Електронний документообіг. 2

ЗМІСТ

Вcтуп ……………………………………………………………………………….. 3

Розділ 1. Електронний документообіг: історіографія питання  ……………….....6

Розділ 2. Організація документаційних процесів …………………………....… 13

              2.1  Основні форми організації документаційних процесів………….. . 13

    2.2 Електронний документообіг як сучасна  форма організації                                                документаційних процесів …………………………………...…….. 16

Розділ 3. Стандартизація керування документацією …………………… ..…… 21

    3.1 Міжнародна практика стандартизації електронного              документообігу……………………………..………………………... 21

    3.2 Практика запровадження електронного документообігу в             Україні………………………………………………………………... 27

Висновок …………………….……………………………………………………. 35

Джерела та література …………………………………….……………………. 37

 Вступ

Актуальність теми даної курсової роботи є стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Керування документаційними процесами розвивається у двох напрямках – уніфікація і стандартизація.

Закономірним і неминучим  кроком у цьому напрямі стандартизації керування документаційними процесами  в Україні стало студіювання ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management», з’ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Національним продовженням міжнародної практики стандартизації документаційних процесів стало розроблення на базі міжнародного стандарту ISO 15489–2001 національного – ДСТУ 2732 : 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Цей стандарт дозволив поєднати передовий міжнародний досвід стандартизації документаційних процесів з вітчизняними традиціями документування.

З розвитком інформаційних  технологій процеси документування набули нової форми. Сучасні організації поступово відмовляються від традиційної (паперової) форми діловодства на користь електронної. Лідери серед підприємств України також впроваджують системи електронного документообігу. Керівники цих підприємств усвідомлюють, що електронний документообіг це не тільки економія коштів на скороченні персоналу, який відповідає за діловодство, скорочення витрат на закупівлі паперу, бланків, архівних приміщеннях це ще і ефективна система моніторингу та контролю за виконанням документів. Керівник може відслідковувати стан та готовність документа на кожній стадії його життєвого циклу.

Тому процеси стандартизації та уніфікації перемістилися у площину  інформаційних технологій документування. Як показує зарубіжний досвіт на сьогодні у високорозвинених країнах активно проходить процес стандартизації електронного документування.

Безумовно, тематика стандартизації електронного документообігу є актуальною за сучасних умов. Але не менш актуальною є проблематика поширення систем електронного документообігу серед  підприємство, організацій та органів державного управління. Усвідомлення вищим керівництвом держави необхідності впровадження електронного документообігу у сфері державного управління сприяло б значному скороченню витрат організацію документообігу у сфері державного управління, підвищенню ефективності контролю за виконанням документів та покращило б якість державних послуг, що надаються громадянам.

Цікавим для дослідження  є також практика впровадження електронних  систем документообігу на одному із підприємств. Теоретичні переваги певного нововведення не завжди приносять очікуваний результат при їх практичному впровадженні. На сьогодні в Україні є певні підприємства та організації, котрі впровадили системи електронного документообігу. Проте ці системи ще не отримали потрібного визнання. Тому дослідження досвіду впровадження електронних систем документообігу створить передумови для їх популяризації серед підприємств, установ та організацій України.

Об’єктом дослідження у цій роботі виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємств та організацій в Україні.

Предметом дослідження є особливості процесу організації електронного документообігу в Україні.

Мета курсової роботи полягає у визначенні шляхів переходу підприємств установ та організації України на систему електронного документообігу.

Завдання, що покладаються до виконання у курсовій роботі:                          -здійснити аналіз процесів стандартизації систем електронного документообігу.

- здійснити аналіз основних форм організації процесів документування;                     - дослідити електронний документообіг як сучасну форму організації документування.;

- дослідити зарубіжний досвід стандартизації систем електронного документообігу;

- дослідити практичні аспекти впровадження систем електронного документообігу в Україні.

Розділ 1. Електронний документообіг: історіографія питання 

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов  віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну  “діловодство”, збагачується двома іншими – “документаційне забезпечення управління”, “керування документаційними процесами”. Загалом у             1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [15, 19]. При цьому під “документуванням” розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів” – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [15].

Згодом, у 1970 - 80-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства” на “документаційне забезпечення”.

Початково термін “документаційне  забезпечення” означав:                                1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів [15, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” закріпив синонімічність термінів “делопроизводство” і “документационное обеспечение управления”, урівнявши їх у значенні і використанні.

У 1980-х рр. документознавцями  було порушено питання про керування  документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в “організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією" [19]. Визначення змісту поняття А.М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” (1991) [10], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як “організація роботи з документами” [10, 11], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [11].

Найбільш примітною  ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності  терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну – records management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення – комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів [1, 13, 14]. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функціонального призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами.

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. – на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, існувала інформаційна неузгодженість між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність “єдиного координаційного центра” управління документацією [19].

Вивчення проблеми знайшло  вихід в активному освоєнні зарубіжного  досвіду – основних методів і  принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа”). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією”, “управління документацією”, а згодом – “керування документаційними процесами” засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа”, пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Тлумачення поняття  “керування документаційними процесами”, подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від  пропонованих раніше. Якщо у чинному  термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією” маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами”. Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [13, 1]. Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління”, “керування (управління) документацією” / “керування документаційними процесами” стало ознакою часу.

З введенням нових інформаційних технологій набули поширення нові напрями розвитку науки, виробництва, економіки і, звичайно, діловодства. Технічний прогрес у суспільстві поширився на документи.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа [8]. Розробкою і оформленням електронного цифрового підпису завершується процес створення електронного документа [9].

Електронний документообіг (обіг електронних документів) –  сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються  із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів і нормативних актів, що є базою нормативно правового регулювання сфери електронного документообігу. Найбільш відомі – закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 8517IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 8527ІV. Ними визначені основні організаційно правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, а також такі важливі поняття, як: «електронний документ», «електронний цифровий підпис», «суб’єкти електронного документообігу», «особистий і відкритий ключ», «центр сертифікації ключів». Отже, нові інформаційні технології дали поштовх для створення нового виду документів.

Перші практичні кроки  запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового  підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже застосовувати на рівні із власноручним.

Це дає можливість подання різноманітної звітності  не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч  людей вже не будуть марнувати  час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо; можливість онлайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання; можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями; можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації1 .

Цей перелік можна  подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

Проблеми запровадження  в Україні електронного документа  та електронного документообігу стають все більш актуальними. Вони набувають  значної політичної та економічної  ваги у зв’язку з розширенням  використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодексі (1963 року із наступними змінами, внесеними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний кодекс 2003 року дозволив широке застосування електронних документів у цивільних правовідносинах.

Одне з проблемних питань, що повинні вирішити законодавство  у цій сфері, - це робота центрів сертифікації ключів, які мають надавати послуги цифрового підпису. Відповідно до частини першої статті 8 Закону “Про електронні цифровий підпис”, центр сертифікації ключів – це юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог статті 6 цього Закону (“Вимоги до сертифікації ключа). Спеціалісти вважають, що кількість бажаючих займатися такою діяльністю, можливо, буде досить незначною. Зокрема, тому, що фінансовий бар’єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікації ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи те, що все повинно починатися практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, “повернення” зроблених вкладень буде досить довгим.

Розділ 2. Організація документаційних процесів

2.1 Основні  форми організації документаційних  процесів

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру  його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

• централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);
• децентралізована – допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;
• змішана – найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

Основною функцією діловодства  підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального  документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Документообіг у підприємствах  торгівлі і громадського харчування здійснюється у вигляді потоків  документів, що циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівник підприємства, керівники структурних підрозділів, фахівці і технічні виконавці) і пунктами технічної обробки документів (структурні підрозділи, канцелярія, друкарське бюро та ін.).

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах  є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності  в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального  документообігу складають схеми  руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні  маршрути і етапи опрацювання  документів, уніфікувати шляхи руху, порядок їх опрацювання і на цій основі – доцільний порядок роботи з документами. Принципова схема документообігу у підприємстві наведена на мал. 2.1 [4].

Мал. 2.1. Схема документообігу у підприємстві [4]

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу  на підприємствах:

• Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.
• Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:               а) анкета – спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет — лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ; б) трафарет – спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти; в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію — заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп'ютерній обробці і зберіганні інформації.
• Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

2.2 Електронний документообіг як сучасна форма організації документаційних процесів

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для  ухвалення правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Це виражається в тому, що керівники не мають в своєму розпорядженні своєчасної і повної інформації про документи, їх стан та історію роботи з ними, а сам процес проходження документів виявляється погано контрольованим, зокрема: неможливо знайти потрібні документи або навіть отримати відомості про їх існування; документи рухаються повільно, їх поточний стан невідомий, інколи вони просто втрачаються; з'являються дублюючі або суперечливі документи; рішення не виконуються в строк або взагалі не виконуються; неможливо дізнатися, чому і ким було ухвалене конкретне рішення.

Розглянемо питання  впливу організації документообігу на невиробничі витрати робочого часу і матеріальні витрати по пунктах:

• Реєстрація документів. Час реєстрації паперового документа  складає приблизно 3 хвилини. Якщо ж  в організації існує багатократна перереєстрація одного і того ж документа, то цей показник може збільшуватися  у декілька разів. При автоматизованому документообігу час реєстрації скорочується до 1 хвилини, за рахунок автоматичного заповнення деяких полів реєстраційної картки, та за рахунок можливості вибору інформації зі списку заздалегідь сформованих даних, довідників.

• Обмін документами. У невеликих організаціях обмін документами між структурними підрозділами може зводитися до простої передачі документа в сусідню кімнату. В цьому випадку процедура займає не більш 5 хвилин. Якщо підрозділи територіально відокремлені, то час передачі може вимірюватися годинами і навіть днями. При електронному документообігу передача документа здійснюється практично миттєво завдяки вбудованій поштовій системі.

• Час пошуку документів. Якщо реквізити документа відомі, то при користуванні „паперовою технологією” час пошуку документа займе декілька хвилин. Якщо реквізити документа невідомі, то пошук документа в паперових реєстраційних журналах може розтягнутися на декілька годин і навіть днів.

• Підготовка типових  документів. За статистикою, на підготовку типового документа витрачається близько 25% робочого часу співробітників.

• Час узгодження документів. Цей параметр непрямим чином характеризує корпоративну культуру організації, ступінь  її бюрократизації. Він включає час  розгляду документа і час його передачі між інстанціями. Для кожного виду документа час узгодження має своє значення, яке залежить від числа інстанцій узгодження. Узгодження документа відбирає у співробітників від 50% до 75% робочого часу. При електронному документообігу цей параметр зменшується приблизно в три рази за рахунок скорочення часу передачі документів між інстанціями.

• Час, що витрачається на підготовку звітів. Якщо реєстрація документів ведеться за паперовою технологією, то на підготовку таких звітів може бути витрачено 30-40% робочого часу співробітників.

• Відображення нагадувань про наближення терміну виконання  документа. При паперовому документообігу ця операція виконується за рахунок  пошуку необхідного співробітника (особисто або по телефону) і передачі йому необхідної інформації, на що витрачається, за статистикою, приблизно 10 хвилин. При електронному документообігу ця операція виконується системою автоматично при наближенні або з початком терміну виконання.

• Час, що витрачається на розмноження документа по резолюції. Він залежить від кількості резолюцій (від 3 до 5) і в середньому складає 5 хвилин. При електронному документообігу ця операція не потрібна, оскільки документ прикріплюється до реєстраційної картки документа і доступний для перегляду всім, для кого він призначений. Так, за даними компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно втрачаються, і з їхнім пошуком так чи інакше пов'язано 30% переміщень співробітників по офісу, в цілому цей процес віднімає у них близько одного місяця в рік [17].

Система автоматизації  документообігу (САД) – досить складний механізм, що включає безліч підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів, розроблених різними виробниками. САД може по різному інтерпретуватися залежно від розміру організації і специфіки її діяльності, але при цьому вона повинна допомагати у вирішенні наступних завдань:

• підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавчої дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань і аналізу діяльності організації;
• скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на матеріали;
• інтеграція всіх інформаційних потоків і створення єдиного інформаційного простору підприємства (колективна взаємодія);
• формування електронного архіву (корпоративного сховища документів й інформації) та управління документообігом (автоматизація діловодства);
• забезпечення надійності обліку і зберігання документів;
• організація ефективного захисту інформації.

Здійснюючи характеристику ринкової ситуації, фахівці відзначають  значний потенційний попит на програми і послуги в області автоматизації діловодства. Тепер керівники не ставлять перед собою питання: «Варто або не варто впроваджувати систему управління документами?». Питання стоїть інакше: «Яку саме систему впроваджувати?». Величина економічного ефекту від впровадження САД напряму залежить від вибраного програмного продукту.