Информационное обеспечение управления деятельностью таможенных органов

Государственное казенное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

 

Кафедра управления

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

по дисциплине «Таможенный менеджмент»

 

на тему «Информационное обеспечение управления деятельностью таможенных органов»

 

                                           Выполнил:  Мусин А.А., студент 3-го 

                            курса очной формы обучения факультета

                                            таможенного дела, группа  Т-101  

                                            Подпись _______________________________

 

Научный руководитель: _________________

                                                                                         (инициалы, фамилия преподавателя)                                                                                                       

                                                          _______________________________________

                                                                                                                             (уч. степень, уч. звание)

                                                         Подпись _______________________________

                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Люберцы

2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

                   ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ………………………………………..5

1. Сущность деятельности таможенных органов…………………………….5
2. Принципы и задачи управления деятельности таможенных органов……8
3. Организационная структура управления деятельностью таможенных органов………………………………………………………………………11

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ………………….13

2.1. Содержание информационного  обеспечения в управлении……………..13

2.2. Способы, задачи и технологии информационного обеспечения………...18

2.3. Информационное обеспечение  управления деятельности таможенных  органов………………………………………………………………………21

ГЛАВА3. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ

                   ОРГАНОВ НА ПРИМЕРЕ ЦАТ……………………………………24

3.1. Особенности управления  деятельностью в ЦАТ…………………………24

3.2. Организация информационного  обеспечения управления 

        деятельностью ЦАТ………………………………………………………..27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………32

ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………..34

ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………..35

ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………..36

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

В сложных условиях существования современных организаций, когда значительную роль для эффективного функционирования организации играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении и постоянной диверсификации информационного сектора. Среди многих факторов, способных снизить риски и повысить эффективность организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как новый фактор производства вместе с факторами труда, земли и капитала. В ХХIв. «информация» наряду со «временем», «пространством», «энергией» становятся основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки – все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях тесно связано с информацией.

Актуальность данной темы курсовой работы связана с тем, что информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные управленческие решения. В рамках системы таможенных органов, находящейся на стадии модернизации, данные о современном состоянии системы и прогноз на будущее увеличивает вероятность принятия правильного управленческого решения.

Объектом данной курсовой работы является управление деятельностью таможенных органов, а предметом является информационное обеспечение.

Целью данной курсовой работы является изучение информационного обеспечения управлением деятельностью таможенных органов.

Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

- изучить сущность деятельности  таможенных органов;

- рассмотреть принципы  и задачи управления деятельности;

- изучить организационную  структуру управления;

- рассмотреть содержание  информационного обеспечения в  управлении;

- изучить технологии информационного  обеспечения;

- рассмотреть информационное  обеспечение управления деятельности  таможенных органов;

- изучить особенности  управления деятельностью в ЦАТ;

- рассмотреть организацию  информационного обеспечения управления  деятельностью ЦАТ.

Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, список использованных источников и приложений.

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

 

 

1. Сущность деятельности таможенных органов

Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудничество таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений1. Наличие управления является существенным признаком сложной системы, обеспечивающим ее целостность.

Объекты управления в таможенных органах – это исполнители решений, приказов, поручений, специалисты, таможенные коллективы, организационной структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности таможенных органов, ресурсы таможенной деятельности и др.

Субъекты управления в таможенных органах – это все руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения, отдавать приказы, распоряжения и требовать их исполнения.

В качестве объектов управления в таможенных органах выступают исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы, организационные структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности по осуществлению функций, возложенных на таможенные органы, ресурсы таможенной деятельности и др.

Для уяснения вопроса о субъекте и объекте управления важно понять, что управление как структура в таможенных органах носит ступенчатый, иерархический характер и что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты, и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления.

Поэтому объект управления в единой системе таможенных органов следует рассматривать как субъект последующих управленческих и исполнительских действий. Соответственно, и управление как вид деятельности в такой структуре имеет и распорядительную, и исполнительную сторону.

Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются определенные управленческие работы (операции).

В управлении таможенными органами функции управления занимают важнейшее место, так как они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов.

Классифицируя функции управления в системе таможенных органов, их можно разделить на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (конкретные) функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов.

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом. При определении состава общих функций управления следует учитывать их диалектическое единство, а также единство управляющей и управляемой систем. Состав функций управления должен обеспечивать эффективность реагирования управляющей системы на любые изменения состояния управляемой системы.  К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование оперативно-служебной обстановки, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

Взаимосвязь задач управления, его функций и результатов их действия представлена в таблице. 1. Все эти функции управления находятся в неразрывной связи друг с другом и представляют собой единое целое.

К специфическим (конкретным) функциям управления в таможенных органах относятся следующие функции:

- функция управления таможенной  деятельностью;

- функция управления финансово-экономической  деятельностью;

- функция управления социальной  деятельностью;

- функция управления административно-хозяйственной  деятельностью.

 

Таблица 1

Взаимосвязь задач и функций управления

 

Общие функции	Общие задачи управления	Результаты решения
Прогнозирование и планирование       Организация       Мотивация       Координация и регулирование     Контроль, учет, анализ	1. Планомерное развитие  организации   2. Структурные подразделения  системы таможни и установление  связей между объектом и субъектом  менеджмента Образование структурных подразделений системы менеджмента, установление связей между объектом и субъектом менеджмента 3. Установление взаимодействия  подразделений ФТС, согласование  действий управленческих подразделений  менеджмента, персонала Поддержание установленных режимов, устойчивости, стабильности системы производства 4. Создание условий для  эффективной, творческой работы  и поддержание заинтересованности  работников в результатах труда 5. Параметрическая оценка  и учет результатов деятельности. Проверка решений по развитию  производства	Планы-прогнозы, стратегический план, план экон-го, научно-технич., социального развития   Утверждение структур таможен и менеджмента   Утверждение штатов, положений, инструкций и т.п.   Утверждение графиков взаимодействия и порядка работ   Утверждение материальных и моральных стимулов к труду     Утверждение материальных и моральных стимулов к труду   Решения по результатам ревизий, проверок, учета, анализа хозяйственной деятельности

 

 

Таким образом, управление в таможенных органах - это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

 

2. Принципы и задачи управления деятельности таможенных органов

Таможенные органы играют решающую роль во внешнеэкономических отношениях России. Грамотно построенная налоговая система в области внешнеэкономической деятельности, ее структура, цели налоговой политики окажут огромное влияние и на функционирование экономики в целом, и на все макроэкономические показатели развития страны, и на предпринимательскую активность юридических и физических лиц.

Таможенная политика является мощным рычагом, при помощи которого государство может и стимулировать рост отечественного производства, особенно в секторе производства экспортной продукции, и ввоз импортных товаров, призывая тем самым отечественных производителей к конкурентной борьбе.

Также эта тема представляет огромный интерес в свете вступления РФ во Всемирную торговую организацию, которое произошло 23.08.2012 года. Это потребовало значительных изменений в таможенной политике государства, в том числе снижения ввозных платежей, уравнивания условий функционирования на российском рынке отечественных и зарубежных производителей2.

Таможенные органы – это органы государственного управления, непосредственно осуществляющие таможенное дело.

ФТС России разработана целостная система долговременных целевых установок и приоритетов, определяющих ее дальнейшее устойчивое поэтапное развития – Стратегия ФТС до 2020 года. Ее положения тесно взаимоувязаны со Стратегией национальной безопасности РФ до 2020 года, Концепцией долгосрочного социально-экономического развития РФ и Основными направлениями внешнеэкономической политики РФ до 2020 года.

Экономические задачи, стоящие перед таможенной службой РФ непосредственно связаны с выполняемыми ими функциями. Такими задачами являются3:

1. содействие реализации единой торговой политики ТС;

2. обеспечение исполнения таможенного ТС;

3. совершение таможенных операций и проведение таможенного контроля, в том числе в рамках оказания взаимной помощи;

4. взимание таможенных платежей, а также специальных, антидемпинговых и компенсационных пошлин;

5. обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения мер таможенно-тарифного регулирования и запретов и ограничений в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу ТС;

6. выявление, предупреждение и пресечение административных правонарушений и преступлений в соответствии с законодательством государств – членов Таможенного союза;

7. введение ЕТНВЭД ТС4;

8. ведение таможенной статистики.

Необходимо рассмотреть основные принципы управления5:

• принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении;
• принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности;
• принцип иерархичности и обратной связи;
• принцип научной обоснованности управления;
• принцип демократизации управления;
• принцип плановости.

Демократизация управления – это важнейший принцип современного управления, который заключается в участии в управлении организацией всех ее сотрудников6. Формы такого участия различны:

• долевая оплата труда;
• совместные денежные средства, вложенные в акции;
• единое административное управление;
• коллегиальное принятие управленческих решений и т.п.

Изучив основные направления системы управления таможенными органами можно выделить следующие пути совершенствования управления таможенными органами:

1. Модернизация организационных  структур управления:

- оптимизация в иерархической  структуре управления;

- повышение организованности  таможенной системы и сокращения  связей;

- упрощение сложных структур  управления и увеличение их  гибкости;

-исключение дублирования  в организационных структурах  управления;

- обеспечение максимальной  степени типизации;

2. Совершенствование методов  управления:

- обеспечение относительно  равномерной нагрузки на каждое  таможенное подразделение;

- четкое разграничение  функций, прав и обязанностей  руководителей и подчиненных;

- наличие действенного  контроля за исполнением решений.

3. Повышение научного  уровня в управлении за счет  разработки научно обоснованного  программно-целевого развития таможенной  системы.

4. Развитие информационной  базы.

5. Развитие информационных  технологий и компьютеризации  в системе управления:

- разработка новой концепции  организации и управления в  таможенном деле на информационной  основе.

6. Совершенствование управления  персоналом в таможенных органах:

- совершенствование системы подбора и подготовки кадров таможни;

- совершенствование кадровой  службы;

- совершенствование  ротации  кадров таможни;

- совершенствование персоналом  в таможенных органах.

Принципы управления можно представить как основополагающие идеи и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций. Принципы управления имеют как объективный аспект, так и субъективный. Чем больше отражение принципа в сознании человека приближается к закону, тем точнее знание, тем эффективнее деятельность руководителя в сфере управления.

Таким образом, изложенные мною особенности управления в таможенных органах предполагают рассмотрение управления как совокупности способов гармонизации всего процесса таможенной деятельности, которые являются взаимосвязанной системой, правильное сочетание элементов которой определяет эффективность ВЭД.

 

 

1.3.Организационная структура управления деятельностью таможенных органов

 

Структура управления в таможенных органах – это упорядоченная совокупность элементов иерархической системы управления и их взаимоотношения друг с другом, обеспечивающих развитие элементов как единого целого.

Структура управления единой системой таможенных органов состоит из 4 уровней:

- ФТС;

- РТУ;

- таможни;

- таможенные посты.

В типовой структуре таможни предусмотрены таможенные посты, возглавляемые начальниками, которые назначаются и освобождаются от должности Руководителем ФТС РФ по представлению начальника таможни. Таможенный пост — это линейное подразделение таможенной системы, с которого начинается осуществление таможенного дела по всей технологической цепи.

В ФТС, РТУ существует 3 вида структурных подразделений:

- оперативное;

- функциональные;

- штабные.

Под целью в управлении можно понимать идеальный конечный результат, который хочет получить субъект управления.

К цели предъявляются определенные требования, к числу которых можно отнести:

1. всестороннюю научную и практическую обоснованность цели;
2. четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях и терминах реально достижимого состояния;
3. четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации цели (ресурсы, сроки, исполнители).

Принятая и утвержденная авторитетом власти или собственным решением любая цель начинает, как закон, определять способ и характер действий не только отдельного человека, но и организаций, больших социальных групп и общества в целом.

Также в управлении весьма часто наблюдается третий вариант исхода, когда полученные результаты приходят в явное противоречие с поставленными ранее целями. Обычно изначально такие цели имеют видимость позитивных, социально значимых, но достигнутые результаты часто оказываются прямо противоположными намеченным целям.

ГЛАВА 2.ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

 

 

2.1. Содержание  информационного обеспечения в  управлении

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Главное то, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

На практике это представляет собой необходимость органам управления иметь достаточно четкие представления:

• о происходящих в обществе, экономике, политике, социальной сфере изменениях, тенденциях их развития;
• о том, на каком этапе своего развития находится организация и насколько она и реализуемая ею стратегия соответствуют тенденциям и целям социально-экономического развития общества;
• насколько существующие в организации подходы к управлению отвечают требованиям гармоничного взаимодействия с деловыми партнерами, традициям, культуре управленческих отношений как внутри, так и вне ее;
• о том, какая стратегия должна быть выработана для организации, чтобы обеспечить ее устойчивое функционирование, удовлетворение жизненных и социальных потребностей персонала.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

1. источникам возникновения:

1. первичная;

2. производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. способу фиксации:

1. устная;

2. документированная;

3. направлению движения:

1. входящая;

2. исходящая;

4. стабильности:

1. переменная;

2. условно-постоянная;

5. принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

1. конструкторская;
2. технологическая;
3. финансовая;
4. бухгалтерская;
5. планово-экономическая;
6. оперативно-производственная.

Информационные ресурсы управления представляют собой некоторые сведения, данные, оформленные таким образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она также зависит:

• от масштаба и важности принимаемых решений;
• от количества и характера управляемых, регулируемых параметров;
• от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта;
• от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

Информационные технологии, обладающие широким информа-ционным пространством, представляют собой систему «человек-машина», состоящую из специально обученных и подготовленных людей и технико-технологической базы. Система информационного обеспечения представляет собой более широкое понятие. Это прежде всего система «человек-машина-сеть-машина-человек». Другими словами, это, с одной стороны, человек – пользователь системы, с другой – совокупность информационных потоков и иерархий, коммуникационной системы по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны – это суммарность методов и средств по размещению и организации информации. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия решений. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

1. потоков информации - вариантов организации документооборота;

2. систем классификации и кодирования информации;

3. унифицированную систему документации

4. различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Система управления в настоящее время представляет из себя систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль. Источники информации для реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:

• на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;
• на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;
• на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.