История и современное состояние унификации управленческих документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение  ……………………………………………………………………. …... 3

Глава 1. Управленческие документы ………………………………………….5

1. Понятия «документ», «управленческий документ» ……………………….5

1.2. Юридическая  сила документа  ……………………………………………... 8

1.3. Функции документа  …………………………………………………………9

1.4. Виды управленческих документов   ………………………………………..13

Глава 2. Унификация управленческих документов  …………………………. 16

2.1. История унификации  управленческих документов  ………………………16

2.2. Современные  методы унификации документов  …………………………..19

Глава 3. Нормативная база унификации управленческих документов  …….. 26

3.1. Нормативные акты XVIII – начала XX вв.  ……………………………….. 26

3.2. Нормативная база в Советский период  …………………………………....28

3.3. Современная нормативная база в сфере унификации  ……………………37

Заключение  …………………………………………………………………….. ..41

Список источников и литературы  ……………………………………………..  44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     «История  и современное состояние унификации управленческих документов» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

     Это обусловлено тем, что делопроизводственные документы являются объектом изучения многих научных дисциплин: документоведения, истории организации технологии делопроизводства, архивоведения, археографии, источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин. Угол зрения на делопроизводственную документацию в каждой из них определяется теми функциями, которые свойственны документам на различных стадиях их существования. Решая свои специфические задачи, каждая из этих дисциплин вносит определенный вклад в разработку различных аспектов изучения делопроизводственной документации.

     В настоящее время унификации управленческих документов уделяется особое внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные акты.

     Изучение  современных приёмов и принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения и развития.

     Так, свой вклад в становление советского делопроизводства внес В. И. Ленин. Он контролировал деятельность секретарей Совнаркома и неоднократно обращал внимание сотрудников учреждений на правильное оформление различных документов, рациональную организацию работы секретариата. Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

     Делопроизводственная  документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялся лишь приоритет среди разновидностей документов, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.

     Проблема  унификации управленческих документов была широко освещена в научной литературе. Так, Крылова Т.Д. рассмотрела основы стандартизации, сертификации и метрологии; Чувенков А.Ю. и Янкова В.Ф. выявили основные проблемы унификации и изложили требования и формы унифицированных документов. Огромный вклад в исследование проблемы унификации внесла Кузнецова Т.В., освятившая в своих научных работах не только процесс унификации управленческих документов, но и сферу делопроизводства в целом.

     Цель – характеристика особенностей унификации управленческих документов.

   Задачи:

• исследование истории унификации управленческих документов;
• изучение сущности, назначения и методов унификации;
• изучение нормативно-правовой базы в сфере унификации управленческих документов.

Объект – управленческие документы.

Предмет – особенности унификации управленческих документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

1.1. Понятия «документ», «управленческий  документ»

    Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Основные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

    Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

    Итогом документирования является документ.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

    В документоведении документ рассматривается  как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

    Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

    Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ одновременно выступает и как предмет труда, и как результат труда.

    Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

1.2. Юридическая  сила документа

    Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

    Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

    Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. [Кузнецова Т.В. делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.:ЗАО «Бизнес – Школа «Интел – Синтез», 1999. – с.10.]

    Из  этого определения следует, что  орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

      К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

    Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

1.3. Функции  документа

    В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности.

     Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (или латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

     Возникновение документа, как известно, было обусловлено рядом общественных потребностей, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.

     Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит материализация информации, которая создает необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

     Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

     Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции  занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.

     Хранение  информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

     Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также  и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися  условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. Именно поэтому, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

     Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной и научной, технической, языковой культуры, уровень образования и морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется как закрепление, так и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций.

     Помимо  рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления.

     Так как процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, поэтому и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

     С управленческой тесно связана  правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.).

     Функция учёта стала востребованной в связи с усложнением социальных связей, развитием экономических отношений. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Данная функция реализуется прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

     Значительной частью документов выполняется познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция отражается прежде всего в научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации.

     Ряд существующих документов обладает политической функцией, которую обычно связывают с функцией управления. Политическая функция реализует себя прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Также, данную функцию выполняют документы, создаваемые  политическими партиями, различными общественно-политическими структурами, партийно-политическими объединениями, блоками, политическими деятелеми и т.д.

     С политической функцией тесно связанна идеологическая. Известно, что уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных и нравственных, эстетических и философских идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, кроме того находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения.

     Анализ  основных функций документа позволяет  выделить важнейшие их особенности.

     Во-первых, некоторые функции присущи документу  изначально, независимо от воли и желания  автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных целей его создания.

     Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, тесно связанными между собой. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

     В-третьих, функции документа можно разделить  на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

   Не  стоит забывать о том, что с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими. 

     1.4 Виды управленческих документов

     Управленческий (организационно-распорядительный) документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

     Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующих на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабилизирующих норм и прав.

     Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными  и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

     Данные  документы оформляются на бланках  и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта), наименование вышестоящей организации, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа. Текст постановления (решения) состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ». Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименование организации, которой даётся поручение, содержание поручения, срок его исполнения. Постановления (решения) могут иметь приложения, ссылка на которые даётся в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Также обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений). Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления.

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующих на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

     Различают приказы по основной деятельности и личному составу. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждений, утверждении и изменении структуры и штатов, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической  политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют приём, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий или поощрений работникам. Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации, наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Проект оформляется на стандартном листе со всеми необходимыми реквизитами, в верхнем поле документа, справа указывают – «Проект». Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части даётся обоснование предписываемых действий. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение оформляют в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Пункт распорядительной части содержит поручения, включает наименование исполнителя (или исполнителей), предписываемое действие, срок выполнения поручения. Приказ подписывается руководителем организации, его заместителем или официально исполняющем обязанности.

     Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях решения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Оформляются по тем же правилам, что и приказы, но отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

     Указание – правовой акт, излагаемый единолично руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и правовых актов организации. Указания оформляются также как и приказы, но ключевым словом может быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от ситуации.

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.