Информационная логистика. 2

ВВЕДЕНИЕ

Логистику по праву можно считать существенным фактором реализации мероприятий, направленных на повышение экономической эффективности производства и сбыта. Значительный прогресс в деле рационализации этих сфер деятельности, может быть, достигнут путем максимальной координации материальных и информационных потоков при их объединении, что и является одной из основных задач логистики. Для ее решения необходимы широкое применение электронной обработки данных, стандартизация материально-технических связей, организация работы на основе научного функционального анализа и структуризации, а также применение новых технологий, ведущих к автоматизации операций.

На уровне предприятия логистическая система распадается на ряд структур, которые можно представить в виде горизонтальных функциональных субсистем в области закупок, производства и сбыта. В свою очередь, в рамках каждой из субсистем находятся структуры функционального характера – складское хозяйство, транспортировка, услуги, обеспечение и обработка информации. Каждый из этих элементов неизбежно присутствует на любом производстве, а логистика объединяет их в систему с едиными целями и задачами, которые лежат в области минимизации издержек всего производства, а не его отдельного взятого элемента. Инструментом подобного объединения является информационное обеспечение процессов производства, начиная с закупки и кончая сбытом продукции.

Во внешней сфере деятельности предприятия причиной успеха или неудачи на рынке могут служить: 1) оперативное получение информации о том или ином событии или коммерческой ситуации, сложившейся на рынке; 2) получение запроса на поставку или отказа от нее. И в том и в другом случае также первостепенную роль играет комплекс информационного обеспечения. При этом информационная сеть предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри предприятия, наличие комплекса мероприятий по принятию оперативных решений.

Еще несколько лет назад основные проблемы, которые стояли перед создателями логистических систем, лежали в области физических потоков товаров и сырья. Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная информация. По мере распространения логистических систем на предприятиях во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику логистических информационных систем, которые позволили бы органически объединить в единое целое все логистические субсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и др.).

Успешному претворению этой концепции в жизнь способствовало понимание того факта, что информация на современном уровне развития общественного производства - это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности предприятия.

Чтобы анализ информационной деятельности в логистике был плодотворным, необходимо рассматривать логистическую систему как совокупность функционально ограниченных логистических субсистем, функционирование которых как целого обеспечивается информационной логистикой на уровне ее собственных информационных субсистем.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что именно потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

Целью курсовой работы является разработка рекомендаций по логистической оптимизации информационной системы конкретного предприятия.

Областью практического применения является унитарное предприятие «Дружбинец».

Объектом исследования является логистическая информационная система предприятия.

Предмет исследования – информационная система данного предприятия.

Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

- теоретический  обзор основных аспектов организации  эффективной информационной системы  предприятия на основе логистического подхода к управлению информационными потоками;

- анализ  деятельности и общая характеристика  объекта исследования;

- анализ  организации логистической информационной системы унитарного предприятия «Дружбинец»;

- разработка  рекомендаций по совершенствованию  логистической информационной системы унитарного предприятия «Дружбинец»;

- определение  экономической эффективности предложенных  мероприятий.

Информационной базой для исследования данной темы послужили материалы статистической отчетности рассматриваемого предприятия, различные разработки и рекомендации по изучаемой теме.

1 Теоретические основы организации  информационной логистической системы

1.1 Информационные потоки и их  виды

Роль информационно-компьютерной поддержки логистического менеджмента трудно переоценить. Современное состояние логистики во многом определяется бурным развитием и внедрением во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций была бы невозможна без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения.

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации. Информационная система является существенным компонентом логистической структуры, связывающим ее воедино и служащим для координации поставок, производства и сбыта [14, с. 68]. Значение информационного логистического процесса настолько важно, что многие специалисты выделяют информационную логистику, имеющую самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами.

Информационный поток – это совокупность циркулирующих в логистической системе и между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления операциями [15, с. 36].

Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами:

1) для  потребителя информация о статусе  заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах является  необходимым элементом потребительского  логистического сервиса;

2) с позиций  управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности уровня спроса;

3) информация  увеличивает гибкость логистической системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Изучение некоторых классификаций [8, с. 162], предложенных в теории логистического менеджмента, позволяет выделить основные виды информационных потоков.

Горизонтальные информационные потоки связывают функциональные подсистемы (группы задач) в рамках одного уровня иерархии управления, вертикальные - связывают информационные системы разных уровней управления.

Внутренние и внешние информационные потоки соответственно циркулируют внутри логистической системы (или ее отдельного звена) или между логистической системой и внешней средой.

Входные и выходные информационные потоки - по отношению к входу или выходу логистической системы (или ее отдельного звена).

Регулярные информационные потоки соответствуют регламентированной во времени передаче данных. Периодические - с жестким ограничением на время передачи. Оперативные потоки обеспечивают связь между абонентами в интерактивном и диалоговом режимах «on line» и «off line».

Логистический менеджмент предприятия оперирует многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами данных; интенсивностью и скоростью передачи данных; специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.).

Между информационным и материальным потоком отсутствует однозначное соответствие, синхронность во времени возникновения. Как правило, информационный поток либо опережает материальный (опережающий информационный поток), либо отстает от него. В частности, само зарождение материального потока обычно является следствием информационных потоков в ходе, например, переговоров по сделкам купли-продажи товаров, составления контрактов.

Типичным является наличие нескольких информационных потоков, сопровождающих материальный, а также сонаправленные информационные потоки материальному и противоположно направленные.

Например, опережающий противоположно направленный информационный поток может содержать информацию о заказе; опережающий сонаправленный – информацию о предстоящем прибытии груза; сонаправленный информационный поток, передаваемый одновременно с материальным, как правило, несет информацию о количественных и качественных характеристиках материального потока (груза); противоположно направленный информационный поток, следующий после материального, может передавать информацию о результатах приемки груза по количеству и качеству, претензии, подтверждения.

Характерным примером большого разрыва во времени возникновения материальных и информационных потоков являются форвардные сделки на еще не поставленный (или не произведенный) товар на товарных биржах.

Информационные потоки, сопровождающие отдельные логистические функции, например производственные процедуры, транспортировку, управление запасами и заказами, могут быть очень сложными и насыщенными в плане схем документооборота, количества документов и реквизитов. При выполнении, например, смешанных железнодорожно-морских международных перевозок грузов используется до 160 оригинальных документов, тысячи реквизитов, а взаимодействие по информационным потокам осуществляется между двумя десятками логистических посредников.

Указанные обстоятельства приводят к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков.

Управлять информационным потоком можно, изменяя направление потока, ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема. Для успешного управления информационным потоком на предприятии создается логистическая информационная система.

1.2 Сущность логистической информационной системы и принципы ее построения

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют логистическую информационную систему, которая может быть определена как интерактивная структура, включающая персонал, оборудование и технологии, которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы [ 19, с. 59].

Логистическая информационная система представляет собой сложную систему, состоящую в свою очередь из различных подсистем [14, с. 83]. По роли в обеспечении деятельности, в информационных системах выделяют следующие подсистемы:

- функциональная - определяет набор задач, решаемых в рамках каждой из логистических функций, их взаимосвязи и иерархию;

- обеспечивающая - определяет средства и методы решения поставленных задач.

Обеспечивающая подсистема информационной логистической системы включает в себя следующие элементы:

- техническое  обеспечение - совокупность технических  средств, позволяющих осуществлять  обработку и передачу информационных  потоков;

- информационное  обеспечение - включает в себя  справочники, классификаторы, кодификаторы, другие средства формализованного  описания данных;

- математическое  обеспечение - совокупность методов  решения функциональных задач  логистической информационной системы; комплекс программ и средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

В соответствии с иерархией систем управления в информационной логистической системе выделяют три уровня (вида) подсистем [16, с. 119]:

- плановые - создаются на высшем уровне  управления и служат для принятия  решений долгосрочного стратегического  характера;

- диспозитивные (диспетчерские) - обеспечивают деятельность  среднего менеджмента (логистическое управление в подразделениях предприятия);

- исполнительные (оперативные) - создаются на уровне  оперативного управления; обработка  информации в этих системах  производится в темпе, определяемом  скоростью ее поступления.

Логистические информационные системы, входящие в эти группы отличаются как по своим функциональным, так и обеспечивающим подсистемам.

В соответствии с концепцией логистики для обеспечения эффективности процессов товародвижения и эффективного функционирования предприятия в целом необходима интеграция всех составляющих информационной логистической системы предприятия.

Указанная интеграция предполагает осуществление взаимосвязи между плановой, диспозитивной и исполнительной подсистемами посредством вертикальных информационных потоков; а также интеграцию функциональных и обеспечивающих подсистем каждой логистической функции между собой и с однородными подсистемами других функций посредством горизонтальных информационных потоков.

Организационная структура логистической информационной системы может быть укрупнено сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой [19, с. 60].

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение в этой подсистеме имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды предприятия на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

- интеграции  логистического планирования с корпоративным планированием;

- взаимодействия  логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;

- стратегических  установок для организационной  структуры логистической системы и персонала;

- интеграции  информационных технологий;

- подготовки  или покупки технологических  решений и использования посредников;

- адаптации  к условиям предприятия форм  логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;

- акцентирования  на производительности и качестве  услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды предприятия.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды предприятия на поведение логистической системы менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом предприятия для оценки эффективности своих логистических решений. Во-вторых, логистические партнеры предприятия, такие, как поставщики материальных ресурсов, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат.

Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, и в частности, таких его аспектов, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента.

Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

- базисных  файлов, содержащих внешнюю и  внутреннюю информацию, необходимую  для принятия логистических решений;

- критических  факторов, определяющих главные  действия, цели и ограничения  при принятии решений;

- параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;

- файлов  решений, хранящих информацию о  предыдущих решениях для различных  логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико-математических моделей и методов для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом. Все эти модели и методы можно разделить на три основных класса: оптимизационные, эвристические и имитационные.

Оптимизационные модели принятия решений основаны на методах операционного исчисления: программирования математической статистики, вариационного исчисления, оптимального управления и других.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные процедуры информационной поддержки принятия решений логистическим менеджментом.

Четвертый элемент организационной структуры логистической информационной системы - подсистему генерирования выходных форм и отчетов - можно представить как выходной интерфейс с остальными компонентами.

В основании функциональной структуры логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями предприятия (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции предприятия.

Характеристики системных уровней функциональной структуры логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей предприятия и конкурентных преимуществ.

В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов [2, с. 325].

1. Полнота  и пригодность информации для  пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций.

2. Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасов в распределительной сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах.

3. Своевременность. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента во время, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции «точно в срок». Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуется современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI / EDIFACT.

4. Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов.

5. Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей, и иметь наиболее удобный для них вид.

Это касается как персонала предприятия, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.

6. Подходящий формат данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения по этапам создания системы, должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

1.3 Основные модели построения  информационной системы

На современном уровне научно – технического развития разработаны специальные информационные технологии, позволяющие оптимизировать процессы товародвижения. Многие из них нашли применение в хозяйственной практике.

Одним из направлений логистической оптимизации деятельности предприятия является использование Интернет-технологий как для совершенствования организации внутренних информационных потоков, так и для вывода на новый уровень информационных взаимодействий с поставщиками, потребителями, посредниками, то есть для оптимизации входных и выходных информационных потоков.

Специалисты компании IBM преобразование основных бизнес-процессов при помощи Интернет-технологий обозначают понятием «электронный бизнес» («онлайновый бизнес») [22, с. 87]. Отечественные специалисты в области Интернет-технологий определяют электронный бизнес как «..любую деловую активность, использующую возможности глобальных информационных сетей для преобразования внутренних и внешних связей с целью получения прибыли» [22, с. 88]. С этих позиций офлайновый (традиционный) бизнес понимается как деловая активность с целью извлечения прибыли без применения Интернет-технологий.

Среда Интернета (Интернет-пространство) обладает рядом характеристик, которые могут рассматриваться как факторы, которые оказывают влияние на деятельность предприятия, внедряющего Интернет-технологии в практику логистического управления [22]. К числу таких факторов можно отнести:

- количественные (численность, географическое положение  и др.) и качественные (социальные, психологические и др.) характеристики  аудитории Интернета;

- уровень  развития инфраструктуры Интернет-среды (насыщенность информационными ресурсами, номенклатура предоставляемых услуг, численность и качественный состав коммерческих участников Интернет-рынка);

- условия и применяемые методы осуществления трансакций (в том числе качество применяемых платежных систем);

- уровень  развития правовой базы функционирования бизнеса в Интернете.

Специалистами выделяется ряд моделей интеграции Интернет-технологий в информационную логистическую систему предприятия. Укрупненная группировка позволяет рассматривать модель типа «интранет» и модели типа «экстранет» [22].

Модель типа «интранет» предполагает создание внутренней информационной системы. Доступ к информационным ресурсам такой системы предоставлен только сотрудникам данного предприятия и защищен от внешнего мира специальными средствами. Интранет-системы повышают оперативность обмена информацией между всеми сотрудниками, облегчают установление обратных связей, позволяют персоналу вести совместную работу независимо от местонахождения.

Подобные системы снижают некоторые логистические издержки предприятия, связанные с организацией внутренних информационных потоков, оптимизируют процессы управления (в том числе процессы планирования). Таким образом, применение модели «интранет» позволяет повысить эффективность функционирования логистической информационной системы и предприятия в целом.

Все модели типа «экстранет» предполагают возможность доступа в информационную систему предприятия субъектов внешней среды. Наиболее простой в этой группе является модель визитной карточки. Доступ к такой системе возможен не только для сотрудников предприятия, но и извне, со стороны тех, кому даны соответствующие права. Прозрачная для партнеров, но закрытая для посторонних, информационная система работает как визитная карточка или справочник предприятия: содержит информацию об ассортименте, ценах на товар, о скидках и льготах, базу данных клиента (состояние его счетов, информацию о размещенных заказах и др.).

У предприятия появляется возможность не только информировать потребителей о своей деятельности, но и осуществлять обратную связь с потребителем с помощью электронной почты, процедуры опознавания, процедуры подписки на web-сервере. Создание такой информационной системы позволяет сократить время на поиск партнеров; осуществлять деятельность вне привязки к локальному рынку или географической территории, увеличить эффективность управления логистической системой предприятия в целом.

Модель электронного заказа предполагает привлечение клиентов к работе непосредственно в информационной системе предприятия. Пользователем такой электронной системы может быть как корпоративный клиент (промежуточный потребитель, потребитель товаров производственного назначения), так и конечный потребитель. Соответственно, в рамках данной модели выделяют два более узких вида: модель «бизнес-бизнес» и модель «бизнес-потребитель». Такое разделение характерно для всех моделей экстранета, но в модели визитной карточки указанная дифференциация потребителей не оказывает существенного влияния на принципы работы информационной системы.