Информатизация архивного дела

Введение

Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили  успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше  работа с документами требовала  времени и больших трудозатрат  в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять  тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют  создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию  и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью курсовой работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. определить объект и цели информатизации архивного дела;

2. пояснить значение электронного документооборота и  его особенностей применения в архиве;

3. рассмотреть основные базы данных в архивном деле;

4. изложить сущность и задачи основных государственных программ «Архивный фонд», «Программа информатизации архивного дела в РФ»;

5. рассмотреть способы организации архивных документов на нетрадиционных носителях.

Предмет - архивное дело.

Объектом – информационные технологии и их перспективы в архивном деле.

1 Информатизация архивного дела

1.1 Этапы информатизации архивного дела

В истории  механизации и автоматизации  архивного дела можно выделить несколько  этапов:

1. период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
2. период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;
3. период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг.;
4. период второй половины 1980-х – 1990-х гг.

История механизации и автоматизации  тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение.

Основным  итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной  информации в архивах, хотя практически автоматизация ещё не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Р.Н. Ефименко, К.И. Рудельсон и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микроплёнки, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределённых автоматизированных банков данных.

Четвёртый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК и другие архивы.

В 1990-е  гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих  огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путём оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

1.2 Понятие архивного дела. Информатизация. Объект и цели

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.

Информатизации архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом информатизации понимают функции и  направления работы архива, которые  эволюционируют в результате внедрения  современных ИТ.

Цели  информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций.
• Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.
• Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.
• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.
• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

1.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

Для государственных  архивов в 1995 году Росархивом была разработана  концепция информатизации архивного  дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено  создание автоматизированного научно-справочного  аппарата, баз данных, содержащих электронные  копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного  дела в государственном архиве целесообразно  создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система  должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку  учёта и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности  документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования  документов архива.

Успешное  функционирование информационно-поисковой  системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка  и её внедрение осуществляется в  несколько этапов:

• изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;
• разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;
• постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;
• поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;
• заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.;
• создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания;
• сертифицирование и регистрация программного продукта;
• поддержка и обслуживание системы.

Архивист  может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства  и недостатки программы с точки  зрения архивных технологий, внести предложения  по её совершенствованию. 

1.4 Электронный документооборот  и его особенности применения

Конец ХХ века ознаменовался стремительным  развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран  в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие  понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая  система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники  прошлого к  электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем объёме документации, значительное число архивов ещё  не принимает сегодня электронные  документы на постоянное хранение.

В настоящее  время в экономически развитых странах  и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают  первичную информацию только на магнитных  носителях. Электронные документы  стали реальностью. Они приобретают  всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом  в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и  электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга  пользователей.

По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные  записи приобретали большее сходство с традиционными документами  и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество  записей будут сохраняться только в электронной форме».

Включение архивистов в группы разработчиков  новых информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной  документации на Западе. На Западе современный  уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать  на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может  свестись к передаточному звену  между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных  документов – наиболее очевидный  результат исследований и дискуссий  архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали  появляться новые компьютерная техника  и программные продукты.

С начала 90-х годов популярность приобрела  концепция распределённых электронных  архивов. Суть её состоит в том, чтобы  документы хранились в тех  организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив  должен или превратиться в музей  устаревающей техники и программных  средств, или перевести документы  в новые компьютерные системы.

Создание  музеев устаревших аппаратных и программных  средств периодически обсуждается  архивистами, но обычно откладывается  как слишком дорогой проект, так  как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо  от модели организации электронных  архивов реалии современного компьютерного  мира меняют представление об их вспомогательном  значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий  хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных  данных. От того, насколько успешно  архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

1.5 Базы данных в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно  разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой  создания, применяемым программным  обеспечением.

Учётные базы данных

Служат  для обработки статистических массивов – учёта документов и дел в  архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и  т.д. Они предназначены для определения  количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения  сохранности документов при выдаче их во временное пользование в  структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных

Эта категория  базы данных служит для создания и  ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также  для совершенствования процессов  информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой  системы архива является наиболее сложной  задачей.

Они бывают трёх типов:

• использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
• создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
• создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы  в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется  архивистами. Поэтому Росархив рекомендует  автоматизированный справочный аппарат  ведомственного архива формировать  на основе информационно-поисковой  системы, создаваемой в текущем  делопроизводстве организации и  прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и  др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой  работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Дело  в том, что основным классификатором  данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая  переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год. (См. Таблица 1.5)

Таблица 1.5

Запланированные показатели по объёму БД в Основных направлениях развития архивного дела в РФ

Для эффективного ведения и использования БД, организации  распределенных БД, обмена файлами и сообщениями коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ  работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями  и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров  и информационных массивов.

Парольная защита БД обеспечивает доступ, как  правило, на трех уровнях в режимах  “пользователя”, “редактора” и  “администратора”. Пароль доступа  нижнего уровня (“пользователь”) разрешает  поиск и просмотр информации, получение  отдельных отчетов (выходных форм).

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей  недоступны. Пароль доступа уровня “редактора” допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме “администратора” разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ  пользователей к БД по составу  и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей  парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации  в установленном порядке.

Архив ведет  учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние  даты документов, информация о которых  введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка  о продолжающемся вводе), формат представления  данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями  по их содержанию.

В Центре информационных технологий Федеральной  архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения –  источники комплектования для всех архивов».

В ряде архивов  внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях – источниках комплектования, но и  создавать паспорт архива организации  в автоматизированном режиме.

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется  в Главархиве г. Москвы; в Государственном  архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения  общих сведений об учреждении, о  согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и  экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Таким образом, на основании изложенного можно  сделать выводы о том, что информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации  важнейшей является обеспечение  права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных  архивах и центрах хранения документации (ЦХД).

В настоящее  время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить  доступ к архивной информации.

Внутриархивные  БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе  межархивного и общеотраслевого  уровня.

Создание  комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию  федеральных архивов и использование  экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля над реализацией принимаемых решений.

Создание  автоматизированного научно-справочного  аппарата, баз данных, содержащих электронные  копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей  архивной информацией, позволит более  оперативно решать вопросы информационного  обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной  власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать  труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его  от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных  стандартов при автоматизации открывает  российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2 Архивные документы на нетрадиционных  носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой  числовые и текстовые банки и  базы данных, проектно-конструкторскую  документацию, тексты компьютерных программ и т.п.

Следует констатировать, что архивная отрасль  не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в  том числе и финансового характера, решение которых необходимо для  обеспечения приема, хранения и использования  таких материалов.

Основным  фактором, определяющим специфику указанных  документов и порождающим трудности  в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с  информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.

Информационные  технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются  обеспечить в своих новых продуктах  преемственность по отношению к  ранним версиям и возможность  конвертации данных из одного формата  в другой, однако это не решает проблем  в отношении материалов многолетней  давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью  уникальных систем автоматизированного  проектирования (САПР), работавших в  устаревших операционных системах.

Динамичное  развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что  сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде.

Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность  указанных проблем выдвигают  необходимость разработки и осуществления  специальной программы, предусматривающей  проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным  персоналом, создание адекватной технической  и программной базы.

Необходимо  провести обследование создаваемых  ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления  данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение  номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное  хранение, критериев и порядка  проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти принципиальные подходы к  решению этих вопросов, поскольку  решение по аналогии с документами  на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.