Информационная культура организации

Министерство образования  и науки РФ

 

Электростальский политехнический  институт (филиал)

Федерального государственного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Национальный исследовательский  технологический университет «МИСиС»

 

Кафедра “Менеджмент”

 

 

 

 

 

Курсовой проект

 

по дисциплине “Теория  организации”

на тему:

“ Информационная культура организации”

 

Вариант №

 

 

 

 

 

выполнил: студентка

группы ДМГ-08-3

Митина Ирина

Проверил: доцент  

кафедры “Менеджмент”

Соболь Т. С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Электросталь 2011 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………..…….3

1. Понятие информации……………………………………………….….…..5
2. Информация и общество…………………………………………….…….6
3. Информационные технологии……………………………………….……8
4. Информационная культура организации……………………………….10

1. Уровни информационной культуры………………………….11
2. Виды информационной культуры……………………………12
3. Формирование информационной культуры…………………15

Проектирование организационной  культуры управления…………………...18

Заключение……………………………………………………………………….

Список использованной литературы……………………………………………

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время  практически нет сферы человеческой деятельности,

которая бы не испытывала зависимость от рынка информации и не нуждалась в использовании новейших информационных технологий (ИТ).

Информационные технологии - это класс областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработкой огромного потока информации с применением вычислительной техники.

Информационный рынок  - совокупность средств массовой информации, предлагающих разнообразный информационный продукт для населения с учетом интересов и информационных потребностей [4].

Информатизация общества обусловлена резким возрастанием роли              и значения информации. В современном  обществе активно развивается информационная среда, а деятельность человека включает создание, переработку, хранение, передачу и накопление информации. Общество приступило к созданию единого мирового информационного пространства, заполненного информационными ресурсами. Так что же такое информационная культура?

Информационная культура - способность общества эффективно использовать информационные ресурсы и средства информационных коммуникаций, а также применять для этих целей передовые достижения в области развития средств информатизации и ИТ [7].

Информационная культура выражается в наличии у человека комплекса знаний, умений, навыков и рефлексивных установок во взаимодействии с информационной средой [1]. 

Информационные технологии становятся главным средством повышения эффективности производства, укрепления конкурентоспособности как на внутреннем, так и на мировом рынке. В конкурентной борьбе за мировое первенство появляется новый фактор - уровень развитости информационной инфраструктуры и индустрии. Информация становится предметом массового потребления. Появляются новые критерии оценки уровня развития общества - количество компьютеров, количество подключений к Интернету, количество мобильных и фиксированных телефонов и т.д. Вырабатываются правовые основы информационного общества. Возник целый спектр отношений по поводу создания, обслуживания и использования ИТ: финансовые, правовые, а на их стыке - социально-трудовые отношения.

ИТ вносят существенные изменения  в характер и содержание труда:

• все виды труда имеют тенденцию становиться компьютеризированными: все больше рабочих мест оснащаются компьютерами;
• постоянно меняются средства труда (появляется новое программное обеспечение , новые устройства, новые телекоммуникационные возможности); меняется характер труда: сократился удельный вес рутинного исполнительского труда, повысилась доля административного и творческого труда;
• в структуре занятости снижается доля рабочих и растет доля служащих;
• преобразуется предмет труда служащих: появилась возможность полного или частичного перехода на электронный документооборот;
• происходит перманентный клиринг рынка труда - высвобождаются контингента работников, у которых не получилось адаптироваться к изменениям в содержании труда;
• активно используются гибкие формы занятости, прежде всего занятость с удаленным доступом;
• появилась новая социально-профессиональная группа - специалисты по ИТ.

Теперь рассмотрим информационную культуру, а в частности информационную культуру организации подробнее.

 

1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ

Информация окружает нас со всех сторон, она содержится в человеческой речи, книгах и журналах, сообщениях радио и телевидения, показаниях аппаратов и приборов. Воспринимается информация человеком с помощью органов чувств, хранится и перерабатывается с помощью мозга и центральной нервной системы. Передается информация обычно с помощью предметов или  живых  существ  и  связана  с  событиями,  происходящими  в  окружающем мире.

Термин информация происходит от латинского слова «informatio», что означает разъяснение, изложение. С философской точки зрения информация – это отражение реального мира с помощью сведений или сообщений, а само сообщение – это форма представления информации в виде текста, изображения, цифр, графиков, таблиц. В широком смысле слова  информация – это ключевое понятие современной науки, которое стоит в одном ряду с такими основополагающими категориями, как материя, энергия, время, пространство, и включает в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Существует три основных подхода к понятию «информация»:

• Научный подход. Информация  – исходная общенаучная категория,  отражающая структуру материи и способы ее познания.
• Абстрактный подход. Информация  – последовательность символов, которые несут смысловую нагрузку для исполнителя.
• Конкретный подход. Рассматриваются конкретные исполнители с учетом специфики систем команд.  Например, для персонального компьютера информация – это нули и единицы; для человека – звуки, образы и символы.

Заслуживают внимания несколько  концепций информации. Одна из них  принадлежит Клоду Шеннону, одному из основоположников современной теории информации, который определяет информацию как меру неопределенности события. Вторая концепция, сформированная в недрах кибернетики, рассматривает информацию как свойство всей материи. Третья точка зрения ориентируется на понятие информации как части человеческого знания.

В настоящее время  понятие информации имеет глубокий и многогранный смысл:

• в житейском плане – это сведения об окружающем мире, воспринимаемые человеком или специальными устройствами;
• в технике  – это сообщения, передаваемые в форме знаков или сигналов;
• в теории информации  – это сведения, которые полностью снимают или уменьшают существующую неопределенность;
• в кибернетике  – это та часть знаний, которая используется для активного действия, управления;
• в семантической теории – это сведения, обладающие новизной.

Информация распространяется не только в пространстве, но и во времени. Древние рукописи, книги, наскальные рисунки, археологические        находки – это источники информации из глубины времен. Геологические отложения – свидетели исторических процессов развития земли. Генетическая информация, хранящаяся в закодированном виде в молекуле ДНК, рассматривается как непрерываемая смена поколений живых существ.

Обработка информации – процесс получения новой информации из уже имеющегося массива информации. Преобразование информации может быть связано с изменением ее содержания или формы представления. Редактирование текста, математические вычисления, логические умозаключения – примеры получения новой информации.

 

2. ИНФОРМАЦИЯ И ОБЩЕСТВО

Информация  – это форма существования знания, отчужденного от         автора и ставшего общественным достоянием.

Развитие вычислительной техники и информационных технологий            послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации и получившего название информационного.

Информация становится жизненно важным атрибутом развития информационного общества.

Деятельность людей, групп, организаций все больше начинает зависеть от информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Поток информации хлынул на человека, не давая ему возможности воспринять эти новые знания в полном объеме. Выходом из информационного кризиса можно считать эволюционный процесс или информатизацию общества, где основное внимание уделяется усвоению достоверного,  исчерпывающего и своевременного знания. Информатизация общества является одной из закономерностей современного социального прогресса, где основное внимание уделяется усвоению достоверного, исчерпывающего и своевременного знания. Информатизация общества направлена на овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. На первый план выходит не компьютерная техника и информационные технологии, а информационный сектор общественного производства. Результатом процесса информатизации является создание информационного общества, где манипулируют не материальными объектами, а интеллектом и знаниями.

Отличительными чертами  информационного общества являются:

• увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

• возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и ус-

луг в валовом внутреннем продукте;

• создание глобального информационного пространства, обеспечивающего информационное взаимодействие людей; их доступ к мировым информационным ресурсам и удовлетворение потребностей в информационных продуктах и услугах.

Формирование информационного общества рассматривается как социотехническая проблема, а развитие информационного общества понимается как социальное следствие научно-технического прогресса и оценивается как ступень в развитии современной цивилизации.

Информация и коммуникации становятся важной вехой технологического, социального и культурного развития современного информационного общества. Информация и знания становятся главными факторами развития жизнедеятельности человека.

Применение информационных технологий оказывает огромное влияние на деятельность человека: происходит переход от массового производства к мелкосерийному. Одновременно меняется и характер труда: труд становится творческим, возрастают масштабы применения научных знаний в процессе производства. Новые технологии требуют не роботов и стандартных исполнителей, а индивидуальных творческих личностей.

Повышается производительность труда во всех отраслях производства, эффективнее используются человеческие и материальные ресурсы. Высокий уровень развития информационных технологий становится важнейшим    фактором качественного улучшения системы образования, повышения обороноспособности страны, обеспечения безопасности на самом современном уровне.

 

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Компьютеризированный  труд является особым видом труда, объект и предмет которого - информация. Соответственно, требуются специфические  социальные методы воздействия на него. Оценку уровня трудового потенциала организации целесообразно реализовывать через социологическую оценку информационной культуры персонала.

Реализация идеи информационного  общества неизбежно влечет за собой  не только новый виток общественного  разделения труда, появление новых информационных профессий, приток трудовых ресурсов и инвестиций. Внедрение компьютеров на рабочих местах связано с существенными изменениями в рабочем процессе, социальных отношениях, стиле руководства, содержании и условиях выполнения трудовых задач. Бухгалтеры, врачи, менеджеры, экономисты, операторы, дизайнеры, архитекторы, конструкторы и программисты, администраторы баз данных и представители многих других специальностей решают самые разные профессиональные задачи посредством информационных технологий.

Содержание компьютеризированного  труда включает шесть основных элементов:

• ввод - сбор необработанных данных;

• коммуникации - перемещение  информации от одного источника другому;

• обработка - преобразование информации из одной формы в другую;

• хранение - сохранение обработанной информации;

• поиск - организация  доступа к хранящимся данным по запросу;

• вывод - оформление информации в виде, удобном для пользователя.

Специфика компьютеризированного  труда в том, что его предметом  и результатом является информация. ИТ являются средствами труда. Компьютеризированный труд, независимо от сферы деятельности, имеет постоянные характеристики: содержание труда, предмет труда, средства труда, результат труда, основания для разделения труда, специфические проблемы, а значит, является особым видом труда, требующим специфических инструментов воздействия на него.

В организациях, работники  которых заняты компьютеризированным трудом, возникают специфические  проблемы: высокая стрессогенность  использования ИТ, пробелы в правовых и морально-этических нормах использования ИТ, сопротивление инновациям, неясность в разделении труда по обслуживанию ИТ, угрозы информационной безопасности.

Компьютеризированный  труд частично регламентируется методами управления персоналом или информационными системами, но реализация комплексного регулирования не осуществляется. Работники, активно использующие ИТ, принадлежат к особой субкультуре со своими ценностями, нормами, ритуалами, лексикой. Иногда элементы ее элементы вступают в противоречие с корпоративной культурой. В результате ИТ используются неэффективно. Однако задавать необходимые параметры компьютеризированного труда можно через социологическую оценку информационной культуры организации.

 

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Информационная  культура организации — это культура компьютеризированного труда, включающая квалификацию использования ИТ, способы решения морально-этических вопросов, связанных с использованием ИТ, и психологические качества работников, влияющие на эффективность внедрения и использования ИТ. Это комплекс регуляторов поведения работников, опосредующих электронную коммуникацию с целью сохранения равновесия между экономическим, технологическим и социальным развитием организации. Информационная культура полностью отсутствует только там, где нет информации. В соответствии с Большим энциклопедическим словарем, под организацией понимают объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур [8]. Программа, цель, правила, процедуры - все это - информация. Значит, в любой организации есть информационная культура в широком смысле слова.

 

 

4.1 Уровни информационной  культуры

Информационная культура организации рассматривается в  рамках мировой информационной культуры, информационной культуры социальных институтов национальных государств и индивидов. Информационную культуру рекомендуется изучать информационную культуру на следующих уровнях:

1. Микроуровень — информационная  культура индивидов.

2. Мезоуровень - информационная культура организаций.

3. Макроуровень - информационная  культура социальных институтов, регионов и государств.

4. Мегауровень - мировая  (глобальная) информационная культура.

Информационная культура существует в неразрывном единстве, и феномены одного из уровней находят свое отражение на других уровнях. Носителями информационной культуры на различных уровнях являются Интернет-сообщество, население национальных государств, наемные работники, отдельные индивиды. Оказывают влияние на информационную культуру следующие субъекты: транснациональные корпорации-производители ИТ, социальные институты, руководители организаций и индивиды. Информационная культура организации рассматривается на мезоуровне, но некоторые особенности информационной культуры персонала задаются на макроуровне (государственные и региональные образовательные программы, доступность ИТ для населения, уровень информатизации социальных институтов) и на мегауровне (новые возможности ИТ требуют новых навыков, соблюдения «правил игры» и другого отношения к ИТ). Однако в основе информационной культуры организации лежит индивидуальная информационная культура каждого работника.

Информационная культура организации является социальным процессом, процессом формирования новых профессий  информационного содержания, процессом устойчивого развития профессионального пространства в информационной сфере, процессом создания интеллектуального капитала организации.

Информационная культура организации рассматривается в  контексте институциональной социологии, изучающей социальное поведение людей во взаимосвязи с существующей системой нормативных актов и институтов. Информационная культура - это социальный процесс, характеризующийся социальной динамикой и адаптацией отдельных групп и слоев в трансформирующемся обществе, структурной перестройкой и профессионально-отраслевой динамикой занятого населения, а также трудовой мотивацией в системе квалификации и содержательности труда работников информационной сферы. На современном этапе развития ИТ происходит активная социализация личности, ее включенность в социальные процессы. Социальная функция информационной культуры — обслуживать инновационные процессы в обществе и упрощать социальную коммуникацию. Динамика профессионального пространства в информационной сфере носит постоянный характер, являясь отражением естественного социального и информационного развития, усложнения информатизации социального пространства. Интенсивность подобных изменений требует социального регулирования процессов профессионализации в информационной сфере.

 

4.2 Виды информационной  культуры

Сегодня в компаниях можно встретить  четыре разновидности информационной культуры (рисунок 1). Каждая из них влияет на способ использования информации - информационное поведение при реализации деятельности - и отражает приоритеты руководителей компании в использовании информации для достижения успеха или предотвращения провалов [2].

Рисунок 1.  Виды информационной культуры

Первая - это функциональная культура, когда информацию используют для влияния на других. Эта культура в наибольшей степени присуща компаниям с жесткой иерархией, где информация служит прежде всего для управления и контроля.

Характерным для этой культуры информационным поведением является контроль. Здесь этот термин используется не в отрицательном смысле, а просто как обозначение необходимой для компании деятельности. Многие деловые процессы используются для контроля во всех областях - от бухгалтерского учета до снабжения. Вопрос в том, является ли контроль положительной характеристикой культуры корпорации или он культивирует негибкость и подозрительность. Но это уже проблема общей корпоративной культуры.

Можно привести пример: швейцарско-шведская конструкторская компания АВВ хорошо известна своей системой финансового учета, которая охватывает более тысячи разбросанных по миру отделений. Чтобы управлять такой корпорацией при наличии довольно маленького центрального аппарата управления, нужно иметь точную и полную информацию о деятельности отделений. Без соответствующего отношения к информационному контролю АВВ была бы просто неуправляемой.

Во второй разновидности - культуре взаимодействия - менеджеры и специалисты в достаточной степени доверяют друг другу и потому могут обмениваться информацией, важной для совершенствования процессов и роста эффективности. Прямой обмен информацией о возможных срывах и провалах необходим для устранения проблем и адаптации к изменениям. Правда, есть немало компаний, которые внедряют программы "Всеобщего управления качеством" (Total Quality Management - TQM) и которые одновременно с этим наказывают служащих и менеджеров, решившихся заговорить о недостатках и ошибках. Но есть и компании, например Boss Corporation, где такая информация рассматривается как необходимое условие успеха. Руководители компании полагают, что, доводя такую информацию до своих служб и рабочих групп, до потребителей и поставщиков, компания помогает устранению проблем и совершенствованию производства.

В культуре исследования менеджеры и служащие стремятся к пониманию будущих тенденций и поиску лучшего способа отразить возможную угрозу внезапного изменения спроса или появления конкурентов. Здесь господствующим информационным поведением является предвидение. В таких компаниях существуют анклавы исследовательской культуры в службах, связанных с обслуживанием клиентов, с исследованиями рынка, с технологическими исследованиями и разработками и со сбором информации. Для некоторых отраслей, таких как производство полупроводников и разработка программного обеспечения, эта культура является необходимым условием выживания, потому что смена технологий в производстве полупроводников происходит примерно каждые 18 месяцев, в разработке программного обеспечения - каждые 6-8 месяцев, а инвестиции на создание нового производства огромны - от 1,5 до 2 млрд долларов в год.

И, наконец, четвертый  вид - культура открытости. Здесь служащие и менеджеры открыты для нового понимания природы кризисов и радикальных перемен. Эти компании сознательно отбрасывают старые подходы к бизнесу, чтобы освободиться для поиска новых перспектив и идей, обещающих создание новых продуктов и услуг, которые могли бы изменить условия конкуренции поверх рыночных ниш и отраслей производства.

 

4.3 Формирование  информационной культуры

Руководству компании следует  знать, приносят ли должную отдачу используемые модели информационной культуры и информационного  поведения. На свете мало настолько централизованных крупных компаний, чтобы их можно было целиком соотнести с какой-либо одной информационной культурой. Важно обеспечить некий баланс между разными информационными культурами, который бы соответствовал положению компании на рынке. Сегодня для динамичных компаний более характерны ориентация на предвидение и творчество, компания больше ориентируется на рынок и клиентов.

Что же нужно делать, чтобы  обеспечить такой рациональный баланс?

Во-первых, необходимо относиться к потокам информации, к базам и хранилищам знания как к "материальным" активам.

Во-вторых, не следует впадать в иллюзию, что инфраструктура информационной системы, действующая в рамках определенной информационной культуры и поведения, сама собой разрешит эту проблему. Компьютеры, коммуникационные сети и программное обеспечение - это лишь технологии и инструменты, помогающие использовать знания и информацию для усиления конкурентных позиций. И чем мощнее эти инструменты, чем больше затраты на их приобретение, адаптацию и сопровождение, тем больше нужно думать о том, как работники компании их используют.

В-третьих, ИТ-менеджеры и работники знания, занятые сбором, обработкой и использованием информации, более чувствительны к тому, как представляют себе эту деятельность обычные менеджеры. Им легче опознать дисфункциональность информационного поведения управленцев, не согласующегося с заявленными целями компании или ее установками и стилем. Руководители высоких рангов должны прислушиваться к мнению своих ИТ-заместителей и учитывать его при формировании стратегии компании.

В-четвертых, компании, которые сумеют первыми в отрасли увязать свою информационную культуру и поведение с рыночными и производственными стратегиями, обретут несомненное конкурентное преимущество.

Руководителям компаний и менеджерам всех уровней следует относиться к информационной деятельности как к одной из важнейших для компании. Для успешного применения, разработки, внедрения, сопровождения ИТ, повышения уровня корпоративной информационной культуры и управления этой культурой им нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

• Какие источники информации и знания дают их компании устойчивое конкурентное преимущество?
• Как организационные принципы и практика управления влияют на информационную культуру и поведение?
• Дают ли присущие компании совокупность и структура информационных культур и стилей поведения возможность успешного управления изменениями сегодня и в ближайшем будущем?
• Что следует изменить, чтобы установить соответствие между информационной культурой и поведением с одной стороны, и стратегиями изменения - с другой?

На высших руководителях  лежит полная ответственность за решение этих ключевых для сохранения конкурентоспособности вопросов и проблем.

И наконец, вывод, который  неоднократно проверен временем. Требования к информационной культуре следует закладывать одновременно с требованиями к стратегии и тактике развития компании. В первые годы существования молодая компания в состоянии достаточно быстро организовать процедуры и приемы ИТ управления в соответствии с нуждами стратегии, нанять новых менеджеров и ИТ-специалистов, способных действовать в рамках выбранной культуры, и сформировать инфраструктуру информационной системы, способную поддерживать желательное информационное поведение. Зрелой корпорации все это дается с большим трудом и с большими затратами.

 

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Организационная структура — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции) [9].

 

1. Приведем и охарактеризуем существующую организационную существующую организационную структуру предприятия «Империя» (рисунок 2).

Рассматриваемый бильярдный клуб «Империя» - один из подразделяй крупной сети развлекательных клубов «Империя». Несмотря на достаточно большой размер заведения, там работает небольшое количество человек, что связано со спецификой деятельности предприятия. Т.е. для обеспечения полноценной работы по основному направлению деятельности – предоставления в арендное пользование бильярдных столов и оборудования – достаточно, помимо руководства, одного человека: администратора. Остальной персонал является вспомогательным и обслуживающим, который подчиняется администратору. На предприятии применяется линейно-функциональная структура.