Использование MS Project

Содержание

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Интенсивное развитие информационных и коммуникационных технологий в

последние годы в совокупности с современными социально-экономическими

тенденциями в мировой экономике привело  к формированию  новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях деятельности человека.

Одним из обязательных условий эффективной  реализации проектов в

последнее время становится применение современных  средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Развитие специального программного обеспечения для планирования и управления проектами обусловлено, в первую очередь, необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, средств и инструментов теории управления проектами.

Деятельность  практически любого современного проекта, независимо от

продолжительности, сферы деятельности, количества и состава участников,

бюджета, намеченных целей и задач проекта, на современном этапе

невозможно  представить без использования  современного программного

обеспечения.

Управление  проектами – это один из двух подходов к управлению

деятельностью предприятия. Этот подход используется, если деятельность

предприятия направлена на достижение определенного  обособленного

результата (в  данном  случае это  предоставление услуги). В ряде

отраслей  большинство организаций всю  свою деятельность структурируют в

виде  проектов (инжиниринговые, строительные, ИТ, консалтинговые, судо- и

авиастроительные  предприятия), поскольку каждый результат  их

деятельности  уникален. Но и для организаций, имеющих  налаженные процессы оказания услуг, может понадобиться обособление отдельных работ в виде проектов.   

Это  необходимо  когда:

• Менеджер  хочет выделить стоимость, сроки, состав работ по достижению некоторого результата (выполнения контракта, стратегической инициативы по развитию, закупки, внедрения информационной системы, обновления оборудования, открытия филиала.); необходимо определить персональную ответственность за результат;
• В функционально-структурированной организации необходимо объединить усилия нескольких подразделений для достижения определенного результата;
• При организации деятельности временных рабочих групп;
• Нужно управлять себестоимостью отдельного контракта;
• При интенсивной работе с подрядчиками;
• При освоении целевого финансирования;
• Для координации деятельности по развитию бизнеса, инфраструктуры,

организации по срокам и стоимости;

• При реструктуризации предприятия;
• При развитии филиальной сети.

В результате  внедрения  СУП,  организация получит  систему

управления  проектами, регламентирующие ее документы, поддерживающие

процессы управления проектами информационные системы,  что  позволит:

• Эффективно управлять текущей деятельностью и инвестициями в развитие

бизнеса;

• Обеспечить соответствие проектов стратегии развития предприятия;
• Обеспечить выполнение проектов в рамках установленных сроков и

бюджета;  
 

• Снизить риски  неуспеха проектов;
• Управлять стоимостью проекта и возможностями снижения затрат на

проект;

• Эффективно распределить обязанности между участниками проекта;
• Сделать проекты контролируемыми для руководителей, ответственных за их результаты.
• В данном курсовом  проекте будет  выполнено  планирование  и  управление с  помощью программы   MS  PROJECT.

MS Project позволяет управлять проектами  средней сложности, строить график  проекта.. Обладает функциями планирования  загрузки трудовых ресурсов и затрат, а также средствами контроля за ходом выполнения работ. Программа используется в следующих областях: деятельности: разработка и подготовка к производству новых видов изделий, строительство и реконструкция, проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, и, наконец, разработка программных продуктов. Курс ориентирован на руководителей высшего и среднего звена, руководителей и менеджеров проектов.Введение

В развитии бизнеса значительную роль играет его  инфраструктура, в том числе информационная. Предпринимателю для успешного ведения дел в настоящее время желательно понять важность информации и информационно-интеллектуальных систем, так как неотъемлемой чертой современного общества является его информатизация – насыщение производства и всех сфер жизни и деятельности всевозрастающими потоками информации и управление этими потоками. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы, связанные со сбором, хранением, поиском, переработкой, преобразованием, распространением и использованием информации.

1.Стремительно развиваются деловые и финансовые информационные системы. Формируется правовая поддержка современных информационных технологий.

2.Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности: постановка задачи в диалоговом режиме и ее незамедлительное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения, установить обратную связь, оценить результаты и изменить условия задачи, получить варианты решений.

3.Освоение и практическое применение методов управления проектами возможно при использовании современного программного продукта, разработанного и используемого сегодня в России и странах с рыночной экономикой - MS Project.

4.Microsoft Project - автоматизированная система построения графика проекта.

5.Наиболее распространенным средством автоматизации системы управления проектами проекта является программный комплекс Microsoft Project, разработанный фирмой Microsoft.

6.Основным аспектом при использовании системы управления проектами (СУП) Microsoft Project является правильное создание графика создания и реализации проекта. Система управления проектами Project предоставляет пользователям широкие возможности для создания графиков, причем это можно делать "вручную" – при помощи клавиатуры или путем копирования информации из файлов, созданных другими программами.

1.Автоматизация СУП базируется на последовательность формирования графика проекта:

2.определение опорных дат проекта;

3.создание перечня работ с оценкой их продолжительности;

4.организация иерархической структуры перечня графика работ ;

5. формирование ресурсного обеспечения;

6.Сохранение файла.

7.Предлагаемая последовательность формирования модели проекта является типовой, но может варьироваться пользователем по своему усмотрению с учетом условий и объема работы.

1. У каждого проекта должны быть определены две опорных даты: начато и окончание. СУП Project позволяет использовать одну из них как точку отсчета.
2. Если в качестве опорной определена дата начала работ (Project Start Date), то в результате расчета графика реализации проекта будет автоматически вычислять дата окончания работ (именно так Project и действует по умолчанию). Попытка начать работу до даты начала проекта приведет к выводу сообщения об ошибке, в ответ на которое пользователь сможет принять свое решение. По умолчанию добавляемые в состав графика работы рассматриваются как срочные (As Soon As Possible).
3. Если в качестве точки отсчета определено окончание работ (Project Finish Date), то в результате расчета графика проекта автоматически вычисляется дата начала работ. По умолчанию добавляемые в состав графика работы рассматриваются как выполняемые в наиболее поздние сроки (As Late As Possible).
4. Перечень работ может быть создан "вручную" или путем переноса данных из любого файла, например, баз данных FoxPro или Access, документа Word, таблицы Excel.
5. Иерархию графика работ в MS Project можно организовывать на разной основе, по: исполнителям; периодам работы; технологическому признаку; видам продуктов, услуг, по конструктивному признаку;

 
 
 
 

1. Описание  MS Project

Одним из наиболее распространенных программных  продуктов,

предназначенных для управления проектами, является Microsoft Project. На

сегодняшний день - MS Project  представляет собой  оптимальный набор

программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office.

Основные  особенности пакета:

• иерархические коды структур для задач и ресурсов;
• расходуемые материалы как вид ресурсов;
• месяц как единица длительности работ;
• индивидуальные календари для  задач;
• графические индикаторы для наглядного представления "проблемных"

задач;

• поля с формулами вычислений, определяемыми пользователями;

две шкалы  времени (основная и вспомогательная);

указание  приблизительного периода выполнения задачи (с последующим

уточнением);

• создание шаблонов проектов.

Улучшены  функции поддержки иерархической  структуры работ (WBS),

определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов,

расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы

проекта.

Microsoft Project (стандартный выпуск) позволяет руководителям  проектов

динамично управлять календарными планами  и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет.

Свойства  данной  программы:

Позиционирование

Динамичное  планирование позволяет руководителям  проектов и участникам

рабочей группы быстро оценить влияние изменений, внесенных в задачи или

ресурсы.

Категории пользователей

Стандартный выпуск Microsoft Project предназначен для  руководителей

проектов  и специалистов по планированию, чья  работа требует особых

профессиональных  знаний. Некоторые руководители используют программное обеспечение для управления проектами только с целью отслеживания задач, тогда как другие — еще и для отслеживания затрат и ресурсов, а также для управления ими. Важной составляющей их работы является передача данных о состоянии проекта и других сведений многочисленной рабочей группе.

Интеграция  с Microsoft Office

С помощью Microsoft Project можно преобразовать списки задач, созданные

в Microsoft Excel или Outlook, в календарные планы. Есть также возможности импорта и экспорта, например шаблон списка задач Excel, что значительно облегчает переход от использования Excel к использованию Microsoft Project.

Интеграция с Microsoft Visio

С помощью Microsoft Visio можно импортировать данные и задачи из

Microsoft Project для создания обобщенных графиков  и диаграмм Ганта.

Представление данных проекта.С помощью разнообразных представлений, таких как календари, диаграммы Ганта и листы задач, можно различными способами просматривать проект с целью более четкого понимания его календарного плана.  
 
 
 
 

Представление “Сетевой график ”

В представлении  “Сетевой график” можно теперь группировать задачи и

отображать  стандартные индикаторы и настраиваемые поля.

Представления использования

В представлениях использования можно группировать назначения и сводить

повременные данные, а также включать итоги  при печати.

Трехуровневые шкалы времени

В диаграмму  Ганта и другие графические представления  и представления

использования добавлены подписи третьего уровня шкалы времени. Таким

образом, время проекта можно отображать одновременно в месяцах, неделях

и днях.

Платформа для управления

Microsoft Project можно настроить и объединить  с другими системами в

соответствии  с потребностями конкретного  предприятия.

Обучение  в процессе работы над проектом

С помощью  последней версии этого популярного  приложения для управления проектами нетрудно улучшить свою профессиональную подготовку.

Интерактивное руководство (консультант) позволяет приобрести базовые

навыки  управления проектами, предоставляя пошаговые  инструкции на

протяжении  всего проекта.

Настраиваемый консультант

Настраиваемое интерактивное руководство (консультант) позволяет с

помощью Microsoft Project эффективно внедрять в управление проектами

опыт, накопленный  на предприятии. Для необходимой  настройки консультанта разработчики могут воспользоваться моделью объектов Microsoft Project. 
 
 

Средства  доступа OLE DB

Усовершенствованные средства доступа OLE DB в Microsoft Project

предоставляют поддержку повременных данных, дополнительных таблиц и

расширенных свойств страниц доступа к  данным.

Поддержка отраслевых стандартов

Использование таких отраслевых стандартов, как XML, облегчает интеграцию Microsoft Project с другими офисными приложениями и базами данных, а также обмен схемами и данными. 

2. Использование MS Project  для выравнивания  загрузки

Ресурсов

      Превышение доступности ресурса  заключается в том, что для

выполнения  назначенной работы ресурсу требуется  больше времени, чем у

него  есть. Существует несколько причин, способных привести к этому.

Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи,

исполнение  которых полностью или частично осуществляется одновременно.

Другим  вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к

превышению  допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение

ресурса из-за изменений в плане может  приходиться на дни, когда ресурс

недоступен.

     Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами.

Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных  ресурсов, сократив

некоторые задачи или назначив других сотрудников  на их выполнение.

Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание

перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и

окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как

сверхурочную. 
 
 

 Для  выравнивания загрузки ресурсов  в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

3.Использование  MS Project  для определения  критического  пути

проекта.

     Очень  часто та степень точности, с  которой мы можем оценить

продолжительность той или иной операции, оказывается  весьма

приблизительной. MS Project позволяет учитывать эти  обстоятельства,

относя  к критическому пути те операции, величина резерва времени которых

отличается  от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в

этом  случае появляется возможность существования  в проекте сразу

нескольких "параллельных" критических путей.

    Оптимизация работ в MS Project  подразумевает следующие моменты:      

 -распараллеливание работ (например, анализ имеющейся информации

можно провести параллельно анализу требуемой  информации);   

 -равномерную загрузку имеющегося персонала;

-равномерную загрузку технических средств; 

- анализ требуемых резервов.

      MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать

исполнение  задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность

хранится  в поле Total Slack (Общий временной  резерв), и если она меньше

или равна  нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых

проектах  критическими могут считаться задачи, резерв которых больше,

например, если он равен 1 дню. Чтобы определить для проекта размер

временного  резерва критических задач, нужно  с помощью команды меню Tools> Options (Сервис > Параметры) открыть диалоговое окно настройки

параметров MS Project, перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение параметра Tasks are criticalis slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более

... дней).

  MS Project также относит к критическим задачи, имеющие ограничения

типа Must Start On (Фиксированное начало), Must Finish On (Фиксированное

окончание), As Late As Possible (Как можно позже) в  планируемых от даты

начала  проектах и As Soon As Possible (Как можно  раньше) в проектах,

планируемых от даты окончания. Кроме того, критическими считаются

задачи, дата окончания которых превышает  дату крайнего срока или

совпадает с ней.

      Для отображения критического пути проекта  на диаграмме Ганта нужно воспользоваться мастером Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта), вызываемым одноименной командой в меню Format (Формат) или контекстном меню диаграммы Гаита. На втором шаге мастера  нужно выбрать переключатель Critical Path (Критический путь) и нажать кнопку Finish(Готово).

После этого диаграмма Гантта перестроится, а задачи, лежащие на

критическом пути (критические задачи), и связи  между ними будут выделены красным цветом Теперь можно переходить к уменьшению длительностей задач, причем начать стоит с тех, что лежат на критическом пути. При этом следует помнить, что сокращение длительности задач может не только убрать их с критического пути, но и сделать критическими другие задачи.

Для сокращения длительности задачи можно применить  несколько

методов: во-первых, можно сократить объем работы, требуемый для ее

выполнения. Во-вторых, можно добавить ресурсы  для ускорения выполнения

работы  при сохранении ее объема. Наконец, можно разбить задачу на

подзадачи, выполняемые одновременно разными  сотрудниками. 

4.Использование  метода PERT  в MS  Project. 

        Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран

панель  инструментов с кнопками для запуска  всех необходимых средств. Для

этого используем командой меню View > Toolbars > PERT Analysis (Вид >

Панели  инструментов > Анализ по методу PERT).

    Для перехода в таблицу ввода  данных для анализа PERT предназначена

правая  кнопка панели   PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на

этой  кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся

данные  с вариантами длительности задач.

    Чтобы просмотреть диаграмму  Ганта для разных версий плана  проекта,

нужно воспользоваться тремя кнопками на панели анализа по методу PERT

Первой  слева расположена кнопка Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта —

оптимистическая оценка), затем Expected Gantt (Диаграмма Ганта —

ожидаемая оценка) и третьей — Pessimistic Gantt (Диаграмма  Ганта —

пессимистическая  оценка).

5. Методы отслеживания   в MS Project

Самый простой и наименее точный метод  отслеживания работ — ввод

информации  о проценте выполнения задачи. В таком случае программа

автоматически рассчитает объем осуществленных и  оставшихся трудозатрат.

Способ, требующий немного больше времени  и дающий большую точность, заключается во вводе в план проекта информации об осуществленных трудозатратах или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для выполнения задачи. При вводе одного из этих параметров программа автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи. При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы  трудозатраты по завершении задачи соответствовали оставшимся трудозатратам.