Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  УЧРЕЖДЕНИЯ  
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МИНСКОЙ ОБЛАСТИ»

 

Контрольная работа студентки 4 курса заочной формы обучения

Направление специальности: Документоведение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение …………………………………………………………………………….3

Глава 1. Государственные архивы……………………………………………..5

1.1 История развития государственных  архивов в Республике Беларусь…….5

1.2 Государственное регулирование деятельности архивов……………………9

1.3 Виды архивов…………………………………………………………………...12

 

Глава 2. Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»…………………………………14

2.1 Характеристика и структура  Учреждения «Государственный архив Минской области»……………………………………………………………………………..14

2.2 Задачи и функции Учреждения 
«Государственный архив Минской области»……………………………………16

2.3 Порядок передачи документов на хранение в Учреждение «Государственный архив Минской области»…………………………………….18

2.4 Деятельность  Учреждения «Государственный архив  Минской области»….19

2.5 Формы использования архивных документов………………………………21

 

Заключение………………………………………………………………………...26

 

Список использованных источников и литературы…………………………28

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Архивы являются важнейшей частью социальной памяти, культурного наследия человечества. Проходят столетия, одно поколение  сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивный документ.

В настоящее  время далеко не все наши граждане имеют достаточно четкое представление  о работе архивов. А между тем  их деятельность представляет как для  общества в целом, так и для  любого его гражданина значительный интерес. Знакомясь с архивным документом, мы испытываем особое чувство прикосновения  ко времени. Листая архивное дело, мы как  бы переворачиваем живые страницы далекой  и одновременно близкой истории  нашей родины. Архивный документ –  это историческая память народа, образно  говоря поэтическими строками Янки Купалы, «памятка дзён, што ў нябыт уцяклі».

Всего в нашей стране шесть республиканских  архивов (Национальный архив Республики Беларусь, два Национальных исторических архива Беларуси — в городах Минске и Гродно, Белорусский государственный  архив кинофотофонодокументов, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства, Белорусский государственный архив научно-технической документации), 6 областных, 16 зональных, 127 районных и городских архивов. В состав Государственной архивной службы входят также Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации, Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации Национального архивного фонда Республики Беларусь, Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации.

Исходя из этого, целью контрольной работы является изучение вопроса использования документов государственного архива.

В связи с поставленной целью  в работе решались следующие задачи:

1. Изучение понятия государственный архив;
2. Изучение основных задач государственного архива на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»;
3. Определение нормативно-правовых актов, используемых в работе государственных архивов;
4. Изучение направления использования документов государственного архива;
5. Изучение форм использования документов государственного архива.

Актуальность  данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров  памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда  возникли частные архивы, их документы  служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Объект исследования – государственные архивы.

Предмет исследования – организация работы государственного архива на примере Учреждения «Государственные архив Минской области»

 

 

1. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

 

1.1 История развития государственных архивов в Республике Беларусь

 

Слово «архив»  употребляется во многих значениях:

1) архив –  учреждение или структурная часть  организации, осуществляющая прием,  хранение документов и их использование  в различных целях; 

2) архив – приведенное в порядок собрание документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения или отдельных лиц.

Много веков насчитывает история архивов нашей страны. Первый

этап в истории архивов характеризуется тем, что документы хранились

вместе с рукописными книгами и материальными ценностями. Это объясняется прежде всего важным значением письменных материалов,

сравнительно  незначительным их количеством [12, с. 9].

В результате деятельности великокняжеского двора  и таких должностных лиц, как  «печатник»(хранитель княжеской печати), «металник» (исполнял обязанности секретаря на суде) и «писец», возникали документы, отлагавшиеся в казне.

В городах  архивы помещались в храмах. Большие  комплексы документов складывались в церковных учреждениях и  монастырях.

В период феодальной раздробленности зарождается учет и описание письменных ценностей. Помещенный в Ипатьевской летописи перечень принадлежавших владимиро-волынскому князю рукописей - это первая опись, дошедшая до нас, датированная 1288 годом.

Большое количество письменных источников отлагалось в церквах и монастырях, которые являлись крупными феодалами. Делопроизводство в церковных учреждениях и монастырях вели «диаки». С XVI века так стали называть лиц ведущих письменное делопроизводство и руководящих канцелярией.

Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.

Первым централизованным государственным архивом на территории современной Республики Беларусь был  Витебский центральных архив  древних актовых книг, который  начал действовать в 1863 г. Он был создан для хранения актовых книг судебных учреждений бывшей Речи Посполитой за период с XVI до конца XVIII века по территории, находившейся в границах Витебской, Могилевской и Смоленской губерний Российской империи.

Актовые книги  по Виленской, Гродненской, Минской губерниям хранились в Виленском центральном архиве древних актовых книг (на территории современной Литовской Республики). К концу XIX века в Витебском архиве было сосредоточено более 1800 актовых книг, в Виленском – более 23 000 книг, из которых значительная часть относилась к территории Беларуси. 1 января 1903 г. Витебский архив был ликвидирован, а все документы переданы в Виленский архив.

Формирование  сети государственных архивов возобновилось в годы советской власти. В августе 1919 г. в Витебске и Могилеве были созданы губернские архивы, в которых хранились фонды местных государственных учреждений бывшей Российской империи.

В августе  1922 г. был создан Центральный архив Беларуси (Центрархив), являвшийся главным органом по управлению архивным делом и подчинявшийся Центральному Исполнительному Комитету (ЦИК) БССР.

К началу 1924 г. в Минске при Институте истории Коммунистической партии (Истпарте) был создан также партийный архив, хранивший документы ЦК КП(б)Б и местных партийных комитетов, начиная с 1918 г.

К концу 1924 г. в Беларуси действовали, помимо Центрального архива в г. Минске, 9 окружных архивов – Бобруйский, Борисовский, Витебский, Калининский, Могилевский, Мозырский, Оршанский, Полоцкий и Слуцкий. В 1927 г. Центрархив был преобразован в Центральное архивное управление при Президиуме ЦИК БССР. Тогда же в составе Единого государственного архивного фонда БССР были выделены две категории документов: исторические документы (до октября 1917 г.) и документы советского периода. Для хранения исторических документов были созданы 3 исторических архива (в Витебске, Минске и Могилеве), в которые были переданы документы губернских и уездных учреждений Российской империи. Для хранения документов центральных органов советской власти 28 мая 1927 г. был создан Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР) БССР. Сохранялись и окружные архивы. Всего к концу 1929 г. государственные архивы БССР хранили свыше 3 млн. дел.

В октябре  1930 г. произошла реорганизация архивной сети БССР. Были созданы Витебское (с 1933 г. – Северо-Белорусское), Гомельское (с 1933 г. – Южно-Белорусское) и Могилевское (с 1933 г. – Восточно-Белорусское) отделения Центрального архивного управления [10].

В 1938 г. в БССР было введено областное деление. При каждом областном исполнительном комитете создавались областное архивное управление и областной архив. Центральный архив Октябрьской революции стал называться Центральным государственным архивом Октябрьской революции (ЦГАОР БССР). При нем был отдел фотокинодокументов.

В сентябре 1939 г. к БССР была присоединена Западная Беларусь, ранее входившая в состав Польши. Тогда же в Минск были перевезены документы Виленского архива древних актов (около 1,3 млн. дел). На присоединенной территории с начала 1940 г. начали действовать Барановичский, Белостокский, Брестский, Вилейский и Пинский областные архивы. В феврале 1940 г. на базе городского архива в Гродно был образован филиал Центрального исторического архива БССР. В марте 1940 г. при областных комитетах КП(б)Б были созданы областные партархивы. В марте 1941 г. в Минске был создан Центральный архив фотофонокинодокументов.

К началу Великой  Отечественной войны государственная  архивная сеть БССР объединяла 3 центральных  архива и 1 филиал, 10 областных и 192 районных архива. В них хранилось свыше 8 млн. дел (в том числе в центральных  и областных – около 7,5 млн. дел), а протяженность стеллажных полок  в 26 архивных зданиях составляла более  42 км. В партийных архивах хранилось около 220 тыс. дел. Помимо этого, большое число исторических документов (в том числе архив князей Радзивиллов, вывезенный из г. Несвижа в 1939 г., и документы Виленского архива актовых книг) находились в историческом архиве Академии наук БССР.

В результате немецкой оккупации 1941 - 1944 гг. государственные  архивы Беларуси потеряли около 3,7 млн. дел. Часть документов была вывезена оккупационными властями за пределы  БССР. После войны около 1 млн. дел  удалось отыскать и вернуть обратно.

В 1956 г. Архивное управление вступило в Международный совет архивов. В марте 1960 г. оно было выведено из подчинения Министерства внутренних дел и подчинено Совету Министров БССР. Тогда же был создан Центральный государственный архив литературы и искусства (ЦГАЛИ), а филиал исторического архива преобразован в самостоятельный Центральный государственный исторический архив в Гродно. Сеть государственных архивов составили 5 центральных архивов (ЦГАОР, Центральные государственные исторические архивы в Могилеве и Гродно, ЦГАЛИ и Центральный Государственный архив фотофонокинодокументов), 6 областных архивов (Брестский, Витебский, Гомельский, Гродненский, Минский и Могилевский), филиалы Брестского областного архива в Пинске и Минского областного архива в Молодечно (преобразованы из бывших областных архивов после упразднения Пинской и Молодечненской областей), 8 городских и 161 районный архив.

В мае 1968 г. был создан Центральный государственный архив научно-технической документации. В сентябре 1972 г. Архивное управление стало называться Главным архивным управлением при Совете Министров БССР (Главархив). К концу 1975 г. в подведомственных Главархиву государственных архивах хранилось 6,8 млн. дел, в том числе в 6 центральных архивах – около 2 млн. [10]

Партийные архивы продолжали оставаться вне структуры  государственных архивов. В сентябре 1990 г. на базе объединения партийных архивов Института истории партии при ЦК КПБ и Минского обкома КПБ был создан Центральный партийный архив Компартии Беларуси.

После обретения  независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные  архивы были переданы более 3 млн. дел  из центрального и областных партийных  архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В  апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь.

В октябре  1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.

В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).

В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.

В 1996 г. филиалы областных архивов были преобразованы в зональные государственные архивы, а бывшие партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей – в Государственные архивы общественных объединений. В январе 1997 г. Белкомархив преобразован в Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив), его председатель введен в состав Совета Министров Республики Беларусь.

3 июня 2002 г. вышел Указ Президента Республики Беларусь № 282, по которому Национальный центр по архивам и делопроизводству преобразован в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

5 мая 2006 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь № 289 Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь присоединен к Министерству юстиции Республики Беларусь. Был создан Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, который в настоящее время является руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства на территории Беларуси.[10]

Таким образом, развитие государственного архива в  нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.

 

1.2 Государственное регулирование деятельности архивов

 

Вся деятельность архива Республики Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-методическая база архивного дела включает в себя:

• указы, распоряжения Президента Республики Беларусь
• постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
• правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий
• государственные стандарты на документацию
• классификаторы технико-экономической и социальной информации
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)
• законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации

Основным законодательным актом, регламентирующим работу государственных архивов в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства. Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25).[4]

Государственную политику в области  регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.[4]

Департамент осуществляет следующие задачи:

• организация мероприятий, направленных на реализацию государственной политики в области архивного дела и делопроизводства, и контроль за их осуществлением
• формирование, обеспечение сохранности, организация государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и их использования
• развитие архивного дела, делопроизводства, геральдики, разработка государственных программ в области архивного дела и делопроизводства и их осуществление
• координация деятельности республиканских органов государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с ними государственной системы делопроизводства
• создание совместно с заинтересованными министерствами и другими республиканскими органами государственного управления, научными учреждениями условий, обеспечивающих внедрение автоматизации документооборота, идентификацию технотронных документов, их учет и описание в соответствии со стандартами, обеспечение совместимости технологий, создающих и поддерживающих электронные документы, с технологиями их последующего хранения в государственных архивах
• руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования
• контроль за исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства, использованием государственной символики, ведение Гербового матрикула (реестра) Республики Беларусь
• организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу и делопроизводству
• международное сотрудничество в области архивного дела и делопроизводства Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Важнейшим нормативным  актом, регламентирующим архивоведческие  аспекты делопроизводства, а также  деятельность архивов организаций  являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. В данных правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Кроме того, указанные правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.

При определении  сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или  уничтожение используются перечни  типовых документов с указанием  сроков хранения (так называемые типовые  перечни). Под типовыми документами  понимаются документы, образующиеся при  документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями  независимо от их статуса, ведомственной  принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В типовых  перечнях определены сроки хранения как для организаций, передающих документы на хранение в госархивы, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение, в т.ч. негосударственных.

Сроки хранения документов, отражающих специфические  функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), определяются в разрабатываемых министерствами и другими органами управления ведомственных  перечнях.

Также в Республике Беларусь применяются государственные  стандарты СССР: ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования»  и ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения».

Таким образом, деятельность государственных архивов  в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам  Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Государственную политику в области регулирования  делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам  и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

 

1.3 Виды архивов

 

Архив - учреждение или структурное подразделение  учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах  пользователей.[4]

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной  части Национального архивного  фонда Республики Беларусь.

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.[1]

Государственными  архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.

Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а  областные, зональные, городские и  районные архивы - соответствующими местными исполнительными и распорядительными  органами по согласованию с республиканским  органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение архивных документов государственных  органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также  архивов негосударственной части  Национального архивного фонда  Республики Беларусь в порядке, установленном  настоящим Законом.

В государственные  архивы документы поступают на постоянное хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.

Ведомственный архив - структурные подразделения  учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного  обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства  и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых нормативными актами Республики Беларусь.

К архивам  негосударственной части Национального  архивного фонда Республики Беларусь относятся:

частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими  на законных основаниях и находящиеся  в их собственности, а также комплексы  архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся  в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном  порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;

архивы юридических  лиц негосударственной формы  собственности, а также религиозных  организаций, архивные документы которых  созданы после отделения церкви от государства[4].

Таким образом, основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные:

• республиканские,
• областные,
• зональные,
• районные,
• городские архивы.

- ведомственные  (межведомственные) архивы:

• архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,
• государственных предприятий, учреждений и организаций.

- архивы негосударственной  части Национального архивного  фонда Республики Беларусь:

• частные архивы физических лиц;
• архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;
• архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.

 

2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ХРАНЕНИЕ НА ПРИМЕРЕ УЧРЕЖДЕНИЯ  «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МИНСКОЙ  ОБЛАСТИ»