Диагностика систем управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

на тему «Диагностика систем управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

1 Виды и методы диагностики   системы управления (СУ) организацией ..6

1.1Организация как  СУ……………………………………………………….6

1.2 Виды диагностики СУ…………………………………………………….8

1.3 Определение приоритетности  проблем и их причин…………………....8

1.4 Методы диагностики СУ…………………………………………………10

2 Диагностика СУ организацией  на примере ООО «Рико»………………..15

2.1Описание общих характеристик организации…………………………..15

2.2 Внутренняя среда организации………………………………………….16

2.2.1 Цели организации……………………………………………………….16

2.2.2 Организационная структура…………………………………………….17

2.2.3 Технология……………………………………………………………….18

2.2.4 Персонал………………………………………………………………….18

2.3 Внешняя среда……………………………………………………………..20

2.4 Инфраструктура…………………………………………………………....20

2.4.1 Коммуникации…………………………………………………………...20

2.4.2 Организационная культура…………………………………………........21

2.5 SWOT-анализ………………………………………………………………..21

2.6 Рекомендации по  совершенствованию системы управления………........23

Заключение…..……………………………………………………………….....25

Приложение…………………………………………………………………..…26

Глоссарий…………………………………………………………………….…30

Список использованной литературы……………………………………….…31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного  
к использованию системного подхода при принятии решений проявлялся все более широкий интерес со стороны специалистов по управлению и хозяйственных руководителей. Его все чаще называли новым типом управленческого мышления. И сегодня практически в любой научной работе по экономическим, управленческим проблемам содержатся ссылки на использование системного подхода.

Сущность системного подхода сводится к тому, что деятельность любой части системы оказывает  некоторое влияние на деятельность всех других ее частей. Этот принцип  есть следствие известного положения  диалектики, требующего рассмотрения всех явлений в их причинной зависимости. Для оценки любого решения необходимо определить все существенные взаимосвязи и установить его влияние с учетом этих взаимосвязей на поведение всей системы, а не только ее части. Иначе говоря, при рассмотрении того или иного частного вопроса требуется оценить, как то или иное его решение может сказаться на системе в целом, разумеется, не усложняя исследование изучением второстепенных связей.

Сплошь и рядом характерные  черты некоторой концепции легче  всего выделить не столько путем ее подробного описания, сколько сопоставлением ее с другими концепциями.

Принятие управленческих решений должно базироваться на все  более полном и последовательном применении системного подхода. Это  выражается в рассмотрении отдельных  хозяйственных объектов любого уровня управления как особых систем, органически связанных и активно взаимодействующих с другими системами в рамках народно-хозяйственного комплекса, в выявлении роли каждой из них в общем процессе функционирования экономики.

Системный подход к организации управления требует перехода от разрозненных, частных моделей экономики, изолированного рассмотрения экономических категорий и отдельных частных вопросов к общей концепции, позволяющей видеть всю систему связей и отношений в экономике, весь комплекс параметров, определяющих наилучшие пути ее развития и способствующих выполнению намеченных планов. Такой же подход следует использовать при принятии решений на уровне отдельных организаций и предприятий. Системный подход прямо противоположен практике локального, временного решения проблем без учета последствий этих решений в будущем.

Таким образом, системный  подход основан на глубоких исследованиях  причинных связей и закономерностей  развития социально-экономических  процессов. Расширение применения системного подхода при принятии управленческих решений будет способствовать повышению эффективности функционирования экономической системы страны в целом и ее отдельных объектов.

Актуальность анализа  диагностики системы управления организацией заключается в том, что модификация целевых предписаний развития деловых организаций в нынешних условиях вызвало улучшения не только стиля и методов управления, а также самих систем управления. Система управления предприятиями в данное время обязана обладать гибкостью производства, учитывать основательную конкуренцию на рынке товаров, учитывать требования к степени качества обслуживания потребителей и фактор неясности внешней среды. Для осуществления этих условий имеется беспристрастная необходимость в исследованиях и анализе имеющегося положения. Разнообразные нововведения выражают себя на предприятиях в форме организационного улучшения системы управления. Базой организационных нововведений предназначается исследование деятельности организаций. Диагностика системы управления - это основной фактор научного подхода к улучшению управления. Нынешними приемами и методами исследования в назначенной мере обязан владеть любой менеджер. А для этого необходимо осваивать данные методы. Высокое значение имеет и осознание специфики управления как предмета исследования, как особенного вида деятельности, который соединен с искусством воздействия на людей. В условиях динамичности нынешнего производства и социального устройства управление обязано постоянно развиваться. В наше время это невозможно обеспечить без исследования путей и вероятностей такого развития, без выбора альтернативных назначений. Исследование управления реализовывается в каждодневном занятии менеджеров и персонала в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, и т.д. Необходимость в диагностики систем управления продиктована довольно значительным кругом проблем, с которыми случается сталкиваться различным организациям. От верного решения таких проблем зависит успех работы данных организаций.

Цель работы - изучение организации как системы управления.

В работе поставлены следующие  задачи:

1. Дать понятие организации  и рассмотреть ее характерные  черты;

2. Рассмотреть основные  виды организации и их свойства;

3. Рассмотреть перспективные  направления развития организаций;

4. Провести анализ  системы управления организацией  на примере ООО «Рико».

Информационной базой  написания работы послужили труды  следующих авторов: Баранникова  А.Ф., Волковой В.Н., Латфуллина Г.Р., Молоткова  Ю.И., Туровец О.Г.

Методологической базой написания работы послужили труды отечественных и зарубежных экономистов: Богданова А. А., Мескона М.Х.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Виды и методы диагностики  СУ

1.1Организация как  система управления

Первым крупным специалистом в области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что организация - это "система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы.

Система - это некоторая  целостность, состоящая из взаимозависимых  частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Таким образом, понятие  «организация» может трактоваться как:

- внутренняя упорядоченность  и согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);

- совокупность процессов  или действий, ведущих к образованию  и совершенствованию взаимосвязей  между частями целого;

- объединение людей,  совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем).¹

Всеобъемлющий характер понятия «организация» отметил  русский философ и экономист  А.А.Богданов, который рассматривал теорию организации как всеобщую организационную науку.²

Все социально-экономические  системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация - это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей³. Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация - это пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера  кадрами и менеджером; объединение  процессов, которые без этого  взаимодействуют нецеленаправленно  или неэффективно;

2. сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника и менеджера.          Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;

3. определенная, зависящая  от процесса гибкость, что обеспечивает  функционирование системы в изменяющихся  условиях;

4. единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации выступают: упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности циклически повторяемых действий.⁴

Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых может быть описана как некоторая система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Компоненты системы обладают определёнными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.  
        Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений – специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

Таким образом, можно  сделать вывод, что организация - это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

 

 

 

 

1.2 Виды диагностики  СУ

Виды диагностики СУ могут быть различными, в частности:

А) по широте охвата объекта - общая и специальная;

Б) по времени - кратко-, средне- и долгосрочная;

В) по началу времени рассмотрения объекта - предварительная и основная.

Совместная диагностика  распространяется на целую СУ. Она  может проводиться как экспресс и полномасштабное диагностирование.

Экспресс-диагностика  является предварительной и осуществляется с целью установления важнейших проблем, «узловых» узких мест в системе и составления основных дальнейших назначений работ по улучшению. Нередко она проводится с притягиванием исследователей консультантов при инициативном участии и взаимодействии с руководителями высшего и среднего звена правления.

Полномасштабная диагностика - это наиболее детальное, важнейшее  диагностирование всей СУ, в процессе которого принимаются аргументированные  решения по уточнению и назначениям  разрешения проблем.

Специальную диагностику  относят к одной из составных частей СУ (подсистеме, субподсистеме, и т.д.). Она бывает предварительной (например, на основании экспресс-метода) и основной, т.е. детальной.

Среди основных работ  диагностики СУ или ее доле можно  отметить:

1)исследование ретроспективного, существующего и ожидаемого состояния;

2)определение сильных  и слабых сторон;

3)установление возможных  направлений совершенствования;

4)определение и решение  основных вопросов организации  дальнейших работ исследования  СУ.

Все работы по диагностике  целесообразно проводить, при помощи системного подхода в сочетании с использованием разнообразных методов исследования, а также методов анализа (от общего к частному) и синтеза. Не исключаются и местные подходы к исследованию.

 

 

1.3 Определение приоритетности  проблем и их причин

Распознавание и формулирование проблем занимает центральное место  в методологии исследования. Проблема определяет выбор методов исследования и подходов, предвидение результатов  и установление ориентиров и ограничений.

Часто путают проблему с  задачей. Они различаются тем, что задача предполагает знание алгоритма ее решения или выбор необходимого алгоритма из известных.

Наиболее типичными проблемами в исследовании управления являются проблемы совершенствования организации управления, технологии управления (разработки управленческих решений), системы эффективных мотиваций деятельности, разработка стратегий и инноваций и др.

И каждую из этих проблем можно решить только на основе ее исследования, т. е. на основе определения ее истоков, содержания, роли в развитии управления, последствий нерешения и возможностей решения и пр.

Проблема — это противоречие, которое не всегда тождественно задаче. Оно несет в себе в той или иной степени элементы новых, неизвестных ранее изменений. Решение проблемы всегда требует творческих усилий, решение задачи требует либо знаний, либо типовых схем и алгоритмов.

Исследование предполагает не только применение, какого — либо известного метода, но и создание новых методов изучения, поиск новых подходов. Это определяется достаточно ясным пониманием сути проблемы, возможностей, в ней заложенных, трудностей, которые следует преодолеть.

В практике исследования систем управления большое значение имеет:

• отделение реальных проблем от псевдореальных;

• отбор реальных проблем по критерию необходимости их разрешения;

• отбор проблем по критерию ценности ожидаемого результата;

• выбор проблем в соответствии с критерием возможностей их разрешения.

Существуют реальные и мнимые проблемы. Последние можно разделить на три вида:

а) уже не проблемы, т. е. проблемы решенные, но считающиеся еще не решенными или такие, которые переросли в другие проблемы;

б) еще не проблемы, т.е. проблемы, существующие лишь в предпосылках или возникшие задолго до того, как сложились условия для их решения;

в) никогда не проблемы, т. е. проблемы для которых не существует решений.

Проблему как предмет исследования характеризуют следующие параметры: качество проблемы, определение проблемы, постановка проблемы .

Качество проблемы — это ее реальность, необходимость разрешения (актуальность), возможность разрешения (ресурсы), предполагаемый результат и класс проблемы.

Выявленные проблемы по глубине их разрешения подразделяют на несколько групп:

1)проблемы, требующие только корректировки;

2)проблемы коренного совершенствования и развития СУ;

3)проблемы творческого характера, предусматривающие разрешение противоречий совершенно нового типа (например, необходимость создания нового управленческого механизма управления качеством).

В зависимости от отнесения проблем к той или иной группе осуществляется их решение. Главное в диагностическом анализе - определение причинных взаимосвязей между фактами и событиями.

Для высокой результативности диагностики очень важна классифицируемая информация. Использовать тот или иной классификационный признак следует в зависимости от целей анализа.

Среди ряда возможных для использования классификационных признаков собираемой информации следует отметить:

А) события, в зависимости от которых информация может быть подразделена по времени, частоте, причинам, последствиям, направлениям;

Б) элементы СУ (так, информация по составу кадров управления подразделяется по их должностям, возрасту, образованию, квалификации, полу, стажу работы, заработной плате и т.п.);

В) общие функции управления, классифицируя информацию по прогнозированию, планированию, организации, координации и т.д.

Кроме того, для диагностического анализа очень важно выбрать показатели и базу для сравнения. В качестве такой базы в соответствии с целью и конкретным анализируемым объектом могут быть приняты эталонные данные, аналоги, нормативы, показатели конкурентов, лучшие мировые достижения, отечественные или международные стандарты и т.п. В некоторых случаях такие данные определяются соответствующим расчетом.

также существенную роль играют знания и опыт диагностов, осуществляющих анализ, и которые должны с достаточной точностью определить отклонения происходящих фактических процессов от требуемых и их причины. Именно при наличии таких причин и, возникших вследствие этого отклонений, возникают проблемы в управлении. Обычно таких проблем выявляется значительно больше, чем возможностей их разрешить. Следовательно, проблемы необходимо ранжировать по приоритетности, что можно осуществить с помощью метода приоритета проблем.

Приоритетность проблем определяется для того, чтобы выявить их взаимовлияние, важность и срочность. Отбор приоритетных проблем для их разрешения в первую очередь не позволяет распылять силы и средства на решение маловажных проблем, тесно не связанных с другими

 

 

 

 

1.4 Методы диагностики СУ

Диагностика систем управления — это процесс установления и  изучения признаков, характеризующих  состояние системы управления, в  целях предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального  режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Основная цель диагностики  — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед  предприятием. Для этого диагностика  обеспечивает выполнение следующих задач:

1 координацию управленческой  деятельности по достижению целей  предприятия;

2 информационную и  консультационную поддержку принятия  управленческих решений;

3 создание и обеспечение  функционирования общей информационной  системы управления предприятием;

4  обеспечение рациональности  управленческого процесса.

Необходимость совершенствования  диагностики в настоящее время  объясняется следующими причинами:

-повышение нестабильности  внешней среды выдвигает дополнительные  требования к системе управления организацией:

-смещение акцента  с контроля прошлого на анализ  будущего;

-увеличение скорости  реакции на изменения внешней  среды, повышение гибкости системы  управления;

-необходимость в непрерывном  отслеживании изменений, происходящих  во внешней и внутренней средах организации;

-необходимость продуманной  системы действий по обеспечению  выживаемости организации и избежанию  кризисных ситуаций;

-усложнение систем  управления организации требует  механизма координации внутри  системы управления;

-информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;

-общекультурное стремление  к синтезу, интеграции различных  областей знания и человеческой  деятельности.

В современных условиях можно выделить следующие концепции  диагностики (см. приложение - табл.1).

В целом система диагностики  в организации решает все перечисленные  задачи, но расстановка акцентов может  быть разной.

Современный менеджмент разделяет цели организации на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому диагностика позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, можно выделить два вида диагностики: стратегическую диагностику и оперативную диагностику.

Стратегическая диагностика  несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована  на внешнюю и внутреннюю среду  системы.

Цели стратегической диагностики:

-обеспечение выживаемости  системы;

-проведение антикризисной  политики;

-поддержание потенциала  успеха.

Главные задачи стратегической диагностики:

-участие в установлении  количественных и качественных  целей системы;

-ответственность за стратегическое планирование;

-разработка альтернативных  стратегий;

-определение критических  внешних и внутренних условий,  лежащих в основе стратегических  планов;

-определение узких  и поиск слабых мест;

-определение основных  подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;

-сравнение плановых (нормативных)  и фактических значений подконтрольных  показателей с целью выявления  причин, виновников и последствий  данных отклонений;

-анализ экономической  эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

Основные направления  стратегической диагностики:

Анализ внешней  среды:

1.анализ рынка капитала;

2.анализ рынка сырья  и материалов;

3.анализ возможностей  конкурентов;

4.анализ экономико-политической  сферы;

5.анализ рынка технологий;

6.анализ рынка труда;

7.изучение экологических  проблем;

8.изучение социально-политической  сферы.

Анализ внутренней среды:

1.анализ маркетинга;

2.анализ людских ресурсов;

3.анализ технических  и технологических ресурсов;

4.анализ проведения  НИОКР;

5.анализ выпускаемой продукции;

6.анализ существующей  организационной структуры;

7.анализ финансового  состояния организации;

8.оценка территориального  расположения.

Установление стратегических целей начинают с анализа информации о внешних и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического управления прогноз изменений внешних условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные ранее.

Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели, необходимо установить, насколько обоснованно она выбрана и насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.

Оперативная диагностика  несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики  — обеспечение прибыльности и  ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной диагностики:

-руководство при планировании  и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);

-определение узких  и поиск слабых мест для  тактического управления;

-определение всей  совокупности подконтрольных показателей  в соответствии с установленными  текущими целями;

-сравнение плановых (нормативных)  и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;

-анализ влияния отклонений  на выполнение текущих планов.

Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:

1.рентабельность капитала;

2.производительность;

3.степень ликвидности.

Систему оперативной  диагностики используют для поддержания  оперативных решений по недопущению  кризисного состояния.

Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием  и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.

В зависимости от объекта  диагностику подразделяют на диагностику  финансово-хозяйственного состояния  организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана  насущной необходимостью: организация  не может позволить себе вести  дела, не имея представления о соотношении  доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

При проведении диагностических  работ исследователь обязан комплексно освоить положение дел в организации  в ретроспективе, в данное время  и в будущем. Чем значительнее аналитический период ретроспективы и полнее прогноз, тем более результативным оказывается итог диагностики: наиболее глубоко раскрываются сильные и слабые стороны системы, устанавливаются причины их проявления и тенденции формирования.

В связи с этим работы могут реализовываться в следующем порядке:

1)провести экспресс-диагностику;

2)выполнить оценку  внешней среды (общего и оперативного  круга);

3)провести динамическое  и оперативное рассмотрение главных  технико-экономических показателей  занятий организации (выручки  от осуществления, себестоимости, количества персонала, производительности, дохода от реализации, фондоотдачи, стоимости важнейших производственных фондов, прибыльности и т.д.);

4)провести диагностику  производственных планов, выделяя  такие мероприятия, которые не  исполнены в срок или осуществлялись с нарушениями (например, сроков, ограничений по ресурсам и т.д.), а также установить основания нарушений и их воздействие на итоги