Информация на предприятии и её роль в принятии управленческих решений

Министерство науки и  образования Российской Федерации

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

Саратовский государственный  социально-экономический университет

Кафедра менеджмента

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Основы  Менеджмента»

на тему:

«Информация на предприятии и её роль в принятии управленческих решений»

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка: III курса, II группы, ФЭМ

Гущина Татьяна Сергеевна

Руководитель: канд.экон.наук,

доцент А.В.Фролова

 

 

 

 

 

 

 

Саратов

2012 г.

Содержание

 

Введение

1. Информация в управлении предприятием.

1.1. Сущность и содержание информации .

1.2. Источники информации. Этапы обмена информацией.

1.3. Место и роль информации в управлении.

2.Разработка, принятие и реализация управленческих решений.

2.1. Понятие управленческих решений и их классификация.

2.2. Роль информации в разработке управленческих решений.

2.3. Процесс принятия управленческих  решений.

2.4.Реализация управленческого  решения.

3.Связь информационных  технологий и принятие управленческих  решений.

3.1. Роль информационных технологий в деятельности менеджера.

3.2. Значение IT в процессе управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В упрощенном понимании, менеджмент — это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

Тема моей курсовой работы: "Информация на предприятии и  её роль в принятии управленческих решений",является  значимой и не отделимой от процесса управления. Хочу  отметить ,что разработка, принятие и реализация  управленческих  решений  является  важным  процессом менеджмента. Данная тема актуальна, так как именно информация на предприятии откладывает отпечаток на принимаемые  решения,  руководителями  любой организации, они определяют  не  только эффективность ее  деятельности,  но  и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире.

Принятие  эффективных  решений - одно  из  наиболее  важных условий эффективного существования  и развития организации. Также,  непосредственное значения для эффективности решения  имеют и компетентность и управленческий опыт лица, его принимающего.

В современных условиях российской экономики разработка эффективных  решений является основополагающей предпосылкой обеспечения конкурентоспособности  продукции и самой организации  на рынке, формирования рациональных организационных  структур, проведения правильной кадровой политики и работы, регулирования  социально-политических отношений  на предприятии, создания положительного имиджа.

Целью данной работы является изучение основных особенностей информации на предприятии, а также разработка, принятие и реализация управленческих решений. В моей работе будет рассмотрено, в какой мере информация влияет на процесс принятия управленческих решений.

В ходе написания данной курсовой работы мной задействованы  следующие источники: монографии, учебники, учебные пособия, справочники, а также статьи интернет источников.

В курсовой работе содержится: Введение,3 главы, заключение, в конце  работы мной оформлен список использованных источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информация в управлении предприятием.

 

1.1 Сущность и  содержание информации в управлении.

 

Управление предприятием не может эффективно проводиться  без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной  информации. Информация является основой  управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные  личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит  межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому  в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность  и т.п. ) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Понятие “информация” произошло  от латинского слова “informatio”, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира или происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информация - это структурированные  данные, собранные для решения  определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляется на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

В деятельности крупных фирм, в  особенности имеющих множество  филиалов  в далеко удаленных местах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации  решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. Важное значение имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требуемых принятыми оперативными решениями.

Информация служит основой для  подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки  и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются  определенные требования:

1. Достоверность. Получаемая информация  о ситуации принятия решений  должна быть достоверной и  достаточно полной. Недостоверная  либо недостаточно полная информация  может приводить к принятию  ошибочных и неэффективных решений.  Однако не меньшие трудности  возникают и при наличии избыточной  информации, поскольку возникает  проблема отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной  для своевременного принятия  эффективного управленческого решения.

2. Адекватность. Информация адекватна,  если с помощью полученной  информации об объекте, процессе  или явлении создается их образ  определенного уровня соответствия. Для адекватного представления  ситуации, как правило, используются  не только количественные данные, но и данные качественного  характера. Это обеспечивается  с помощью широко используемых  в процессах принятие решений  экспертных технологий.

3. Объем. Информация полна,  если ее достаточно для понимания  и принятия решения.

4. Лаконичность. Информация  выражена четко и кратко, если  она не содержит в себе ненужных  сведений.

5. Доступность для понимания.  Информация ясна и понятна,  если она выражена языком, на  котором говорят те, кому она  предназначена.

6. Своевременность. Информация  своевременна, если она не потеряла  актуальность и несет в себе  сведения, необходимые в данный  момент для понимания и принятий  решений .

Целесообразным при получении  и обработке информации о ситуации принятие решений является подготовка аналитического материала, отражающего  основные особенности и тенденции  развития ситуации. Естественно, что  такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими  достаточными знаниями и опытом в  области, к которой принадлежит  ситуация принятия решений.

На самом общем уровне информация служит принятию решений  посредством описания состояния  дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления  деятельности и рекомендация плана  действий.

Описательная информация - это, как правило, статистические данные наблюдений за процессом производства, процессом потребления и покупок  и т.д. Достаточно часто они получаются из различных статистических форм отчетности в процессе проведения контроля деятельности.

Пояснительная информация - это форма причинно-следственных связей различных факторов и объяснение взаимовлияний.

Информация мoжeт быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

• по форме передачи —  вербальная (словесная) информация и невербальная. Невербальная информация: мимика, движения, физические качества лица, передающего и получающего информацию, играет огромную роль при принятии управленческих решений. При устной передаче информации 37% восприятия зависит от тональности голоса и 55% — от выражения лица, т.е. факторов, которые не могут быть зафиксированы на сколько-нибудь длительное время, но могут противоречить содержанию речевого послания. При этом во многих случаях получатель информации воспринимает невербальную информацию значительно внимательнее, чем вербальную. Основное внимание, тем не менее, уделяется вербальной информации;

• по изменчивости во времени  — условно-постоянная и условно- переменная (недолговечная);

• по способу передачи —  спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

• по режиму передачи — в  не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

• по назначению — экономическая, техническая, социальная,

организационная и др.;

• по отношению объекта  управления к субъекту — между  фирмой и внешней средой, между  подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между  руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Внешняя информация — это, информация:

 во-первых, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, в докладах на семинарах и совещаниях;

во-вторых, сведения, которые  получены в ходе деловых встреч и  переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений, о состоянии  дел у партнеров и конкурентов. Такого рода информация может быть получена и от третьих лиц: покупателей, сотрудников государственных и  частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;

в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных  обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.;

в-четвертых, сведения из Интернета.  

Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию.

Внутренняя информация — это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи — отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит.

Ее можно классифицировать с точки зрения:

1) содержания (экономическая, правовая, техническая и пр.);

2) назначения (отчетная, например, статистическая, т.е. собираемая  в определенные сроки в стандартной  форме и частично предоставляемой  государственным органам, служит  для анализа; оперативная —  для корректировки деятельности  организации);

3) возможности закрепления  и хранения (фиксируемая на носителях  информация может храниться практически  бесконечно, не подвергаясь при  этом искажению, свидетельством  чего являются наскальные надписи  и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);

4) степени важности (особо  важная, включающая сведения, необходимые  для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции; желательная: об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни, без которой можно обойтись);

5) полноты (частичная информация  может использоваться лишь в  совокупности с другой; комплексная  дает всесторонне исчерпывающие  сведения об объекте и позволяет  непосредственно принимать любые  решения);

6) характера потребления  (постоянная информация используется  в неизменной форме в течение  длительного времени, например, законодательные  акты, нормативы; она фиксируется  на более стойких носителях  и должна быть общедоступной;  переменная используется в течение  короткого срока и часто бывает  одноразовой);

7) степени надежности (достоверная  и вероятностная информация. Характер  последней может быть обусловлен  принципиальной невозможностью  получить из существующего источника  надежные сведения, так как имеющиеся  методы не позволяют это сделать  из-за неизбежных искажений при  их передаче, распространения заведомо  ложных сведений);

8) способа распространения  (устная, письменная и комбинированная  информация. Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной).

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой  понятия, выясним их связь.

Термин “коммуникация” происходит от латинского “делаю общим, связываю”, т. е. передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это “что” передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет  требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия  определенной степени взаимного  понимания.

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин очень  важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчиненным, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью.

Итак, мы определяем коммуникации как процесс, входе которого два  или более человек обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании  определенного доведения или  воздействия на него.

Обобщая можно сказать, что  информация - не только фундамент для  принятия правильных решений. Это также  фундамент для решения двух задач: повышение производительности работника  умственного труда и менеджмент собственной карьеры.

Информация ценилась во все  времена. Чтобы владеть ею происходили  убийства, войны. В наши дни она  имеет не меньшую ценность. Эта  ценность может определяться не только количеством труда потраченного на ее создание, но и количеством  прибыли, полученной от ее возможной  реализации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Источники информации. Этапы обмена информацией.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в  свою орбиту различные источники  и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки  и порядок получения данных о  нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные  затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны  и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

В большинстве компаний большую  долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята информационным обеспечением, включающим такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический  анализ, исследование операций и системный  анализ.

 

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации. Публикуемые  источники поставляют разнообразную  информацию по многим вопросам, относящимся  к управлению, таким как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные  акты и т. д. Объем и надежность такой информации разнятся по отраслям и странам мира в зависимости  от достоверности источника и  качества переработки информации.

 

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются  или связываются, стремясь продать  товары или предоставить услуги. К  примеру, производитель потребительских  товаров может получить приблизительную  смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика количество упаковок, приобретенных конкурентов. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют  покупателей, оптовиков и конкурентов. И все большая доля информации поставляется фирмами специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

Движение информации oт отправителя к получателю состоит из нескольких этапов:

На первом этапе происходит ee отбор, кoтopый мoжeт быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся нa определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, тo ecть облекается в ту форму, в какой oнa бyдeт доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую, и соответственно этому подбирается подходящий способ ee передачи - устный, письменный, c помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, нe стоит ограничиваться одним каналом - сообщения пo возможности лучше дублировать, нe злоупотребляя, однако, составлением пo каждому поводу документов, инaчe поток бумаг мoжeт "захлестнуть".

На третьем этапе происходит передача информации, a на верхнем - ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом  на нее отреагирует и донесет  до него эту реакцию, иными словами, установит c ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь  должна быть сознательной, a поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы мoгyт быть дoстaточнo слабыми, тo зa реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

 

 

 

1.3 Место и роль  информации в управлении.

Информация всегда была стратегическим ресурсом, от которого зависела конкурентоспособность фирмы. Однако многократный рост объемов доступной информации сделал процесс управления информацией значительно более сложным и в тоже время важным для предприятия.

Основная задача информации состоит в предоставлении управленцам некоторой основы знаний о внутренней среде фирмы, которая связана с ее деятельностью, и о внешней среде, в которой фирма функционирует. Любая компания собирает информацию для достижения поставленных целей. А основная цель сбора управленческой информации заключается в том, чтобы на ее основе как можно более точно, сформировать знания, необходимые для принятия решений.

Особенностью управленческой информации является то, что она, в основном, описывает события, которые имели место в недавнем или не очень далеком прошлом. Для предприятия очень важно, чтобы информация была свежей и своевременной. К сожалению, полезность официальной статистики для предприятий особенно снижается из-за существующего временного лага между публикацией информации и непосредственно описываемыми событиями.

Возросшая сложность технологий производства и необходимость увеличивать разнообразие выпускаемой продукции возлагают на компании дополнительные задачи по координации и управлению информацией. Только организация, основанная на информации, способна дать предприятию возможность выжить и успешно конкурировать на динамично изменяющемся мировом рынке. Потребность в информации не явно присутствует в каждом действии менеджера. Выделяют четыре основных направления, в которых фирмы используют информацию: 

Для создания возможностей для функционирования; 

Для уменьшения риска и  снижения неопределенности; 

Для приобретения власти и  средств воздействия на конкурентов;

Для контроля за производительностью и эффективностью своей фирмы.

Снижение риска является самой важной целью. Теоретически решения  можно принимать, вообще не основываясь ни на какой информации, как это делают, к примеру, биржевые спекулянты. Однако предприятию для эффективного управления и для снижения уровня риска требуется как можно больше информации. В реальной жизни всегда имеет место асимметрия информации, поэтому компании, которые обладают большим количеством информации, чем их конкуренты, приобретают конкурентное преимущество, а вместе с ним и более высокий шанс завоевать рынок. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Разработка, принятие и реализация управленческих решений.

2.1 Понятие управленческих  решений и их классификация.

В жизни мы принимаем десятки  и сотни решений. К решениям относятся, как малозначащий выбор одежды и  просмотр телевизионных программ, так  и выбор места работы или ВУЗа для получения образования.

В силу неосознаваемых психологических  факторов мы зачастую уделяем непропорционально  много внимания одним решениям, пренебрегая  значимостью других. Многие решения  принимаются без должного систематического обдумывания. Однако в управлении принятие решения – это более систематизированный  процесс, чем в частной жизни.

Управленческие решения  – это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных  полномочий, компетенции и направленный на достижение целей организации.

Выработка и принятие решений  – это творческий процесс в  деятельности управленца любого уровня, включающий:

• выработку и постановку цели;
• изучение проблемы на основе полученной информации;
• выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);
• выбор и формулирование оптимального решения;
• принятие решений;
• Конкретизация решения для его исполнителей.