История развития и возникновения приказов

Содержание 

 Введение 2

1.   История и теория возникновения и развития делопроизводства 3

2.   История развития служб документации в России 12

3.   Распорядительный документ - Приказ в кадровой документации 14

4.   Процедура составления и оформления  документа - Приказ 19

4.1.Оформления распорядительного документа - Приказ 20

4.2. Пример оформления бланка образца приказа  24

5.  Регистрация и контроль за исполнением документов 25

6. Текущее хранение документов 27

 Заключение 29

  Список используемой литературы 30

Введение  

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения.

     Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     По  мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

      1. История возникновения и развития делопроизводства 

     Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» -решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. Употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

     Современное делопроизводство включает:

     • обеспечение своевременного и правильного  создания документов (документирование);

     • организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

     Параллельно с термином «делопроизводство» в  последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

     Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

     Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

     Организация работы с документами — это  обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

     Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

     • прием и первичная обработка  документов;

     • их предварительное рассмотрение и  распределение;

     • регистрация документов;

     • контроль исполнения документов;

     • информационно-справочная работа;

     • исполнение документов;

     • их отправка;

     • систематизация (формирование дел) и  текущее хранение документов.

     Раскроем  некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов —совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

     Любое управленческое решение всегда базируется на информации по 
рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

     «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

     В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите 
информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: 
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с 
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

     Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

     Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число 
реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, 
требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

     Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Онизатрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

     Официальные документы — это документы, созданные  юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

     Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

     • регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

     • распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, 
решения, распоряжения и др.);

     • накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и 
др.);

     • передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

     Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) –

     доказательство, свидетельство. В настоящее время  бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

     Для управленческой деятельности юридическая  сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

     Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

     • соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

     • издавать документы только в пределах своей компетенции;

     • соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

     К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

     В управленческой практике принято различать  документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

     Черновой  документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

     Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

     Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

     Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

     Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как 
зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его 
масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

     Но, независимо от этого, в любой организации  используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно- распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

     Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

     Стандартизация  — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

     Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

     Под унификацией понимается «приведение  чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

     Управленческие  документы, используемые в самых  разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на

      2. История развития служб документации в России 

     С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

     Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство  
закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, 
стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

     В России к началу XVII века первым сложилось  приказное 
делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной 
власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 
метров.

     При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более 
прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

     В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, 
коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось 
исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

     В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно 
использовать их и при традиционных методах обработки документов.

     В настоящее время сложившейся  система обработки документов 
развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и 
компьютеризации делопроизводства.

     Любой документа функционирует совместно  с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной 
сфере человеческой деятельности, называется системой документов. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, 
созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

     Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную 
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и 
оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

     В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

     С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.  

     3. Распорядительный документ - Приказ в кадровой документации 

     Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.