Использование информационных технологий при осуществлении управленческой деятельности

Министерство  образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

среднего  профессионального образования

«Омский государственный колледж

управления  и профессиональных технологий» 
 

Отделение управления и экономики 

Специальность 080504 Государственное и муниципальное управление 

Дисциплина  Использование документальных систем и баз данных в управлении 

Группа  ГМ-41п 

Шликбаева Жанар Айтмухаметовна 
 

использование  информационных технологий при осуществлении управленческой деятельности 

Курсовая  работа 
 

Руководитель  Рязанова

Наталья Николаевна 
 

Омск 2008 

Содержание 

   Введение………………………………………………………………………………….

   1. Информационные технологии. Виды информационных технологий………..

   2. Понятие и виды методов осуществления государственной власти…………..

   2.1. Понятие методов государственного управления……………………………. .

    2.2. Виды методов  осуществления управленческих  действий…………………..                                                           

  3.  Использование КонсультантПлюс для описания традиционных методов управления…………………………………………………………………………………..

   Заключение……………………………………………………………………………….

   Список литературы………………………………………………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Во  все области человеческой деятельности стремительно входят информационные технологии. Особое значение они приобретают в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации.

Применительно к государственно- управленческой деятельности под методом понимается способ, приём практической реализации задач и функций исполнительной власти в повседневной деятельности исполнительными органами ( должностными лицами ) на основе закреплённой за ними компетенции, в установленных границах и в соответствующей форме. В подобном виде " метод" позволяет получить необходимое представление о том, как функционирует механизм исполнительной власти, как практически осуществляются управленческие функции, с помощью использования информационных технологий. Данная категория имеет в силу этого прямое отношение к характеристике сущности процесса реализации исполнительной власти, являясь одним из её непременных элементов. Она служит также целям придания управлению динамики.

Следовательно, метод управления есть средство практического  осуществления функций государственно- управленческой деятельности, достижения её целей.

     Известно, что в бизнесе низкая эффективность  работы служащих офиса значительно  замедляет производительность труда  в целом по фирме и ухудшает её позицию на внешнем рынке. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и современных управленческих решений.

     Цель курсовой работы – изучить  виды информационных технологий и выявить их практическую реализацию для характеристики методов осуществления управленческих действий.

     Исходя  из этого, можно сформулировать следующие  задачи:

1. охарактеризовать виды информационных технологий;
2. изучить понятие и виды методов осуществления государственной власти;
3. описать традиционные методы управления с использованием справочной правовой системы КонсультантПлюс.

     Для решения задач использовались следующие  методы: анализ и изучение литературы по данной теме; сравнение точек  зрения авторов, используемых книг; наблюдение.

     Объект  исследования: информационные технологии.

     Предметом исследования является использование  информационных технологий при осуществлении управленческих действий.

     Практическая  значимость обуславливается применением справочных правовых систем в осуществлении управленческих действий повседневной деятельности должностными лицами.

     Структура курсовой работы – типовая, состоит из введения, 2 вопросов и заключения.

     Во  введении написаны: актуальность темы, её цель, задачи, предмет, объект и методы исследования.

     Два вопроса раскрывают поставленные задачи – это изучение понятий информационных технологий; .

     В заключении сделаны выводы по работе и делается вывод решена ли поставленная цель. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Информационные технологии. Виды информационных технологий 

     В середине 20 века на общество обрушился  лавинообразный поток информации, справиться с которым смогут только люди, владеющие  современной вычислительной техникой и информационными технологиями.

     Под технологиями понимают определенную совокупность действий, направленных на исходный ресурс для преобразования его в конечный продукт. Исходным ресурсом могут являться как материальные объекты, так и данные. В соответствии с этим различают технологии материального производства и информационные технологии.

     Информационная  технология - это процесс, использующий совокупность средств и методов  сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения  информации нового качества о состоянии  объекта, процесса или явления (информационного продукта). Применяя различные информационные технологии к одному и тому же ресурсу можно получать разные конечные продукты [5].

     Виды  информационных технологий:

     - Информационные технологии обработки данных

     1) обработка данных;

     Основные  операции обработки данных – группировка, сортировка, вычисления и т.д. Примером информационной технологии обработки данных может являться  начисление заработной платы сотрудникам фирмы с помощью специальной компьютерной программы или технология, в основе которой лежит компьютерная программа, содержащая информацию о фактическом наличии товаров на складе, допустимом минимальном количестве, поставщиках, ценах и т.д. При уменьшении продукции на складе появляется соответствующее сообщение и формируется заявка на поставку, рассчитываются различные показатели, формируются отчеты.

     2) создание отчетов (периодических или по запросу).

     Отчеты, создаваемые с помощью информационных технологий обработки данных, могут  использоваться руководством фирмы, работниками  или внешними партнерами.

     - Информационные технологии управления

     1) обработка информации на основе нормативных документов (наличие базы данных);

     Специалисты любого уровня управления используют информационные технологии управления. Эти технологии предполагают наличие  базы данных, которая содержит:

     - нормативные документы;

     - данные, накапливаемые на основе оценке операций, проводимых фирмой.

     2) создание управленческих отчетов  (суммирующих, сравнительных 
чрезвычайных).

     Примерами информационных технологий управления являются технологии, использующие многочисленные системы бухгалтерского учета и управления ресурсами. Наиболее распространенными пакетами в России стали разработки компании 1С (http://www.lC.ru). Так, программный комплекс "1С Предприятие" содержит несколько модулей, которые позволяют легко настраивать Систему под потребности любой организации. Типовое решение конфигурации "Производство + Услуги + Бухгалтерия" для автоматизации небольших производств и сервисных предприятий позволяет вести оперативный управленческий учет по всем операциям, связанным с производством и оптовой торговлей крупными товарами.

1. Автоматизация офиса

     Первоначально автоматизация офиса предполагала автоматизацию секретарской работы. В настоящее время офисные  автоматизированные технологии широко используются управленцами и служащими. Современный офис фирмы все более уходит от бумажной технологии.

     1) обработка информации различного вида (текстовой, табличной аудио, видео и т.д.);

     2) хранение и поиск информации, поддержка коммуникационных процессов.

2. Информационные технологии поддержки принятия решения

     Назначение  информационных технологий поддержки  принятия решения - это выработка  решений какой-либо проблемы  на основе базы данных и базы моделей. После ввода исходной информации Система в соответствии с имеющимися моделями проводит анализ ситуаций и предлагает варианты решения поставленной задачи .

     Примером  технологии поддержки принятия решения  является технология с использованием компьютерной программы  "Директор". В ПК вносятся показатели работы предприятия за три каких-либо месяца. Программа обрабатывает данные и предлагает решения по оптимизации работы предприятия. Пользователь, работающий за ПК, должен быть профессионалом предметной области и самостоятельно выбрать подходящий вариант. Другим примером системы поддержки принятия решения является программа Marketing Expert, которая позволяет решать основные задачи:

     - проведение аудита, маркетинга, оценку  реального положения компании  на рынке, сравнение с конкурентами, выявление сильных и слабых  сторон сбытовой структуры, ценовой политики;

     - планирование маркетинга, выработку  оптимальной стратегии и тактики  компании на рынке на основе  известных аналитических методик  (GAP-анализ, сегментный анализ, SWOT-анализ, Portfolio- анализ и т.д.).

     Программа предоставляет возможность с помощью специализированного встроенного графического модуля конструировать "карту рынка", схематично отображающую компанию, ее подразделения, товары, группы потребителей, конкурентов и т.д. Возможен количественный и качественный анализ.

3. Информационные технологии экспертных систем

     Технологии  экспертных систем основаны на использовании  искусственного интеллекта. Экспертные системы (ЭС) дают возможность получать консультации экспертов по любым  проблемам, о которых этими системами  накоплены знания. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и разместить их в памяти ПК, а затем применять всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Экспертные системы напоминают информационные технологии поддержки принятия решения, но кроме базы данных они имеют еще и базу знаний. Эти системы способны генерировать новые решения, формировать знания и давать обоснование предлагаемому решению [7].

     Основные  отличия технологий экспертных систем и поддержки принятия решения:

     - решение проблемы в рамках  технологии поддержки принятия  решения остается за пользователем  и отражает уровень её понимания  пользователем. Технология экспертных  систем предлагает пользователю  принять решение, превосходящее  его знания в этой области.

     - экспертные системы поясняют  свои рассуждения.

     Экспертные  системы используют не данные, а  знания.

     Примером  экспертной системы является информационная система с применением компьютерных программ Project Expert. Она предназначена  для разработки инвестиционных проектов и контроля для их реализации. Руководителю достаточно заполнить исходные данные в режиме диалога. Система, включающая более 200 модулей, позволяет решать сложнейший комплекс задач инвестиционного планирования:

     - готовить инвестиционные проекты и оценивать будущее финансовое состояние компании;

     - готовить бизнес-планы инвестиционных  проектов, отвечающих международным  стандартам;

     - проигрывать различные варианты  проекта и сравнивать их между  собой;

     - вести всесторонний анализ: анализ общей эффективности (период окупаемости, индекс прибыльности, чистый приведенный доход, внутренняя норма рентабельности), анализ чувствительности и анализ эффективности проекта для отдельных его участников;

     - автоматически рассчитывать более  тридцати финансовых показателей, характеризующих различные стороны проекта и т.д.

     Таким образом, в настоящее время широко используются информационные технологии для облегчения работы с информацией, её хранения и обмена. Существуют следующие  виды информационных технологий:  информационные технологии обработки данных (обработка данных, создание отчетов); информационные технологии управления (обработка информации на основе нормативных документов, создание управленческих отчетов); автоматизация офиса (обработка информации различного вида, хранение и поиск информации, поддержка коммуникационных процессов); информационные технологии поддержки принятия решения; информационные технологии экспертных систем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Понятие и виды  методов осуществления  государственной власти

     2.1. Понятие методов  государственного  управления 

     Под методом обычно понимают способ или  средство достижения поставленной цели. В соответствии с этим административно-правовыми методами являются способы и приемы непосредственного Целенаправленного воздействия исполнительных органов (должностных лиц) согласно закрепленной за ними компетенции, в установленных пределах и в определенной форме на подчиненные им органы и граждан.

     Методы  проявляются в формах управления, через взаимодействие субъектов и объектов управления, сложившиеся между ними связи. В них отражаются воля государства, полномочия юридически властного характера, принадлежащие исполнительным органам. Поэтому методы управления юридически оформлены, закреплены административно-правовыми нормами. Правильное понимание методов возможно на основании и в связи с функциями управления. Любая функция, требующая реализации, представляет собой конкретную цель управления и действия, обусловленные задачами ее осуществления. Поэтому она является частью управленческой деятельности. Это дает возможность отделить методы управления от понятий, которые употребляются в аналогичном к ним понимании. Например, планирование, контроль, учет и иные подобные им действия являются функциями управления. Но, взятые как отдельные приемы какой-нибудь из функций управления, они представляют собой уже методы управления. Их оптимальный выбор в конкретных условиях обеспечивает эффективную деятельность органа управления. В результате значительного разнообразия субъектов исполнительной власти и объектов, которые находятся под их влиянием, методы управления также отличаются разнообразием. Но это не исключает имеющихся у них общих черт. Наиболее характерны для методов управления: 1) способы влияния исполнительного органа (должностного лица) на подчиненный ему орган и граждан; 2) выражение государственного публичного интереса, руководящей роли государства; 3) способы достижения цели; 4) способы организации, приемы реализации функций, которые возникают в процессе осуществления совместной деятельности; 5) способы реализации компетенции. При этом приемы и способы, используемые для реализации управленческих задач, стоящих перед субъектом исполнительной власти, прямо зависят не только от его правового статуса, но и от особенностей адресата — объекта управления (формы собственности, индивидуального или коллективного характера и др.). Эти методы, правильно объединенные, создают единую взаимосвязанную систему способов воздействия. Вместе с тем это не исключает и противоречий, возникающих тогда, когда те или иные методы используются или вопреки объективным условиям, или неоправданно широко. Методы управления, выражающие разные аспекты практической деятельности того или иного исполнительного органа (должностного лица), дают ответ на вопрос: как он действует, реализуя свои полномочия, как использует разные способы достижения поставленной цели? От умения их выбирать и применять зависит эффективность управленческой деятельности.

     В практической деятельности исполнительных органов (должностных лиц) в целях выработки наиболее эффективного варианта используются определенные приемы и способы управленческой работы. Как правило, до принятия управленческого решения применяется моделирование, осуществляются расчеты, прогнозируется возможность достижения соответствующих результатов и т. д. Однако относить их к методам управления нет оснований, ибо они не выражают непосредственного управленческого влияния, не воздействуют на объект управления. Таким образом, действия, имеющие внешне юридически властное значение и выражение, следует отличать от методов организации работы аппарата управления и методов процедурного характера .

     Методы  управленческого воздействия —  это административно-правовые методы. Именно в них проявляются все  качества государственно-управленческой деятельности, в пределах которой реализуется исполнительная власть. С помощью административно-правовых методов субъект исполнительной власти осуществляет управленческое влияние на объект путем использования административно-правовых форм управления. В административном праве общепризнано, что метод и форма управления — взаимосвязанные стороны процесса управления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Виды методов осуществления управленческих действий

     В административно-правовой учебной литературе традиционно рассматриваются два универсальных метода управляющего воздействия в системе государственного управления: убеждение и принуждение. На практике эти методы имеют множество различных проявлений.

     К убеждению как методу воздействия  на людей прибегают в процессе принятия разъяснительных, воспитательных, поощрительных и других мер морального значения. Поощрение, например, способствует обеспечению законности и дисциплины как в системе государственного управления, так и во взаимоотношениях исполнительной власти с гражданами, юридическими лицами, различными субъектами правовых отношений.

     Достижение  целей и задач управления может  обеспечиваться с помощью мер принудительного характера. В этом случае объекты управления вынуждены действовать в порядке, установленном нормативными правовыми актами. В случае если поведение лиц не соответствует требованиям этих правовых актов, государство, его органы и должностные лица имеют право применять меры принуждающего характера. Иногда эти меры бывают превентивными, т. е. обеспечивающими правовой порядок, общественный порядок, установленный режим осуществления действий. В некоторых случаях меры принуждения направлены на наказание лиц, совершивших правонарушение. (проступок). Это могут быть меры административного, дисциплинарного, уголовного и материального характера. В некоторых случаях меры принуждения направлены на пресечение неправомерного поведения лиц, а также восстановление законного порядка в системе различных общественных отношений.

     Методы управления бывают прямыми (административными) и регулирующими (экономическими). Последние в литературе называются методами косвенного управления.

     Прямые  методы характеризуются односторонностью государственно-властного воздействия субъекта управления на объекты (граждан, юридических лиц, государственных и муниципальных служащих). Лицо, осуществляющее управление, принимает властные, влекущие юридические последствия правовые акты управления, которые обязательны для исполнения соответствующими лицами. Неисполнение постановления, приказа, распоряжения является нарушением дисциплины и может повлечь за собой применение к виновному установленных законом мер принуждения. Сама идеология государственного управления требует наличия в арсенале методов управления подобных методов прямого властвующего (административного) воздействия. В широком смысле административные методы обеспечивают единство исполнительной власти, дисциплину и порядок во взаимоотношениях различных субъектов и институтов государственного управления, законность функционирования органов исполнительной власти.

     Административные  методы воздействуют на сознание, волю и поведение лиц, которым адресованы данные методы. При их реализации не происходит прямого экономического влияния на субъектов права; материально-имущественные последствия их применения либо отсутствуют вообще, либо незначительны. При использовании прямых методов управления объекты управления лишены возможности осуществлять управление по своему усмотрению; они обязаны выполнить полученное предписание в рамках установленных административных процедур.

     Большое значение в этом случае приобретают  положения не только законов, но и иных нормативных правовых актов, содержащих предписания, порядок их выполнения, а также контрольно-надзорные средства и инструменты.

     Полноценное достижение целей и задач государственного управления невозможно без использования методов прямого административного воздействия на субъекты права. Прямое воздействие — это издание приказа, распоряжения, исходящего от вышестоящего должностного лица или от управляющего субъекта, имеющего соответствующие полномочия. Внеэкономический характер административных методов обусловлен отсутствием воздействия на материальные интересы управляемых, т. е. последние обязаны подчиняться соответствующим распоряжениям и указаниям субъекта государственного управления, не рассчитывая на получение материальной выгоды или материального поощрения. Должное поведение достигается добровольным соблюдением соответствующих положений, распоряжений и указаний, т. е. главное воздействие здесь — моральное. При этом субъекты, обязанные подчиняться распоряжениям управляющего лица, обладают соответствующим правовым статусом, который и обеспечивает их должное поведение.

     Прямое  административное воздействие государства и его органов на экономические отношения необходимо также для обеспечения реализации государством своей экономической функции. Основные проявления прямого административного воздействия государства в области экономики следующие: монопольное государственное осуществление отдельных видов экономической деятельности (например, таможенная деятельность); государственное управление и централизованное регулирование хозяйственной деятельности казенных предприятий; управление объектами государственной собственности; осуществление государственного контроля в экономической сфере; регистрационные, разрешительные и лицензионные мероприятия и т. д. К методам прямого административного воздействия относится также устанавливаемое государственными органами для различных организаций и предприятий декларирование

      производства, лицензирование хозяйственной  деятельности, квотирование.

     Административные  методы можно классифицировать по различным основаниям:

1. В зависимости от формы выражения административные методы управления могут быть правовыми (содержатся в нормативных правовых актах и имеют свое правовое содержание) и организационными (характеризуются осуществлением субъектом управления определенных организационно-управленческих действий);
2. на основе административно-правовых признаков выделяются нормативные (применяются в целях принятия нормативных правовых актов) и индивидуальные (применяются с целью принятия индивидуального административного акта) методы управления;
3. по степени управляющего воздействия на объекты управления различают императивные, уполномочивающие и поощрительно-рекомендательные методы управления. Императивные методы содержат запреты, прямые административные команды, государственно-властные предписания, обязывающие к совершению необходимых действий или соответствующего должностного поведения. Уполномочивающие методы разрешают совершать определенные действия или принимать соответствующие акты управления. Поощрительно-рекомендательные методы содержат поощрения или рекомендации по осуществлению определенных действий, соответствующего поведения.

     Методы  регулирующего (непрямого) управления в литературе называются также экономическими методами. Их применение обеспечивает удовлетворение экономических или материальных интересов объектов управления при достижении их должного поведения. Управляющий субъект создает благоприятные условия для достижения целей и решения задач управления путем воздействия на индивидуальные интересы управляемых субъектов. Материальное (или экономическое) стимулирование является движущей силой, обеспечивающей соблюдение управляемыми объектами установленных правил и положений в своей деятельности. Таким образом достигаются цели управления в развитии как внутриаппаратных (например, материальное поощрение служащих в органах государственного управления; обеспечение действия для должностных лиц установленных в законе материальных и имущественных льгот), так и экономических отношений (например, стимулирование внедрения в экономику разумных нововведений, поддержка некоторых отраслей экономики в конкретном регионе страны, предоставление налоговых льгот).