Информация как важнеиший организационный ресурс

 

 

академия управления при  президенте республики беларусь

кафедра государственного управления экономическими системами

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

на тему  ИНФОРМАЦИЯ КАК  ВАЖНЕЙШИЙ ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ  РЕСУРС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

оглавление

 

 

     Введение…………………………………………………………………..3

Глава 1. Информационное обеспечение  предприятия

1.1 Сущность, значение и особенности информационного 

      обеспечения предприятия………………………………………..…5

1.2 Технология  информационной деятельности………………………8

Глава 2. Состояние дел  по информационному обеспечению  на      ПРУП «БЦЗ»

2.1 Автоматизация  информационных потоков в заводоуправлении..12

2.2 Автоматизация  информационных потоков в производстве……..14

2.3 Автоматизация информационных  потоков через интернет…..…16 

Глава 3. Перспективы развития информационных технологий на ПРУП «БЦЗ»

3.1 Пути совершенствования информационной  системы………..…..19

3.2 Формирование комплексной информационной  системы……..… 22

    

Заключение   ….…………………………………………………………26

 

       Список литературы……………………………..………………………..28

 

 

 

 

 

                                       ВВЕДЕНИЕ

 

                Для принятия эффективных управленческих  решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная  система информационного обеспечения,  объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  мной тема является наиболее  актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное  обеспечение это не только  залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает  как средство выживания в условиях  жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию  и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические  моменты, присущие информационному  обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время  его общие свойства, что позволяет  направить исследования вглубь.                                                                                                                                         В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В международной конкуренции на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический  прогресс и динамика внешней среды  заставляют современные предприятия  превращаться во все более сложные  системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения  управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при  наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс  управления производством. Такие системы  стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых  товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций  на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые  к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности  и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать  бизнес - процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим  структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Информационное обеспечение предприятия.

1.1   Сущность, значение и особенности  информационного обеспечения

 

Важнейший фактор повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование  форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки  и передачи информации с помощью  различных технических средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения.

2) Устранение возможных расходов  в будущем.

3) Возможные нематериальные выгоды.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в  настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в  одном направлении проходит через  множество посредников, а это  значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться  в зависимости от того к кому она  адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых  к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она  конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь  зависит правильность принимаемых  решений и как следствие увеличивается  прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление  перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым  или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как  совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все  типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении  анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению  со статистикой или бухгалтерским  учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники  появились и новые машинные источники  информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и  вспомогательную, необходимую для  более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К  источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

По отношению к процессу обработки  информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для  подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

2. Технология информационной деятельности

 

                  Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники  и информационных технологий в сфере  управления открывает возможности  более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Оснащение электронной техникой позволяет  экономить управленческие и накладные расходы:

• значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
• обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
• заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
• в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных и решения расчетных  задач. В современных условиях ЭВМ  стали все чаще применять для  обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и  графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.  Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную систему информации.

Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о  кадровом составе работников, постоянно  обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным  признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
• использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Внедрение персональных компьютеров  в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

            Комплексные системы управления  персоналом могут использоваться  для автоматизации работы отдела  кадров, планово-экономического и  расчетного отделов, обучения  персонала на любом предприятии.  Что является основой управленческой  деятельности? В первую очередь  - это делопроизводство, охватывающее  процесс создания документов  и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот  на предприятии, зависит эффективность  работы предприятия в целом.  На качество управления предприятием  влияют такие факторы, как оперативность  и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность  работы справочно-информационной  службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация  документооборота необходима для:

• формирования целостной картины происходящего на предприятии;
• слаженной работы всех подразделений;
• улучшения качества обслуживания клиентов;
• эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

             По мере развития цивилизации,  внедрения в повседневную жизнь  достижений науки и техники  в делопроизводстве стала использоваться  оргтехника. И, наконец, когда  на смену печатной машинке  пришел компьютер, а переписка  стала возможной без использования  конвертов и почтовых марок,  совершенно очевидным стал тот  факт, что сегодня при работе  с информацией не обойтись  без использования новейших информационных  технологий:

• систем в архитектуре клиент-сервер;
• систем сканирования и распознавания текста;
• систем управления базами данных;
• систем поиска документов;
• Internet/Intranet.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Состояния дел  по информационному обеспечению       на ПРУП «БЦЗ»

 

 

    2.1 Автоматизация информационных потоков в заводоуправлении

 

   На сегодняшний день на  нашем предприятии проводиться  работа по внедрению информационных  технологий. Началось всё с внедрения  автоматизированных рабочих мест  в расчётном отделе, финансовом  отделе, материальной бухгалтерии  и т.д.

  В настоящее время на Производственном  РУП «БЦЗ» насчитывается 215 комплектов  ПЭВМ (из них 21 ноутбук). Современные  крупные информационные системы  немыслимы без использования  локальных вычислительных сетей  (ЛВС).Информация в такой системе  всегда хранится на сервере,  а её обработка распределена  между сервером и рабочими  станциями разными способами.  В нашем случае архитектура  «клиент-сервер». Важнейшим параметром  крупной информационной системы  является быстродействие при  значительном количестве пользователей,  а также надёжность, масштабируемость  и безопасность. Такая архитектура  позволяет оптимально распределить  работу между клиентскими и  серверной частями системы: приложение, работающее на рабочей станции,  посылает запросы на сервер, где  они принимаются и последовательно  отрабатываются специальными программами.  В результате на рабочую станцию  поступают только обработанные  данные, что радикально сокращает  информационные потоки в ЛВС.

  Сервер, как правило, - самый  мощный и самый надёжный компьютер.  Он подключён через источник  бесперебойного питания, в нём  предусмотрена системы тройного  дублирования. На предприятии имеется  3 сервера. Используемые серверные  операционные системы: Server 2003, системы управления базами данных: SQLServer, Lotus Domino Server. Проложено более 6000м кабеля «Витая пара» и 1000м оптоволоконного кабеля. 74 компьютера связаны в локальную сеть предприятия для работы со следующим комплексов программ:

  - Учёт расчётов с персоналом по оплате труда (сетевая версия «FoxPro/dos»),

  -  Учёт основных средств  (сетевая версия «For Windows»),

  - Учёт расчётов поставщикам  (книга покупок) (сетевая версия  «For Windows»)

  -  Учёт банковских операций (связь с клиент-банком АСБ  Беларусбанк) (сетевая версия «For Windows»),

  -  Учёт материалов (сетевая  версия «For Windows»),

  -  Учёт спецодежды и оснастки (сетевая версия «For Windows»),

  - Учёт расчётов с покупателями  и заказчиками (сетевая версия  «For Windows»),

  -   Учёт отгрузки продукции  (сетевая версия «For Windows»),

  -   Управление персоналом (сетевая версия «For Windows»),

  -   Выписка доверенностей  (сетевая версия «For Windows»),

  -   Главная книга.

  -   Учёт канцелярии

  Все комплексы программ «For Windows» эксплуатируются в единой базе данных на основе общей системы нормативно-справочной информации.

  В такой ответственной сфере,  как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность, как злоупотреблений,  так и неумышленной порчи данных  неумелыми действиями сотрудника  предприятия. И эта опасность  особенно актуальна, когда в  одной компьютерной сети с  одной базой данных одновременно  работает много людей. Каждому  сотруднику назначены индивидуальные  права доступа, как к разделам  информации, так и к функциям  Системы и только администратор  Системы может делать всё, в  том числе распределять права  между пользователями и отслеживать  действия, произведённые ими.

  В наше время распространенной  опасностью для программного  обеспечения , документов и системы  в целом являются компьютерные  вирусы, хакерские атаки, спамы  и шпионские программы. Для  решения этой проблемы на нашем  предприятии используется антивирусная  защита на базе приложений  «Лаборатории Касперского» антивирус  Касперского 6.0 для Windows Workstation. Данная программа обладает одним из самых совершенных механизмов обнаружения вирусов и сегодня практически на в чём не уступает зарубежным аналогам.

  Антивирус Касперского предоставляет  пользователям максимум сервиса  – возможность ежедневного обновления  антивирусных баз через Интернет, возможность задания параметров  автоматического сканирования и  лечения заражённых файлов.

  На предприятии используются  сетевые версии программного  обеспечения для таможенного  оформления товаров и уведомлений  о размещений товаров на складе: Автоматизированная система «Декларант»  и БТС: Специалист.

  Для учёта и контроля рабочего  времени на предприятии внедрён  программный комплекс «Forsec».

  Так же на предприятии  используется аналитическая правовая  система «Бизнес-Инфо» (сетевая  версия) и справочно-правовая система  «Консультант плюс».

  На предприятии широко используется  удалённый доступ настройки программного  обеспечения, сбора и обработки  информации, управления ПЭВМ на  расстоянии не более 5км.  Этот  процесс облегчает взаимодействие  серверов удалённого доступа  с клиентами и сетевыми операционными  системами, работающими в локальной  сети.