Информационные системы экономике

Содержание

1.Экономическая  информация. Информационные процессы  в организационно – экономической сфере

2. Технологии  и методы обработки экономической  информации

3. Автоматизированные ИС в экономике

4. Локальные и глобальные сети в экономике

5. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите

6. Информационно – справочные системы в экономике

Литература

1. Экономическая информация. Информационные процессы в организационно – экономической сфере

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Приходной ордер  имеет следующие реквизиты:

1. Код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО));
2. Код формы документа (Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));
3. Наименование организации;
4. Наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000));
5. Резолюция;
6. Подписи (наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
7. Наименование товаров.
8. Количество товара (по документу и принято)
9. Номенклатурный номер
10. Единица измерения
11. Цена.
12. Сумма (без учета НДС и с НДС, всего)
13. Номер паспорта
14. Порядковый номер по складской картотеке

Реквизит – минимальное структурное образование, несущее экономический смысл. Он характеризует экономические явления с какой-либо стороны – качественной или количественной. В первом случае это достигается посредством признаковых свойств, задающихся словами. Обычно слова заменяются кодами, но их содержание сохраняется. Такие реквизиты называются реквизитами-признаками (название предприятия, вид кредита и т.п.). Количественные характеристики задаются числами в явной форме и называются реквизитами-основаниями (трудоемкость в нормочасах, стоимость в рублях и т.д.)

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Ряд документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, имеют состав реквизитов документов, установленный в законодательных и нормативных актах. Например: паспорт, трудовая книжка, акты гражданского состояния и т. д.

Все реквизиты  подразделяются на обязательные и дополнительные. Однако одни и те же реквизиты в  одном случае могут быть дополнительными, а в другом - обязательными, постоянными  и переменными.

Постоянный  реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной  формы документа или бланка документа.

Переменный  реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита  понимается число знаков, необходимое для записи его на документе.

2. Технологии и методы обработки экономической информации

Для ввода, обработки, представления информации в текстовых  файлах требуются различные программные  возможности. Для работы с текстом  на компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами или процессорами. Составляющая ИП –преобразование.

При подборе  материала в библиотеке мы имеем  дело с научно-технической составляющей информационного процесса (сбор данных). В случае использования системы Интернет мы используем автоматизированную научно-техническую составляющую (формализация данных).

Преобразование  данных и сортировка.

Поиск информации - сбор данных, их фильтрация и сортировка.

Поиск информации, транспортирование.

Архивация и  защита данных.

Если отправлять послание с использованием фельдсвязи, то здесь действует симплексный  режим передачи данных. Фельдсвязь - специальный вид связи для  доставки секретной информации. Здесь  компьютерная связь не используется.

Во время  телефонного разговора используется дуплексная передача данных. Дуплексный режим – одновременная передача и прием сообщений. Является наиболее скоростным режимом работы и позволяет эффективно использовать вычислительные возможности быстродействующих ЭВМ в сочетании с высокой скоростью передачи данных по каналам связи.

СПС «Консультант плюс» относится к законодательным ИТ. Она обеспечивает доступ к разным типам правовой информации – от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Документы физически  находятся в Едином информационном массиве КонсультантПлюс. Поскольку каждый документ имеет свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива (законодательство, судебная практика, финансовые консультации, судебные акты, комментарии законодательства, формы документов, законопроекты, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению). Каждый раздел в свою очередь состоит из Информационных банков. Это дает возможность гибко подходить к выбору объема информации, заказывая только необходимые информационные банки.

Что бы найти  документ в КонсультантПлюс, можно  использовать несколько инструментов, главным из которых является Карточка поиска. Чтобы найти документы, необходимо указать известную о них информацию (№ документа, название, вид, тематику) в полях карточки поиска.

Поиск является сквозным, т.е. проходит одновременно по всем разделам информационного массива, для этого в Карточке поиска есть опция Дополнительно искать в других разделах. Сквозной поиск возможен только из раздела Законодательство. Он считается Главным разделом информационного массива.

Также поиск  осуществляется по Специальным полям. Они отражают специфические характеристики документов в каждом разделе.

Информация  в нижней части карточки указывает, какие разделы и информационные банки доступны для поиска и сколько  документов в них соответствует  поисковому заданию из Карточки поиска.

Специальные поля можно использовать одновременно с  общими полями. Они будут учитываться  при поиске в разделе Законодательство, а на поиск в других разделах не повлияют. Кроме поиска по документальному массиву предусмотрены возможности поиска по базе данных консультаций.

Компьютер не заменим на работе, помогает в учёбе и является одним из самых любимых развлечений. С появлением Интернет он стал лучшим способом поиска информации, делового общения, отдыха и т.д. Компьютеризация делопроизводства освобождает человека от рутиной работы, предоставляет новые возможности в создании бизнеса, управлении процессами, в научной деятельности. Однако помимо многочисленных плюсов, которые приносит компьютер человеку, не стоит забывать и о его влиянии на здоровье. Компьютер "привязал" человека к себе - источнику множества заболеваний, связанных и с позвоночником, с органами дыхания, зрением и многими другими расстройствами организма.

Государственные органы и профсоюзы многих стран  и стали разрабатывать различные  нормы, сертификаты и правила, что бы хоть как то сократить пагубное влияние компьютера на человека. Создаются различные методики по работе за компьютером, существует много различных курсов, на которых пользователя обучают работать в какой-либо программной среде.

Возьмем к примеру  автоматизированное рабочее место. АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ. Существует риск потери всех данных из-за неисправности компьютера, его программного и аппаратного сопровождения. Также существует риск несанкционированного использования данных, их порчи, уничтожения. Подобные случаи несут плачевные результаты как на уровне макроэкономики, так и на уровне микроэкономики.

3. Автоматизированные ИС в экономике

Это информационные системы бухгалтерского учета (1C: Торговля и склад – предназначена для учета любых видов торговых операций), Microsoft Business Solutions (в основе системы заложены инструменты для управленческого, бухгалтерского и налогового учета, управления товарно – материальными потоками и производством), MS Project, автоматизированные информационные системы электронной коммерции (RTS Plaza Workstation).

Автоматизированные  информационные системы по законодательству (Консультант, Гарант), системы планирования и контроля менеджмента (Management Planning and Control), информационные системы управления предприятиями (Галактика), программные средства экономического планирования (MS Project, Про – Инвест – Консалтинг, Audit Expert).

Автоматизированная  информационная система может быть определена как комплекс автоматизированных информационных технологий, предназначенный  для информационного обслуживания – организованного непрерывного технологического процесса подготовки и выдачи потребителям научной, управленческой и другой информации, используемой для принятия решений, в соответствии с задачами по поддержанию эффективной деятельности. АИС представлена как совокупность функциональных подсистем – сбора, ввода, обработки, хранения, поиска, распространения информации.

Автоматизированной  информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций  управления и обработки данных выполняется  компьютерами, а часть человеком.

АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций АСУ.

АРМ присущи  следующие признаки:

• доступная пользователю совокупность технических, программных, информационных и др. средств;
• размещение ВТ непосредственно (или вблизи) на рабочем месте пользователя;
• возможность создания и совершенствования проектов автоматизированной обработки данных в конкретной сфере деятельности;
• осуществление обработки данных самим пользователем;
• диалоговый режим взаимодействия пользователя с ЭВМ как в процессе решения задач управления, так и в процессе их проектирования.

Таким образом, АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный  комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

Сходство АИС  и АРМ в том, что они созданы  для выполнения одних и тех  же функций. Но АИС разработана изначально так, что ею должен управлять человек  и её целью является облегчение работы пользователя, освобождение его от рутиной работы документоведения. Никаких решений, анализов она самостоятельно проводить не может. АРМ же нацелено на полную автоматизацию процессов без вмешательства человека. Оно вполне может заменить человека на его рабочем месте.

4. Локальные и глобальные сети в экономике

В случае топологии «Звезда» каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельными кабелем к центральному узлу. Центральным узлом служит пассивный соединитель или активный повторитель, через который передаются все сообщения. Такие сети появились раньше других, когда на базе большой центральной ЭВМ создавалась развитая сеть удаленных терминалов пользователей.

Недостатки:

• Полная зависимость надежности функционирования сети от надежности центрального узла, выход из строя которого однозначно ведет к выходу из строя всей сети.
• Сложность центрального узла, на который возложены практически все сетевые функции.

Достоинства:

• Простая адресация передаваемых сообщений, которая контролируется центральным узлом;
• Возможности обеспечения высокого уровня защиты данных в центральном узле;
• Упрощенные процессы поиска неисправностей.

Шина – это  незамкнутая в кольцо среда передачи данных. Все узлы сети подключаются к шине одинаковым образом через  усилители – повторители сигналов, поскольку сигналы в шине затухают. Сигналы в шине от передающего узла распространяются в обе стороны со скоростью, соизмеримой со скоростью света. Так как все принимающие узлы получают передаваемые сообщения практически одновременно, то особое внимание должно обращаться на управление доступом к среде передачи.

Достоинства:

• Простота организации, особенно при создании локальной вычислительной сети;
• Легкость подключения новых узлов;
• Простота реализации широковещательных передач;
• Приспособленность к передаче сообщений с резкими колебаниями их потока.

Недостатки:

• Пассивность среды передачи, в силу чего необходимо усиление сигналов, затухающих в среде;
• Усложнение решения задач защиты информации;
• При увеличении числа узлов сети растет опасность насыщения среды передачи, что ведет к снижению пропускной способности.
• Адресация в Internet (IP адрес, DNS, URL)

IР-адрес - уникальный 32-битный адрес каждого компьютера в сети Internet.

Internet - адреса состоят из четырёх чисел, каждое из которых не превышает 256. При записи числа отделяются одно от другого точками, например:

192.112.36.5

128.174.5.6

Адрес фактически состоит из нескольких частей. Поскольку Internet – это сеть сетей, то начало адреса содержит информацию для маршрутизаторов  о том, к какой сети относится  Ваш компьютер. Правая часть адреса служит для того, чтобы сообщить сети, какой компьютер должен получить этот пакет. Каждый компьютер в Internet имеет свой уникальный адрес. Internet выполнила свою задачу, когда ее маршрутизаторы направили данные в соответствующую сеть, а эта локальная сеть – в соответствующий компьютер.

DNS (Domain Name System) - доменная система имен, распределенная система баз данных для перевода имен компьютеров в сети Internet в их IP-адреса. DNS знает адрес, потому что кто-то недавно уже спрашивал о нём. Когда Вы спрашиваете об адресе, сервер DNS некоторое время держит его «под рукой» на тот случай, если чуть позже о нём спросит ещё кто-нибудь. Это значительно повышает эффективность работы системы. Он не знает адрес, но знает, как его определить.

Программа просмотра WWW Microsoft Internet Explorer

Окно программы Microsoft Internet Explorer имеет простой и удобный интерфейс. В поле заголовка окна, расположенного вдоль верхней границы, находится название программы имя текущего документа. Ниже расположены элементы управления программой, кнопки и экранное меню. Под кнопками экранного меню располагается поле, в которое надо ввести адрес Web – страницы. Большая часть окна отведена для демонстрации Web – страниц. Внизу окна располагается строка состояния, отображающая информацию о действиях программы в данный момент (также состояние загрузки информации).

Кнопки со стрелками Назад и Вперед в левой части панели инструментов служат для передвижения назад и вперед, Обновить для перезагрузки файла, Домой – для возврата на домашнюю страницу, Поиск – для поиска в Интернете, Избранное – для пометки понравившихся вам серверов, Печать – поможет распечатать документ, кнопка размер служит для уменьшения и увеличения шрифта, Кодировка – для изменения кодировки. Воспользовавшись кнопкой Почта, можно отослать почтовое сообщение.

Экранное меню. Команда Файл/Создать/Окно открывает новое окно для поиска других документов. Для открытия Web – страницы служит команда Файл/Открыть, а для сохранения используется команда Файл/Сохранить. Здесь же в меню Файл командой Печать можно распечатать страничку.

В меню Правка с помощью команды Выделить все можно выделить весь текст на странице и копировать его командой Копировать.

Настройка конфигурации, использование шрифтов. Работа с различными кодировками кириллицы.

Для кодировки  символов кириллицы в Internet используются в основном четыре кодировки:

• КОИ8 (KOI8) - используется в основном на компьютерах с ОС UNIX, но не поддерживается Windows. Для решения этой проблемы рекомендуется устанавливать дополнительные КОИ-шрифты и специальные драйверы клавиатуры типа Cyrwin.
• СР-1251 - применяется Microsoft на Windows, получила широкое распространение на PC IBM-совместимых компьютерах.
• СР-866 - применяется в основном на компьютерах с ОС MS-DOS.
• ISO-8859-5 - применяется для UNIX-совместимых систем.

На большинстве  серверов находят применение первые две кодировки. Проблема поддержки  кириллицы в Internet объясняется тем, что коды русских букв в операционных системах UNIX и Windows не совпадают.

Получение информации с FTP–серверов (команды, возможности). Примеры некоторых FTP–серверов. Сеанс работы.

FTP дает возможность соединять компьютеры между собой и передавать по сети файлы с одного компьютера на другой. Компьютеры, на которых находится информация для передачи по протоколу FTP, называются FTP – серверами. Программы FTP стали частью отдельного сервиса Интернета. Дело в том, что FTP – сервер настраивается таким образом, что соединиться с ним можно не только под своим именем, но и под условным именем anonymous – аноним. Только тогда становится доступна не вся файловая система компьютера, а некоторый набор файлов на сервере, которые составляют содержимое сервера anonymous FTP – публичного файлового архива. Если кто – то хочет предоставить в публичное пользование файлы с информацией, то ему достаточно организовать на своем компьютере, включенном в Интернет, сервер anonymous FTP. Практически все, что может быть предоставлено публике в виде файлов.

Поисковые узлы (Altavista, Yahoo, Rambler)

Yahoo Её сайты разбиты по категориям и ключевым словам. Может подключаться к другим поисковым машинам

Базы данных: в ведении находится служба поиска Internet-ресурсов, новостей, карт, рекламных  информаций, спортивная информация, бизнес, номера телефонов, персональные WWW-страницы, и e-mail-адреса (отдельная база данных).

Если поиск  в Yahoo не привёл к положительному результату, то процесс поиска автоматически  переходит на Alta Vista, которая продолжает поиск, и в случае положительных  результатов автоматически возвращает найденную информацию в Yahoo.

Если Yahoo не может  установить связь достаточно быстро с Alta Vista, то в этом случае Yahoo будет  обеспечивать страницу связи с набором  инструментов поиска. После того как  одна из этих связей выбирается, ключевые слова передаются к поисковой  машине на ваше усмотрение.

Yahoo является  подчиненным справочником, что означает, что система не имеет так  много страниц, как поисковые  машины, однако задание наиболее  общих ключевых слов позволит  найти необходимую тему на  странице высокого уровня (первая  страница, которая возникает перед пользователем при посещении сайта) для организации или компании.

Результаты: Связи  отображаются в соответствии с очерёдностью задаваемых слов последовательностью  поиска наряду с их описательным текстом  и подчиненной иерархией.

Alta Vista поддерживает поиск по ключевому набору слов и для определения языка конкретной страницы использует методы искусственного интеллекта. Пользователи могут настроить опции поиска и выбирать тип поиска – сложный или упрощенный, а также воспользоваться различными способами предоставления информации. В отличие от машин, которые индексируют только ключевые слова, она индексирует весь текст, что позволяет осуществлять полный поиск. Однако из - за этого пользователь может просто утонуть в информации.

Базы данных: Расположенные по всему миру WWW-страницы и Usenet News (новости).

Результаты: Предлагает три выбора результатов (но два дают тот же самый результат):

1) "Стандартные"("Standard") - результаты, полученные машиной  в виде списка параграфов, резюмируемые ей, с наличием URL - адреса, размером файла и последней датой модернизации.

2) "Компактный"("Compact") помещают каждый пункт в одной строке с последней датой модернизации картотеки,

3) "Детальный"("Detailed"), который является таким же  самым, как и "Стандартный".

Rambler – поисковая система, позволяющая находить информацию на российских серверах. Узел удачно оформлен, выдает результаты поиска в удобном формате, прост в освоении. Из недостатков можно отметить невозможность построения сложных запросов. Поисковая страница может быть вызвана на русском или английском языке. Несмотря на то, что размер поискового указателя «Рамблер» примерно равен 12 миллионам Web-страниц, он давно толком не обновлялся и выдает устаревшие результаты. Сегодня «Рамблер» -это популярный портал, лучшая в России классификационно-рейтинговая система плюс рекламная площадка. Традиционно эта система держит первое место в России по посещаемости и имеет хорошие доходы от рекламы.

Создание почтового ящика

Чтобы воспользоваться  услугами почтовых серверов, нужно получить свой личный «почтовый адрес» на каком – либо почтовом сервере, посетив его Web – страницу и заполнив предложенную там анкету. Каждому электронному почтовому ящику соответствует почтовый адрес. Этот адрес записывается латинскими буквами и цифрами и выглядит обычно так: <логин>@<доменное имя почтового сервера>. Также при создании почтового ящика пользователь для конфедециальности всех сообщений вводит свой пароль.

Структура электронного письма

Электронное письмо состоит из заголовков, содержащих служебную информацию (об авторе, получателе, пути прохождении по сети и т.д.) и тела сообщения, в котором находится текст и вложения (например, файлы).

Настройка электронной почты

Пользователь  может установить опции, задающие то, что надо делать с каждым сообщением: считать с сервера, удалить, только открыть для предварительного чтения и т.д. Эти свойства дают возможность отказаться от приема неважных или опасных сообщений, что весьма актуально при борьбе с вирусами, распространяемыми по электронной почте.

В процессе настройки  ПО для электронной почты пользователь должен указать следующие данные:

1. Свое логическое имя;
2. Свой пароль;
3. Свой адрес электронной почты;
4. Адрес почтового ящика своего провайдера;
5. Тип используемого протокола.

Все эти данные должны быть согласованны с провайдером.

Отсылка и получение писем

На примере  постового клиента Outlook Express:

1. Отправка: Кликнуть Создать на панели инструментов. В появившемся окне указать адрес электронной почты адресата в поле «Кому:», ввести адрес второго адресата, если необходима копия сообщения в поле «Копия:» (при необходимости можно не заполнять). В поле Тема кратко описать тему сообщения. В окне редактора введите текст сообщения. После выполнения предыдущих пунктов, письмо готово к отправке. Для этого надо кликнуть Отправить. При этом письмо будет отправлено в папку «Исходящие». Для доставки сообщения адресату надо нажать кнопку Доставить. В режиме онлайн пользователь увидит окно контроля за отправкой сообщения.
2. Получение: вновь пришедшее письмо находится в папке «Входящие». В скобках указывается количество непрочитанных сообщений. Скобки исчезают по прочтении всех входящих сообщений. Просматривать входящие сообщения пользователь может в автономном режиме. Нажатием кнопки Удалить можно удалить текущее сообщение – оно переместится в папку «Удаленные». Папка «Черновики» хранит подготовленные пользователем, но не отправленные письма, а папка «Отправленные» сохраняет отправленные сообщения.

Прикрепленные файлы

Одной из важных особенностей является возможность отсылки вместе с сообщением прикрепленных файлов. Для отправки вместе с сообщением какого – либо файла в окне подготовки сообщения надо кликнуть на кнопку с изображением скрепки. Это приведет к появлению обычного окна загрузки файлов. Выбранный файл «прикрепляется» к письму. Если пользователь хочет вложить несколько файлов, то необходимо повторить эти операции, начиная с нажатия кнопки со скрепкой. При нажатии на кнопку Отправить сообщение будет отправлено вместе с файлами.

Я считаю, что  сам Интернет не имеет эмоциональных возможностей. Интернет скорее всего служит средством передачи эмоций человека. Средствами передачи эмоций служат такие возможности, как электронная почта, различные сайты, форумы, ICQ.

DNS (англ. Domain Name System — система доменных имён) — распределённая система (распределённая база данных), способная по запросу, содержащему доменное имя хоста (компьютера или другого сетевого устройства), сообщить IP адрес или (в зависимости от запроса) другую информацию. DNS работает в сетях TCP/IP. Как частный случай, DNS может хранить и обрабатывать и обратные запросы, определения имени хоста по его IP адресу: IP адрес по определённому правилу преобразуется в доменное имя, и посылается запрос на информацию типа "PTR".