Инвентаризации как метод фактического контроля

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение           3

1. Законодательная и нормативная база инвентаризации   5 
   1.1 Инвентаризация как способ первичного наблюдения   6

   1.2 Связь инвентаризации с другими элементами метода  

бухгалтерского  учета         10

2. Виды инвентаризации.        12

   2.1 Технология процесса инвентаризации      13

   2.2 Отражение результатов в учете.      17

3. Инвентаризация отдельных видов хозяйственных средств.  20

   3.1 Инвентаризация основных средств.      20

   3.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей.    22

   3.3 Инвентаризация денежных средств и расчетов.    27

Заключение          30

Список литература         31

Практическая  работа         32

ВВЕДЕНИЕ 

      Инвентаризации  подлежат все имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

     Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

      Данная  тема актуальна тем, что в современном  обществе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

     Основными целями инвентаризации являются: выявление  фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств.

     На  предприятии постоянно происходит смена форм учета средств с  товарной на денежную и обратно. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей можно определить правильно ли ведется бухгалтерский учет и отчетность. Поэтому предприятия всех организационно- правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проводить сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств перед составлением годового отчета.

      Цель  курсовой работы является изучение инвентаризации как метод фактического контроля.

      Задачи  курсовой работы:

1. Показать, какими документами пользоваться, при проведении инвентаризации, рассмотреть инвентаризация как способ первичного наблюдения за сохранностью собственности, излагаются цели инвентаризации, отмечаются причины расхождения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Раскрывается связь инвентаризации с другими элементами бухгалтерского учета.
2. Рассмотреть виды инвентаризации, технологию ее проведения, а также документальное оформление.
3. Рассмотреть порядок и сроки проведения инвентаризации отдельных видов хозяйственных средств: основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и расчетов.

      Объектом  является имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств.

      Предметом – фактическое наличие имущества  сопоставление его с данными бухгалтерского учета и полнота отражения в учете имущества и обязательств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ  И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ 

        В процессе реформирования бухгалтерского учета в рамках Международной программы стандартизации бухгалтерского учета особенно остро стоят вопросы обеспечения правильной его организации и контроля.

     Инвентаризация  — один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. Она служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.

     Основными документами, правоустанавливающими  и регулирующими вопросы инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации, являются:

• Федеральный закон от 21.11,96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации);
• Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36);
• Постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О 
  внесении изменений в Постановление Госкомстата Рос 
  сии от 18 августа 1998г. №88 "Об утверждении унифици- 
  рованных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденное приказом Минфина РФ от 10марта 1999г. № 20н/ГБ-3-04/39;
• Постановление Правительства РФ от 31 октября 1996г. 
  №1304 «Об утверждении порядка проведения инвентари- 
  зации алкогольной продукции, произведенной на территории Российской Федерации»;
• и другие.

      При проведении инвентаризации членам назначенной  руководителем организации инвентаризационной комиссии необходимо ознакомиться:

• с действующими на момент проведения инвентаризации 
  Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяй- 
  ственной деятельности организаций и инструкцией по его 
  применению, утверждаемыми Министерством финансов 
  Российской Федерации (далее — План счетов);
• с Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), утверж- 
  даемыми приказами Минфина РФ;
• с методическими указаниями, инструкциями и другими 
  нормативными актами, регулирующими вопросы бухгал- 
  терского учета и отчетности в Российской Федерации. (4, стр.3)

1. Инвентаризация  как способ первичного наблюдения

      Важным  этапом подготовки к успешному составлению  годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

      В тех организациях, где эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают, не реальны.

      Сам термин инвентаризация трактуется по-разному.

      Инвентаризация - это периодическая проверка в  натуре и состояния описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов.

      Инвентаризация - это документы, оформленные в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования. 

      Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета. 

      Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества. Инвентаризации подлежит имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля.

     Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. (6, стр. 9)

       С помощью инвентаризации проверяется  правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

      Инвентаризация  преследует следующие цели, т.е. выявление  фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Задачи  инвентаризации:

  1. Установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

      2. Контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

      3. Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие свои качества;

      4. Поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;

      5. Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса. (8, стр. 49)

      Согласно ст. 12 Закона о бухгалтерском учете инвентаризация обязательна в следующих случаях:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при 
   преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. при смене материально ответственных лиц;
3. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи 
   имущества;
4. в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных 
   ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
5. при реорганизации или ликвидации организации;
6. в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

      В соответствии с п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации она также может проводиться при коллективной (бригадной) материальной ответственности, если:

1. сменился руководитель коллектива (бригады);
2. выбыло из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов;
3. ее проведения требуют один или несколько членов коллектива (бригады).

      Дополнительно в организациях с большой номенклатурой ценно- стей в межинвентаризационный период могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации).

      Кроме всех вышеперечисленных случаев необходимо проведение инвентаризации незавершенного производства для целей налогообложения (см. п. 1 ст. 319 НК РФ и с. 116 данного издания).

      Ежемесячная инвентаризация требуется и организациям розничной торговли для расчета суммы валового дохода (читайте об этом подробно в нашей книге «Торговля: бухгалтерский и налоговый учет»*).

      Таким образом, в зависимости от величины организации, видов осуществляемой деятельности и иных обстоятельств  в отчетном году может быть проведено несколько инвентаризаций. При этом дата их проведения и перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем организации. Организация может провести инвентаризацию основных средств, например, по состоянию на 1 ноября текущего года, инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами - по состоянию на 1 января следующего за отчетным года, а инвентаризацию остального имущества и финансовых обязательств — по состоянию на 1 декабря текущего года. (4, стр.7)

      Формально действующими нормативными документами не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную для организации дату (например, на 3 или 26 декабря). Однако более целесообразно начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета (то есть формируются данные, необходимые для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации).

      Если  проведение инвентаризации будет начинаться не 1-го числа месяца, а, например, 3-го, то возникнет необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитывается инвентаризируемое имущество или финансовые обязательства. 

1.2   Связь инвентаризации с другими методами бухгалтерского учета. 

      Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения  в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например,  уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли.

      Инвентаризация  не может проводиться без оценки,  в основе которой лежит калькуляция, которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.

      Результаты  инвентаризации находят свое отражение на счетах. Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация. (9, стр.88)

2. ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

      Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков.

      В зависимости от полноты охвата имущества  инвентаризации бывают полные и частичные:

- Полная  инвентаризация  предусматривает  инвентаризацию всех видов имущества  и финансовых обязательств. В  частности, к полной инвентаризации относится инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

- Частичная  инвентаризация предусматривает  инвентаризацию отдельных видов  имущества и (или) финансовых  обязательств. К таким инвентаризациям в частности относятся:

а) ежемесячные  инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой  отчетности;

б) ежеквартальные инвентаризации, проводимые с целью  уточнения в российской отчетности резервов создаваемых в соответствии с требованиями МСФО (по данным учета).

- Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

- Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

По роли в хозяйственном процессе:

- Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

- Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжениюруководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных  и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

- Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

- Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

- Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

      По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

      Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

      Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

      Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов. (5, стр. 197)

2.1 Технология процесса инвентаризации.

      Технология  процесса инвентаризации включает множество  процедур. Число инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

      Персональный  состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение). Этот документ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

      В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

      В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

      До  начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

      Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на... (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

      Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

      Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

      Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

      Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой, технически исправным весовым хозяйством для перевешивания и перемещения грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

      По  материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

      При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут раздельно — один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи. (2)

      Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

      Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

      Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

      На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

      Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

      В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

      По  окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом.

      В межинвентаризационный период в  организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

      Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. 

2.2 Отражение  результатов в учете. 

      Во  всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

      Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.