Дослідження внутрішнього середовища організації

КУРСОВА РОБОТА

       з дисципліни _______«Основи менеджменту»_______________________                                      н

на тему _____«Дослідження внутрішнього середовища організації»_____

АНОТАЦІЯ

Курсова робота:  ___ стор., ___рис., ___табл., ___джерела.

Об’єктом дослідження курсової роботи є ЗАТ "Смак" і фармацевтична компанія ЛПМ.

Предметом дослідження є діагностика, оцінка та аналіз сильних і слабких сторін внутрішнього середовища організацій.

              У даній курсовій роботі використовувався аналітичний метод дослідження та узагальнення.

              При вирішенні поставлених задач використовувались матеріали вітчизняної, періодичної літератури та інтернет-посилання.

Курсова робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел.

У вступі міститься виклад актуальності теми роботи, сформульовано мету, основні завдання, об’єкт та предмет дослідження.

У першому розділі визначено теоретичні основи дослідження внутрішнього середовища організації, методи та джерела інформаційного забезпечення.

Другий розділ присвячено аналізу та оцінці внутрішнього середовища досліджуваної організації.

У висновках відображаються підсумки, сформульовані шляхи щодо покращення діяльності внутрішнього середовища організації.

Ключові слова: ВНІТРІШНЄ СЕРЕДОВИЩЕ, ОРГАНІЗАЦІЯ, ТЕХНОЛОГІЇ, ЛЮДСЬКІ РЕСУРСИ, АНАЛІЗ.

ЗМІСТ

ВСТУП                                                                                                                                       6

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ

ВНУТРІШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ОРГАНІЗАЦІЇ                                                      8

1.1. Сутність, складові внутрішнього середовища організації та їх взаємозалежність                                                                                                   8

1.2. Методи діагностики внутрішнього середовища організації                      16

1.3. Джерела інформаційного забезпечення внутрішнього середовища                      17  Висновки до Розділу 1                                                                                                                           18

РОЗДІЛ 2. ПІДХОДИ ТА АНАЛІЗ ВНУТРІШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ОРГАНІЗАЦІЇ                                                                                                                                20

2.1. Системний функціональний аналіз внутрішнього стану організації                      20

2.2. Практичне використання досвіду внутрішнього середовища

ЗАТ "Смак" і фармацевтичної компанії ЛПМ, їх оцінка та аналіз                  23                                       

Висновки до Розділу 2                                                                                                                           35

ВИСНОВКИ                                                                                                                                            37

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ                                                                                    40

ВСТУП

Сучасна глобалізована ринкова економіка формує нові вимоги до організації. Вони обумовлюються наявністю жорсткої конкуренції та необхідністю гнучко реагувати на неоднозначні зміни ситуації на ринках і в галузях діяльності підприємств. При цьому, успіх підприємства залежатиме від здатності адаптуватися до змін в середовищі їх діяльності: передбачати і змінювати структуру бізнесу, розробляти і впроваджувати у виробництво нові види продукції, правильно визначати напрями інвестицій за різними видами діяльності тощо, щоб досягти успіху і забезпечити процвітання підприємства у перспективі.

Згідно із системним підходом до управління кожна організація – це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації.

Оскільки організації створюють люди, то внутрішнє середовище організації формується, в основному, внаслідок прийняття і реалізації управлінських рішень. Це свідчить, що внутрішні чинники організації піддаються регулюванню. Але не всі з них можна безпосередньо контролювати, оскільки вони є також наслідком впливу зовнішнього середовища (соціальних, технологічних, організаційних чинників).

Внутрішнє середовище організації визначають склад і взаємодія таких елементів, як організаційна форма і структура організації, люди, соціально-психологічний клімат, цілі, завдання, технологія.

Центром діяльності організації є людина, яка може бути співробітником або зовнішньою зацікавленою особою. Місце людського компонента у внутрішньому середовищі організації залежить від поведінки окремих людей, людей у групах, керівника, його впливу на поведінку окремих людей та їх груп.

Завданням керівника є створення в організації такого внутрішнього середовища, яке б підтримувало бажаний тип поведінки індивіда і груп працівників.

Отже, внутрішнє середовище організації є дуже складною системою елементів і взаємозв’язків між ними, які, як правило, контролюються і регулюються керівництвом.

Метою курсової роботи є дослідження внутрішнього середовища організації.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

-           визначити сутність, складові внутрішнього середовища організації та їх взаємозалежність;

-           охарактеризувати методи діагностики внутрішнього середовища;

-           проаналізувати джерела інформаційного забезпечення внутрішнього середовища організації;

-           дослідити системний функціональний аналіз внутрішнього стану організації;

-           розглянути особливості використання досвіду внутрішнього середовища ЗАТ "Смак" і фармацевтичної компанії ЛПМ.

              Проблему дослідження внутрішнього середовища організації вивчали вчені: Річард Дафт, Артур А.Томпсон, А.Дж.Стрікленд, Генрі Мінцберг.

Об’єктом дослідження курсової роботи є ЗАТ "Смак" і фармацевтична компанія ЛПМ.

Предметом дослідження є діагностика, оцінка та аналіз сильних і слабких сторін внутрішнього середовища організацій.

              У даній курсовій роботі використовувався аналітичний метод дослідження та узагальнення.

              При вирішенні поставлених задач використовувались матеріали вітчизняної, періодичної літератури та інтернет-посилання.

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ОРГАНІЗАЦІЇ

1.1.           Сутність, основні складові внутрішнього середовища організації та їх взаємозалежність

В ринковій економіці середовище переважно забезпечує ефективність діяльності організації, навіть, значною мірою, детермінує його існування. Саме тому розробка стратегії і починається з діагностування та прогнозування розвитку середовища організації, а результати цього стануть базою для формування його місії, цілей, вибору стратегій.

Внутрішнє середовище організації – комплекс змінних параметрів, які характеризують ситуативний стан організації, формуються та контролюються керівництвом або виникають під впливом зовнішнього середовища, процесів усередині організації і вимагають відповідних дій керівництва.

Будь яка організація є відкритою системою, утвореною певною кількістю внутрішніх змінних елементів (рис.1.1) [6, c.77].

               Вхід              Вихід

            Ресурси                                                       Готовий

                                                                                 продукт

                       Інформація

Рис.1.1. Організація як відкрита система

Межі системи залежать від набору елементів, від нього залежить і склад змінних внутрішнього середовища організації.

Основні змінні в самій організації, які потребують уваги керівництва, це цілі, структура, завдання, технологія та люди [2, c.218].

Ціль - бажаний стан об'єкта або бажаний кінцевий результат діяльності.

Ціль завжди передує усвідомленій діяльності людей, є мотивом, що спонукає їх до дії, оскільки формується на основі їхніх потреб та інтересів. Ціль обирають, конструюють у вигляді ідеальної моделі стану системи в майбутньому, можливість досягнення якої оцінюють керівники з урахуванням різних чинників - особистих (рівень професіоналізму, співвідношення мотивів і стимулів) і чинників зовнішнього середовища (ресурсні та інституційні обмеження).

Цілі різних організацій можуть бути подібними або істотно відрізнятися. Так, для організацій, що працюють на комерційних засадах, важливою метою є отримання прибутку, а для некомерційних організацій - розв'язання в межах установленого бюджету тих проблем, заради усунення яких вони створені.

Як правло, організації ставлять і реалізують не одну ціль, а декілька важливих для їх функціонування і розвитку.

Визначення цілей передбачає певну послідовність дій. Спершу визначається глобальна, основна ціль організації (місія), відтак здійснюється її декомпозиція (розподіл) на під цілі, як конкретизують загальну мету  часі й просторі і роблять чіткими та зрозумілими завдання кожного підрозділу та окремих працівників.

Місія формується з огляду на сферу діяльності організації, його позиції на ринку, запити та вимоги споживачів, інтереси власників та інших членів організації і суспільства загалом.

Місія організації - чітко окреслена головна мета, що визначає сенс існування організації в суспільстві, її соціально-економічне призначення і є основою формування системи цінностей, якою мають керуватися всі працівники організації для забезпечення її існування і розвитку.

Цілі організації, визначенні на основі місії, є орієнтиром для прийняття всіх управлінських рішень.

Однак важливо, щоб цілі були досяжними, в іншому разі вони служитимуть не мотивуючим, а демотивуючим фактором.

Ефективна діяльність організації неможлива без спеціалізованого розподілу праці, за якого кожний вид роботи доручається тим фахівцям, котрі можуть зробити її краще, ніж інші. Здійснення розподілу праці і координування дій виконавців - одне із найважливіших завдань менеджменту, розумне вирішення якого дає змогу організації бути продуктивнішою порівняно з конкурентами. Результатом горизонтального та вертикального розподілу праці є структура організації.

Структура організації – логічні відносини рівнів управління та функціональних одиниць, побудовані в такій формі, яка дає змогу найефективніше досягати цілей організації.

На даний момент у всіх організаціях, за виключенням найдрібніших, має місце горизонтальний розподіл праці за спеціалізованими лініями. Якщо організація достатньо велика за розміром, спеціалістів звичайно групують разом в межах функціональної області. Як саме здійснити розподіл праці в організації – одне з питань, що є істотним управлінським рішенням.

Не менш важливим є здійснення вертикального розподілу праці. Вертикальний розподіл праці необхідний для успішної групової роботи. Центральною характеристикою вертикальної ієрархії є формальна підпорядкованість осіб на кожному рівні. Особа, яка знаходиться на найвищому ступені, може мати у своєму підпорядкуванні декількох керівників середньої ланки, що представляють різні функціональні області. Ці керівники, в свою чергу, можуть мати в підпорядкуванні декілька лінійних керівників. Число осіб, підпорядкованих одному керівнику представляють сферу контролю. Розрізняють широку та вузьку сферу контролю в залежності від числа підлеглих. Зазвичай вузькій сфері контролю відповідає багаторівнева структура, а широкій – пласка структура управління.

Необхідність в координації, яка існує завжди, стає справді нагальністю, коли робота чітко ділиться як по горизонталі, так і по вертикалі, як це має місце в крупних сучасних організаціях. Якщо керівництво не створить формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом. Без відповідної формальної координації різноматні рівні, функціональні зони та окремі особи легко можуть зосередитися на забезпеченні своїх власних інтересів, а не на інтересах організації в цілому.

Формулювання та повідомлення мети організації в цілому і в кожному її підрозділі представляє собою лише один з численних механізмів координування. Кожна функція управління грає певну роль в координуванні спеціалізованого розподілу праці. Керівники завжди повинні ставити перед собою питання: які їх зобов’язання з координації та що вони роблять, для того, щоб їх виконати.

Завдання – це запропонована робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь обговорений термін. З технічної точки зору завдання пропонуються не працівникові, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, якщо завдання виконується таким способом й у такі строки, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.

Завдання організації традиційно діляться на три категорії. Це робота з людьми, предметами, інформацією. Наприклад, на звичайному заводському конвеєрі робота людей складається з роботи із предметами. Задача майстра - це в основному робота з людьми. У той же час задача скарбника корпорації в основному пов'язана з інформацією.

Два важливих моменти в роботі - це частота повторення даного завдання й час, необхідний для його виконання. Машинна операція, наприклад, може складатися у виконанні задачі по свердленню отворів тисячу разів на день. Щоб виконати кожну операцію, потрібно всього лише кілька секунд. Дослідник виконує різноманітні й складні задачі, і вони можуть зовсім не повторюватися жодного разу протягом дня, тижні або роки. Для того, щоб виконати деякі задачі, дослідникові потрібно декілька годин або навіть днів. Взагалі можна сказати, що управлінська робота носить менш монотонний, повторюваний характер і час виконання кожного виду роботи збільшується по мірі переходу управлінської роботи від нижчого рівня до вищого.

Структура організації великою мірою залежить від технології, взятої за основу процесу перетворення ресурсів на готову продукцію. Технологія є одним із основних чинників, що зумовлюють конкурентні переваги організації.

Технологія - спосіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини, інформації тощо) на вихідні (продукти, послуги) [16, c.56].

Технологія має на увазі стандартизацію та механізацію. Тобто використання стандартних деталей може істотно полегшити процес виробництва та ремонту. У наш час існує дуже мало товарів, процес виробництва яких не стандартизований.

На початку століття з'явилося таке поняття як складальні конвеєрні лінії. Зараз цей принцип використовується майже повсюди і значно підвищує продуктивність підприємств.

Технологія, як фактор, що сильно впливає на організаційну ефективність, вимагає ретельного вивчення та класифікації. Існує декілька способів класифікації, одні з яких класифікація по Джеймсу Томпсону та по Джоан Вудворд.

Класифікація технології по Джоан Вудворд користується великою популярністю. Вона виділяє три категорії технологій:

1) технології одиничного, дрібносерійного, індивідуального виробництва (ефективні за умови, коли для споживача головним критерієм є якість та унікальність товару);

2) технології масового, великосерійного виробництва (ефективні, коли домінуючим критерієм є якість і дешевизна, а унікальність не важлива);

3) технології безперервного виробництва (ефективні за необхідності безперервно виготовляти однаковий за характеристиками продукт у великих обсягах (крекінг нафти, виробництво електроенергії тощо).

Соціолог і теоретик організації Джеймс Томпсон пропонує інші три категорії технологій не суперечні трьом попереднім:

1.      Багатоланкові технології: характеризуються взаємопов'язаними послідовними завданнями (наприклад, складання автомобіля)

2.      Посередницькі технології: полягають у відносній самостійності виконання робіт окремими підрозділами організацій, оскільки їхні завдання не перехрещуються (наприклад, діяльність відділень банків, які звязуючи вкладників із позичальниками, черпають фінансові ресурси із одного джерела, не взаємодіючи один з одним).

3.      Інтенсивні технології: передбачають різносторонні зв'язки між виконавцями з метою уточнення виконуваної роботи (наприклад, у лікарнях на "п'ятихвилинках" розглядають складні випадки лікування пацієнтів, за необхідності скликати консиліум тощо).

Технологія відіграє вирішальну роль у процесі виготовлення продукту, забезпечуючи його конкурентоспроможність.

Не можна назвати якийсь один тип технології краще іншого. В одному випадку може бути більш прийнятний один тип, а в іншому більш підійде протилежний. Люди визначають остаточну придатність даної технології, коли вони роблять свій споживчий вибір. Всередині організації люди є важливим вирішальним чинником при визначенні відносної відповідності конкретної задачі та змісту операцій обраним технологіям. Жодна технологія не може бути корисною і жодна задача не може бути виконана без співробітництва людей, які є п'ятою внутрішньою змінною [16, c.58].

Люди є основою будь-якої організації. Без людей немає організації. Люди в організації створюють її продукт, вони формують культуру організації, її внутрішній клімат, від них залежить те, чим є організація.

В силу такого положення люди для менеджера є «предметом номер один». Менеджер формує кадри, установлює систему відносин між ними, включає їх у творчий процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуванню по роботі.

Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьом параметрам: стать, вік, освіта, національність, сімейний стан, здібності і т.п. Всі ці відмінності можуть впливати як на характеристики роботи та поводження окремого працівника, так і на дії та поводження інших членів організації. У зв'язку із цим, менеджер повинен планувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів поводження та діяльності кожної окремої людини, намагатися усувати негативні наслідки його дій. На відміну від машин людина має бажання, і для нього характерна наявність відношення до своїх дій і дій навколишніх. А це може серйозно впливати на результати його праці. У зв'язку з цим, менеджерові доводиться вирішувати ряд надзвичайно складних задач, від чого у великому ступені залежить успіх функціонування організації.

Отже, посилення ролі людського чинника в діяльності організації зумовлює необхідність формування в кожній із них певної організаційної культури, яка б поєднувала інтереси її працівників і бажаний тип виробничих відносин [17, c.83].

Організаційна культура - сукупність норм, цінностей, традицій, поглядів, які часто не підлягають формуванню і бездоказово приймають й поділяються всіма членами колективу.

Вона забезпечує гармонізацію колективних та індивідуальних інтересів працівників, мобілізує їх ініціативу, виховує відданість організації, поліпшує комунікаційні процеси, морально-психологічний клімат.

Між складовими внутрішнього середовища організації існує тісний взаємозв'язок. Зміна в одній складовій обов'язково спричинятиме зміни в інших, причому не завжди у бажаному напрямку. Так, впровадження нової технології супроводжується зростанням вимог до компетенції працівників, що її обслуговуватимуть. Виникне потреба у фахівцях з відповідними знаннями, що зумовити зміну структури персоналу і повноважень окремих співробітників. Це може негативно вплинути на поведінку працівників, вони чинитимуть опір нововведенням. До "новачків" ставитимуться упереджено, психологічний клімат погіршиться, продуктивність праці знизиться. Роль "буфера" у такому разі може зіграти організаційна культура. Високій її рівень допоможе успішно реалізувати складну за масштабами і спрямованістю стратегію, а низький - ускладнюватиме реалізацію навіть простої, традиційної для підприємства стратегії.

Завдання менеджера полягає у формуванні організаційного потенціалу у такий спосіб, щоб забезпечити відповідність між його складовими. Це створить умови для найраціональнішого використання ресурсів організації і його спроможності своєчасного реагувати на вимоги зовнішнього середовища, вносити необхідні зміни з появою нових обставин, що супроводжують діяльність кожної фірми (рис.1.2) [17, c.87].

Рис.1.2. Модель внутрішнього середовища організації

Отже, модель внутрішнього середовища з виділенням організаційної культури як ключового і завершального його елементу. Вона дає уявлення про організацію як соціальну систему, тобто таку, що має у своєму складі соціальну та технічні компоненти. Взаємодіючи між собою, вони утворюють її організаційний потенціал.

1.2.           Методи діагностики внутрішнього середовища

Внутрішнє середовище - це та частина загального середовища, яка поперебуває в межах організації. Внутрішнє середовище інтерпретується як універсальне, незалежне від організаційно-правової форми організації, й об'єднує всі функціональні сфери її діяльності: маркетинг, виробництво, фінанси, кадри, дослідження й розвиток. Кожну з цих сфер можна охарактеризувати за допомогою основних чинників, які можуть бути джерелом і переваг, і недоліків організації (табл.1.1) [3, c.104].

                                                                                                                                              Таблиця 1.1

Характеристика внутрішнього середовища організації

В цілому для діагностики внутрішнього середовища організації застосовують всі відомі методи економічних досліджень:

- статистично-економічний,

- розрахунково-конструктивний,

- абстрактно-логічний,

- економіко-математичний,

- балансовий.

Прийоми: статистичне спостереження, групування, порівняння, розрахунку середніх, відносних величин та індексів, виділення головної ланки, зважування, аналогії, евристичний, графічний, використання нормативів, індукції і дедукції, аналізу і синтезу, сходження від абстрактного до конкретного, системно-структурний прийом, прийоми формалізації, моделювання, програмування, прогнозування тощо.

Крім того, застосовують специфічні методи і методологічні концепції функціонального аналізу: концепцію життєвого циклу товару, криву досвіду, модель "продукт-ринок", концепцію сегментації ринку, економії на масштабах, цінову модель капітальних активів, операційного та фінансового важелів і т.д.

1.3.           Джерела інформаційного забезпечення внутрішнього середовища

З метою проведення діагностики організації користуються наступними основними джерелами вихідних даних:

-    статутом підприємства;

-    штатним розписом;

-    даними про виробничу структуру;

-    даними про організаційну структуру управління;

- всі види планів підприємства і підрозділів (стратегічні, середньострокові, оперативні - квартальні, місячні, декадні, тижневі, добові);

- всі види звітності підприємства і підрозділів (оперативна, статистична, податкова тощо);

-   діючими інвестиційними та іншими проектами;

- документацією вищестоящих органів та вихідною документацією;

- фіксованими наказами і розпорядженнями керівників підприємства, рішеннями його органів;

- нормативними документами, законами, підзаконними актами та іншими документами, що регламентують діяльність даної організації;

-   схемами інформаційних потоків;

-    первинними бухгалтерськими документами і регістрами;

-    матеріалами ревізії, перевірок;

- матеріалами власних спостережень (опитування, анкетування, фотографування тощо) [19, c.22].

Висновки до Розділу 1

Внутрішнє середовище організації – комплекс змінних параметрів, які характеризують ситуативний стан організації, формуються та контролюються керівництвом або виникають під впливом зовнішнього середовища, процесів усередині організації і вимагають відповідних дій керівництва.