Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

 В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения  материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только  по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких  случаях обычно работнику выдаются  наличные денежные средства под  отчет для выполнения определенных  действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги  для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный  расчет продукции в других  организациях или у физических  лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на  иные хозяйственно-операционные  цели. Исходя из этих позиций выбранная тема курсовой работы является наиболее актуальной.

 Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами, на примере организации ООО «Монолит».

Задачи работы:

1. изучить теоретический  материал, действующие в настоящее  время нормативные акты в сфере  учета расчетов с подотчетными лицами с учетом последних изменений законодательства;

2. проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения  средств;

3. осветить проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

4. выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами.

  Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами , предметом исследования ООО «Монолит».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Учет подотчетных сумм выданных для оплаты хозяйственных и командировочных расходов

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").[1 проводки по 71 счету]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется

По каждой сумме, выданной подотчет. Сотрудники получают наличные деньги из кассы:

1. на командировочные  расходы 

2. на покупку материалов, товаров 

3. для того чтобы заплатить  поставщику за услуги 

4. на нотариальные, почтовые  расходы 

5. на покупку основных  средств 

6. на представительские  расходы.[8]

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. При выдаче денежных средств организация обязана: определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства; выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам; запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса)[5].

               Поездка в филиал «своей» организации, который находится вне места  постоянной работы, также считается  командировкой. Это закреплено в  пункте 3 Положения об особенностях  направления работников в служебные  командировки, утвержденного постановлением  Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее  — Положение о командировках). [15]

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют. Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам.

Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из статьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.[6]

Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя.

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 .

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки.

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства[4]. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы[4].

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Какие документы оформить при командировке.

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

Затем нужно оформить служебное задание. Можно воспользоваться унифицированной формой № Т-10а*. В ней предусмотрены графы не только для самого задания, но и для отчета о выполнении. Если же форма № Т-10а не устраивает работодателя, он вправе ее видоизменить, либо разработать и утвердить свой собственный бланк.

Помимо этого надо заполнить командировочное удостоверение. Для него тоже существует унифицированный бланк (форма № Т-10). Но в нем не учтены некоторые моменты. В частности, в «шапке» предусмотрено только одно место назначения, хотя в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. Поэтому если форма № Т-10 не удобна для компании, она может разработать свой бланк. Такой вывод косвенно подтверждается письмом Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.[8]

Нет полной ясности относительно того, нужно выписывать ли командировочное удостоверение в случае «однодневной командировки». Чиновники из Минтруда полагают, что не нужно (письмо от 14.02.13 № 14-2-291). Специалисты Роструда в письме от 04.03.13 № 164-6-1 высказали противоположную точку зрения и заявили, что при служебной поездке длиною в один день удостоверение также необходимо, как и при более длинных командировках. Учитывая отсутствие единого мнения, мы считаем, что работодатель может выбрать любой вариант.

Наконец, организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.[8]

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.

Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).[16]

Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы. Они перечислены в статье 168 ТК РФ. Это суточные, стоимость проезда, плата за наем жилого помещения и иные затраты, согласованные с работодателем. Рассмотрим каждый вид расходов в отдельности.

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.

В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».[9]

При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме от 01.03.13 № 03-04-07/6189 предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой. Тогда они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками.

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).[9]

При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).[12]

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.

Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС от 22.08.12 № Ф03-3467/2012).Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме от 27.06.12 № 03-11-04/2/80.

В случае авиа перелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика..«Входной» НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме от 10.01.13 № 03-07-11/01.

Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация может учесть при налогообложении прибыли. Также компания вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес-центров). Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. «Входной» НДС по жилью разрешено принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).[11]

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно — бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть реквизиты, которые перечислены в пункте 3 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 06.05.08 № 359. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС.

На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков.

Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России от 11.11.10 № 3416-19ю

Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных.

             У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за последний день загранкомандировки равен не 2 500 руб., а 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках, где говорится, что дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от 15.06.11 № 03-03-06/1/347 .

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82.[17]

1.2.Учет представительских  расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно ; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

              2.ПОРЯДОК ДОКУМЕНТНОГО ОФОРМЛЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ  ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МОНОЛИТ»

2.1Организационная характеристика предприятия ООО «Монолит»

Основными целями деятельности   общества являются:

- выполнение  утвержденных планов  реконструкции,   капитального 
ремонта, капитального строительства с хорошим качеством, в установленные 
роки и минимальными затратами;

- создание    нормальных   условий   труда,    жизнедеятельности    и 
социального обеспечения работников  и членов их семей;

- обеспечение минимального техногенного воздействия деятельности 
на окружающую природную среду.

Главной задачей является выполнение доведенных Обществом 
планов   и   заданий   по   основным   видам   деятельности.      Для   решения 
поставленных целей  обеспечивается:

- качественное выполнение ремонтно-строительных и  строительно- 
монтажных работ на объектах производственного и непроизводственного 
назначения, обеспечение их своевременного ввода в эксплуатацию;

• систематическое   повышение   эффективности   производства,   рост 
  производительности труда, соблюдение режима экономии материальных и 
  трудовых ресурсов, получение высоких технико-экономических показателей 
  в работе;
• расширение   номенклатуры   и   увеличение   объема   производства 
  необходимых строительных материалов, конструкций и изделий;
• эффективную эксплуатацию, сохранность, исправное техническое 
  состояние,   ремонтно-техническое   обслуживание,   включая   средние   и 
  капитальные ремонты, частичное и полное восстановление закрепленных 
  основных фондов, рациональное их использование, правильное расходование 
  оборотных средств;

- оперативный    и    бухгалтерский   учет    финансово-хозяйственной 
деятельности,  составление бухгалтерской и статистической отчетности в 
сроки, установленные Обществом и законодательством РФ;

• проведение  работ  по  охране  труда  и  технике   безопасности  в 
  соответствии    с    требованиями    ЕСУОТ,    внедрение    номенклатурных 
  мероприятий    по    устранению    причин    и    условий,     порождающих 
  производственный      травматизм      и      профзаболевания,      соблюдение 
  законодательства по охране труда, технике безопасности и промсанитарии;
• разработку и выполнение мероприятий, направленных на охрану 
  окружающей природной среды, использование экологически безвредных и 
  энергосберегающих технологий;
• внедрение рациональных форм и методов организации и оплаты 
  труда,   в   соответствии   с   нормативными   документами,   утвержденными 
  Обществом,  с  целью повышения результативности выполняемых работ. 
  Постоянное повышение квалификации и теоретических знаний работников, 
  проведение эффективной кадровой политики;
• решение вопросов социально-экономического развития коллектива, укрепление материальной базы.

ООО «Монолит»  осуществляет следующие виды деятельности:

• архитектурное проектирование;
• строительное проектирование и конструирование;
• проектирование инженерных сетей и систем;
• разработку специальных разделов проектов;
• производство отдельных видов строительных материалов;
• производство металлических строительных конструкций и изделий;

- производство   конструкций   и   изделий   из   бетона   и   сборного 
железобетона

• производство асфальтобетонных смесей;
• производство деревянных строительных конструкций и изделий;
• производство инвентаря, оснастки, металлоформ и опалубки;
• контроль качества продукции;
• подготовку строительной площадки;
• земляные работы;
• специальные работы в грунтах;

- возведение   несущих   и   ограждающих   конструкций   зданий   и 
сооружений;

• работы по устройству наружных инженерных сетей и оборудования;
• работы по устройству внутренних инженерных систем;
• работы по защите конструкций и оборудования;
• работы по отделке конструкций и оборудования;
• монтаж технологического оборудования;
• пуско-наладочные работы;
• контроль качества строительно-монтажных работ;
• транспортное строительство;
• осуществление функций генерального подрядчика;
• геодезические работы на стройплощадке;
• содержание автомобильных дорог общего пользования;

- содержание  зимних автомобильных дорог на  снежном,  ледяном 
покрове;

- строительство, реконструкцию автомобильных дорог  и дорожных 
сооружений;