Использование официально-делового стиля в делопроизводстве

Введение

Язык как  социальное явление выполняет различные  функции, связанные с той или  иной сферой человеческой деятельности. Важной общественной функцией языка является сообщение, присущее официально-деловому стилю.

Официально-деловой  стиль выделился ранее других письменных стилей потому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и т. д. Необходимость письменного оформления законов, договоров, записей долгов начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, и в настоящее время сохраняет свои основные отличительные черты.

Целью данной работы является изучение развития делового стиля в делопроизводстве. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить правила оформления делового письма.
2. Ознакомиться с характеристикой официально-делового стиля.
3. Рассмотреть официально-деловой стиль в делопроизводстве.

Предметом исследования данной работы является изучение официально-делового стиля. Объектом исследования – составление документов согласно Государственному стандарту и использование делового стиля в информационно-справочных документах.

Для решения  поставленных задач применены следующие  методы исследования:

• изучение научной литературы;
• анализ и обобщение отечественной и зарубежной практики;
• сравнение периодов развития официально-делового стиля.

Практическая  значимость исследования продиктована тем, что история развития делового стиля русского языка прослежена подробно и обстоятельно, на каждом историческом этапе отмечены особенности формирования и изменения словообразования и словоупотребления официально-делового стиля – стиля деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.

Глава 1. История официально-делового стиля

1. История формирования официально-делового стиля

Деловые документы  появились на Руси после введения в X в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правых отношений в Древней Руси: головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший технический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается  «Грамота великого князя Мстислава  Владимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ…» («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоты своей подписью.

«Веком Екатерины», «золотым веком» назвало русское  дворянство годы правления императрицы  Екатерины II, падавшие на последнюю треть XVIII в. (1762-1796). Это время – высший пункт развития и расцвета экономики и культуры русского дворянства, его политического господства. Развивается и укрепляется система государственных органов власти, создаются «Учреждения для управления губерний». Для сношений с верховной властью губернаторы используют рапорты, широко используются указы губернского правления подчиненным учреждениям, а также должностным лицам. В результате развития межгосударственных отношений усложняется оформление дипломатической документации. К этому времени уже устанавливаются международные нормы на формуляр и лексический состав дипломатических документов, расширяется структура договорной документации, появляются трактаты, конвенции, протоколы, инструменты. Документооборот и деловая переписка судебных учреждений приобретают ярко выраженное специфическое оформление документации, устанавливается строгий порядок составления и оформления судебных документов.    

В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий был  дана уже законченная система  норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка всё больше отдаляется от разговорной, живой речи, в неё проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т. п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться его функциональные разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определённый набор реквизитов. С 1811 г., после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказываний, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие стандартизация. В результате реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной влажности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е гг. XX в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

2. Общая характеристика официально-делового стиля

Деловой стиль  – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри их, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих видов документов. Из этого можно выделить как минимум пять следствий.

1. Широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля:
1. Собственно официально-деловой стиль (канцелярский);
2. Юридический (язык законов и указов);
3. Дипломатический.

При ряде различий эти подстили близки друг к другу  по своим основным характеристикам:

• официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон;
• для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

2. «Официально-деловая ситуация – соответствующий вид документа» означат, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу – ситуация. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизированные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

3. В сфере деловой речи мы имеем дело с документом, т. е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой, и сам этот факт обуславливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь – речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения.
4. В лингвистике принято противопоставлять два типа текстов:
1. Информативный (научный, деловой);
2. Экспрессивный (публицистический, художественный).

Принадлежность деловой речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности, и прежде всего – ее стилистический характер. Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру  изложения, а тем самым и в стремлении к использованию к стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребление в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле, - все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

5. Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств языка; например: постановление, резолюция – в канцелярском подстиле, истец, ответчик – в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение – в дипломатическом.

Официально-деловой  стиль характеризуется:

• высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
• официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
• безразличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Если говорить о речевых жанрах, о структуре  официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля:

• официально-документальный;
• обиходно-деловой (заявления, объяснительные записки, расписки).

Официально-деловой  стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу и патентный стиль. Организацинно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Информацию  в документе несут не только текстовые  фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом – ГОСТом.

Реквизит –  это обязательный информационный элемент  документа, строго закрепленный на определенным местом на бланке, листе [5, с. 45]. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т. д. постоянно располагаются в одном и том же месте – первые три в верхней части, а последний – в нижней части листа после подписи.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности  лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной, спонтанной деловой диалогической речи.

Глава 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

1. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят  из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) [3, с. 33]. Совокупность реквизитов отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ принят и введён в действие от 3 марта 2003 г. ГОСТ P 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правило их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учёту бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Документ имеет юридическую  силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименования организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и  оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т. д.

Следует отметить, что часто  документы оформляются на бланках  трёх видов:

• бланк служебного письма;
• бланк для конкретного вида документа;
• общий бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют  установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым  расположением. Изготавливаются они  в основном на бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Допускаются бланки форматов А3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

2.2. Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определённом порядке (см. Приложение 1).

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адрисанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление  бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трёх основных частей, которые располагаются в пределах чётко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты –  это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для отдельных видов документов [6, с. 40]. Состав и расположение  реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ P 6.30-2003.

Установление  стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано  необходимостью унифицировать процесс  его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• уменьшить стоимость машинописных работ;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• расширить возможности применения вычислительной и организационной технике при обработке писем.

Формуляр-образец  является основной для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром  называется совокупность реквизитов документа [8, с. 40]. Согласно ГОСТ P 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определён состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ;
2. код организации по ОКПО, если он есть (для внутри-российской переписки);
3. наименование организации (полное или сокращённое);
4. справочные данные об организации;
5. дата документа;
6. регистрационный номер документа;
7. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
8. адресат;
9. заголовок к тексту;
10. текст;
11. подпись;
12. фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны  инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальнее письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют название его вида. Все остальные документы имеют название, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ P 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование  организации – адресанта документа даётся в полном и сокращённом виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций  произвольно нельзя. Сокращённые  наименования организаций образуются тремя способами:

1. по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
2. по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
3. смешанным способом, когда сложносокращённые наименования образуются частично из начальных букв, частично из усечённых слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращённое название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счёта в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным  реквизитом письма является дата, которая  проставляется в левом верхнем  углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым  признаком и используется при ссылке на письмо.

Регистрационный номер исходящего документа –  номер письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей [12, с. 68]. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое даётся ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения и получения писем даёт представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять  не рекомендуется. Наиболее рациональная такая форма этого реквизита:

На №_______ от _______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого  реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной  части организации, фирмы или  фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается  на верхней правой стороне бланка письма [7, с. 43]. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

Согласно ГОСТ P 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала  указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет  ученое звание (степень), его следует  указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется  тогда, когда лицо, которому адресовано письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к  тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации  выездной торговли

Желательно, чтобы  заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем  кто-либо другой знает содержание документа.

Не рекомендуется  в заголовке употреблять слова  «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.

Основной реквизит делового письма – текст [6, с. 55]. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 сантиметров. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текс, мы, как правило. Держим его на расстоянии 30-35 см  от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам [6, с. 49].

Отметка о наличие  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В  левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества листов и экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими  одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию  исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой  стороне.

Заключение

Искусство написания  писем ценилось нашими предками, как  бесценный дар. В эпоху, когда  общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталось сфера, в которой написание писем  все еще не обходимо, речь идет о  деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и  поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между  компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания  писем, было ли произведено должное  оформление официального письма, а  так от грамотного использования официально-делового стиля, знаний его особенностей зависит успех этих отношений, так как правильно оформленная документация создает первое и главное впечатление об организации.

Официально-деловой  стиль обслуживает правовую и  административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т. п. Не смотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.