Исполнения документов и этапов обработки исполненных и отправляемых документов

Министерство образования и  науки Российской Федерации

ГБОУ СПО  «Уфимский государственный колледж  технологии и дизайна»

ИСПОЛНЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ. ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ  И ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Курсовая работа

032002. ДОУ и А. Д-10-19 1/25.22

Руководитель курсовой работы

________________А. Э. Майская

_______________________2013 г.

Выполнила:

______________Л. А. Самойлова

_______________________2013 г.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая  задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Актуальность темы курсовой определяется в том, что контроль исполнения документов и принятие решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая  приводит компании к необходимости  автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым  ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Данные о ходе и результатах  контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа  разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом

Целью курсовой является анализ хода исполнения документов и этапов обработки исполненных и отправляемых документов.

Цель определяет следующие задачи:

1. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства.

2. Рассмотреть исполнение документов.

3. Проанализировать этапы обработки исполненных документов и порядок работы с отправляемыми документами.

1. Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации
1. Правовые и нормативно-методические документы ДОУ.

Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного  обеспечения управления регулируется: законами Российской Федерации, Указами Президента, Положениями, Постановлениями РФ, Распорядительными Документами, Федеральными Органами Исполнительной Власти, утвержденные Нормативными документами:

• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Законодательные акты в сфере информации и документации:

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорится о том, что информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

Также сроки исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе. ¹

В положение об управлении президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций от 14.01.2011 N 38 говорится о контроле за своевременным исполнением федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации поручений по обращениям;²

А в постановление Правительства РФ от 15 июня  2009 г. № 477 г. Москва «Об утверждении Правил Делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» о работе с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.³

Правовые акты, принимаемые  Президентом и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством Российской Федерации было принято постановлении  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента Российской Федерации направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

2. Нормативно-правовая база субъектов РФ на примере РБ.

Закон РБ «Об обращениях граждан в РБ» рассматривает контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений и за результатами их рассмотрения в нем говорится о том, что государственные органы Республики Башкортостан, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, контроль за результатами рассмотрения обращений граждан, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.⁴

А руководители государственных органов Республики Башкортостан, органов местного самоуправления, лица, уполномоченные на личный прием граждан, организацию рассмотрения обращений граждан в государственном органе Республики Башкортостан, органе местного самоуправления, должностные лица обязаны систематически не менее одного раза в полугодие, соответственно до 1 февраля и 1 августа, отчитываться об итогах рассмотрения обращений граждан в соответствии с порядком представления отчетов, установленным соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Башкортостан и муниципальными нормативными правовыми актами.

Государственные органы Республики Башкортостан, органы местного самоуправления осуществляют анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год. Указанный анализ содержит информацию о количестве поступивших, переадресованных и рассмотренных письменных обращений, обращений в форме электронного документа, о местах, днях и часах приема граждан, о количестве граждан, принятых на личном приеме, об уполномоченных лицах по личному приему граждан, о тематике обращений, о принятых по результатам рассмотрения обращений мерах, в том числе о принятых нормативных правовых и иных актах. Порядок осуществления анализа рассмотрения обращений граждан устанавливается нормативным правовым актом соответствующего органа.

Анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие  и истекший год размещается государственными органами Республики Башкортостан, органами местного самоуправления городских округов и муниципальных районов (включая обобщенный анализ рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления сельских и городских поселений) соответственно не позднее 1 сентября и 1 марта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в средствах массовой информации. Анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год размещается органами местного самоуправления сельских и городских поселений соответственно не позднее 1 сентября и 1 марта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в средствах массовой информации или обнародуется иным образом. Порядок обнародования анализа рассмотрения обращений граждан устанавливается нормативным правовым актом соответствующего органа.

Анализ рассмотрения обращений граждан за истекший год не позднее 1 марта направляется государственными органами Республики Башкортостан, органами местного самоуправления городских округов и муниципальных районов (включая обобщенный анализ рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления сельских и городских поселений) Уполномоченному по правам человека в Республике Башкортостан.

Государственные стандарты:

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) 1991 г - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ  являются:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов;
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно - поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов проводится следующим образом:

• Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
• Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи СССР (1986 г.).
• Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
• Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
• На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
• Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
• Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
• Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов - фиксация факта  создания или поступления документа путем проставления на нем индекса⁵ с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно - статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации  один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора и  содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово - хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально - техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых  документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии, в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения и т.д.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации.

Документы регистрируются на регистрационно - контрольных карточках (РКК) или  других регистрационных формах. Для  достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа)⁶; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); дело N.

Состав обязательных реквизитов в  случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя  в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно - контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных  карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов - ответов  осуществляется на регистрационных  формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный  порядковый регистрационный номер  в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно - контрольных карточках установленной  формы.

Для регистрации документов могут  использоваться копировально - множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно - контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки, информационно - поисковые массивы на машинных носителях

Справочные картотеки формируются  из регистрационно - контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми  классификаторами.

Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно - справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.

Информационно - поисковые массивы  автоматизированных ИПС формируются  на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

В контроле исполнения документов говорится о том, что контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения  и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно - распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально - техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются  руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в  следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению.

В организации контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов говорится о том, что документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие  операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого  документа (пункта задания) в подразделение - исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются  по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока  в следующем порядке: заданий  последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного раза в  месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационно - контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения  или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

В подготовке документов к передаче в ведомственный архив говорится, что министерства, ведомства и центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Главархивом СССР.

Для хранения документов постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются  ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).