Информатизация архивной отрасли в делопроизводстве

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Раньше работа с документами  требовала времени и больших  трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия.
2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками.
3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

• Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. 

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что  этот процесс подкреплен законодательной  базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

Информатизация архивной отрасли на современном этапе - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Объект курсовой: ВТБ банк г.Сибай Республика Башкортостан.

Предмет: информатизация архивной отрасли.

Цель курсовой работы: проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота, а также архивной отрасли, т.е. автоматизация и информатизация. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:

-охарактеризовать электронный  документ в организации (корпоративной);

-рассмотреть принципы  хранения электронных документов;

-рассмотреть процесс  создания электронного архива на примере ВТБ- БАНКа г.Сибай Республики Башкортостан.

ГЛАВА 1. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1.1. Электронные технологии в делопроизводстве

В Российской Федерации  к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты  до настоящего времени не пришли к  единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного  носителя, то стандарт установил и  для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

• наименование организации - создателя документа
• местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес
• дата изготовления документа
• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты  документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих  выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007)

“Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)”- на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного  ведомства нашла отражение в  Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 ибня №149-ФЗ 2006г.. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма”) и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.

Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. «Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ. Информацию о проекте Модельного закона СНГ». см. в журнале “Компьютерра” № 13(342) от 11 апреля 2000г., с.26-27.

Госдумой принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи” от 13 декабря 2001 г. №129-ФЗ. [1,120]

Названные выше отечественные  проекты законодательных актов  не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию “безбумажной конторы”. На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам относится использование электронных технологий в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федерального архивного агенства: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.[9,36]

Можно назвать, на мой  взгляд, три наиболее эффективных  направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

• Подготовка документов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.
• Электронная передача информации — используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.
• Электронная регистрация поступления документов в систему — предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

Рекомендации о направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий

Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что  на современном этапе — по крайней  мере, в ближайшие пять лет— первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:

• сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности
• основания разделения подлинников и копий
• ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД
• на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовить Методические рекомендации от имени ВНИИДАД(можно даже Временные методические рекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве. Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:

• терминология, соответствующая международной
• условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами
• случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например, в документах по личному составу - персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)
• порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.
• использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране
• передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот
• ограничение применения документов в электронной форме (виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов
• На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму. [9,25]

При использовании электронных  технологий обеспечить сохранение формы  документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Обязательность бумажного  подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан.

Таким образом, можно  констатировать наличие достаточной  нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.

1.3 Электронный документооборот в организации

Всю совокупность реально  существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

- документы, для которых  электронная форма существования  будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);

- документы, которые  и в обозримом будущем будут  создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

В настоящее время  расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.[6,45]

Однако само по себе использование  электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта – это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот  должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных  систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.[9,85]

Во-вторых, интеграция с  системами электронной почты  позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота – как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

«Практика показывает, что  необходим ряд этапов во внедрении  корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап – решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом – определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)».

Можно выделить два уровня организации внедрения и использования  элементов документооборота:

- документооборот внутри организации;

- внешние коммуникации  организации.

В условиях применения корпоративных  информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы  дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми  его реквизитами. Однако при вводе  в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный  поиск в базе данных. Однако при  записи в текстовых форматах убираются  некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава  документооборота конкретной организации  требуется определить не только категории  документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.[8,25]

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным  регистрационным карточкам прикрепляются  файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности  исполнителей за достоверность файла  должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.

Сочетания использования  электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и  документооборота имеет несколько  аспектов.

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение  бумажных документов и их электронных  копий.[1,69]

При этом в базу данных вносится информация о прохождении  и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.

Электронный документооборот  внутренних документов в принципе можно  осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе.

Таким образом, работа с  внутренними документами в корпоративной  системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств  подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота.

Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента  в деятельности любого предприятия  информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно  выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.[7,52]

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация (информатизация) делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.