Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации  под отчет.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами  являются:

1) полное, достоверное и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Изучение выбранной  темы дает возможность оценить способы  избегания ошибок, допускаемых при  учете расчетов с подотчетными лицами.

Именно эти  обстоятельства и легли в основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.           

Целью работы является рассмотрение порядка учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Ротор».

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей  порядок ведения данного вида расчетов;

- на основании  документального отражения расчетов  с подотчетными лицами (приложенными  документами) проследить взаимосвязь теории с практикой.

Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является ООО «Ротор» – ремонтное предприятие частной формы собственности, осуществляющее работы по ремонту регуляторов типа «АРКОН».

 Как и  многие другие предприятия, ООО «Ротор» стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет расширения ремонтных услуг. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов с коллегами из других регионов России.

Все это вызывает необходимость  направлять работников в командировки для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров  с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и в ООО «Ротор».

Таким образом, методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература и данные ООО «Ротор».

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен порядок проведения учета расчетов с подотчетными лицами предприятия ООО «Ротор».

Глава 1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

1. Порядок расчетов с подотчетными лицами

Во избежание обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы [13, с.45].

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам [18, с.45].

Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

- перечень лиц,  имеющих право на получение  наличных денежных средств под  отчет;

- сроки, на  которые могут выдаваться подотчетные  суммы;

- требования, предъявляемые  к оформлению первичных документов  и учету расчетов с подотчетными  лицами;

- порядок их  представления, обработки и утверждения  и др. [13, с.45].

При выдаче денежных средств организация обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
3. выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому [14, с.45].

Сумму аванса, выдаваемого  под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации [15, с.45].

Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов [12, с.45].

Первичными  документами по учету расчетов с  подотчетными лицами являются авансовые  отчеты (форма № АО-1), приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2), приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а), командировочные удостоверения (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и некоторые другие [13, с.45].

Авансовый отчет – это отчет подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов.

Оправдательные  документы – документы удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые или товарные чеки, квитанции, накладные, приемные акты и др.) являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни в счетах аналитического и синтетического учета. Исполнители (материально ответственные лица) – кассиры, кладовщики, экспедиторы и другие – «оправдывают» свои действия этими документами [22, с.45].

Приходный и  расходный кассовые ордера – денежные документы, которыми оформляются кассовые операции по приему и по выдаче наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями.

Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работников в командировку. Форма № Т-9 оформляется на одного работника, а форма № Т-9а – на нескольких работников, направляемых в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России, при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах РФ [17, с.45].

Исключение  составляют поездки в страны СНГ, с которыми подписаны соглашения о том, что в документах не проставляются отметки о въезде-выезде при пересечении границы. Для них командировочные удостоверения оформляют, как и для поездок по России [17, с.45].

Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о выполнении служебного поручения.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расходов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы [4, с.44].

По дебету счета  указываются суммы, выданные под  отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы [19, с.45].

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

2. Нормативно-законодательное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета  и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни [25, с.46].

Таблица 1

Система регулирования бухгалтерского учета  в России

I уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» [3, с.44].

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ [1, с.44].

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает  порядок учета расходов, произведенных  за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли [16, с.45].

При оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ, который  оговаривает перечень лиц, которые  могут быть направлены в командировку [2, с.44].

II уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности [5, с.44].

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 [10, с.44].

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению [4, с.44].

III уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды  и правила оформления выдачи оговорены  в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» [6, с.44]. В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей [7, с.44].

IV уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования и  раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [11, с.44-45].

Утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Утвержденный  руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н), для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [4, с.44].

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы:

- на хозяйственные  нужды;

- на канцелярские нужды;

- на почтово-телеграфные нужды;

- на приобретение материалов и ГМС;

- на служебные командировки;

- на закупки сельхозпродукции;

- на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка [26, с.46].

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет, от одного работника другому, запрещается.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику  в ведомости или журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50, 51 – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У). Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 тысяч рублей [29, с.46].

Подотчетные лица, получившие наличные деньги по расходным кассовым ордерам, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы) [23, с.46].

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 07, 08, 10, 11, 41 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» [21, с.45].

В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 – выплачена сумма по счету подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесен подотчетным лицом в кассу организации. Данная операция отражается так:

Дебет 50 Кредит 71 – возвращены в кассу организации остатки неиспользованных сумм подотчетного лица.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по приобретенным ценностям, оплаченным подотчетными лицами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками по истечении установленного срока в кассу организации, должны быть отнесены на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма невозвращенного  аванса.

Новый аванс  работникам выдается только после расчета  по предыдущему. В ситуации, когда  работник вовремя не представил авансовый  отчет и не вернул неизрасходованную  сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника [16, с.45].

При выплате  зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50% [30, с.46].

В дальнейшем сумма  неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 – удержана задолженность по подотчетным  суммам из заработной платы работника.

При погашении  работником долга по подотчетной  сумме после просрочки можно  также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 Кредит 94 – отнесена недостача за счет виновного лица, невозможная к взысканию из суммы оплаты труда работника.

По истечении срока исковой давности невозмещенный материальный ущерб списан на убытки:

Основные вышеизложенные проводки по учету подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы, приведены в Таблице 2.

Таблица 2

Корреспонденция счетов по основным видам хозяйственно-операционных расходов

Как и при  выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировочные расходы производится на основании расходного кассового ордера.

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении  об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном в постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008г. № 749 [8, с.44]. Ранее применяемая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует только в части приложений 2 и 3 (журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки) [9, с.44].

В соответствии с указанным постановлением направление  работников в командировку оформляется  выдачей командировочного удостоверения  и по усмотрению руководства организации  – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован [17, с.45].

По мнению Минфина  России, изложенному в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при направлении  работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

- командировочное  удостоверение по форме № Т-10;

- служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении по форме № Т-10а [27, с.46].

Командировка  оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной  командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем  предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие  в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации [17, с.45].