Електронний документообіг. 3

Зміст 
ВСТУП 
1.Основні поняття про систем електронного документообігу. 
1.1. Побудова та загальні принципи функціонування систем електронного документообігу.

1.2. Особливості електронного документообігу 
2. Практична реалізація електронного документообігу. 
2.1 Автоматизація діловодних процесів 
3. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі. 
ВИСНОВКИ 
ДОДАТКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основні поняття про систем електронного документообігу.

Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. 
 
Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів Законом України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки [4, с. 6]. 
 
Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. 
 
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими [2, с. 8]. 
 
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). 
 
Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. 
 
Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів. 
 
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами [8, с. 10]. 
 
Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів. 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Побудова та загальні принципи функціонування систем електронного документообігу 
 
Інтегрована система електронного документообігу являє собою територіально розподілену комп’ютерну систему. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї – орієнтацію на “клієнт-серверні” технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну. 
 
Завжди варто пам'ятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Всі службовці, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть з ними лише ознайомитися. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального ЗОТ, що має доступ до системи ЕДД. 
 
Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, але і перебудови бізнесів-процесів і перенавчання службовців. Чим нижче обсяг зміни бізнесів-процесів при впровадженні системи — тим вище шанс дотримання строків впровадження, а інколи і взагалі запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою. 
 
З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк треба попереднє впровадження систем автоматизованого діловодства і засобів організації колективної роботи при підготовці документів. Фактично впровадження системи автоматизованого діловодства і документообігу описано в розділі «Документообіг і діловодство в органі влади». 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Особливості електронного документообігу 
 
Попереднє впровадження та експлуатація СЕД дозволить не тільки полегшити технологічне впровадження ЕД, але і ознайомить на практиці державних службовців з поняттям електронного документа, пересилання електронних документів і автоматичних систем контролю виконання. Найчастіше психологічна готовність виявляється важливіше, ніж наявність необхідного технічного забезпечення. Технологічно ж використання в обох системах спорідненого сучасного універсального програмного забезпечення від одного виробника дозволить більш якісно перенести бізнес-процеси документообігу в цілком електронну форму. 
 
Основною технологічною проблемою для державних службовців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку документів в органах державної влади і місцевого самоврядування [8, с. 12]. 
 
Повного переводу прийому вхідних і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно. Подібне обмеження може бути порушенням прав окремих громадян, що не мають доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету. Класичні функції реєстрації вхідних паперових документів із традиційними підписами заявників також є атрибутами системи електронного документообігу.  
 
Це необхідно для скасування «інформаційної нерівності». Якщо не приділяти належної уваги розв'язанню цієї проблеми, то громадяни, позбавлені доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету, залишаться позаду у русі до інформаційного суспільства.

 

. Забезпечення прийняття  оперативних уп-

равлінськихрішеньнеможливебезчіткоорганізованої системизборуйобробки

облікових даних, тому процес документообігу є одним із важливих елементів

системи облікового процесу на підприємстві. Із поетапним впровадженням

інформаційно-комунікаційних технологій у господарському житті підприємств

з'являється та закріпляється нове поняття – «електронний документообіг».

Згідно із ЗакономУкраїни «Про електронні документи й електронний до-

кументообіг», електронний документообіг – це сукупність процесів створен-

ня, оброблення, відправлення,передавання, одержання, зберігання, викорис-

тання та знищення електронних документів, які використовуються із застосу-

ванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту

одержання таких документів [1].

Отже, в класичному розумінні електроннийдокументообіг включає: ство-

рення документів, їх обробку, передачу, збереження, вивід інформації, яка

циркулює в організації чи на підприємстві, на основі використання комп'ю-

терних мереж. Під управлінням електронним документообігом у загальному

випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами

підприємства або організації, групами користувачів чи окремими користува-

чами. При цьому під рухом документів мається на увазі не їх фізичне перемі-

щення, а передача прав на їх застосування із повідомленням конкретних ко-

ристувачів і контролем за їх виконанням.

Поняття «електронний документообіг» і «електронний документ» порів-

няно нові, мають свою специфіку та особливості, се-ред яких варто звернути

увагу на такі:

1. Визначення поняття  «електронний документ». Поняття  електронного

документа в міжнародній практиці має дещо різні, хоча і схожі трактування.

Так, відповідно до Правил Комісії ООН з прав міжнародної торгівлі (United

Nations Commission on International Trade Law – UNCITRAL), електронний

документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збе-

режена електронними, оптичнимичиподібнимизасобами, включаючиелект-

ронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання [12].

Згідно зі ст. 5 Закону України «Про електронні документи й електронний

документообіг», електронним документом називається документ, інформація

у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючиобов'язкові рек-

візити документа [1].

232

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

000099Слід зазначити, що  українське трактування електронного  документа має

певні особливості. Так, у вітчизняному законодавстві увага акцентується на

тому, що електронний документ повинен містити обов'язкові реквізити. Згід-

но зі ст. 1 Закону України «Про електронні документи й електронний доку-

ментообіг», обов'язкові реквізити – обов'язкові дані в електронному докумен-

ті, без яких він неможе бути підставоюдля його обліку і нематимеюридичної

сили [1]. Для українських платників податків такі вимоги закону мають особ-

ливе значення. Якщо навіть звичні паперові документи часто не визнаються

податківцями через найменший відступ від форми, то з електронними доку-

ментами ситуація може бути ще більш напруженою [8].

Також варто зауважити, що обов'язковим реквізитом для електронного

документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписан-

ня електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу,

є електронний підпис, і саме накладанням електронного підпису завершуєть-

ся створення самого електронного документа [1].

Також однією з вагомих особливостей електронного документа є те, що

вінможе бутистворений,переданий, збереженийіперетворенийелектронни-

ми засобами у візуальну форму. Згідно зі ст. 5 ЗаконуУкраїни «Про електронні

документи й електронний документообіг», візуальною формою подання

електронного документа є відображення даних, які вінмістить, електронними

засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту люди-

ною [1].Тобто даний вид документаможе буди перетворений за необхідності і

в паперову форму.

2. Оригінал та копія  електронного документа. Оригінал  і копія в елект-

ронному середовищі дещо відрізняються від звичайного.

Оригіналом зазвичай визначається перший і одиничний екземпляр доку-

мента. Копією вважають документ, який повністю відтворює інформацію

оригінала і всійого зовнішні ознаки. Прицьому копіянемаєюридичної сили,

якщо лише її не завірено відповідно до встановленого порядку. Щодо елект-

ронного документа, то його специфіка полягає в тому, що він може бути ско-

пійований без зайвих зусиль. Саме з цим пов'язана проблема ідентифікації як

оригіналу, так і копії електронного документа.

Так, деякінауковці вважають,щопоняття «копія» та «оригінал» для елект-

ронного документа не мають сенсу, адже фактично розрізнити їх неможливо.

Інші вчені схиляються до думки, що при визначенні виду документа істотне

значеннямає датайого створення, тобто спочатку виникає оригінал, а всі інші

документи, що базуються на його основі, є копіями.

Відповідно до Правил UNCITRAL, документ визнається оригіналом, як-

що є достатня впевненість у цілісності інформації, починаючи відтоді, коли

вона вперше створена в остаточній формі у вигляді електронного документа

або іншим способом [12]. Тобто Правила UNCITRAL визнають оригіналом

будь-який документ, якщо він повністю зберігає цілісність інформації пер-

винно створеного електронного документа.

Згідно зі ст. 7 Закону України «Про електронні документи й електронний

документообіг», оригіналомелектронного документа вважається електронний

примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електрон-

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ 233

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

000099ним цифровим підписом автора [1]. Аналізуючи вищесказане, варто зауважи-

ти, що українське законодавство уникає питання фіксації часу створення

електронного документа, тоді як у міжнародній практиці дата виникнення

електронного документу підлягає фіксуванню.Відповідно до вітчизняного за-

конодавства, всі електронні документи з обов'язковими реквізитами й елект-

ронним цифровим підписом вважаються оригіналами незалежно від часу

створення.

У разі такого стану справ порушення на будь-якому етапі обігу цілісності

раніше створеного документа може ввести в оману адресата, що вважатиме

отриманий електронний документ істинним. Кабінет Міністрів України ви-

правив цей недолік законодавства, затвердивши Порядок засвідчення наяв-

ності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу

[3]. Кабінет Міністрів України пропонує всім охочим скористатися послугою

фіксування часу – процедурою, що полягає у засвідченні наявності електрон-

ного документа (електронних даних) на певниймомент часу шляхомдодаван-

ня до нього або логічного поєднання з ним позначки часу.

Послуги фіксування години надаються акредитованими центрами серти-

фікації ключів або центрами сертифікації ключів.

Таким чином, автор електронного документа, підписант або посередник

мають можливість зафіксувати на визначену дату наявність електронного до-

кумента, щоб можна було у разі необхідності переконатись у його цільності

[8].

3. Зберігання та знищення  електронного документа. Згідно  зі ст. 13 Зако-

ну України «Про електронні документи й електронний документообіг», су-

б'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи

на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню ці-

лісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на елект-

роннихносіях інформаціїповиненбутинеменшийвід терміну, встановленого

законодавством для відповідних документів на папері[1].

Особливістю електронного документообігу на даному етапі є те, що, зни-

щити або зруйнувати електронний документ набагато простіше, тому суб'єкт

електронного документообігу повинен вживати певні заходи для дублювання

документів на кількох електронних носіях інформації. На підприємствімають

бути розроблені два види інструкцій: інструкція щодо заходів безпеки проти

помилкового або зловмисного знищення електронного документа та інструк-

ція щодо санкціонованого знищення електронного документа і його копій.

Наприклад, в інструкції щодо санкціонованого знищення електронного

документа, що здійснюється з метою недопущення розголошення комерцій-

ної таємниці підприємства, слід передбачити такі пункти:

- призначення особи, відповідальної  за знищення електронних докумен-

тів, термін зберігання яких закінчився;

- забезпеченнявідповіднимпрограмнимзабезпеченням,щоперевіряєфакт

знищення електронного документа та його копій;

- стирання комп'ютерних  файлів, за допомогою якихможна  було б відно-

вити тим чи іншим способом дані, що містилися в електронному документі;

- своєчасне знищення непотрібних  електронних носіїв тощо [9].

234

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

0000994. Відправлення та  передача електронних документів. Особливість даного

етапу електронного документообігу також визначається ЗакономУкраїни «Про

електронні документи й електронний документообіг» (ст. 10)[1]. Відправлення

електронних документів здійснює автор або посередник такимчином:

- за допомогою інформаційних  систем, які є технічними засобами  для ге-

нерування, розсилання, отримання, зберігання й обробки інформації;

- за допомогою телекомунікаційних  систем, які є сукупністю технічних  і

програмних засобів, призначених для обміну інформацією шляхом передачі

або приймання сигналів, знаків, звуків тощо. До телекомунікаційних засобів

зв'язку належать радіо, телеграф, телебачення, телефон тощо;

- за допомогою інформаційно-телекомунікаційних  систем – організацій-

но-технічної сукупності, що складається з автоматизованої системи тамережі

передачі даних;

- відправленням електронних  носіїв, на яких цей документ  записано.

Автор та адресат заздалегідьможуть домовитисяпро час, якийвважатиме-

ться датою відправлення електронного документа. Якщо така домовленість

відсутня, то вітчизняне законодавство визначає дату і час відправлення елект-

ронного документа таким чином:

- якщо автор і адресат  у письмовій формі попередньо  не домовились про

інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і

час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано осо-

бою, яка його відправила;

- у разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його

на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом від-

правлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

5. Отримання електронного  документа. Фіксування факту отримання

електронного документа–дуже важлива упідприємницькійдіяльностіпроце-

дура, яка допомагає усунутинепорозуміння у спілкуванні як зпартнерами, так

і з державними органами. Отримання електронного документа також має

свою певну специфіку.

Фіксація часу отримання електронного документа також може здійсню-

ватися на договірних засадах. Якщо такі засади відсутні, то законодавством

передбачено, що електронний документ вважається отриманим адресатом з

моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата

про отримання цього документа [1].

Отже, електронний документообіг на противагу паперовому має свої

особливості та відмінності. Розглядаючи документообіг як системне явище,

умовно виділимо шість основних етапів, які допоможуть повністю відобрази-

ти відмінності(табл. 1).

Організація збору й обробки облікової інформації на підприємстві має

відповідати принципу економічності, що досягається шляхом раціоналізації

обліку, використання прогресивних формйого ведення, автоматизації обліко-

во-обчислювальних робіт [4, 144].Реалізація даногопринципуможлива також

за допомогою раціонально організованого електронного документообігу на

підприємстві, який в змозі забезпечити економію якматеріальних, так і нема-

теріальних ресурсів.

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ 235

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

000099Таблиця 1. Основні відмінності  електронного та паперовогодокументообігу

З правової точки зору доречно відзначити декілька проблем, які потребу-

ють вирішення. ПрийнятийВерховної Радою ЗаконУкраїни «Про електронні

документи й електронний документообіг» пропонує закріпити світові тенден-

ції щодо визначення юридичної сили електронного документа і електронного

документообігу взагалі. Однак закон потребує доопрацювання у визначенні

самого поняття «електронний документ», оскільки існує необхідність його

конкретизації. Враховуючи дискусії, що тривають навколо визначення папе-

рової копії електронного документа і порядку його оформлення, актуальним

залишається й уточнення цього питання.Також необхідно більш детально ви-

значити умови зберігання електронних документів.