое качество продаваемых товаров;

Бережливое отношение  к тратам.

 

4. Анализ закономерностей управления

 

1. Закон синергии:

 

Для любой организации  существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой  суммы потенциалов входящих в  нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Любая организация характеризуется  следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат  в коллективе, кадровый потенциал, технический  потенциал, перспективы развития, имидж. В нашей организации руководитель и подчинённые находятся в полном взаимопонимании. Действия руководителя направлены на гармонизацию деятельности и использование ресурсов. Работники различных отделов (общего и отдела реализации) проявляют инициативу в рамках порученных заданий и общей цели компании, качественно их выполняют, что в итоге приводит к положительным результатам, творческому стилю работы и конечно высокой прибыли.

 

2. Закон самосохранения:

 

каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится  сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

 

Закон самосохранения является теоретической основой для анализа  общего состояния организации. Чтобы  поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный  ресурс организации (то есть ресурс удержания) наша организация использует активно-индивидуальную стратегию работы с внешней средой. Эта стратегия основана на постоянном поиске фирмы своей ниши на рынке лотерейных услуг.

 

3. Закон развития:

 

каждая материальная система  стремиться достичь наибольшего  суммарного потенциала при прохождении  всех этапов жизненного цикла.                        Наша организация существует с 1993 года , пройдя все пути развития, реорганизации и изменений, мы устойчиво продолжаем заниматься этой деятельностью, получая прибыль и постепенно расширяясь.

4. Закон информированности-упорядоченности:

 

чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения).

 

Разработка стратегии  развития компании начинается с выработки  конкурентных преимуществ, которыми она  должна обладать в глазах потребителей. В основе стратегии наработки  конкурентных преимуществ и стратегии  развития компании лежит информация о потребительских предпочтениях, о существующих и потенциальных  клиентах. Благодаря информации об объеме продаж и предпочтении клиентов той или иной продукции, наша организация всегда обладает достоверными сведениями, которые впоследствии помогают при заключении договоров с поставщиками на оптовые поставки.

5. Закон рационального  диапазона управления:

 

число единичных, прямых, групповых  и перекрестных связей в организации

 

находится в геометрической прогрессии.

 

В нашей организации нормы  управляемости являются важным показателем  эффективности управления в звеньях  «руководитель – подчиненные». Каждый руководитель отдела самостоятельно решает вопросы подчиняемого ему подразделения.

- высшее звено – директор; зам. директора;

- среднее звено – начальник  общего отдела; начальник отдела  реализации; главный бухгалтер;

- нижнее звено – зам.  начальника общего отдела; продавец; кассир.

5. Принципы управления для менеджеров низшего и среднего звена

Принцип                                                                    Содержание принципа

Ответственность                                               Каждый работник организации        должен точно знать свои обязанности и права, а также за что он лично несет ответственность

 

Корпоративность                                                 Добровольное и обязательное соблюдение внутрифирменного кодекса поведения (философии)

 

Непрерывное образование                       «Обучение через всю жизнь» как непрерывное самообразование «школа – колледж – ВУЗ - школа бизнеса – интернет образование»

 

Саморазвитие                                                Повышение качества личной работы и постоянное всестороннее развитие личности

 

Согласованность                                                  Непосредственное участие менеджеров в групповой работе как условие достижения согласованности и целостности

 

Альтернативность                                        Многовариантная проработка и выбор наиболее рационального варианта управленческого решения для конкретных условий производства

 

Дисциплинированность                                              Все работники выполняют правила внутреннего трудового распорядка, а менеджеры применяют справедливые санкции к нарушителям дисциплины

 

Трудолюбие                                                 Желание стабильно работать

 

Перспективность                                          Четкое представление о месте и роли организации в будущем, работа в соответствии со стратегическим планом

 

Честность                                                      Честное отношение и доверие к людям, соблюдение норм общественной морали

6. Анализ управления персоналом

Управление персоналом –  это специфическая функция управленческой деятельности, главным объектом которой  является человек, входящий в определенные социальные группы.

 

Основы управления персоналом – это теоретические основы построения системы управления персоналом для  новой организации или рационализации существующей системы действующей  организации (предприятия, учреждения).

 

Организация управления персоналом – это методологические основы обеспечения  функционирования системы управления персоналом (методы, документы, рекомендации).

 

Мотивация, оплата, эффективность  – это теоретические основы обеспечения  эффективной работы персонала (методы, документы, рекомендации).

 

7. Анализ информации управления

Информация управления –  совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний у получателей сообщений. Информация, передаваемая устным, письменным, аудиовизуальным  и электронным способом по различным  каналам связи и используемая персоналом для выработки управленческого  решения. В сфере управления наибольшее распространение получили документальные и электронные формы представления  информации.

 

Потоки информации – это  совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственного процесса, которые  передают по каналам связи для  осуществления управления. Потоки могут  быть прямыми (от подсистемы управления – к управляемой подсистеме) и  обратными (от управляемой подсистемы – к управляющей).

В нашей организации к  недостаткам информационного обеспечения  можно отнести накопление и хранение лишней информации. Имеет место накопление и бухгалтерских документов, время хранения которых уже истекло.

 

8. Анализ техники  управления

Техника управления представляет собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный  для механизации и автоматизации  информационных процессов в системе  управления организацией с целью  выработки рациональных решений. Выделяют средства

 

сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

Главным недостатком в  использовании технических средств управления в ООО «Лента» является то, что системный администратор часто находиться на других комплексах либо занят, поэтому в случае сбоя системы, приходится вызывать его по телефону, вследствие чего техника и работа простаивает. Вторым недостатком в использовании технических средств управления в нашей организации является низкий уровень знаний и умений персонала в области технических средств. Многие сотрудники нашей организации новые и не проходили дополнительного обучения. Поэтому владение техническими средствами у них на уровне «чайников». Естественно при предложении им помощи в освоении техники, сотрудники  соглашаются но при этом теряется большое количество времени.

 

9. Анализ функций управления

Функция управления – особый вид управленческой деятельности, продукт  процесса разделения и специализации  труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенную по определенному признаку. Основными функциями управления являются прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, координация  и регулирование.

 

Комплекс задач – часть  функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование). Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением (отделом, бюро, группой).

 

Задача управления – совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических  средств, результатом выполнения которых  является принятие управленческого  решения. Задача является основным элементом  процесса управления, а в ее реализации участвуют, как правило, несколько  работников управления.

 

Операция управления –  совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств. Операция конкретизирует содержательную часть задачи и может  быть представлена в виде типовой  схемы.

 

10. Анализ задач и операций управления

Задача управления – совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических  средств, результатом выполнения которых  является принятие управленческого  решения – например, расчет потребности  в персонале на год по организации. Задача является основным элементом  процесса управления, а в ее реализации участвуют, как правило, несколько  работников управления. В управлении организацией решается несколько тысяч  задач управления.

 

Операция управления –  совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств.

 

Функциональная обязанность  – это часть задачи управления, выполняемая одним работником по переработке информации с помощью  определенного технического средства и закрепленная в должностной  инструкции за конкретным работником.

 

Классификатор модулей задач  управления по отделу реализации

Функция управления

Управление экономическим  развитием

(контроль, анализ, планирование  реализации)

                                                Комплексы задач

Договоры с поставщиками 

Договоры с реализаторами 

Контрольные цифры плана 

Экономический анализ деятельности 

Экономическое планирование

                                             Задачи управления

Анализ выполнения плана 

Планирование реализации 

Контроль за выполнением плана 

Учет реализации

                                             Операции управления

анализ 

контроль 

регулирование 

руководство 

учет

 

11. Разработка технологической карты

Технология (как процесс) представляет собой целенаправленную последовательность задач и операций управления, результатом которого является принятое и реализованное управленческое решение. Различают графические, табличные, математические и компьютерные модели технологических процессов.

 

Сетевой график процесса управления представляет собой графическую  модель, отражающую последовательность решения и количественные параметры  задач управления производством (продолжительность, потребность в ресурсах, резервы  времени). Оптимизация сетевых графиков позволяет сократить потери рабочего времени на 19-26% от общего фонда.

 

Технологическая карта является документом, в котором содержаться  качественные и количественные показатели технологического процесса задачи управления по разделам: операция, кадры, информация и техника. Создает основу для  четкой регламентации задач в  аппарате управления.

В ООО «Лента» используются графические и компьютерные модели процессов управления. Регламенты технологии управления (сетевые графики и технологические карты) на типовые процессы решения задач управления отсутствуют.

 

12. Анализ структуры управления

Структура управления является важнейшей частью организации и  имеет сложное строение. В ее составе  выделяют несколько структур:

 

Организационная структура  – это состав и соподчиненность  взаимосвязанных звеньев управления.

 

Функциональная структура  отражает разделение управленческих функций  между руководством и отдельными подразделениями.

 

Ролевая структура характеризует  коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

 

Социальная структура  характеризует трудовой коллектив  по социальным показателям (пол, возраст, профессия и квалификация, национальность, образование и др.).

 

Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных  окладов и фонд заработной платы.

 

Звено управления – самостоятельная  часть организационной структуры  на определенной ступени (уровне), состоящая  из аппарата управления и производственных подразделений.

 

Ступень (уровень) управления – единство звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена (вершины) организационной структуры.

 

Аппарат (орган) управления – коллектив работников управляющей  системы, наделенный правами координации  деятельности подразделений, имеющий  помещение, технические средства, штатное  расписание, положение о структурных  подразделениях и должностные инструкции.

 

В теории управления различают 5 видов структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная  и дивизиональная.

 

Наиболее важными принципами построения структуры управления являются гибкость, централизация, специализация, нормоуправляемость, единство прав и ответственности, разграничение полномочий и экономичность.

Основным недостатками в структуре управления ООО «Лента» являются: нарушение закона синергии – внутри организации существует «удельное княжество» и зачастую необоснованная централизация функций у директора.

 

13. Анализ методов  управления

Методы управления – это  способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают  административные, экономические, социологические  и психологические методы.

 

Административные методы базируются на власти, дисциплине и  взысканиях и известны в истории  как «метод кнута». Различают пять основных способов административного  воздействия: организационные воздействия, распорядительные воздействия, дисциплинарная ответственность и взыскания, материальная ответственность и взыскания, административная ответственность и взыскания.

 

Экономические методы являются способом осуществления управляющих воздействий на персонал на основе использования экономических законов, известны как «метод пряника». К экономическим методам относятся: плановое ведение хозяйства, хозяйственный расчет, оплата труда, рабочая сила, рыночное ценообразование, ценные бумаги, налоговая система, формы собственности, фазы общественного воспроизводства, факторы производства.

 

Социологические методы базируются на способах мотивации общественного  воздействия на людей через «мнение  коллектива». Они позволяют установить назначение и место сотрудников  в коллективе, выявить лидеров  и обеспечить их поддержку, связать  мотивацию людей с конечными  результатами производства, обеспечить эффективные

 

коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Выделяют следующие методы: социальное планирование, методы исследования, личностные качества, мораль, партнерство, соревнование, общение, переговоры, конфликт.

 

Психологические методы основываются на знании психологии человека, его  внутреннего душевного мира и  известны как «метод убеждения». В  процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовать эффективные коммуникации и привлекать совокупность различных методов  управления, которые позволяют

 

учесть «чужие ошибки»  и дают способы решения хозяйственных  и кадровых задач. К основным элементам психологических методов относят: психологическое планирование, отрасли психологии, типы личности, темперамент, черты характера, направленность личности, интеллектуальные способности, методы познания, психологические образы, способы психологического воздействия, поведение, чувства, эмоции, стрессы.

Недостатки, по-моему, в ООО  «……» присутствуют в использовании  экономических и социологических методов управления. В использовании экономических методов управления: для увеличения продаж устанавливаются планы реализации на месяц, по итогам продаж предыдущего месяца. Не зависимо от того падают продажи или увеличиваются, план не меняется, что приводит к его не выполнению или перевыполнению.

 

14. Анализ регламентов  управления

Регламенты управления –  это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организации. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на общесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка и др.) и элементные (персонал, информация, техника, процессы и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию отдельных направлений деятельности.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка регламентируют порядок  приема и увольнения сотрудников, время  труда и отдыха, основные обязанности  сотрудников и администрации, а  также меры поощрения и взыскания.

 

Положения о подразделениях определяют назначение и место подразделения  на предприятии, функции и задачи управления, права, ответственность  и формы поощрения работников подразделения.

 

Должностная инструкция –  это основной документ, регламентирующий назначение и место работника  в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность  и формы поощрения.

 

Трудовой договор –  это соглашение между администрацией и работником, содержащее порядок  приема на работу, организацию труда  и времени отдыха, качества сотрудника, размеры оплаты труда, социальные блага и гарантии, порядок продления и расторжения трудового договора.