Гарантииный отдел

     ВВЕДЕНИЕ

     Самый Большинство людей уже не могут обходиться в своей жизни без компьютерных и информационных технологий, которые распространились почти во все сферы деятельности человека. В некоторых областях информатизация и компьютеризация и вовсе стали неотъемлемыми частями, благодаря которым повышается эффективность деятельности. Ярчайший пример здесь – гарантийный отдел компьютерного магазина. Автоматизация плотно вошла в эту сферу, она значительно упрощает ведение дел и повышает качество работы.

     Раньше  для ведения базы данных по гарантиям было необходимо много сил, так как все записывалось на бумажные  носители. Но, как известно, человеку свойственно ошибаться и такая система показала себя не вполне эффективно. Даже малейшая ошибка в столь важном деле могла привести к серьезным финансовым потерям и незапланированным тратам. Автоматизация гарантийного отдела сегодня позволяет избежать подобных издержек и надежно вести полный и максимально точный учет. Теперь каждый сотрудник магазина имеет открытый доступ к общей централизованной базе данных и, по сути, является частью общей единой системы управления.

     Почти все крупные, средние и малые  компьютерные магазины, занимающиеся выдачей гарантий, на сегодняшний  день понимают необходимость использования  систем автоматизации гарантийных отделов и эффективность их работы. Однако не каждый может сразу правильно подобрать наиболее подходящую для нужд магазина систему.

     Небольшой магазин (3-10 кассовых мест, небольшая  торговая площадь) может иметь упрощенный учет, если, например, является частным предприятием или предприятием на едином налоге. При этом небольшой магазин может быть частью другой торговой сети или другой компании, поэтому для него иногда достаточно провести автоматизацию гарантийного отдела, а все остальное сделает более крупная, централизованная структура, в которую он входит.

     Магазин среднего масштаба, являющийся юридическим  лицом, ведет дела с поставщиками самостоятельно. Для автоматизации  такого магазина нужна  автоатизация не только гарантийного отдела но и система автоматизации и торгового зала, и товарооборота, и бухучета, и налогового учета в полном объеме.

     Обдумывая вопрос, как автоматизировать гарантийный отдел, необходимо, прежде всего, определиться со следующими критериями: что являет собой гарантийный отдел с точки зрения его: размеров, формы собственности, структуры, подчиненности, территориального расположения, а также какие задачи ставятся: по учету непосредственно в магазине или же в учетном подразделении владельца магазина.

     Цель  данной дипломной работы – создание автоматизированной информационной системы «Гарантийный отдел компьютерного магазина». В соответствии с поставленной целью необходимо решение следующих задач:

     Рассмотреть структуру работы гарантийного отдела магазина.

     Разработать математические модели.

     Раскрыть  понятие баз данных.

     Разработать структуру базы данных магазина.

     Разработать приложение для работы с базами данных магазина.

     Разработать алгоритм.

     Тестирование  и отладка программы.

     Объектом  исследования является компьютерный магазин.

     Предметом исследования является гарантийный отдел магазина.

     Научная новизна работы заключается в  создании нового программного продукта для лучшего решения автоматизации деятельности гарантийного отдела компьютерного магазина.

     Актуальность  данной темы заключается в разработке автоматизированной информационной системы, которая позволит повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела реализации на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию. Благодаря автоматизации оформления документации, которая на данный момент оформляется вручную, у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации. 

      Теоритическая часть.

     Создание информационных систем

     Планирование  информационных систем

     Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать  ее создание. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей  ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

     Планирование  позволяет:

     создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы;

     ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем;

     эффективнее использовать ресурсы информационной системы;

     закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;

     быть  уверенным в том, что ИС будет  соответствовать общему направлению  развития организации;

     учесть  мнение конечных пользователей;

     создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

     Самая простая идея планирования - придерживаться прагматичной стратегии (в зависимости от событий и идей): обращаться с информационными проектами как с "проектами делового развития". Вы всего лишь осуществляете проект по развитию бизнеса, и все вовлеченные в него должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии. При таком подходе информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты.

     Ключевые  вопросы при оценке проектов:

     Как этот проект поможет достичь бизнес-целей?

     Подходит  ли он технически?

     Является  ли он лучшим использованием ресурсов?

     Процесс планирования информационной системы должен начинаться с оценки использования информации и информационной технологии во всей организации и с оценки самой по себе ИС. Последнее может происходить при помощи внутренних и внешних экспертов, конечных пользователей. Другой альтернативой может стать полная оценка, произведенная внешней фирмой на заказ и представленная главному менеджеру.

     Оценка  в любом случае должна представлять собой сравнение текущего уровня использования информации и информационно  технологии с системой стандартов, которые могут представлять собой нормы в отрасли, оценку предыдущей деятельности, аналогичные параметры ведущих фирм, кроме того, отношения пользователей с системой.

     Пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой

     Другой  важной частью оценки является пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой. Действия отдела должны быть оценены в свете этой миссии. Миссия может быть лучше всего определена путем выделения отдельных аспектов из всей стратегии организации, устанавливающих требования для информационной системы.

     Ключевые  вопросы:

     Помогает  ли ИС организации делать то, что  она делает, с минимальными затратами  ресурсов?

     Вовлекает ли ИС организацию в проекты, которые  будут упрочнять нашу конкурентную позицию в будущем?

     Определение миссии будет зависеть от того, кто будет в этом процессе участвовать.

     Оценка  деятельности относительно целей

     Традиционной  целью множества информационных систем было уменьшение затрат путем  увеличения эффективности структурированных, повторяющихся операций. Но в последние годы увеличился размах операций, теперь они помогают при принятии решений в неструктурированных ситуациях, что и потребовало оценки информационных систем, по дополнительным целям, кроме уменьшения затрат.

     Видение информационных технологий

     Два следующих шага планирования включают в себя формирование взгляда на информацию и информационную архитектуру в будущем. "Информационное видение" - это термин, означающий будущее использование информации и менеджмента организации, а архитектура информационных технологий описывает способ, которым информационные ресурсы должны использоваться, чтобы соответствовать этому видению. Вместе они преобразуют взгляд на будущее информации и ее использование и управление в систему правил, картинок, схем и т.д, в рамках которых должна действовать организация и принимать решения.

     Информационная  архитектура должна включать в себя:

     Управленческую  архитектуру:

     роль  менеджера-пользователя и т.д.;

     системы менеджмента;

     связывающий механизм бизнес-плана;

     механизмы ИС планирования и контроля.

     Техническую архитектуру:

     инфраструктуру;

     расположение;

     рабочие станции и т.д.;

     данные (владение и деление, защита и т.д.);

     операции.

     Каков бы ни был механизм развития информационного  видения и архитектуры, обсуждение должно продвигаться следующим путем:

     обзор текущей ситуации;

     анализ  стратегического направления в  бизнесе;

     рассмотрение  основных трендов технологии;

     идентификация видения роли информации;

     определение архитектуры;

     связь видения и архитектуры;

     план  изменений.

     Решения по поводу видения и архитектуры должны стать входом к процессу планирования. Существует также ряд преимуществ создания подобного видения и архитектуры.

     Стратегический  план

     После вышеприведенных шагов первый план, который необходимо сформировать, - это стратегический план, являющийся сводом инициатив (хотя еще не конкретных проектов), которые должна выполнить организация для продвижения по направлению к видению. Он также должен содержать числовые результаты, которых необходимо достичь за определенный период.

     Выбор базовой стратегии информационной системы

     Существует  несколько концептуальных основ  для определения базовых стратегических свойств ИС, наиболее полезные описаны  ниже, и ввиду того, что они  являются базовыми, они могут помочь в разработке собственной концепции.

     Главная цель ИС-плана состоит в осознании того, что потребности фирмы в информации определяют структуру ее ИС и ИТ, а также управления ими. G.Parsons (Parsons G. Information Technology: А New Competitive Weapon. Sloan Management Review, Fall 1983. P. 3) предложил 6 основных ИС-стратегий, сформулированных после изучения этой связи: центральное планирование, первенство, свободный рынок, монополия, скудные ресурсы и концепция необходимого зла.

     Разработка  стратегического плана ИС состоит  из 4 шагов:

     Постановка  целей. Здесь необходимо также провести численные оценки результатов.

     Проведение  внутреннего и внешнего анализа. Здесь рассматривается внешняя  среда, оценка технологии, стратегического  плана, проводится SWOT-анализ (сильные  стороны, слабые стороны, возможности, угрозы).

     Выделение стратегических инициатив. Это те действия, которые впоследствии при операционном планировании станут проектами.

     Средства  для определения стратегических инициатив ИС

     Критические факторы успеха. 
Один из методов определения стратегических возможностей ИС - это определение информационных потребностей и процессов, которые являются критическими для успеха фирмы (критических факторов успеха). В 1979 r. Дж.Ф. Рокарт описал эти факторы. Такие факторы определяют несколько областей (4 - 6), которые при удачном исполнении принесут больший успех фирме или функции. Такие факторы имеют и долгосрочное и краткосрочное влияние на ИТ. Будучи определенными, они могут рассматриваться в качестве целей.

     Анализ  конкурентных сил. 
Как принято считать, конкурентное преимущество получается при нарушении баланса власти между бизнесом и другими деятелями в отрасли. 
На пути достижения конкурентного преимущества указывают следующие источники:

• поставщики;
• потребители;
• конкуренты.

     Цепочки ценности. 
Анализ был описан в качестве, метода определения стратегических инициатив М.Портером и В.Милларом. Этот анализ включает в себя 9 звеньев или 5 первичных и 4 вспомогательные задачи для организаций, которые могут добавить ценности (для покупателя) в процесс производства, доставки, обслуживания продукта. 
В более широкой перспективе эта система является частью системы ценностей, которая проходит от поставщиков к фирме, к дистрибьюторам и к конечным пользователям.

     Подход  стратегических выпадов. 
Еще одно средство для определения стратегических инициатив было предложено в 1985 г. Раскофом и др. Смысл в том, что инициативы связаны с основными стратегическими толчками, которые представляют собой рычаги движения конкуренции: дифференциацией, затратами, инновациями, ростом и союзами.

     Вторая  шкала в матрице представляет собой те области в отрасли, в которых может действовать фирма: поставщики, потребители, конкуренты.

     Подходы к планированию ИС

     Существует  ряд подходов. Один из наиболее широко известных - подход сверху вниз - обычно для проектно-ориентированных компаний. Существует и ряд других подходов, например у С. Ньюмена - "серединный".

     Основные  направления для, эффективного планирования

     с самого начала необходимо уяснить цель;

     ИС-план должен создаваться как итеративный, а не как последовательный процесс;

     план  должен отражать реальные ожидания;

     процесс постановки реалистических ожиданий должен вовлекать менеджеров-пользователей;

     границы между различными видами программирования и работы с компьютерами практически  стерлись, поэтому очень важно  делать комплексный план;

     эффективный ИС-план должен охватывать все проблемы и барьеры, с которыми сталкивается обычная организация. Формальная стратегия: исходя из деловых потребностей. 
 

     Роль  людей в планировании ИС

     И пользователи, и специалисты должны иметь определенные роли в планировании ИС для того, чтобы он соответствовал целям организации.

     Роль  менеджера-пользователя

     Менеджер  должен непосредственно участвовать  в процессе планирования ввиду того, что именно он является пользователем  системы и знает работу организации. Кроме того, постоянно необходимы обратная связь и оценка, и именно эти функции должны при планировании и внедрении проектов выполнять менеджеры.

     Ключевые  положении при работе с проектами  информационных систем:

     вы  должны лично уделить время персональным контактам с людьми, участвующими в проекте;

     используйте, если необходимо, внешних консультантов;

     советуйтесь с консультантом, знающим информационные технологии, а не с консультантом  по информационным технологиям;

     выберите  поставщика, который обеспечивает хорошее обслуживание;

     развивайте  длительные отношения с поставщиками;

     тренируйте  пользователей - понемногу, но часто;

     оцените потенциальные выгоды проекта - поддержка  сложных операций, скорость ответов, точность.

     Стадии  и этапы создания информационных систем и технологий с позиции руководства организации

     Взгляд  руководства организации и ее персонала, не говоря уже о разработчиках, на создание информационной системы  различен. Существует две различных  стадии осуществления проекта построения информационных систем и технологий - разработка и внедрение и эксплуатация.

     Стадия  разработки и внедрения обычно всегда осуществляется полностью. Ей не мешает ни слабое развитие технологии, ни отсутствие компетенции персонала или пользователей, ни отсутствие хороших консультантов.

     Если  на этой стадии возникают проблемы, то они связаны со следующими тремя  основными причинами:

     недостаток  поддержки основного персонала, особенно когда надо уделить достаточно времени и энергии на критических  стадиях;

     слишком амбициозные планы вместо пошагового, мудрого подхода;

     неудача при .получении достаточного количества советов от практиков с настоящим  опытом использования похожих систем в похожем бизнесе.

     В рамках группового обсуждения в работе R.Hanage (Ма-naging Information for Profit and Growth), были получены следующие ответы на вопрос о том, какие проблемы возникали с проектами информационных технологий?

     консультанты  по информационным технологиям не понимали наших мыслей;

     трудно  найти нужный совет;

     сложно  подобрать прикладное обеспечение для деловых процессов;

     неподходящее  время для установки системы;

     плохая  техническая и программная поддержка. 
Как правило, проект информационных технологий всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Необходимо быть готовым к тому, чтобы вложить больше ресурсов, чем требуется, для того чтобы быть уверенным, что он не остановится;

     участвующие в осуществлении проекта люди всегда думают, что их работа сделана, когда аппаратура и программы  работают успешно. Фактически проект завершен только тогда, когда достигнуты ожидаемые преимущества для бизнеса. Если проект связан с деловыми целями по улучшению отдельных сторон функционирования организации, и все это знают, он более успешен.

     Специфические затруднения в малом бизнесе:

     ограниченность  ресурсов;

     способности персонала;

     внешние факторы;

     неформальная  административная деятельность;

     трудности с долгосрочным планированием.

     Имеется четыре стадии создания информационной системы.

     Эскиз проекта 
Подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Стоит также определить "менеджера проекта", который отвечает за его осуществление, и ответственного за проект в высшем руководстве, который будет главной персоной в бизнесе и будет поддерживать менеджера проекта, когда это необходимо и в самом конце выполнения проекта.

     Оценка  проекта 
Это самая главная часть проекта. В ней принимаются все важные решения - что будут делать системы, как они будут работать, какая аппаратура и прикладные программы будут использоваться и как они будут обслуживаться. Важнее всего, что здесь анализируются возможные затраты и прибыли от различных действий и производится конечный выбор. В качестве основного правила следует использовать принцип, согласно которому система должна быть настолько простой, насколько возможно. Грандиозные проекты системы могут вылиться в невероятные затраты. Изменения, которые вносятся позже, являются более дорогими. 
Сначала готовят список требований к системе - детальный перечень того, что система будет делать для бизнеса и как ею управлять. Изучаются потребности постоянных пользователей (и других заинтересованных лиц), так как только они действительно знают, что им нужно и как это вписать в существующую деятельность. 
Список включает в себя данные которые предназначены для ввода, основные результаты и отчеты, количество пользователей, размеры информации, связи с другими существующими системами и т.д. и должен быть достаточно подробным для того, чтобы можно было послать запрос поставщикам аппаратуры и программного обеспечения. 
На этой стадии мы не должны,. просто компьютеризировать существующие способы работы. Проект информационных технологий - это хорошая возможность еще раз подумать, как лучше сделать информационную систему. 
Следующая стадия состоит в том, чтобы посмотреть на требования к аппаратуре и программному обеспечению. Проконсультироваться с потенциальными поставщиками, просмотреть другие деловые решения и посоветоваться со знающими консультантами. Некоторые трудные решения должны подвергнуться тщательной оценке. Следует ответить, например, на такие вопросы: использовать ли уже готовый пакет прикладных программ либо заказать новое программное обеспечение. Ответы будут зависеть от степени риска, к которой Вы готовы, и от отличий Вашего бизнеса от других типичных фирм. 
Анализ затрат и прибыли - это финальный шаг перед окончательным решением. Затраты на прикладные программы и аппаратуру относительно невелики, особенно если Вы используете стандартный пакет. Большими затратами являются время, на установку системы и время на поддержку ее работы

     Построение  и тестирование 
Одним из самых недооцененных шагов в установке любой системы является ввод всех данных в систему до ее запуска. 
Персонал должен убедиться, что с системой легко работать. Ничто не убивает энтузиазм по отношению к новой системе быстрее, чем серия технических проблем.

     Управление  проектом и оценка риска 
Если только проект не совсем тривиален, то необходимо существование менеджера проекта, у которого есть достаточно времени, чтобы работать с проектом и иметь дело.c,массой проблем, которые могут возникнуть. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно и приносит прибыль. 
Важная часть его роли состоит в том, чтобы постоянно осознавать риск проекта. Риски должны обсуждаться открыто, несмотря на соблазн спрятать голову в песок и надеяться, что все обойдется. Риск можно спланировать: приняв альтернативные решения, приготовившись к крайним действиям и т.д. Примером послужит выбор программного обеспечения, при котором различные решения могут быть рискованны в различной степени. Более нет места для подробного обсуждения, но использование следующего перечня вопросов может помочь выделить некоторые пункты.

     Жизненный цикл информационных систем. 
Взгляд разработчика на создание информационной системы

     Сущность  развития информационной системы во времени отражает такая категория, как "жизненный цикл". Как и любой изготовленный продукт, информационная система имеет свой цикл жизни от времени начала создания до момента прекращения эксплуатации.

     Информационная  система является особым продуктом. Организация не может без нее  существовать. Мы можем говорить о  прекращении эксплуатации данного  поколения информационной системы, отдельных ее подсистем и элементов.

     Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического износа информационной системы, а в результате морального устаревания. Моральный  износ, моральное устаревание - прекращение  Удовлетворения требований к информационной системе. При этом возможные модификации информационной системы экономически невыгодны или невозможны, что влечет за собой необходимость разработки новой информационной системы. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

     На  смену технологии пакетной обработки  программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции  телефону. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте и т.д.

     При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов  в результате ее неизбежного устаревания  со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от' нескольких месяцев до одного года.

     Если  в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры по ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной' технологии, обычно связывают с несовершенством технических, средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

     Жизненный цикл - период создания и использования информационных систем, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.

     В жизненном цикле выделяют следующие  стадии [1]:

     Предпроектное обследование 
Сбор материалов для проектирования:

     формирование  требований;

     изучение  объекта автоматизации;

     выбор и разработка варианта концепции  системы.

     Анализ  материалов и разработка документации:

     создание  и утверждение технико-экономического обоснования;

     разработка  и, утверждение технического задания на проектирование информационной системы.

     Проектирование 
Предварительное проектирование:

     выбор проектных решений по всем аспектам разработки информационной системы;

     описание  всех компонентов информационной системы;

     оформление  и утверждение технического проекта.

     Детальное проектирование:

     выбор и разработка математических методов  и алгоритмов программ;

     корректировка структур баз данных;

     создание  документации на поставку и установку  программных продуктов;