Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов

Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов
ВВЕДЕНИЕ              3

1. Состав пакета Microsoft  Office              5

2. Текстовый процессор Word              8

3. Система  управления  реляционной  базой данных Microsoft Access

4. Табличный процессор Microsoft  EXCEL

5. PowerPoint

6. Правовое обеспечение электронного документирования              20

7. Экономическое обоснование эффективности подготовки документов с помощью пакета Microsoft Office

8. Безопасность жизнедеятельности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ              30

Список используемой литературы.

ВВЕДЕНИЕ

Последняя четверть ХХ века характеризуется интенсификацией производственной деятельности (увеличения производительности), научной и управленческой деятельности. А это в свою очередь требует обработки большого количества информации.

Информационные потоки растут лавинообразно. Особенно это характерно для промышленности, управления и науки.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

Документирование – это процесс создания и оформления документа, запись информации  на различных носителях по установленным правилам 

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. На естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).  

Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Современные информационные технологии обеспечения документооборота основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Новые информационные технологии - это компьютерные технологии.

Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного различными программами для создания документов перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

Целью данной работы является изучение возможности применения для создания электронных документов пакета программ Microsoft Office, его основных функций и преимуществ по сравнению с другими программными продуктами.

Состав пакета Microsoft  Office

Большинство   обычных   пользователей   компьютеров   сталкиваются   с различными проблемами. Например, при использовании  текстового  редактора  одной фирмы, программы для работы с электронными  таблицами  -  другой,  программы деловой  графики  -  третьей,  а  производительность   компьютера в итоге  оказывается  невысокой.  В  чем  дело?   Да   просто  эти программы не предназначены для совместной работы.

Решением данной   проблемы  есть:  пакет  Microsoft  Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него  программ  оформлены  одинаково  и “общаются“  друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор  программ  в  одной коробке. Уже его название  подсказывает,  что  он  должен  содержать  мощные прикладные  программы  для  коммерческого  применения,   которые   легко   и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое  привлекательное  в  пакете  Office  то,  что  связывает  эти приложения воедино, - все эти программы имеют общее меню  и  наборы  кнопок, которые выглядят однотипно. Научившись работать с  одним  из  приложений, пользователь тем самым в значительной степени продвигается в  изучении  остальных.  К тому же в  пакете  имеется  простой  в  использовании  управляющий  центр  - Диспетчер Microsoft Office,  позволяющий  запускать  отдельные  программы  и выходить из них, либо  получать  подробные  указания  и  оперативную  помощь простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета  Office входят следующие большие прикладные программы:

1. WORD - мощный текстовый редактор,  позволяющий  быстро  создать  документ    любой  сложности  из  разрозненных  заметок  и  довести  до  совершенства    информационный бюллетень или брошюру.

      Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой.  Word  начинен  “быстрыми“  командами  и самыми современными средствами такими,  как  встроенная  программа  проверки правописания и  словарь  синонимов,  которые  помогают  грамотно  составлять документы, и  готовыми  шаблонами,  позволяющими  сводить  воедино  заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

2. EXCEL - производит с  числами  то  же,  что  Word  с существительными  и    глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel    как рыба в воде. Программу Excel используют для  составления  бюджетов  и    финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики,    для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для  сортировки    длиннейших списков в считанные секунды.

   С помощью электронных таблиц Excel  можно  впечатывать  числа  строку  за    строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том,  что  Excel    правильно сложит, вычтет, умножит, разделит, подведет итоги.

3. PowerPoint - позволит профессионально  подготовить  презентацию,  выгодно    отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными  тезисами.  Но  что    самое  замечательное,  можно  превратить   документ,   подготовленный   в    редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если  работа    состоит  в  том,  чтобы  рекламировать  изделия,  идеи  или  проекты,  то    PowerPoint будет просто необходим.

4.  ACCESS  -  представляет  собой  мощную  программу  управления   данными,    предназначенную главным образом для  программистов.  Access  поставляется    только в составе профессионального издания пакета Office.

В пакете Microsoft  Office есть программы - помощники:

               программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить  их  в график;

               программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы;

               программа Equation  Editor  кажется  довольно  сложной,  если  нет  базового образования по математике;

               программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости  форму  букв  или цифр, чтобы использовать  их  при  создании  привлекательных  логотипов  или заголовков;

               программа ClipArt Gallery  может  просмотреть  несколько  сотен  рисунков  в поисках   наилучшей   иллюстрации   для   информационного   бюллетеня    или презентации.

Система оперативной помощи Microsoft  Office помогает пользователю в освоении программных средств, подробная справка может быть вызвана на любом этапе оформления электронного дркумента. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками  и  пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards)  проведут  шаг  за  шагом  к  решению  сложных задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые     постоянно будут перед глазами во время работы.

Функция Просмотр (Preview) и  Примеры  (Demos)  продемонстрируют  выполнение сложных задач.

Диспетчер Microsoft Office (MOM) позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно  даже использовать для управления всей работы персонального компьютера.

2. Текстовый процессор Word

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

              Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и  глобальных  компьютерных  сетях

пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом персональном компьютере и де-факто стала стандартом в обработке текста.

Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.

Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее, его по праву можно назвать текстовым процессором.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим функциям Word приближается к издательским  системам  и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

              Перечень возможностей программы Word Microsoft Office огромен.  Для работы с файлами существуют следующие функции:

                  создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

                  открытие для редактирования уже существующих файлов;

                  возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

                  сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файла HTML и пр.);

                  печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);

                  возможность просмотра нескольких последних открытых документов;

                  возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

              Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций:

                  выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;

                  вставка объектов,  не  являющихся  текстом  в  формате  Microsoft  Word  (например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);

                  вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;

                  возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;

                  возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом;

                  расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;

                  использование стилей для быстрого форматирования документа.

На рисунке 1 представлен пример документа Word, включающий в себя внедренные документы Excel и объект Microsoft Equation для печати математических формул.

Рисунок 1.

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

                  проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;

                  подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

                  расстановка переносов в тексте документа;

                  определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

                  работа с макросами и шаблонами документов.

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

На рисунке 2 представлен проспект, рекламирующий услуги санатория. Документ включает графику, приемы стилизации  и форматирования.

Рисунок 2.

3. Система  управления  реляционной  базой данных Microsoft Access

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является  мощной  и высокопроизводительной 32-разрядной системой  управления реляционной  базой данных (далее СУБД), входящей в состав пакета  Microsoft Office.

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных  и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

     Microsoft Access - реляционная база данных.  Практически  все  СУБД  позволяют  добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от  программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции  баз данных.

      Существует  три  принципиальных  отличия  между  СУБД  и   программами электронных таблиц:

1.    СУБД    разрабатываются    с     целью     обеспечения     эффективной    обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми    справляются электронные таблицы.

1. СУБД может легко связывать две таблицы  так,  что  для  пользователя  они    будут представляться одной  таблицей.  Реализовать  такую  возможность  в    электронных таблицах практически невозможно.

1. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы,  содержащие     повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

      Access – мощное приложение Windows. При этом  производительность  СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

      Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать  несколько  таблиц  базы  данных.  Можно использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё  распоряжение полностью совместимые с Access  текстовые  документы  (Word) ,  электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью  новых  расширений  для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными  из  World  Wide  Web  и транслировать представление данных  на  языке  HTML,  обеспечивая  работу  с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

    Access позволяет создавать документы в виде отчетов. Отчет  представляет  собой  специальный   тип   непрерывных   форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который  можно  распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует  данные  в  таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

      Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1. Отчеты в одну колонку представляют собой  один  длинный  столбец  текста,    содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись    указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое  средство    Access  Автоотчет позволяет создать  отчет  в  одну  колонку  щелчком  по    кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку  используются    редко, поскольку такой формат  представления  данных  приводит  к  лишней    трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для  каждого  поля  таблицы  или  запроса  выделяется    столбец, а значения всех  полей  каждой  записи  выводятся  по  строчкам,    каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться    на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока    не будут выведены все данные; затем начинается  печать  следующей  группы    записей.

3.  Многоколоночные  отчеты  создаются  из  отчетов  в  одну   колонку   при    использовании колонок "газетного" типа или  колонок  "змейкой",  как  это делается в настольных  издательских  системах  и  текстовых процессорах.

   Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в  начало    второго столбца, и так далее.  Формат  многоколоночных  таблиц  позволяет    сэкономить часть бумаги,  но  применим  не  во  всех  случаях,  поскольку    выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

На рисунке 3 представлен пример отчета Access, преставляющего резюме специалиста, информация о котором хранится в базе данных соискателей кадрового агентства. Данный документ, подготовленный средствами Microsoft Office, используется для подбора кандидатов на вакантное рабочее место предприятия. Документ содержит следующие элементы форматирования: различные шрифты, фоны, таблицы.

Рисунок 3.

Access позволяет экспортировать документы в формат Word, EXCEL. В то же время документ Access может содержать таблицу EXCEL  или документ Word в виде внедренного или связанного объекта.

4. Табличный процессор Microsoft  EXCEL

              Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel ‑ это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Microsoft® Excel разработан фирмой Microsoft, и является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире.

Ключевыми преимуществами Excel являются:

      Эффективный анализ и обработка данных;

      Богатые средства форматирования и отображения данных;

      Наглядная печать;

      Совместное использование данных и работа над документами;

      Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Intranet-сети.

Microsoft Excel имеет удобные средства для работы с данными,позволяет выполнять их эффективный анализ и обработку.

Механизм автокоррекции формул автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении формул. Microsoft Excel умеет распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями при вводе формул в ячейку. При написании формул используется естественный язык.

В Microsoft Excel есть возможность производить различные вычисления с использованием мощного аппарата функций и формул; исследовать влияния различных факторов на данные; решать задач оптимизации.

С помощью фукций фильтрации, сортировки можно получать выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям.

Специальный объект Microsoft Grahp позволяет создавать графики и диаграммы.

В Excel для Windows есть статистический анализ данных. Это настолько мощный аппарат математической статистики, что можно заниматься статистическим моделированием.

Microsoft Excel  имеет богатые средства форматирования и отображения данных.

Средства форматирования делают оформление таблиц более ярким и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом);

Мастер создания диаграмм позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным (более удобный и мощный мастер создания диаграмм, кроме стандартных, новые типы диаграмм - диаграммы в виде круглых столбиков, тетраэдров, в виде "бубликов" и др.).

Документы формата Microsoft Excel  могут быть напечатаны с использованием различных средств форматирования и стилизации.

Многие пользователи сталкивались с проблемами при печати сложных электронных таблиц. Многие трудности связаны с недостаточно точным определением области печати, т.е. того, какая часть электронной таблицы будет напечатана. Поэтому Microsoft Excel обеспечивает предварительный просмотр границ печатаемой области. После включения режима отображения границ печатаемых областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть таблицы будет напечатана на какой странице. При необходимости уместить на одной странице дополнительное количество столбцов или строк таблицы, достаточно просто перетянуть границу страницы в нужное место и Microsoft Excel сам рассчитает необходимое изменение шрифта и масштаба изображения при печати указанного диапазона ячеек на одной странице.

  На рисунке 4 представлен пример таблицы Excel и диаграмму, построенную на основе данных таблицы.

Рисунок 4.

Для пользователей Microsoft Excel доступен режим реальной многопользовательской работы. Несколько разных пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей и даже документировать внесенные изменения. Аналогично режиму исправлений в Microsoft Word, теперь можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.

Microsoft Excel позволяет организовать обмен данными и работу в Internet:

      Возможность использовать самые свежие данные. С помощью Microsoft Excel можно получать их в виде электронных таблиц прямо Web-серверов в Internet. Microsoft Excel содержит встроенные функции, позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML, средство просмотра содержимого документов Microsoft Excel для пользователей, не работающих с этим приложением и ряд других;

      Также можно использовать встроенный Internet Assistant для преобразования таблицы в формат HTML и публикации на Web-сервере. Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel.

5. PowerPoint

Пакет PowerPoint представляет собой программное обеспечение фирмы Microsoft для подготовки презентаций. Специальные средства PowerPoint существенно упрощают работу по созданию презентации, независимо от того, какими свойствами эта презентация должна обладать.

Поскольку PowerPoint может работать c презентацией, содержащей значительное количество слайдов, он должен обеспечивать разные режимы их просмотра, уметь показывать презентацию в различных видах. Поэтому, наряду  с обычным режимом просмотра отдельного слайда, называемым Видом слайдов (Slide View), в PowerPoint поддерживаются и другие режимы, а именно: Вид структуры (Outline View), Вид сортировщика слайдов (Slide Sorter View), Вид страниц заметок (Notes Pages View), и режим Демонстрация (Slide Show). Каждый режим позволяет работать с определенным элементом данной презентации, и изменения, вносимые в каком-то режиме, отражаются также и в других видах.

PowerPoint  создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ  и содержит  набор  слайдов.  Программа  предоставляет  пользователю   большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие  шаблоны  содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда можно  вставить текст, графику, а также таблицу и диаграмму.   Кроме  того,  можно изменить  художественное  оформление  любого  шаблона  презентации,  выбрав дизайн по своему вкусу. Презентация может включать электронные документы в формате Word, таблицы, графики или диаграммы Excel. При этом изменится только внешний вид  презентации, а не его содержание.