Исследование систем управления на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

 

           Тотальная информатизация всех видов экономической деятельности приводит к необходимости тесного взаимодействия, с одной стороны, информационных процессов и технологий, с другой стороны, процессов, которые должны быть поддержаны средствами информатизации. Это, в свою очередь, приводит к возникновению «узкого места», для преодоления которого требуется взаимопонимание, с одной стороны, специалистов по компьютеризации и информационным технологиям, с другой стороны, специалистов, использующих эти средства для решения своих практических задач.

              Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации (государственные органы, учебные заведения, некоммерческие больницы и т. д.) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности.

Достижение целей неразрывно связано с понятием структуры организации.

            В данной контрольной работе  мы рассмотрим классификацию  и описание целей управления  в теории, а также на примере  ООО «Перспектива».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КЛАССИФИКАЦИЯ И ОПИСАНИЕ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ

          Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие  решения, которые реализуют ее цели функционирования.

Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и  исполнителя. Для этого необходим  постоянный контроль реального состояния  системы и сравнение его с  целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая  организационная деятельность в  системе оправдана только в том  случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе  говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых  она создавалась.

            Цели — это конкретизация миссии организации в доступной для реализации форме при управлении.

          Разнообразие целей столь велико, что необходимо их классифицировать по содержанию, направлениям и критериям.

          По содержанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научнотехнические, социальные.

          К технологическим целям можно отнести компьютеризацию, внедрение гибких технологий, строительство новых производственных зданий.

         Экономические цели включают укрепление финансовой устойчивости предприятия, рост прибыли, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

          Производственные цели – это выпуск определенного объема товаров и услуг, повышение их качества, увеличение эффективности производства, снижение себестоимости, экономное использование ресурсов.

          Административные цели нацеливают на достижение высокой управляемости предприятия, полное взаимодействие сотрудников, хорошую их дисциплину, слаженность в работе.

         Маркетинговые цели связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлечением новых покупателей, клиентов, продлением жизненного цикла товаров и услуг, достижением лидерства в ценах и пр.

          Научнотехнические цели фокусируются на создании и внедрении в производство новых и усовершенствовании существующих образцов продукции, доведении их до уровня требований мировых стандартов.

          Социальные цели ориентируются на создании благоприятных условий труда, жизни и отдыха работников, повышении их образовательного и квалифицированного уровня и т.п. Например, ликвидация тяжелого и ручного труда, налаживания отношений социального партнерства, обеспечение персонала высококачественным медицинским обслуживанием и пр.

           По уровню цели делятся на общие и специфические. Общие цели отражают концепцию развития предприятия в целом и важнейшие комплексные направления деятельности.

           В состав общих входят генеральная цель, которая по-другому называется миссией, и 46 общеорганизованных целей, раскрывающих и конкретизирующих ее содержание.

          Общеорганизованные цели могут быть ориентированы, например, на достижение финансовой устойчивости, обеспечение необходимого уровня рентабельности, завоевание тех или иных рынков, обновление продукции, технологий.

          В современных условиях общие цели формулируются, как правило, в    совместном    диалоге    высшего    руководства, руководителей подразделений, консультантов, экспертов по вопросам управления, а также представителей трудового коллектива и профсоюзов.

          Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации им общих целей. Обычно они охватывают средне – и краткосрочный период и обязательно выражают количественные показатели. В отличие от общих, специфические цели бывают двух типов: операционными и оперативными. Первые ставятся перед отдельными работниками, вторые – перед подразделениями.

 

 

 

Более подробная классификация  целей представлена в таблице 1.

Требования к целям:

− ориентация на определенный момент времени

− конкретность

− измеримость

− непротиворечивость другим целям

− адресность

− контролируемость

 

Проектирование целей  организации состоит из шести последовательных этапов:

1. Исследование предназначения  общих целей (ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАПРАВЛЕНИЯ И СМЫСЛА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ)

2. Формирование качественных целей (выбор целей из Положения об организации и формулировка их в повелительном наклонении)

3. Ранжирование целей  (отбор наиболее значимых целей)

4. Построение дерева целей  (распределение целей по уровням управления)

5. Формирование количественных целей (ориентация на достижение конкретных показателей)

6. Оценка степени достижения качественных и количественных целей.

Большую популярность приобрели методы построения целевой модели в виде деревовидного графа (дерево целей), вершиной которого становится генеральная цель, а ветвями – подцели, решения которых обеспечивают достижение целей.(рис. 1) Дерево целей описывает упорядоченную иерархию в следующей последовательности:

Общая цель, находящаяся в вершине  графа, должна содержать описание конечного  результата;

Рассмотрим примеры ключевых целей предприятия.

 

 
-  При развертывании цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей (задач) каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

- При формулировании целей различного уровня необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;

- Подцели каждого уровня должны быть независимыми друг от друга и не исходящими друг из друга;

- Фундамент дерева целей объединяет задачи, представляющие собой формулировку работ, которые выполняются определенным способом и в заранее установленные сроки.

 

         Предназначение организации образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия. Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности.

          Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и выработать оптимальные решения.

           В ряде случаев для характеристики целей функционирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оценки степени достижения целей функционирования, нет и самих целей функционирования.

Как правило, организации  ставят и реализуют не одну, а  несколько целей, которые важны  для их функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями и  задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических — стоят  социальные, организационные, научные  и технические задачи. Наряду с  регулярно повторяющимися, традиционными  проблемами менеджеры должны принимать  решения по непредвиденным ситуациям  и т.д.

2. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ

ООО «ПЕРСПЕКТИВА»

Форма собственности в компании «Перспектива» - это общество с ограниченной ответственностью. Агентство недвижимости «Перспектива» работает в Вологде с 2004 года.

Основные  виды деятельности компании:

1. Ипотека
2. Загородная недвижимость
3. Зарубежная недвижимость
4. Элитная недвижимость
5. Коммерческая недвижимость
6. Продажа гаражей
7. Аренда квартир

Штат сотрудников агентства  недвижимости «Перспектива» состоит из 8 человек:

- директор;

- заместитель директора;

- бухгалтер;

- эксперт;

- 2 агента;

- начальник отдела по зарубежной  недвижимости;

- менеджер по зарубежной недвижимости;

 

   Директор

Зам. директора

    Агент  2

 

    Эксперт

  Бухгалтер

Начальник отдела по зарубежной недвижимости

   Агент 1

Менеджер по зарубежной недвижимости

 

Рис. 2. Структура управления ООО «Перспектива»

 

ООО «Перспектива» имеет линейную структуру управления /рис.2/. Т.е. каждый сотрудник компании подчинен только одному руководителю и связан с вышестоящим органом через него.

 

2.2 Дерево  целей ООО «Перспектива»

 

Общая цель предприятия – это тот идеал, к которому стремится каждая организация. ООО «Перспектива» является многопрофильным агентством недвижимости, и его видение звучит так: «Обеспечить жителей Вологды и Вологодской области качественным жильём».

Миссия –  это основная, общая цель организации, четко выраженная причина ее существования. Для осуществления этой миссии вырабатываются конкретные цели. Значение миссии невозможно преувеличить. Миссия детализирует статус организации и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  уровнях развития. Миссия ООО «Перспектива» - «Стать самым надежным партнёром и помощником при совершении сделок с недвижимостью».

Цель - это  конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любая  организация. Признак "общие" означает широкие по масштабу и времени  цели, которые, как правило, не имеют  четко выраженных количественных характеристик. Долгосрочные цели определяют стратегическое намерение предприятия занять определенное место в бизнесе. Определение общих долгосрочных целей требуется для каждого ключевого результата, который менеджеры считают важным для достижения успеха и создания соответствующих конкурентных преимуществ организации. В ООО «Перспектива» выделяют несколько ключевых пространств, в рамках которых агентство определяет долгосрочные цели:

- Маркетинг;

- Персонал;

- Финансы;

- Менеджмент.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Цели, которые  необходимо достичь агентству ООО  «Перспектива» раскрываются в данной схеме (см. Рис. 3)

Обеспечить жителей  Вологды и Вологодской области качественным жильём

 

Стать самым надежным партнёром и помощником при совершении сделок с недвижимостью

 

 

 

                    Получение максимальной прибыли

  Маркетинг

   Персонал

  Финансы

Менеджмент

Сохранение рабочих  мест, обеспечение высокого уровня оплаты труда, улучшение условий и мотивации труда, сокращение текучести кадров, повышением уровня квалификации сотрудников.

Рациональное использование ресурсов на аренду, рекламу, оплату труда, обучение персонала. Минимизация издержек.

Привлечение к  работе лучших агентов, формирование соответствующей орг. культуры, создание систем управления для дея-ти в условиях непредвиденных ситуаций

Выход на 1е место по продаже недвижимости, создание положительного имиджа компании, улучшение обслуживания клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3 Дерево целей компании ООО «Перспектива»

 

Рекомендации  по совершенствованию деятельности компании ООО «Перспектива» можно выделить следующие:

 

Во-первых, маркетинг  и реклама. Необходимо создать небольшой  отдел, который будет заниматься исследованием и изменением спроса населения на недвижимость. Нужно  участвовать в специализированных выставках. Так, компания сможет не только продавать свои объекты прямо  на месте, но и увидеть, как меняются приоритеты покупателей и их численность. Было бы полезно устраивать семинары для потенциальных клиентов. Таким  образом, компания стала бы ближе  к народу, и приобрела бы потенциальных  покупателей. Что касается рекламы, необходимо давать больше рекламы в  специализированные газеты, журналы, сайты и порталы о недвижимости. Надо писать статьи и публиковать их не только в собственной газете, которая почти не распространяется, но и в других популярных изданиях. Например, в Недвижимость и Цены. Особое внимание надо уделить собственному сайту, ведь сейчас Интернет - это главный источник, где люди черпают информацию. Необходимо оптимизировать сайт и добиться того, чтобы он был в десятке первых сайтах в поисковиках Яндекс и Google. Я считаю, что дела компании идут не очень хорошо именно потому что компания не уделяет должного внимания маркетингу и рекламе.

Во-вторых, управление персоналом. В компании не существует отдела или хотя бы человека, занимающегося  управлением персонала. Приём и  увольнение сотрудников производит директор или его жена, а иногда и рядовые сотрудники. У меня сложилось  впечатление, что начальство берет  любых сотрудников, ведь им не надо платить. Руководство совершенно не занимается повышением организационной  культуры в коллективе. Все агенты находятся в одной комнате, а  руководство сидит за дверью. Получается ни сотрудники, ни начальство не видят, как работает другая сторона, и процесс  сближения идет только в курилке. Но есть ведь сотрудники, которые не курят. Я считаю, что руководство  должно быть ближе к своим работникам. Например, устраивать какие-нибудь праздники, походы, в конце концов, ходить вместе на семинары.

В-третьих, финансовая сторона: Я считаю, что начальство должно выделить хоть какой-то минимальный  бюджет на оплату труда своих работников, ведь сейчас они работают без оклада, у них нет мотивации. Если же руководство  не может выплачивать им зарплату, оно могло бы предоставить какие-нибудь другие льготы: оплачивать проезд, телефон, мед.страховку, питание или что-нибудь еще. Сейчас очень сложное время для продажи недвижимости, тем более для молодых агентов. В конце концов, это заканчивается тем, что работник не выдерживает и идет искать другую работу, а на его место приходят новые агенты. Чтобы руководство компании не разорилось, оно может назначить испытательный срок, в течение которого оно будет выплачивать зарплату, а агент должен сделать сделку.

Что касается конкурентов, за время работы в ООО  «Перспектива», я не замечала, чтобы начальство проводило анализ работы конкурентов. Фирма живёт своей, обособленной, жизнью. А зря… Я уверена, что у других компаний есть чему поучиться, оценить их успехи и проигрыши.

Вот главные  моменты, на которые надо обратить внимание агентству «Перспектива», и тогда, их дела пойдут вверх. 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

             Цели организации не только придают смысл ее деятельности и ориентируют в отношении внешней среды, но и способствуют интеграции коллектива организации на основании единства устремлений его членов; могут мотивировать организационную деятельность индивидов; являются основой формирования организационной структуры; представляют собой источник стабильности в организации (резкое изменение целей может привести к серьезным дестабилизирующим последствиям).

             Обязательную процедуру целевого управления составляет построение дерева целей и задач. Метод дерева целей предусматривает структуризацию целей и выявление связей между целями и средствами достижения целей. Главная цель разбивается на несколько целей, выполнение которых позволит достичь ее. Каждая из этих целей в свою очередь разбивается на еще более мелкие цели, которые легче выполнять, контролировать и корректировать при необходимости. Такой ступенчатый подход делает более реальным достижение главной цели (миссии). Недостаток дерева целей — статичность иерархии целей, хотя на достаточно большом отрезке времени состав целей, их иерархия и характеристики меняются. Практически это решается учетом динамики процессов, применением компьютеров, методических пособий и др.

 

              В данной контрольной работе  мы рассмотрели теоретические  вопросы целей управления. На  примере ООО «Перспектива» научились  самостоятельно выделять главные  цели и их подцели с помощью  построения общего дерева целей.

               Изучив цели организации были предложены рекомендации по совершенствованию деятельности компании ООО «Перспектива».

 

В ходе работы были решены задачи, поставленные перед  началом работы, и сделаны следующие выводы:

1. Разработка  «дерева целей» имеет важное  значение для всех организаций  - больших и малых, коммерческих  и некоммерческих, промышленных  и действующих в сфере услуг.  При этом, составление «дерева  целей» - достаточно сложный процесс, который невозможен без соответствующих знаний. Поэтому для его составления лучше пригласить специалиста.

2. Для успеха  в агентстве недвижимости очень  важен правильный подбор кадров. От того, насколько правильно  будет подобран персонал, будет  зависеть дальнейшая работа. Он  должен точно представлять, какой  тип кандидатов нужен для стабильного трудового коллектива, способного добиться высоких конечных результатов.

3. Немаловажное  значение имеет мотивация сотрудников.  Чем больше работник мотивирован,  тем больше он будет делать  для компании.

4. Самое главное,  чего не хватает компании ООО  «Перспектива», это маркетинговые исследования и сильная рекламная кампания. Без этих двух составляющих, успех фирмы не возможен.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Алексеев С. И. Исследование систем управления: Учебное пособие — М.: МЭСИ, 2007. — 128 с.
2. Глушенко В. В., Глущенко И. И. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования — Железнодорожный, ООО НПЦ — «Крылья «, 2004. — 416 с.
3. Игнатьева А. В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 157 с.
4. Коротков Э. М. Исследование систем управления. — М.: ООО
5. Мишин В. М. Исследование систем управления. — М.: Юнити, 2003.
6. Управление организацией. /Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. — М.: ИНФРА — М, 1999.