Документальное оформление предоставления отпусков

 Содержание

Введение 2

Глава 1. Порядок предоставления основных видов отпусков……………...…..4

1.1. Понятие «отпуск». Виды отпуска 4

1.2. Законодательно-нормативная база по регулированию представления отпуска работникам……………………………………………………………13

Глава 2. Документальное оформление предоставления отпусков Ошибка! Закладка не определена.17

2.1. Характеристика видов документов, сопровождающие процесс                    оформления отпуска………………………………...........................................17

2.2. Процедура оформления отпусков………………………………………..19

Заключение……………………………………..………………………………..27

Библиографический список Ошибка! Закладка не определена.29

Введение

В данной работе пойдет речь о процедуре предоставления отпусков работникам предприятий и организаций, а так же обо всех наиболее важных моментах оформления документации, касающейся предоставления отпусков.

Актуальность выбранной темы для исследования очевидна, так как правом на отдых пользуются все работающие, без исключения, поэтому данный круг вопросов затрагивает интересы огромного количества людей в нашей стране, но мало кто знает свои права и обязанности в данной области. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели. Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Чтобы доказать свою правоту, необходимо располагать доказательствами.1

Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. Поэтому так важно рассматривать данную тему в подробностях.2

Цель работы представляет собой   комплексное рассмотрение основных вопросов, документирования процедуры предоставления отпусков работникам организации.

Раскрыть поставленную цель помогут следующие задачи:

• дать определение понятию «отпуск», рассмотреть какие есть виды отпусков;
• рассмотреть законодательно -нормативную база по регулированию представления отпуска работникам;
• дать характеристику видом документов, сопровождающие процесс оформления отпуска;
• рассмотреть процедуру оформления отпусков;

 Объектом данной курсовой работы являются трудовые отношения между работником и работодателем, а предметом - документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации.

Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.  К тому же существует множество нюансов в документировании процедуры предоставления отпусков, неурегулированных законодательством вопросов, что повлекло за собой необходимость детального рассмотрения данной темы.

Источниковая база по заявленной теме обширна. Право человека на отдых закреплено даже в главном законе государства – в статье 37 Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».3 Главную роль среди источников играет Трудовой кодекс РФ, который по большей части устанавливает нормы предоставления отпусков.

ГЛАВА 1. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ

1. ПОНЯТИЕ «ОТПУСК». ВИДЫ ОТПУСКОВ

При всем многообразии отпусков общими их признаками являются:

1. временное освобождение работника от исполнения трудовых обязанностей;
2. сохранение за работником места работы и должности;
3. относительные непрерывность и длительность (в отличие от перерывов для отдыха и питания, технологических перерывов, выходных дней, отгулов и других видов времени отдыха);
4. большая гарантированность их предоставления законом (по сравнению с иными видами времени отдыха)4.

        На основе этих признаков можно предложить следующее определение: отпуск – это гарантированный работнику законом относительно длительный и непрерывный вид времени отдыха, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей с сохранением за ним места работы и должности.

       За работником, находящимся в отпуске, сохраняются предоставленные ему льготы и преимущества. Во время отпуска запрещается переводить работника на другую работу, а также изменять определенные сторонами условия его трудового договора.

Трудовое  законодательство предусматривает такие виды отпусков как:

• ежегодный оплачиваемый отпуск:
• отпуск без сохранения заработной платы;
• учебный

        Хотелось бы более подробно рассмотреть каждый отпуск. В этом пункте речь пойдет о разновидностях ежегодного оплачиваемого отпуска порядке их предоставления, продолжительности, продлении, очередности, особенностях исчисления таких отпусков, и о некоторых других вопросах предоставления этих видов отпусков5.

       Законодательство не устанавливает каких-либо исключений, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимо от организационно-правовой формы предприятия, срока трудового договора с работниками, а также от того, какая именно работа и на каких условиях выполняется (полное либо неполное рабочее время; постоянная или срочная работа; совместительство и др.), каждый работник вправе требовать предоставления ему в установленном порядке ежегодного основного оплачиваемого отпуска, а работодатель обязан его предоставить (статья 114 ТК РФ)6.

       Ежегодным отпуск называется потому, что он предоставляется один раз за каждый рабочий год. Минимальная продолжительность такого отпуска 28 календарных дней. Вместе с тем отпуск может быть более 4 недель. Увеличение ежегодного основного отпуска осуществляется двумя способами: нормативным путем и договорным. Существуют отдельные категории работников, продолжительность отпуска которых устанавливается ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами более 28 рабочих дней.         

       Существует также и ежегодный дополнительный отпуск. Он предоставляется работникам сверх ежегодного основного оплачиваемого отпуска и присоединяется к основному. Дополнительные оплачиваемые отпуска различаются по их продолжительности, а также по основаниям возникновения и порядку предоставления. В соответствии с частью 2 статьи 116 ТК РФ организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

 Итак, по статье 122 ТК РФ оплачиваемый очередной отпуск предоставляется работнику один раз в течение года у данного работодателя. Реализовать право на использование отпуска за первый год работы работник может уже через 6 месяцев непрерывной работы в данной организации7.

       По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее полугода работы на предприятии.До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (часть 3 статьи 122 ТК РФ):

• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

• работникам в возрасте до 18 лет;

• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

• в других случаях, предусмотренных федеральными законами8.

Ранее до истечения 6 месяцев отпуск за первый год мог быть предоставлен работникам, принятым в порядке перевода. Если до перевода сотрудник не проработал в одной организации полгода, то отпуск на новом месте работы мог быть предоставлен по истечении 6 месяцев работы до и после перевода в общей сложности. На сегодняшний день сложилась такая ситуация, что вследствие юридической и имущественной самостоятельности работодателей трудовой стаж исчисляется только за работу у одного и того же работодателя. Суммирование трудового стажа для получения ежегодного оплачиваемого отпуска при переводе работника из одной организации в другую не производится. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации9.

        Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Таким образом, современное трудовое законодательство предусматривает выход работников в отпуск уже через полгода работы на предприятии, а в исключительных случаях и даже раньше. Эти установленные нормы можно вполне считать гуманными и приемлемы для российских работников.

Кроме рассмотренных выше ежегодных оплачиваемых отпусков Трудовым кодексом предусмотрены и некоторые другие. Рассмотрим в данном пункте особенности предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Например, иногда работнику по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам необходимы несколько дней отпуска, но ежегодный основной отпуск уже прошел и следующий будет не скоро10. В таких случаях в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы. В каждом конкретном случае продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон в зависимости от обстоятельств, по которым возникла необходимость в таком отпуске.

Вообще отпуска без сохранения заработной платы можно подразделить на две группы:

1) те, которые даются по  усмотрению работодателя, т.е. работодатель  вправе отказать работнику в  предоставлении отпуска 

2) те, которые работодатель  обязан предоставить работнику  по его письменному заявлению.

Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен (по заявлению работника) только при наличии уважительной причины. Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходим отпуск.11 Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейся практике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близких родственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей на отдых в летние лагеря и т.п.

ТК РФ в части 2 статьи 128 приводит основные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы, и сроки данных отпусков12:

• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;

• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;

• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.

Этот перечень работников не является исчерпывающим. Помимо случаев, указанных в нем, работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы работникам и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иным федеральным законом или коллективным договором.

В частности:

• работникам, осуществляющим уход за детьми, продолжительностью до 14 календарных дней — в соответствии со статьей 263 ТК РФ;

• работникам — Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы13, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы14 — продолжительностью до 3 недель в году в удобное для них время года;

• работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, — 15 календарных дней (статья 173 ТК РФ);

• работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов — 15 календарных дней (статья 173);

• работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц (статья 173 ТК РФ);

• работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, — 10 календарных дней (статья 174 ТК РФ);

• работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с раб-той, для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — два месяца, для сдачи итоговых экзаменов — один месяц (статья 174 ТК РФ);

• ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в том числе и инвалидам — от 2 недель до 1 месяца в году15.

• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - на время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (часть 3 статьи 322 ТК РФ);

• совместителю - если по совмещаемой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше продолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие до этой продолжительности дни (часть 2 статьи 286 ТК РФ);

зарегистрированным кандидатам со дня их регистрации соответствующей избирательной комиссией до дня официального опубликования общих результатов выборов (работодатель работника-кандидата обязан освободить его от работы, службы в любой день и на любое время в течение этого срока; денежная компенсация зарегистрированному кандидату за этот период производится избирательной комиссией за счет средств, выделенных на подготовку и проведение выборов)16 доверенным лицам зарегистрированных кандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на указанный выше срок17. В законодательстве дан не исчерпывающий перечень случаев возникновения у работодателя обязанности по предоставлению работнику отпуска без сохранения заработной платы.

Данный перечень может быть расширен путем включения соответствующего условия в коллективный договор. Отпуск без сохранения заработной платы может быть присоединен к ежегодному отпуску работника или использован отдельно как полностью, так и по частям. Нельзя только переносить его на следующий год. Работник, находящийся в отпуске без сохранения заработной платы, вправе в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.

Кроме неоплачиваемых и ежегодных оплачиваемых существуют и другие виды отпусков. Рассмотрим основные аспекты их предоставления.

Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:

• от формы обучения — очная, вечерняя, заочная;

• вида образования — среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);

• ряда других условий.

Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпуска подпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)».

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется работникам, которые учатся:

• в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 174 ТК РФ;

• учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 175 ТК РФ;

• образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения – статья 176 ТК РФ;

• вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения – статья 177 ТК РФ18;

Таким образом, многое зависит и от самого работодателя.

Если руководство организации добросовестно относится к своим работникам, ценит их, то по возможности увеличит время отпуска. Но зачастую ситуация складывается противоположная.

Поэтому работник должен быть заранее осведомлен об условиях предоставления отпуска. То есть еще при заключении трудового договора необходимо оговорить все детали, касающиеся данной темы. В случае если реализация данной законных прав работника, в том числе и предоставление отпусков, не устраивают человека, тогда вообще стоит отказаться от работы в данной организации.

1.2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНО-НОРМАТИВНАЯ  БАЗА ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ  ОТПУСКА РАБОТНИКАМ

Основным источником правового регулирования отпусков является Конституция Российской Федерации. Пункт 5 статьи 37 гласит: «Каждый имеет право на отдых. Работающему, по трудовому договору гарантируются, установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск»19.

Большое внимание вопросу об отпусках уделяет Международная организация труда. Конвенция МОТ № 52 (1936 г.) «О ежегодных оплачиваемых отпусках» установила продолжительность отпуска не менее шести рабочих дней за год работы20. В 1970 году была принята вторая Конвенция МОТ под № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая увеличила минимальную продолжительность отпуска для лиц, работающих по найму, до трех недель.

Многие вопросы, касающиеся отпусков, могут решаться в отраслевых соглашениях, коллективных договорах и локальных актах работодателей (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), в трудовых договорах. Поэтому полное представление от отпусках работников того или иного предприятия можно получить, ознакомившись не только с законодательством, но и с отраслевым соглашением, действие которого распространяется на данное предприятие, коллективным договором или другими локальными актами предприятия, условиями трудовых договоров, заключенных с работниками.21

Еще одним источником правового регулирования отпусков является Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014). В нем очень хорошо прописано о предоставлении отпусков. А особенно в ст. 21 п.4 «отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков»22, в статье 41п. 5, а так же в статьях с  ст. 114 по ст. 127.

Многие нормативные правовые акты об отпусках, действующие в настоящее время, были приняты еще в советский период. В соответствии со ст. 423 ТК РФ они применяются в части, не противоречащей современному трудовому законодательству. Из наиболее значимых могут быть названы Правила "Об очередных и дополнительных отпусках", утв. постановлением НКТ ССР 30.04.30 № 169.

Несмотря на то, что большая их часть утратила свою актуальность, некоторые правила являются не только своевременными, но и зачастую единственными, где регулируются отдельные вопросы предоставления отпусков. Именно данные правила устанавливают, что при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до, полного месяца23. Ни Конституция, ни другие законы Российской Федерации не предусматривают каких-либо исключений, позволяющих лишать работника права на отпуск.

Таким образом, правом на ежегодный оплачиваемый отпуск обладают все лица, работающие по трудовому договору на предприятиях, в учреждениях, организациях любых организационно-правовых форм (государственных, муниципальных, частных, акционерных обществах), независимо от степени занятости (полное или неполное рабочее время), места выполнения трудовых обязанностей (на предприятии или на дому), формы оплаты труда, занимаемой должности или выполняемой работы, срока трудового договора.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, СОПРОВОЖДАЮЩИЕ ПРОЦЕСС ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ24:

• график отпусков

• приказ о предоставлении отпуска

• записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Вообще же унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации25.

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.

При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

• заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)

• заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)

• заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

• заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

• приказ об отзыве из отпуска

• приказ о перенесении отпуска

• извещение о начале отпуска

• уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

Таким образом, при работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

2.2 ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ  ОТПУСКОВ

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе. Напомним, что оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа26.

Итак, график отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации27. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1. установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;