Интегрированные пакеты для офисов

Курсовая  работа

По  дисциплине «Информационные  системы в экономике»

На  тему: «Интегрированные пакеты для офисов»

Содержание: 

Введение

Глава I Структура  программного обеспечения

1.1 Понятие программного  обеспечения

1.2 Классификация  программного обеспечения

1.3 Интегрированные  пакеты прикладных программ

Глава II Интегрированные  пакеты для офисов

2.1 Пакет прикладных  программ Microsoft Office

2.2 Дополнительные  офисные программы

2.3 Альтернативные  офисные пакеты

Заключение

Список литературы 

Введение 

Наборов офисных  приложений существует довольно много. У них разные функциональные возможности, требования к конфигурации компьютера и квалификации пользователя.

Основные известные пакеты – Open Office, Microsoft Office, Star Office, Лексикон XL, Microsoft Works.

Назначение офисных  программных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия  широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Первоначально появились интегрированные пакеты, совмещающие в себе текстовый, табличный  и графический процессоры, а также  систему управления базой данных. Например, Framework, Simphony. В дальнейшем в интегрированные пакеты были добавлены средства трехмерной графики, менеджера информации, системы электронного распознавания документов, электронной почты, например Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corell Office), Smart Suite фирмы Lotus Development (подразделение IBM) и другие. В нашей стране широкое распространение получил интегрированный пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение Microsoft Office – предоставить инструментальные средства, автоматизирующие составление  и оформление документов для основной массы пользователей – менеджеров, бухгалтеров и других сотрудников  офисов. Тесная интеграция операционной системы Windows и пакета Microsoft Office позволяет  наиболее использовать возможности  компьютера.

Более 15 лет продукт Microsoft Office существует на рынке программных  продуктов и, естественно, претерпел  изменения, связанные с возрастающими  потребностями пользователей.

Таким образом, целью данной работы является раскрытие  темы: «Интегрированные пакеты для  офисов». Поставленная цель потребовала  решения следующих задач:

изучить теоретические  аспекты;

проанализировать  структуру и цель интегрированных  пакетов для офиса на примере MS Office 2007.

В данной курсовой работе приведена характеристика применяемых  на сегодняшний день интегрированных  пакетов для офиса, сделан их сравнительный  анализ. Приведен конкретный пример автоматизации  офиса на базе продукта Microsoft Office. 

Глава I Структура программного обеспечения 

1.1 Понятие программного  обеспечения 

Сам по себе компьютер  не в состоянии выполнить ни одного действия. «Объяснением» компьютеру того, что и как надо выполнить  для достижения поставленной цели, занимается программирование (programming)1, представляющее собой процесс создания программы, включая анализ требований и все стадии разработки и реализации.

Набор операторов, который может быть представлен  как единое целое в некоторой  вычислительной системе и используется для управления поведением этой системы, называется программой. Под оператором в данном случае понимается действие, которое может выполнено над одним или несколькими операндами для получения результатов. Обычно это действие обозначается символом операции (командой) и переменными (параметрами), которые задают конкретные значения данных для этой операции.

Как правило, для  достижения поставленной цели требуется  реализация не одного, а целого набора действий, выполняемых в определенной последовательности. Заранее заданная последовательность четко определенных правил или команд для решения  поставленной задачи за конечное число  шагов называется алгоритмом.

Совокупность  программ, предназначенная для решения  задач на компьютере, называется программным  обеспечением (software). Программное обеспечение  является неотъемлемой частью вычислительных систем и объединяет в себе не только программы в символической записи, так и исполняемых формы этих программ, а также сопровождающую программы документацию.

1.2 Классификация программного  обеспечения 

В зависимости  от назначения все программное обеспечение (ПО) может быть поделено на системное  ПО, системы программирования и прикладное ПО.

Системное программное обеспечение  играет главенствующую роль в силу того, что без предварительного тестирования и оперативного контроля за работой устройств невозможно начать работу, а без описания базовых действий ПК не в состоянии выполнить ни одной команды.

Компонентами  системного ПО являются операционные системы, средства контроля и диагностики.

Операционные  системы (operating systems) занимают особое место  среди системного ПО, так как отдельные  программы операционной системы  начинают работать сразу после включения  ПК. Именно они осуществляют диалог пользователя и ПК, управляют ресурсами  компьютера (оперативной памятью, местом на внешних носителях, информации), запускают в работу прикладные программы, обеспечивают пользователю и прикладным программам удобный (дружественный) интерфейс.

С началом применения в компьютерах микропроцессоров требования к операционным системам возросли и среди множества производителей ПО производители операционных систем стали занимать лидирующие позиции.

До недавнего  времени на компьютерах типа IBM PC применялось несколько разновидностей операционных систем:

MS-DOS – дисковая  операционная система фирмы Microsoft (наиболее популярна);

PC-DOS – дисковая  операционная система фирмы IBM;

DR-DOS – дисковая  операционная система фирмы Digital Research (используется при работе  с сетевым ПО фирмы Novell);

UNIX – дисковая  операционная система фирмы Bell Laboratories (используется при работе  в сети Интернет);

Linux – один  из вариантов операционной системы  типа UNIX.

В последние  годы большинство персональных компьютеров  работает под управлением операционной системы Microsoft Windows.

Другим важным компонентом системного ПО являются драйверы – расширяющие возможности DOS по управлению различными устройствами ПК (клавиатурой, мышью, оперативной памятью, жестким диском и т.д.). С их помощью можно подключить к ПК новые устройства или модифицировать использование уже установленных.

Третью группу системного программного обеспечения  составляют программы-оболочки, обеспечивающие более наглядный и простой  способ диалога пользователя с ПК. Наибольшей популярностью пользуется The Norton Commander и ее аналог, работающий под управлением Windows, - Windows Commander.

Для работы в  графическом режиме предназначены  операционные оболочки – группа достаточно мощных программ, дающих возможность  пользователю одновременно выполнять  несколько программ (мультипрограммирование), построение окон на экране, представляющих богатый набор средств вывода изображения на экран и манипулирования  им. Наиболее известной является операционная среда Windows фирмы Microsoft. Кроме нее  к этой группе относятся GEM, GeoWorks, DesqView.

В пятую, последнюю  группу этой категории обычно объединяют вспомогательные программы (утилиты). К ним относят:

программы-упаковщики, позволяющие за счет специальных  методов «сжимать» файлы, предназначенные  для архивного хранения. Наиболее популярные из них ari.exe, rar.exe, zip.exe;

антивирусные  программы, предназначенные для  диагностики и «лечения» программы, поврежденных компьютерными вирусами (AVP Kaspersky, Doctor Weber и пр.);

коммуникационные  программы, предназначенные для  организации обмена информацией  между компьютерами (LapLink.exe, DeskLink.exe, FastLynx.exe и т.д., поставляемые с соответствующим  оборудованием);

программы диагностики, позволяющие протестировать работоспособность  различных устройств ПК и получить справочную информацию о технических  возможностях ПК (ScanDisk, Check Disk);

программы оптимизации, «кэширования» и динамического  сжатия дисков, программы управления памятью и печатью и т.д. (SmartDRV, QEMM-386).

Системы программирования включают языки программирования и трансляторы, и позволяет разрабатывать как системное, так и прикладное программное обеспечение. Следовательно, в программировании они играют роль средств производства. В зависимости от уровня сложности языки программирования подразделяют на языки высокого и низкого уровня. Чем сложнее язык, тем ниже его уровень и тем больше, как правило, его возможности.

К языкам высокого уровня относится, например BASIC, являющийся наиболее доступным для изучения языком, ориентированным на диалоговую работу.

К языкам низкого  уровня относятся Ассемблер, язык которого отображает архитектуру ЭВМ, обеспечивает доступ к регистрам, указание методов  адресации и описание операций в  терминах команд процессора. Язык Ассемблера служит для разработки операционных систем. Другим представителем языков низкого уровня является СИ – универсальный  язык программирования, первоначально  разработанный как язык системного программирования для операционной системы UNIX. В настоящее время  является одним из наиболее популярных языков.

Многообразие  языков программирования вызвано большим  разнообразием задач, стоящих перед  компьютером. Так, для ведения научных  расчетов в 1956г. был создан FORTRAN (FORmula TRANslator), в конце 50-х – язык алгоритмов Algol (ALGOrithmic Language). Первым языком, в котором  было введено широкое понятие  типа данных и принципов структурного программирования, стал Pascal.

Кроме того, существует достаточно большой набор специализированных языков – Dbase, SQL, Turbo Pascal, Prolog, Visual Basic, JavaScript, DELPHI, PHP и т.д.

С течением времени  все языки претерпевают изменения, появляются их новые версии. Поэтому  после названия языка обычно стоит  номер версии, состоящий из двух частей (например, 5.1, 4.02). Если язык в  новой версии претерпевает существенные изменения, изменяется первая часть  его номера, если же речь идет лишь о незначительных дополнениях – вторая.

Обычно программа  пишется на символическом языке, близком к английскому. Текст программы, написанный пользователем, называется исходным модулем. Это текст непонятен компьютеру. Для перевода исходного модуля в объектный – совокупность машинных команд, применяются трансляторы. Трансляторы бывают двух видов: интерпретаторы и компиляторы.

Интерпретатор обеспечивает покомандный перевод  текста программы с одновременным  выполнением переведенной в машинные коды команды. Процедура перевода сопровождается проверкой правильности написания  команды. Если в результате проверки обнаруживается ошибка, выполнение программы  прекращается, а на экране появляются сообщение о характере ошибки (если компьютер в состоянии ее идентифицировать) и номер строки, в которой ошибка обнаружена. К  недостаткам работы интерпретатора можно отнести невысокую производительность. Это объясняется тем обстоятельством, что при каждом запуске программы  на выполнение (даже если она гарантированно не содержит никаких ошибок) происходит проверка на наличие ошибок и перевод  в машинные коды каждой строки текста программы.

Компилятор переводит (с одновременной проверкой корректности написание команд) в машинные коды всю программу сразу. В результате создается объектный модуль. При  необходимости несколько объектных  модулей при помощи специальных  программ-линкнеров объединяются в  один загрузочный модуль. Лишь после  создания загрузочного модуля программа  может быть запущена на выполнение. Программы, переведенные в машинные коды при помощи компилятора, работают значительно быстрее, так как  при запуске программы сразу  начинается ее выполнение без дополнительных проверок и переводов.

Прикладное  программное обеспечение  делят на три группы в зависимости от сферы применения.

Первую группу составляют прикладные программы общего назначения. К ним относятся: редакторы  текстов, табличные процессоры, СУБД и т.д.

Редакторы текстов  – программы для создания и  обработки текстов программ и  документов. Существует достаточно большой  список таких программ. У каждой из них есть свои преимущества и  недостатки. Наиболее популярным текстовым  редактором является Microsoft Word.

Табличные процессоры обеспечивают работу с большими массивами  числовой информации. К числу наиболее известных табличных процессоров  относятся: Excel, Lotus. В настоящее время  абсолютным лидером является табличный  процессор Excel, разработанный фирмой Microsoft. Табличный процессор представляет собой прямоугольную таблицу, в  ячейках которой могут помещаться числа, символы (слова), формулы для  расчета значений. Большинство табличных  процессов снабжено достаточно богатыми библиотеками функций для расчетов. Кроме вычислений многие программы  этой группы позволяют строить графики  по имеющимся данным. В качестве дополнительных услуг часто представляются возможности записи макрокоманд, создания собственных входных и выходных форм, а также обмена информацией  с базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) – информационно-поисковые  системы, позволяющие обрабатывать (вводить, осуществлять поиск, сортировать  и пр.) большие массивы информации. Примером простейшей базы данных является элементарная картотека. Более сложные  СУБД позволяют решать задачи, связанные  с обработкой нескольких информационных массивов, связанных между собой  различными отношениями. К числу  наиболее популярных СУБД относятся Oracle, MS SQL, Access. В недалеком прошлом широко использовались Dbase IV, Paradox 4, Fox Rro, Clarion Professional Developer, Clipper, RBase.

Системы (средства) деловой и научной графики  позволяют выводить на экран различные  виды графиков и диаграмм. Среди  этих систем наибольшей популярностью  пользуются Microsoft Chart, Harvard graphics, StatGraf.

Во вторую группу выделены специализированные прикладные программы. К ним относятся прикладные программы, имеющие своей целью  решение каких-либо узкоспециализированных задач. Например, в настоящее время  на рынке программного обеспечения  имеется достаточно большой набор  бухгалтерских программ (1С, БЭСТ, Турбо-бухгалтер, Парус и т.д.), обучающих программ (языковых, математических и пр.).

Интегрированные пакеты прикладных программ сочетают в себе возможности текстовых  редакторов, табличных процессоров  и СУБД. Как правило, интерфейс  каждого компонента имеет родственный  вид, однотипные действия выполняются  одинаковыми средствами, что облегчает  процедуру освоения всего пакета. Самым ярким представителем этой группы программного обеспечения является Microsoft Office – продукт корпорации Microsoft. 

1.3 Интегрированные  пакеты прикладных  программ 

Интегрированные пакеты – это совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Наиболее распространены интегрированные пакеты, компонентами которых являются:

СУБД;

текстовый редактор;

табличный процессор;

органайзер;

средства поддержки  электронной почты;

программы создания презентаций;

графический редактор.

Компоненты интегрированных  пакетов могут работать изолированно друг от друга, но основные достоинства  интегрированных пакетов проявляются  при их разумном сочетании друг с  другом. Пользователи интегрированных  пакетов имеют унифицированный  для различных компонентов интерфейс, тем самым обеспечивается относительная  легкость процесса их освоения.

Отличительными  особенностями данного класса программных  средств являются:

полнота информационных технологий для конечных пользователей;

однотипный интерфейс  конечного пользователя для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы одних  и тех же функций (сохранение на диске, печать, проверка орфографии, шрифтовые  оформления и т. п.), стандартное построение и работа с диалоговыми окнами и др.;

общий сервис для  программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии для  проверки правописания, построитель  диаграмм, конвертер данных и др.);

легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами  интегрированного пакета (применяется  два метода: DDE – динамический обмен данными и OLE – динамическая компоновка объектами), единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop);

наличие единой языковой платформы для разбора  макрокоманд, пользовательских программ;

возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.

Интегрированные пакеты эффективны и при групповой  работе в сети многих пользователей. Так, из прикладной программы, в которой  работает пользователь, можно отправить  документы и файлы данных другому  пользователю, при этом поддерживаются стандарты передачи данных в виде объектов по сети или через электронную  почту.

Главной отличительной  чертой программ, составляющих интегрированный  пакет, является общий интерфейс  пользователя, позволяющий применять  одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном  приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости  изменить его. Общность интерфейса уменьшает  затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная  цена, если приобретать их по отдельности. 

Глава II Интегрированные  пакеты для офисов 

2.1 Пакет прикладных  программ Microsoft Office 

Microsoft Office – пакет  прикладных программ, позволяющий  решать разнообразные задачи. Приложение Microsoft Office настолько тесно связаны  между собой, что часто их  совокупность рассматривается как  единая программа.

Первое упоминание о пакете Microsoft Office приходится на начало 90-х годов XX в., когда в свет вышла  его первая рабочая версия – Microsoft Office 4.2. В то время он представлял собой небольшой набор офисных продуктов для одного пользователя.

Менее чем за 10 лет вышли Microsoft Office’95, Microsoft Office’97, Microsoft Office XP, Microsoft Office’03, а в конце 2007г. корпорация Microsoft объявила о выходе очередной, шестой версии – Microsoft Office 2007.

За столь непродолжительное  время пакет превратился в  широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства (текстовый  и табличный процессоры, системы  управления базами данных, системы  управления персональной информацией  и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес-задач.

В ходе создания новых версий пакета некоторые из приложений объединились: так, например, приложение Microsoft Schedule+ (расписание) вошло  в состав Microsoft Outlook. Некоторые приложения вообще были исключены из пакета по причине того, что их функции взяли  на себя другие приложения (например, приложение Card File (картотека)).

Традиционно пакет  прикладных программ Microsoft Office имеет  несколько вариантов поставки:

стандартный (standard), предназначенный для пользователей, сфера интересов которых распространяется на базовый набор инструментов для  организации делопроизводства, создания, публикации и анализа документов в сети организации и глобальной сети Интернет;

малый бизнес (small business edition) для использования на малых  предприятиях;

профессиональный (professional), в котором стандартная версия дополнена системой управления базами данных;

специальный профессиональный (professional special edition), в котором профессиональная версия дополнена системами управления веб-узлами и веб-сайтами;

разработчик (developer), предназначенный для профессиональных разработчиков и содержащий кроме  полной специальной профессиональной версии комплект инструментария и документации для создания, внедрения и поддержки  решений на базе Microsoft Office.

В состав пакета входят два блока компонентов  – основные и вспомогательные.

Блок  основных компонентов  состоит из следующих приложений:

текстовый процессор Microsoft Word. Является многофункциональным  многооконным редактором текстов, позволяющим  создавать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создание документа  в текстовом процессоре может  осуществляться по двум направлениям: создание «пассивного» документа; создание типового документа. 

Рис. 1 Microsoft Word 2007 

Создание «пассивного» документа происходит посредством  набора текста с последующим его  оформлением (форматированием). Создание типового документа осуществляется на основе шаблонов – интерактивной  формы, требующей заполнения.

Кроме непосредственного  ввода и форматирования текста текстовый  процессор позволяет создавать  таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияние документов), создавать  виртуальные документы, состоящие  из ссылок на другие файлы.

система электронных  таблиц (табличный процессор) Microsoft Excel. Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм и финансовых моделей. Электронная  таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относят возможность разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций программы создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух- и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов. 

Рис. 2 Microsoft Excel 2007 

В Excel различают  следующие типы данных: числа, текст, формулы, текстуальные формулы, текст  из чисел. Excel сам распознает числа  и текст.

система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа-экспозиций. Программа позволяет строить презентации на основе стандартных наборов слайдов или задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel или Access. Приложение снабжено большим набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая информация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций. 

Рис 3 Microsoft PowerPoint 2007 

система управления персональной информацией Microsoft Outlook –  приложение, выполняющее функции  электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного  расписания, графика встреч и пр., с возможностью работать с электронной  почтой. 

Рис. 4 Microsoft Outlook 2007 

система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с  помощью которого можно создавать  и вести списки клиентов, хранить  учетную информацию о товарах  и другие упорядоченные данные. Для  удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов  поиска система представляет возможность  создавать различные формы, запросы  и отчеты как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати.

Рис. 5 Microsoft Access 2007 

система управления веб-узлами Microsoft FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и редактированию веб-страниц  пользователю, не знакомому со специальными языками программирования для веб.

настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения – средство для  создания профессионально оформленных  публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс  оформления документа.

система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет  удобные средства построения отчетов  и ведения информации, необходимой  для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы ее анализа.

система подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

К числу вспомогательных приложений относятся:

интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query;

программа рисования блок схем Microsoft Organization Chart;

программа создания диаграмм Microsoft Graph;

программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

редактор математических формул Microsoft Equation;