Документальное оформление отпуска и служебных командировок
Введение
1 Теоретические основы документального оформления отпуска и служебных командировок
1.1 Сущность или понятие отпуска и служебных командировок
1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок
2. Анализ документального оформления отпуска и служебных командировок
в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»
2.1. Характеристика организации ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»
2.2 Особенности документального оформления отпусков и служебных командировок в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»
3 Правовое регулирование отпуска и служебных командировок
в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»
Заключение
Введение
Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса на работе. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели. Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. В то же время специалистами кадровых служб не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов.
В настоящее время
Немаловажное замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей.
Работодателю необходимо
учитывать, что отсутствие первичных
документов, на основании которых
совершаются хозяйственные
Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.
1 Теоретические основы документального оформления отпуска и служебных командировок
1.1 Сущность или понятие отпуска и служебных командировок
Отпуск – это свободное от работы время в течение установленного законом количества дней. В трудовом законодательстве различаются следующие виды отпусков: ежегодные (основные и дополнительные), льготные (дополнительные отпуска женщинам, имеющим детей, участникам Великой Отечественной войны), специальные (учебные, по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по семейным обстоятельствам и др.).
Видом времени отдыха являются ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются для отдыха за труд в течение определенного времени с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Для отдыха предоставляются и некоторые льготные отпуска без сохранения заработной платы. Но они, как и специальные отпуска, регулируются специальными правилами.
Ежегодный основной отпуск предоставляется всем работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Право работников на отпуск не зависит от места работы, выполняемой трудовой функции, формы собственности, на основе которой ведется хозяйственная деятельность в организации, срока трудового договора. Правом на ежегодный оплачиваемый отпуск пользуются на общих основаниях совместители по совмещаемой работе; работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев; работники, занятые на сезонных работах; работники, работающие по трудовому договору у физических лиц; надомники.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам на срок 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. К ним относятся:
- для инвалидов – не менее 30 календарных дней;
- для несовершеннолетних – не менее 31 календарного дня;
- для работников научно-исследовательских и культурно-просветительных учреждений – 36 или 48 рабочих дней;
- для учителей, преподавателей
и руководящих работников общеобразовательных
учреждений, образовательных учреждений
начального профессионального образования
(в том числе дополнительного); для профессорско-
- для руководящих и педагогических работников дошкольных образовательных учреждений общего назначения и дошкольных групп школ, детских садов, образовательных (внешкольных) учреждений дополнительного образования, учебных, учебно-методических, , методических кабинетов (центров); для педагогов-организаторов, социальных педагогов, воспитателей, педагогов дополнительного образования, мастеров производственного обучения – 42 календарных дня;
для работников организаций здравоохранения, осуществляющих диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также лиц, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, -36 рабочих дней;
- для некоторых категорий работников, занятых на работах с химическим оружием, - 56 и 49 календарных дней;
- для государственных служащих – не менее 30 календарных дней; для прокурорских работников – 30 календарных дней, а для работающих в районах Крайнего Севера – 54 календарных дня, в приравненных к ним местностях – 46 календарных дней;
- для судей – 30 рабочих дней, а для работающих в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями – 45 рабочих дней.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим категориям работников.
1. Работникам, занятым
на работах с вредными и
(или) опасными условиями труда:
на подземных горных работах
и открытых горных работах
в разрезах и карьерах, в зонах
радиоактивного заражения, на
других работах, связанных с
неустранимым неблагоприятным
2. Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы.
Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ.
3. Работникам с ненормированным рабочем днем. Продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (не менее 3 календарных дней) определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации.
В случае, когда такой отпуск не предоставляется, переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени с письменного согласия работника компенсируется как сверхурочная работа. Очевидно, что для этого работодатель в соответствии с ч. 3 ст. 91 ТК РФ должен вести учет времени, отработанного каждым работником с ненормированным рабочим днем сверх нормальной продолжительности.
Федеральными законами предусмотрены дополнительные оплачиваемые отпуска и некоторым другим категориям работников:
- государственным служащим – за выслугу лет (в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов РФ;
- прокурорским работникам – 5, 10 и 15 календарных (а судьям – рабочих) дней в зависимости от срока службы;
- гражданам, подвергшимся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, предоставляются дополнительные отпуска продолжительностью 21 и 14 календарных дней (в зависимости от местности) сверх других отпусков, в том числе удлиненных;
- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию выше установленного уровня вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне в 1949-1963 годах, - 14 календарных дней.
Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.
В соответствии со ст. 120 ТК РФ продолжительных ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Не рабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по различным основаниям (не за труд). Некоторые из них – для отдыха (льготные). Другие – для определенных целей в связи с определенными обстоятельствами (специальные). На эти отпуска не распространяются правила о ежегодных трудовых отпусках. Предоставляются они независимо от других отпусков.
Законодательство предусматривает ряд случаев, когда работодатель по письменному заявлению работника обязан предоставлять дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в том числе:
- участникам Великой Отечественной войны, - до 35 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с происхождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
- работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней;
- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (часть 2 статья 128 ТК РФ).
В соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Особенность этого отпуска состоит в том, что он предоставляется по просьбе работника и по усмотрению работодателя. Это значит, что работодатель не вправе направить работника в такой отпуск помимо его желания. В разъяснении Минтруда РФ от 27 июня 1996 года указанно, что вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены. С другой стороны, работодатель может отказать в просьбе работнику. Вопрос об уважительности причин решается в каждом конкретном случае с учетом всех обстоятельств.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор и работника, работающий по гражданско-правовому договору.
В ТК РФ перечислены
лица, которых нельзя отправить
в командировку ни при каких
обстоятельствах. К ним
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее - последующие сутки. Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок
В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставлять работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
Это означает, что ежегодный отпуск предоставляется за работу в течении года (каждого рабочего года) (включая время этого отпуска), который исчисляется со дня поступления на работу, поэтому следует различать право на ежегодный отпуск в соответствии со ст. 114-119 ТК РФ и право на использование отпуска за первый и последующие годы работы. Право на отпуск у работника возникает до истечения его рабочего года, т. е. 12 месяцев работы. При этом каждый год должен включать в себя и время работы, и отпуск. Право на ежегодные дополнительные отпуска возникает по правилам, установленным для них. Если право на основной и дополнительный отпуска возникает в разное время, то дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным полностью.
Предоставление отпуска за первый год работы по истечении 6 месяцев означает, что отпуск предоставляется в первом году всем работникам авансом, так как и в первом году, право на полный отпуск возникает после работы в течение периода, равного 12 месяцам после поступления на работу за минусом времени ежегодного отпуска.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы в данной организации оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие года работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.
При составлении графика необходимо учитывать, что работникам, работающим первый год, отпуск за этот год должен быть предоставлен через 6 месяцев работы, а некоторым категориям работников и до истечения 6 месяцев (ст.122 ТК РФ); каждый работник должен получить отпуск в течение того года, за который отпуск предоставляется; должны быть соблюдены интересы тех работников, которые в соответствии с законодательством имеют право на использование отпуска в любое удобное для них время (ч.3 ст. 123 ТК РФ). Право на получение ежегодного отпуска в удобное для них (в том числе летнее) время имеют: работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ); женщины, имеющие 2 и более детей до 12 лет, а также отцы, воспитывающие детей указанного возраста без матери (ст. 264 ТК РФ); Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, участники, в том числе инвалиды, Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территориях других государств и другие ветераны войны и труда, указанные в Федеральном законе от 12 января 1995 года «О ветеранах» - в редакции от 2 января и 4 мая 2000 года; работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС и ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне; родители и жены военнослужащих, погибших в результате ранений, контузии и увечья, полученных при исполнении иных обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с пребыванием на фронте; лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
Работники, обучающиеся без отрыва от производства в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, имеют право по соглашению с работодателем присоединить ежегодные оплачиваемые отпуска к дополнительным отпускам, предусмотренным ст. 173-177 ТК РФ.
При составлении графиков отпусков следует учитывать возможности разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ) и замены части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).
Отпуск должен предоставляться в установленный срок (т. е. по графику). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Оплата производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Если работник заболел во время нахождения в ежегодном отпуске, последний подлежит продлению на число дней нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ). Такое же правило действует и в случае, если во время ежегодного отпуска у женщины возникло право на отпуск по беременности и родам.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен также в случае:
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ);
- в других случаях, предусмотренных законами и (или) локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
В этих случаях время возвращения из отпуска автоматически переносится на соответствующее количество дней. По соглашению между работником и работодателем неиспользованная часть отпуска может быть перенесена на другой срок. Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другое время, если он совпадает с учебным отпуском у работника, совмещающего работу с учебой без отрыва от производства.
Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 и 4 ст. 124 ТК РФ).
Замена части отпуска денежной компенсацией происходит по инициативе работника. Как следует из содержания ч . 1 ст. 126 ТК РФ, работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
Если же работнику предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней, и он согласится по предложению работодателя выйти из отпуска досрочно, то оставшаяся часть должна быть предоставлена ему в другое время по соглашению сторон. Работодатель при этом должен произвести перерасчет оплаты за отпуск. Денежная сумма, выплаченная работнику при уходе в отпуск и приходящаяся на неиспользованную часть отпуска, должна быть зачтена при выплате заработной платы за работу после выхода из отпуска. При предоставлении неиспользованной части отпуска работнику должна быть выплачена заработная плата за эту часть в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ.
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением в случае расторжения трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник (ст. 127 ТК РФ).
При предоставлении отпуска с последующим увольнением в фактический последний день работы с работником производится полный расчет и ему выдается трудовая книжка, в которой днем увольнения записан последний день отпуска.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, согласно ст. 121 ТК РФ включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (ст. 256 ТК РФ);
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Предусмотренный в статье 121 ТК РФ порядок исчисления стажа необходим, во-первых, для определения начала и конца рабочего года, отработка которого, включая время ежегодного основного и дополнительного отпуска, дает право на полный отпуск, во-вторых, для определения 6 месяцев непрерывной работы в данной организации, по истечении которых работник имеет право на использование отпуска за первый год работы (см. статью 122 ТК РФ). Периоды, которые не включаются в стаж работы, отодвигают дату окончания данного и начала следующего рабочего года.
Учебный отпуск — основная
гарантия, предусмотренная для
Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).
Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.
Первое — образовательное
учреждение имеет государственную
аккредитацию, которая подтверждается
заверенной копией свидетельства. Организация
может предоставить оплачиваемые учебные
отпуска и сотрудникам, которые
учатся в образовательных учреждениях,
не имеющих государственной
Второе — образование данного уровня сотрудник получает впервые. Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (например, второе высшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовым или ученическим договором (статья 177).
Третье условие — успешное обучение сотрудника. Считается, что обучение проходит успешно, если работники не имеют задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу сессии они сдали все зачеты, выполнили все работы по дисциплинам учебного плана по предметам, вынесенным на сессию.

- Документальное оформление поощрений
- Документальное оформление, порядок регистрации и учёта нематериальных активов торговой организации на примере ООО «Восход»
- Документальное оформление поступления и выбытия Материально-производственных запасов, учет материально-производственных запасов на скл
- Документальное оформление предоставления отпусков
- Документальное оформление расхода материальных запасов
- Документальное оформление расходов на продажу
- Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит»
- Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами
- Документальное оформление и учет сырья, готовой продукции на предприятии
- Документальное оформление и учет товаров в буфетах (барах)
- Документальное оформление кассовых операций
- Документальное оформление операций по движению основных средств
- Документальное оформление операций с основными средствами и проведение инвентаризации основных средств
- Документальное оформление основных средств