Использование информационных технологий пакета прикладных программ MS OFFICE при решении экономических задач

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ  ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ

MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ 
 
 

Пояснительная записка к курсовой работе по дисциплине

«Информационные технологии» 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

1 ВВЕДЕНИЕ 3

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ 3

2.1 Задания на курсовую работу 3

2.2 Задание № 1 – «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel» 5

2.3 Задание № 2 – «Разработка базы данных при помощи Microsoft Access» 13

2.4 Задание № 3 – «Создание простейшей Web-страницы» 20

3 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 22

4 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 22

ПРИЛОЖЕНИЕ А Внешний вид Web-страницы 23 

1 ВВЕДЕНИЕ

    Развитие новых информационных и телекоммуникационных технологий идет гигантскими темпами изо дня в день. Отличительной чертой сегодняшнего времени является перемещение центра тяжести в общественном разделении труда из сферы материального производства в сферу обработки и использования информации. Повсеместное распространение получили новые информационные технологии, вводящие в обиход всё новые и более эффективные методы сбора, хранения, обработки, передачи и представления информации с использованием компьютеров.

    По своей сути информационная технология представляет собой процесс, использующий совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных технологическим процессом по сбору, хранению, обработке, выводу и распространению информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности [3].

    На данный момент разработка информационных технологий в экономике является одной из самых актуальных задач для специалистов в этой области. Причиной тому, как не трудно догадаться, является тот факт, что при отсутствии новейших информационных технологий экономика и отдельно взятых предприятий, и целого государства не сможет достойно конкурировать среди мировых лидеров.

    Одной из отличительных особенностей информационных технологий является то, что и предметом, и продуктом труда данных технологий является информация, а орудиями труда — средства вычислительной техники и связи. Также стоит отметить все нарастающую взаимную интеграцию различных информационных технологий. Именно эта особенность повлияла на решение большинства крупных разработчиков программного обеспечения (например, Microsoft, Oracle, Adobe) создавать комплексные универсальные пакеты программ, решающие целый ряд задач. Среди таких пакетов программ особенно выделяется  продукт компании Microsoft – офисный пакет Office – набор приложений, предназначенных для обработки электронной документации на персональном компьютере.

    Целью данной курсовой работы является изучение и оценка возможностей нескольких приложений пакета Microsoft Office в решении экономических задач. Кроме того, один из разделов работы посвящен web-технологиям, которые в последнее время получают все большее распространение при решении некоторых проблем в экономике.  

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА  ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ  MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ 

2.1 Задания на курсовую  работу 

    Задание № 1 — «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel».

    Предприятие состоит из трёх крупных подразделений. Руководители финансовых отделов этих подразделений составили финансовые планы на период с 01.01.2007 по 31.12.2007 гг. и направили эти планы руководству  предприятия для анализа и  выработки согласованной финансовой политики. Средства (в млн. руб.) на 01.01.2007 г. и ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого подразделения представлены в таблице 2.1.

   Таблица 2.1

    На  основе приведенных данных следует:

    1) Для каждого подразделения дать  прогноз наличия и движения  денежных средств по периодам (месяцам) и проверить финансовую  реализуемость плана. Ответ оформить  в виде таблиц и графиков, характеризующих  наличие денежных средств в  зависимости от периода времени. 

    2) Построить консолидированный финансовый  поток в целом по предприятию  и проверить финансовую реализуемость  консолидированного плана. Результат  оформить в виде таблицы и  графика. 

    3) В случае финансовой не реализуемости консолидированного плана определить сроки и объёмы необходимых заёмных средств. Модифицировать таблицу для консолидированного финансового потока, введя новые строки, такие, как «в т.ч. поступления кредитов», «в т.ч. платежи по возврату кредита», «выплата %% за кредит». Процентные ставки по кредиту: 16% годовых при кредите на 3 месяца, 32 % годовых – при кредите на 6 месяцев.

    4) Оценить целесообразность взятия  заёмных средств исходя из двух критериев:

    а) прирост наличия (разность между  наличием денежных средств в конце  и в начале планового периода) до и после взятия заёмных средств;

    б) устранение дефицитов наличия денежных средств по периодам до и после  взятия заёмных средств.

    5) Сделать окончательный вывод,  содержащий управленческое решение  (например, о привлечении под определённый  процент на определённое время  заёмных средств, либо констатация финансовой не реализуемости представленного бюджета).

    Задание № 2 — «Разработка базы данных «Оказание услуг в парикмахерской» при помощи MS Access».

    Задание № 3 — «Создание простейшей Web-страницы». Создать собственную Web-страницу, в которой должны присутствовать основные элементы (цветной текст, рисунок, таблица и т.д.) 

2.2 Задание № 1 – «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel»

      Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических,  финансовых, технико-экономических  и инженерных задач, при выполнении  бухгалтерского и банковского  учета, для статистической обработке  информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

      Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа  расходования денежных средств: при  ежедневной покупке продуктов и  хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

    Для выполнения этого задания будем  использовать версию Excel входящую в пакет MS Office 2007.

    2.2.1 Расчет консолидированного бюджета на предприятии

    Согласно  заданию в первую очередь рассчитаем баланс по каждому подразделению и консолидированный баланс всего предприятия. Баланс по подразделениям рассчитывается как разность поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период. Консолидированный баланс рассчитывается как разность суммарных поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период года

    Для этих вычислений в Excel используем формулы, позволяющие упростить заполнение соответствующих ячеек таблицы. Благодаря использованию формул можно избавиться от ручного вычисления значений в столбцах «Баланс», т.к. формула задается один раз и копируется на все нужные ячейки. На рисунках 2.1 и 2.2 можно увидеть примеры использованных формул для отдельных ячеек.

            Рисунок 2.1 – Формула для ячейки D5                        Рисунок 2.2 – Формула для ячейки M7

    Графически  движение денежных средств по отдельным подразделениям и в целом по предприятию изображено на рисунках 2.3 – 2.6.

Рисунок 2.3 – Движение денежных средств по подразделению 1 

Рисунок 2.4 – Движение денежных средств по подразделению 2 

Рисунок 2.5. Движение денежных средств по подразделению 3

Рисунок 2.6 – Консолидированный финансовый поток предприятия

    Как видно из рисунка 2.6 и таблицы 2.4, в марте на предприятии появилась нехватка денежных средств в размере 135 млн. руб., поскольку платежи превышали поступления. Нехватка денежных средств продолжалась также в апреле и мае (75 и 20 млн. соответственно). Наиболее действенным способом решения этой проблемы является взятие кредита на сумму 135 млн. руб. сроком на три месяца под 16 % годовых. Согласно заданию проведем расчеты выплат кредита по «Сбербанку».

1. Вычислим ежемесячные постоянные выплаты по кредиту: 135 / 3 = 45 млн. руб. Чтобы избавиться от периодической дробной части определим выплаты по месяцам как: 45 + 45+ 45 млн. руб.
2. Вычислим ежемесячный процент, взимаемый банком за пользование кредитом: 16% / 12 (мес.) = 1,333%.
3. Выплата за использование кредита в первый месяц: 135 × 1,333% / 100 = 1, 8 млн. руб.
4. Таким образом, первая выплата по возврату кредита: 45 + 1,8 = 46,8 млн. руб.
5. Остаток кредита на второй месяц: 135 – 45 = 90 млн. руб.
6. Выплата за использование кредита во второй месяц составит: 90 × 1,333% / 100 = 1,2 млн. руб.
7. Таким образом, вторая выплата по возврату кредита: 45 + 1,2 = 46,2 млн. руб.
8. Остаток кредита на третий месяц: 45 млн. руб.
9. Выплата за использование кредита в третий месяц составит: 45 × 1,333% / 100 = 0,6 млн. руб.
10. Таким образом, третья выплата по возврату кредита: 45 + 0,6 = 45,6 млн. руб.

    Все выплаты кредита по «Сбербанку» с разбивкой на выплату процентов и основного долга представлены в таблице 2.2.  
 

                Таблица 2.2 – Выплаты кредита по «Сбербанку»

    Графически  это удобно показать на гистограмме  с накоплением (рис. 2.7).

Рисунок 2.7 – Выплаты кредита по «Сбербанку»

    В итоге: при взятии предприятием кредита на сумму 135 млн. руб. сроком на 3 месяца под 16% годовых сумма за пользование кредитом составит 3,6 млн. руб. Как показали расчеты это возможно, так как средства (итоговая сумма баланса с учетом взятия кредита и выплат по нему) на конец года меньше исходного показателя на 3,6 млн. руб., что составляет точно сумму финансовых средств по выплатам процентов.

    Таким образом, можно сделать вывод, что  взятие кредита на 3 месяца в сумме 135 млн. руб. вполне оправдано, т.к. в последующие три месяца предприятие полностью выплачивает этот кредит и к концу года накапливает еще 241,4 млн. руб. Без взятия кредита нехватка денежных средств в течение 3 месяцев существенно скажется на финансовом состоянии предприятия и может привести к банкротству. Взятие кредита на более длительный срок не имеет смысла, т.к. в остальные месяцы дефицита средств на предприятии не наблюдается.

    Ниже  на графике представлен консолидированный  баланс предприятия в сравнении  – без взятия кредита и после  привлечения кредитных средств (рис. 2.6):

Рисунок 2.6 – Консолидированный баланс предприятия

    Таким образом, используя возможности  MS Excel, нам удалось рассчитать и спланировать бюджет предприятия на год, рассчитать выплаты по кредиту и смоделировать финансовое состояние предприятия на несколько месяцев вперед с учетом привлечения или не привлечения кредитных средств.

    2.2.2. Использование функции ПЛТ.

    Помимо  расчета выплат кредита по «Сбербанку», возможен расчет кредита по аннуитету  с использованием функции ПЛТ. Необходимо рассчитать кредит по аннуитету и выявить разницу выплат кредита.

    Функция ПЛТ возвращает сумму периодического платежа для аннуитета на основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки.

    Общий вид функции следующий:

    ПЛТ (ставка;кпер;пс;[бс];[тип])

    Ставка – обязательный аргумент. Процентная ставка по ссуде.

    Кпер – обязательный аргумент. Общее число выплат по ссуде.

    Пс  – обязательный аргумент. Приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей, называемая также основной суммой.

    Бс  – необязательный аргумент. Требуемое значение будущей стоимости, т. е. желаемого остатка средств после последнего платежа. Если этот аргумент опущен, предполагается, что он равен 0 (будущая стоимость для займа равна 0).

    Тип – необязательный аргумент. Число 0 (нуль) или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата.

    Так как выплаты кредита по «Сбербанку» были рассчитаны раннее, необходимо рассчитать выплаты по аннуитету.

    Выявилось, что нехватка денежных средств составляет 135 млн. руб., нехватка продолжалась также в апреле и мае (75 и 20 млн. соответственно). Поэтому уместно взятие кредита на сумму 135 млн. руб. сроком на три месяца под 16 % годовых.

    С данными условиями функция может быть записана как:

    -(ПЛТ (16/12/100;3;135)),

    (минус  ставится для того, чтобы получить  положительный результат)

    и в итоге полученный результат  будет 46,21 млн.руб. (табл. 2.3) – постоянная сумма платежей на 3 месяца. Если в аргументах использовать ссылки на ячейки, то запись функции упростится:

    -(ПЛТ($E$20/12/100;3;$J$19))

    Выплаты кредита по аннуитету представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Выплаты кредита по аннуитету

    За три месяца общая сумма выплат по «Сбербанку» составила 138,6 млн. руб. (табл. 2.2.), по аннуитету – 138,6159 млн. руб., следовательно, по «Сбербанку» выплата кредита меньше на 15900 рублей.  
 

Таблица 2.4 – Общий балансовый расчет

2.3 Задание № 2 – «Разработка базы данных при помощи Microsoft Access»

    При выполнении этого задания использовалась версия Access, также входящая в пакет MS Office 2007.

    Перед выполнением работы стоит более  подробно рассмотреть основные элементы и компоненты БД Access (объекты базы данных). Объектами БД являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

   Таблица - основной элемент БД, в ее ячейках хранятся все данные базы данных.

   Запрос вызывает данные из базы данных в соответствии с указанными пользователем критериями. Запросы позволяют просматривать поля как из одной, так и из нескольких таблиц.

   Форма выводит на экран информацию из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате. Формы позволяют просматривать, редактировать и распечатывать данные. Кроме того, они позволяют выводить данные из более чем одной базы данных.

   Отчет выводит на экран и распечатывает форму из таблицы или запрос в зависимости от определенного пользователем формата. В отчете нельзя редактировать данные.

   Макрос автоматизирует наиболее часто выполняемые действия по работе с базой данных на основе указанных пользователем команд и событий.

   Модуль автоматизирует комплексные операции и предоставляет программисту более полный контроль, чем макрос; модули — это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications.

   В курсовой работе разработана БД по оказанию услуг в парикмахерской, в которой имеется справочник клиентов и мастеров, список услуг для женщин и мужчин, а также отчеты по посещению клиентов и предоставляемым услугам. 

    2.3.1 Таблицы в Access

    В основе любой базы данных в Access лежат  таблицы, в которых хранятся данные. При создании таблицы определяется ее структура, задаются названия полей, определяются их тип и свойства. Для эффективной обработки данных необходимо определить ключевое поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице (например, какой-нибудь уникальный для каждой записи код), также можно включить индексацию данных для одного или нескольких полей. Кроме того, для поля с данными типа Дата/Время можно определить маску ввода, а для других типов данных задать обязательность заполнения поля, определить значение по умолчанию и т. д.

    Создать таблицу можно несколькими способами: путем простого ввода данных, с помощью Мастера и с помощью Конструктора таблиц.

    MS Access позволяет осуществлять следующие  операции с данными, содержащимися  в таблицах:

    – сортировку по полю;

    – поиск и замену данных;

    – фильтрацию данных по критерию;

    – вывод на печать таблицы.

    При выполнении данного задания в  базе данных было создано четыре связанные таблицы (рис. 2.7). В данной схеме для всех связей используется отношение Один-ко-многим.

Рисунок 2.7 – Схема данных в Access

    Связывание  таблиц на схеме данных дает ряд  преимуществ:

    1) экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах, что сохраняет целостность данных;

    2) уменьшение размеров базы данных, что экономит дисковое пространство и облегчает перенос базы данных;

    3) существенное сокращение количества ошибок.

    В таблице Клиенты при определении поля Дата_посещения использовалась маска ввода, которая позволяет избежать ошибок при заполнении этого поля пользователем. Кроме того, для полей Мастер, Услуга_Ж, Услуга_М в таблице Клиенты задана подстановка данных из соответствующих связанных таблиц – заполнить эти поля пользователь сможет только теми данными, которые уже определены в нужных таблицах, что обеспечит согласованность данных. Внешний вид одной из таблиц представлен на рис. 2.8.

Рисунок 2.8 – Таблица с данными в MS Access 

    Как видно из рисунка, Access позволяет одновременно с основной просматривать еще и связанную с ней подчиненную таблицу. На рисунке видно, что, например, для мастера (Петренко Елена) в таблице Мастера можно сразу посмотреть соответствующие записи из таблицы Клиенты.

    Заполнить таблицу данными можно через  форму или выбрав меню Открыть  таблицу. 

    2.4.2 Построение запросов  в Access

    Запросы в MS Access служат для объединения данных из разных таблиц и для отсечения  ненужных данных (ненужных столбцов либо ненужных строк таблиц). Для создания запроса в режиме конструктора необходимо добавить в запрос используемые таблицы, перенести в бланк запроса  нужные поля, задать порядок сортировки и условия отбора. Таким образом, в запрос будут включены только данные из указанных столбцов, удовлетворяющие  условиям отбора.

    В MS Access можно создавать различные типы запросов:

1. запросы на выборку данных. Используются при выборе данных из таблицы по заданным критериям;
2. запросы на создание таблицы. Создают таблицы на основе данных, содержащихся в результирующем множестве запроса;
3. запросы на добавление данных. Используются для копирования данных из одной таблицы в другую;
4. запросы на обновление данных. Используются для того, чтобы внести изменения сразу в большое число записей с помощью одного запроса;
5. запросы на удаление. Удаляют из таблицы записи, соответствующие данным результирующего множества запроса. Позволяет отобрать требуемые записи и удалить их за один прием;
6. перекрестные запросы. Используются при статистической обработке данных. Результаты обработки выводятся в виде сводной таблицы.

    В созданной базе данных создано три запроса на выборку данных: Клиенты Запрос 1 – для получения списка клиентов-женщин с выводом их телефонов и видов услуг;  Клиенты Запрос 2 – для получения списка клиентов-мужчин с выводом их телефонов и видов услуг;  Клиенты Запрос 3 – для получения списка клиентов, которые пользовались услугами определенного мастера парикмахерской в период с 01.01.2011 по 28.02.2011 (используются данные из двух таблиц). В конструкторе запросов это выглядит, как показано на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Создание запроса в Конструкторе запросов 

    2.3.3 Формы для ввода данных

    Данные  в MS Access могут вноситься в таблицы не напрямую, а при помощи форм. Формы позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде и управлять процессами обработки и внесения данных. Для создания макета формы, используются элементы управления (поля, текст, кнопки, и т.д). Для управления работой формы используется принцип генерации события (нажатие кнопки, изменение значения поля).

    В базе данных разработана главная  форма программы, представленная на рисунке 2.10. Главная форма программы автоматически запускается при открытии файла, на ней располагаются кнопки группы Справочники, а также кнопки для показа отчетов.

Рисунок 2.10 – Главная форма БД

    Также в базе данных созданы следующие  формы: